電子檔案異地備份的必要性及實施方法初探

王鵬　朱武梅

一、電子檔案異地備份的意義

在計算機和信息技術全面普及的時代，檔案的電子化管理模式體現出種種優(yōu)勢。一些檔案館內可以開展便捷的互聯網瀏覽，這給社會利用檔案帶來了很大便利。但是，人們對于網絡系統(tǒng)的依賴性和信息資源在人為攻擊和自然災害面前的脆弱性，尤其是以往重大災害，例如地震造成的災害等，使電子檔案的異地備份顯得尤其重要。

電子檔案文件的異地備份指的是通過信息保存等操作同時對網絡系統(tǒng)、信息庫和文件內容通過不同介質所進行的系統(tǒng)外異地備份的操作方式。以往來看，在遭遇突發(fā)情況和重大自然災害時，會對檔案文件造成無法控制的損害。過去的檔案異地備份方式是通過紙質檔案實現的。它消耗的成本過高，除了具備人力和物力的配合，還要同時具備經濟實力的供給。隨著電子信息技術的進步，出現了許多承擔同等法律效力的電子檔案。這些電子檔案便于保存、使用便捷、高效等。目前有三種類型的電子檔案能夠長期保存和穩(wěn)定使用：一是能夠反復利用和容易修改的電子文件，比如CAD圖、word文件以及excel文件等;二是憑借資源整合后的一些有價值的電子文件;三是紙質檔案的掃描件，如PDF等格式文件。

二、電子檔案異地備份的可行性

電子檔案異地備份成本低，節(jié)約空間。紙質檔案的異地備份需要很大的占用空間、成本比較高、使用費時、低效。電子檔案異地備份要考慮到具體需求，選取不同的介質形式，如磁盤、光盤、縮微膠片、硬盤等實現分類保存，除了工作成本低，同時便于攜帶和移動，不受傳統(tǒng)庫房的要求限制，節(jié)約占用空間。

它能夠提供可靠有效的檔案信息。電子檔案異地備份革新了過去文件管理的偏重收藏而輕視使用功能的工作模式，讓傳統(tǒng)文件信息和計算機技術、互聯網系統(tǒng)互相融合。信息通過不同備份載體保存，當需要利用備份載體或網絡傳送提供檔案信息，而本地的備份載體因機器設備或網絡等原因不能正常提供利用時，可通過異地其他備份載體繼續(xù)提供，以保證長期、高效、安全的利用檔案信息。

三、電子檔案異地備份存在問題

基于電子檔案異地備份的種種優(yōu)勢，全面完善異地管理工作勢在必行。然而在具體實行過程中存在眾多問題。首先，一些部門對電子檔案異地備份的重要性認識不到位。因為電子檔案異地備份需要大量人力物力、工作量大、投資大，而且本地的突發(fā)性、不可控的災難出現的頻率較低，一些部門覺得做電子檔案的備份如同購買一份保險，有可能根本不會使用它。所以這些部門不愿意在此事上投入過多的精力，導致出現口頭承諾重要，做起事來次要，工作進度慢，敷衍了事。還有一些部門沒有將電子檔案異地備份提上單位工作日程，不但缺少工作方案，也不制定安排規(guī)劃，造成電子檔案異地備份工作實施不順利。其次就是電子檔案異地備份沒有全面的頂層設計和整齊有序的規(guī)劃，沒有形成完整統(tǒng)一的管理格局，容易出現管理模式散亂、缺乏互相連接使用的情況。最后，電子檔案異地備份的地點選取不合適。因為現在倡議的是自愿原則，異地備份的地址不一定與需要異地備份的城市條件匹配，所以選地和建設需要按要求規(guī)劃。需要各地檔案館之間協調模式、工作互動并統(tǒng)一指導思想。

四、電子檔案異地備份的實施

1.加強電子檔案異地備份的領導

各級檔案部門應該提高對電子檔案異地備份的認識，把這項工作提升到檔案管理系統(tǒng)建設的關鍵內容和手段層面，主動向當地上級領導部門匯報工作進展情況，積極取得政策的扶持。時刻考慮要對歷史負責、對社會負責，保證電子檔案“制成一批、審閱一批、備份一批”。考慮到特殊的電子檔案，除了應該同質備份，還要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，來保證它們長期使用。

2.完善電子檔案異地備份制度

電子檔案異地備份管理制度的建設和完善要考慮到電子檔案的長久發(fā)展目標，應該根據《檔案法》等法律法規(guī)和各行業(yè)相關的標準制定和完善電子檔案操作管理、歸檔管理、存儲管理等相關規(guī)定和管理細則。同時參照電子檔案異地備份的屬性構建一套包含人員、設備、檔案三方面管理的齊全的電子檔案異地備份工作制度和處理緊急意外事件的文件信息恢復預案。

除此之外，工作人員在電子檔案的建立初期就必須提前介入，明確電子檔案在歸檔時應該符合規(guī)定，有利于確保文件歸檔后的完整備份和使用。對于現有的各類電子文件，特別是技術價值高、具有長遠利用需求的電子文件，要參照文件的重要程度實行歸檔備份，制作異地備份的重要等級。

3.電子檔案異地備份的選擇

要根據具體情況對電子檔案異地備份的地址進行選取。異地備份的“異地”必須要引起人們足夠重視，這個“異地”的選取原則是異地備份成敗的關鍵。通常所說的異地備份，意思是保存在更安全的其他地方。異地備份的對應城市應選擇地理特征不同、城市間距離較遠的城市進行，這樣，才能確保檔案材料的安全。應加強對我國水災、地震、海嘯、泥石流等自然災害的調查，保證電子檔案備份基地的選址符合“兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上”的要求。

4.加大電子檔案異地備份的投入

實現電子檔案的異地備份需要投入足夠的設施設備和資金，現在處于電子檔案異地備份的最初階段，各地檔案館憑借有限的經費來進行這項工作，只能說勉強維持。隨著時間的推移，電子檔案異地備份進程不斷的深入，大量的輸出和執(zhí)行成本問題表現出來，需要提前準備，爭取上級財政資金的支持，為開展電子檔案異地備份工作提供物質保障。

5.電子檔案異地備份參考的四種形式

第一種就是常見的信息數據拷貝。包括有硬磁盤保存法、磁帶保存、光盤保存等幾種方式。把互聯網數據庫系統(tǒng)和一些文件系統(tǒng)數據統(tǒng)統(tǒng)拷貝到上述載體中，存儲后載體保管在遠離或者隔絕工作環(huán)境的地方。這種方式簡單易操作、成本不高，基本可以保證中型以下檔案館的需要。但這種方式的缺點也顯而易見，一方面不適合中型及以上的檔案館的信息容量，另一方面管理技術屬于人工半自動方式，無論備份、保存和恢復數據的過程都很復雜，三是數據不能動態(tài)更新，只能獲得間隔時段的備份，這也是最主要的不足。

第二種是磁盤陣列方式。在大中型檔案系統(tǒng)中，每時每刻都可能有大量信息的發(fā)生，如果在某一時刻出現死機等故障，不僅當時的數據肯定作廢，更嚴重的是不清楚計算機信息系統(tǒng)到底處在那一個狀態(tài)，什么工作已完成，什么信息尚未進入計算機。這就提出了動態(tài)跟蹤系統(tǒng)的思路。在信息系統(tǒng)中，最具有威脅性的故障無疑是磁盤故障。為了防止磁盤損壞造成永久性損失，磁盤陣列技術是首選方案。磁盤陣列是為計算機配置多個磁盤，組成海量存儲器，從而解決了容量的問題。存儲過程由計算機統(tǒng)一自動管理，其中部分磁盤可分配為互為備份，用于存儲關鍵信息。當重要信息存入計算機時，磁盤陣列將信息分別存入到兩個磁盤，從而在任意時刻計算機都存有一份當前最新狀態(tài)的備份。計算機對磁盤陣列實行實時監(jiān)控，一旦發(fā)現磁盤存在不同程度的故障，就會把故障報告管理者，及時進行處理，從而避免數據損害。由于監(jiān)控由計算機管理，故障點非常明確，信息恢復過程會較為簡單，數據損失也比較小。

第三種是雙機的熱備份辦法。在其他極其特殊的部門，如中型以上的檔案館的網絡技術系統(tǒng)，除了要確保文件信息不受損失，還要確保電子系統(tǒng)不能暫停。但是，永遠不發(fā)生問題的系統(tǒng)不可能實現的，也就是指在技術上要求降低至最小的故障率。這種技術選用兩臺計算機同時提供服務，并且相互不斷對另一臺機器的運行狀態(tài)進行監(jiān)控，出現故障后立刻將業(yè)務從一臺主機轉移到另一臺機器。采用雙機的熱備份辦法可以提供極高的計算機服務器及可靠性，但投資代價也相對大。

第四種是雙機異地熱備份的辦法。計算機網絡時代的快速發(fā)展，磁盤陣列和雙機的熱備份技術取得了新的突破。這項技術利用計算機互聯網絡把兩地的終端設備相互備份，超越了過去備份設備局限于同一計算機機房的限制：兩地的終端設備能夠單純作備份，也可單獨使用其他軟件，這樣一來能夠充分發(fā)揮投資效益。因此存儲在兩地幾乎能夠預防如火災等不可控災害和突發(fā)的破壞情況。如果出現原始數據不見或遭到損傷等問題，通過備份數據把原始文件的信息恢復，確保系統(tǒng)可以正常運行。提倡在彼此自愿的狀態(tài)下，構建相互電子檔案的存儲區(qū)域。而且兩者都要保證一定的協議和制度來維護兩者的利益。可以先實行定期（半年或一年一次）把文件數據的備份存放在異地，盡量用光盤為載體的辦法，容易管理。然后，備份的文件信息必須派出專人負責保管，文件保管人必須對備份文件信息進行符合要求的登記。備份的文件信息存儲地點需要具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等齊全的設施。

（作者單位：河北省高速公路管理局? 河北省檔案館）