淺談企業(yè)檔案的知識管理

李雪菲

【摘 要】知識管理是當(dāng)代企業(yè)管理的新方向，而企業(yè)檔案作為企業(yè)各項活動的真實記錄，如何將知識管理融入到企業(yè)檔案管理中也是值得管理人員思考的問題。針對這個問題，筆者談?wù)勛约旱囊恍┛捶ê鸵娊狻?/p>

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；知識管理；共享；知識服務(wù)

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗?，包括了黨群工作、行政管理、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物流管理、財務(wù)管理、人力資源管理等方面的檔案。可以說，企業(yè)檔案是企業(yè)的知識資源。隨著知識經(jīng)濟的信息時代的到來，知識正成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的核心競爭力，知識管理正在以一種全新的管理方法和思想進入到現(xiàn)代企業(yè)管理的舞臺。而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法與模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的新形勢，因此，建立以知識管理為背景的企業(yè)檔案管理模式，以適應(yīng)新時代的發(fā)展意義重大。

1.知識管理下的企業(yè)檔案信息管理

檔案是在社會實踐活動中形成的，“是貯存和傳播知識的一種重要形式”。檔案本身就具有知識的屬性，其內(nèi)容所包含的知識更是顯而易見的。把知識管理應(yīng)用到檔案信息的管理中，就是要使檔案中包含的顯性知識更加系統(tǒng)、清晰地呈現(xiàn)在檔案利用者面前，實現(xiàn)檔案的價值；發(fā)掘檔案中的隱性知識，就是促使其向顯性知識轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)知識的擴散和共享。

2.知識管理下的企業(yè)檔案實體管理

以知識管理為出發(fā)點可以促使人們重新認識檔案的價值：檔案作為一種重要的知識載體，應(yīng)該是重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“憑證”。檔案的實體管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理；檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進的信息技術(shù)。在這一理念的指導(dǎo)下，把知識管理應(yīng)用到檔案實體管理的流程中，使其更加有利于實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)利用，就需要對現(xiàn)有的檔案實體管理模式進行調(diào)整和完善。

2.1 檔案管理流程中的知識管理

（1）擴大檔案的收集范圍。豐富多元的檔案館藏是實施知識管理的基礎(chǔ)。在現(xiàn)有館藏中，文書檔案占據(jù)了館藏檔案的主體，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的發(fā)展，電子文件的收集也越來越受到重視；除此之外，還要注重收集私人檔案、實物檔案、口述檔案等多種形式的檔案以及與檔案相關(guān)的資料。

（2）宏觀鑒定理論和直接鑒定法結(jié)合鑒定檔案。在館藏數(shù)量急速增長的情況下，把不同類型的所有檔案按照傳統(tǒng)的直接鑒定法組織鑒定，工作量極大，顯然困難重重。宏觀鑒定理論采用宏觀的、系統(tǒng)的、超前的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法，可以對數(shù)量龐大的文件進行“批處理”式的鑒定，極大地提高鑒定工作的效率，大量剔除沒有價值或價值很低的文件，減少信息污染的程度。對普通檔案可用宏觀鑒定方法，對特殊檔案則用直接鑒定法，兩種鑒定方法的結(jié)合，既能保證館藏檔案的質(zhì)量，又能保證鑒定工作的效率，方便以后的保管和開發(fā)利用。

（3）以知識單元為基礎(chǔ)整理檔案。在知識管理中，檔案的整理更傾向于以檔案所蘊含的信息、知識為標(biāo)準(zhǔn)，進行分類整理。知識組織是以知識單元為加工單位的，而知識單元是經(jīng)過專家精心評價、篩選、提取和測試之后獲得的“濃縮”的知識。對于數(shù)字化檔案信息和電子文件的整理來說，由于計算機存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和搜索引擎的應(yīng)用，采用以知識單元為基礎(chǔ)的知識組織方式更能滿足用戶需要，這也是當(dāng)前知識組織的主流和方向。知識單元具有不確定性，我們可以根據(jù)不同的信息需求制定多種分類方案。

（4）資源合理配置的檔案保管。實現(xiàn)檔案“藏”和“用”的平衡，是把知識管理應(yīng)用于檔案管理的目標(biāo)之一。盡量長久地保存有價值的檔案和保存檔案的效益之間需要一個平衡點，怎樣以更經(jīng)濟的方法實現(xiàn)檔案的長久保管是檔案保管中需要解決的實際問題。在知識管理中，可以運用已有的經(jīng)驗和現(xiàn)代分配理論合理分配有限的資源，爭取實現(xiàn)檔案保管效益的最大化。

（5）以用戶為中心的知識服務(wù)?！耙杂脩魹橹行摹辈恢皇且痪淇谔?，它應(yīng)該貫穿于檔案實體管理的全過程中，并最終由檔案利用者的評價來體現(xiàn)；提供知識服務(wù)是更高層次的檔案利用方式，它強調(diào)的是檔案館是否提供了利用者需要的信息，這些信息能否解決利用者的問題。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面，要深入挖掘檔案信息中的顯性知識和隱性知識，豐富檔案知識的檢索途徑，使用戶能夠獲取信息；另一方面，還要收集和分析檔案利用者的相關(guān)信息，為知識服務(wù)提供導(dǎo)向性、針對性依據(jù)，為用戶提供創(chuàng)造新知識的可能性。

2.2 檔案實體管理中對知識管理技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)是知識管理技術(shù)產(chǎn)生的基礎(chǔ)，因此可以把知識管理技術(shù)理解為以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)集合。在信息技術(shù)無孔不入的時代，檔案管理也受其影響，特別是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子文件、多媒體檔案的產(chǎn)生和管理，都是以信息技術(shù)為支撐的，對這些檔案的管理必然離不開信息技術(shù)的應(yīng)用?？梢姡瑢n案實體管理流程的調(diào)整和完善中，對知識管理技術(shù)的應(yīng)用不可或缺：知識管理技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、分布式管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)等能夠使檔案知識的獲取、分類、存儲、檢索、傳遞、共享、更新變得更加容易。

3.知識管理下的企業(yè)檔案機構(gòu)管理

這里所說的檔案機構(gòu)，既包括各級各類檔案館、檔案室、文件管理中心、檔案中介機構(gòu)以及檔案信息中心等實體機構(gòu)，也包括數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟等虛擬機構(gòu)。把知識管理（尤其是知識組織管理）應(yīng)用到檔案機構(gòu)管理中，目的是實現(xiàn)機構(gòu)高效運轉(zhuǎn)、資源配置合理，有利于對檔案信息資源實施知識管理。檔案機構(gòu)如何在自身的管理中運用知識管理，可以學(xué)習(xí)較為成熟的企業(yè)知識管理的經(jīng)驗，就是通過在所有部門和組織的管理流程中逐步引入知識管理方法，提高檔案機構(gòu)的運作效率。

3.1 把知識服務(wù)的理念融入組織文化

組織文化對組織成員有著突出的導(dǎo)向、凝聚、激勵和約束作用，會外化表現(xiàn)在組織成員的活動中。把知識服務(wù)的理念融入組織文化，就是要在檔案機構(gòu)中形成一種崇尚知識、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新服務(wù)的理念。檔案機構(gòu)應(yīng)鼓勵員工提高工作能力，加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，并愿意把自己的知識貢獻給機構(gòu)其他成員和檔案利用者，實現(xiàn)知識共享。

3.2 以知識共享為目標(biāo)廣泛開展合作

對于檔案館、檔案中介機構(gòu)這樣的獨立機構(gòu)來說，要加強各部門之間的交流與溝通，培養(yǎng)大家的合作意識，分享知識管理中的經(jīng)驗，提高服務(wù)質(zhì)量：對于檔案室檔案信息中心等一些組織的內(nèi)部子機構(gòu)來說，其服務(wù)對象相對固定，即組織內(nèi)部人員，他們所追求的知識共享更傾向于提供檔案信息服務(wù)，以滿足本組織對檔案信息的需求，支持組織正常運轉(zhuǎn)。

這里的廣泛合作還有更深一層的意思，即檔案機構(gòu)之間的知識共享和合作。一個機構(gòu)的檔案信息資源是有限的，為了更好地服務(wù)用戶，應(yīng)該開展機構(gòu)間的合作甚至是聯(lián)合，擴大知識共享范圍。

3.3 以技術(shù)為支撐的管理模式

現(xiàn)代信息技術(shù)不僅在檔案實體管理中發(fā)揮著重要作用，在檔案機構(gòu)的管理中也是如此。無論是實體檔案機構(gòu)還是虛擬檔案機構(gòu)，信息技術(shù)都是其實施知識管理必不可少的基本條件。舉例來說，辦公自動化系統(tǒng)在檔案機構(gòu)的應(yīng)用，可以提高其工作效率，節(jié)省資源消耗；知識管理系統(tǒng)能對海量數(shù)據(jù)進行存儲和提供利用，為實現(xiàn)知識共享提供了技術(shù)支持。同時，也使檔案機構(gòu)更具知識創(chuàng)新能力。

4.結(jié)束語

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，實現(xiàn)企業(yè)檔案的知識管理，對企業(yè)發(fā)展的意義不言而喻。為此，作為檔案管理者，應(yīng)想法設(shè)法提高檔案管理水平，將知識管理的方法和模式融入到企業(yè)檔案日常管理當(dāng)中，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，促使企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1] 陳棟玲.淺談企業(yè)檔案知識管理[J].檔案管理，2011年06期.

[2] 張世偉.淺論在知識背景下的檔案管理模式[J].才智，2012年第16期.