試論基層單位檔案管理的信息化建設(shè)

何花

摘要：近幾年來，我國現(xiàn)代化水平不斷發(fā)展，“信息化社會(huì)”對(duì)我們來說已不是一個(gè)陌生的名詞。信息化滲透在我們生活的方方面面，今天我們對(duì)檔案的管理也開始帶著信息化的痕跡，未來社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)要求檔案信息化，然而我國現(xiàn)階段的檔案管理存在諸多問題，需要我們結(jié)合實(shí)際，提高基層檔案的信息化建設(shè)，本文首先強(qiáng)調(diào)了基層檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性，從當(dāng)前面臨的主要問題出發(fā)提出信息化建設(shè)的途徑，以期待為其他信息化建設(shè)提供新的借鑒與思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層單位；信息化建設(shè)

前言

為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，迎合信息化建設(shè)的需求，檔案信息化管理成為我們的首要選擇。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代，檔案管理信息化將原先的實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒌男问奖４嬖跀?shù)據(jù)庫中，充分利用信息化的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案信息按類別、內(nèi)容進(jìn)行分類保管，合理規(guī)劃檔案信息，使檔案查找時(shí)更加便利。面對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)存在的諸多問題需要我們從實(shí)際出發(fā)，狠抓管理，將發(fā)展契機(jī)緊握手中，讓檔案信息化建設(shè)給大眾生活帶來新的便捷，發(fā)揮更大作用。

1.基層單位檔案信息化管理的必要性

從目前來看，大部分的檔案管理方式仍然是用檔案盒包裝的紙質(zhì)版材料為主。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)的方式有諸多不便，占用空間大、工作效率低、每次查閱需要翻動(dòng)大量資料帶來相當(dāng)不便，而且紙質(zhì)版檔案的保存環(huán)境要求也很高，要避免不當(dāng)環(huán)境引起檔案破壞等問題。據(jù)有關(guān)資料顯示，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管上每年投入的經(jīng)費(fèi)相當(dāng)多，耗費(fèi)的時(shí)間多而帶來工作效率的降低，最大問題還在于每年因保管不當(dāng)損害的重要檔案資料數(shù)不勝數(shù)。除此之外，紙質(zhì)版檔案還有一大缺點(diǎn)--檔案無法得到備份，檔案丟失無法恢復(fù)。隨著檔案信息化應(yīng)用于實(shí)際生活，我相信檔案的信息化管理將會(huì)有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理的一系列弊端，將檔案信息錄入辦公系統(tǒng)，充分利用信息化平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類處理，與此同時(shí)，及時(shí)將存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份，防止因檔案丟失引起的不必要的問題。檔案信息化建設(shè)要求我們利用信息化平臺(tái)，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解決紙質(zhì)檔案所出現(xiàn)的問題，將檔案資料長(zhǎng)期有效的保存，查詢更加方便快速，在某種程度上將工作人員從繁重的工作中解脫出來，做更多其他有意義的事情。

2.基層單位檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題

2.1缺乏明確的思想認(rèn)識(shí)

目前基層檔案保存工作仍然維持傳統(tǒng)的思想觀念，沒有意識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案信息管理的弊端和危害，思想過于保守。大部分檔案管理員對(duì)傳統(tǒng)的管理模式?jīng)]有危機(jī)意識(shí)，缺乏一定的創(chuàng)新能力，沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，更談不上去了解信息化管理方式，安于現(xiàn)狀，嚴(yán)重阻礙著基層單位信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2檔案管理建設(shè)的重視程度不夠

在基層單位的檔案管理中，對(duì)檔案管理建設(shè)的重視程度不夠已經(jīng)嚴(yán)重影響了工作效率的提高。而且單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的發(fā)展契機(jī)，重視程度不夠，將檔案管理當(dāng)成一些皮毛工作。按照傳統(tǒng)的模式管理工作沒有創(chuàng)新性，同時(shí)也忽視了設(shè)置專門的檔案信息管理部門的重要性。沒有足夠的資金支持使得發(fā)展停滯不前，基本的檔案信息管理工作都得不到有效保證。

2.3缺少專業(yè)的管理人才

眾所周知，人才是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，專業(yè)人員的缺乏是制約檔案信息化建設(shè)工作的主要阻力。檔案推進(jìn)信息化建設(shè)，首先要建立一個(gè)完善而又規(guī)范的信息化平臺(tái)，這就要求檔案管理員必須要具備強(qiáng)大的綜合能力，能夠?qū)⒉煌悇e的信息分類管理?，F(xiàn)階段，專業(yè)的檔案管理人才匱乏或綜合能力低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化發(fā)展。

3.基層單位檔案管理信息化建設(shè)的主要途徑

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)要適時(shí)合理化規(guī)劃工作，將檔案管理工作納入新的工作重點(diǎn)。從全局出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)際，盡快提上工作的議程。檔案管理員積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，吸納新的工作理念，創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理的工作效率。

3.2對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)化建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)的同時(shí)，還要結(jié)合工作實(shí)際，不要偏離信息化發(fā)展的方向，在合理范圍內(nèi)，積極展開信息化工作。加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，檔案管理專業(yè)化，建立一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化管理，減輕基層單位的保管壓力。

3.3加強(qiáng)檔案的信息化安全管理

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，加強(qiáng)檔案的信息化安全管理尤為重要。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)過于發(fā)達(dá)，通過一些病毒軟件盜取重要檔案信息的事件數(shù)不勝數(shù)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，不定時(shí)的維護(hù)信息化平臺(tái)，利用加密手段及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，最大程度保護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

3.4檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

政府要建立并健全檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化制度，對(duì)檔案管理工作作出統(tǒng)一規(guī)定，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息按類別進(jìn)行分類保管，信息化建設(shè)的方式也要協(xié)調(diào)統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)庫的保存要與標(biāo)準(zhǔn)形式相一致，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，最大限度的做到檔案管理工作疏而不漏。

結(jié)語

在信息化社會(huì)的迅速發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。面對(duì)現(xiàn)階段信息化建設(shè)所面臨的問題，結(jié)合工作實(shí)際，認(rèn)清管理的不足，抓住信息化發(fā)展的契機(jī)，提高對(duì)檔案管理的重視程度，建立一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化管理，減輕基層單位的保管壓力，最大限度的保持檔案管理工作的合理化發(fā)展。

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