談中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制建設(shè)

李麗

【摘 要】隨著我國國民經(jīng)濟的發(fā)展，中小企業(yè)得到了長足的進步。與此同時，我國中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的不完善，尤其是在采購環(huán)節(jié)的問題日益突出，嚴(yán)重阻礙了中小企業(yè)的發(fā)展。因此，本文以中小企業(yè)為經(jīng)濟主體，以采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制為對象，分析我國中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題，提出合理化建議，以進一步完善我國中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；采購環(huán)節(jié)；內(nèi)部控制；建設(shè)對策

[Abstract] With the development of national economy， small and medium-sized enterprises have made great progress. At the same time， the internal control system of small and medium-sized enterprises in China is not perfect， especially in the procurement process， which seriously impedes the development of small and medium-sized enterprises. Therefore， based on the small and medium-sized enterprises as the main body in the economy， is an object with the procurement procedures of internal control， analyzes the problems of small and medium-sized enterprises purchasing link of internal control， puts forward reasonable Suggestions， in order to improve the small and medium-sized enterprises in China procurement procedures internal control system construction.

[Key words] smes； Procurement links； Internal control； The construction countermeasures

近年來，我國國內(nèi)市場需求不斷擴大且長期處于不飽和狀態(tài)，為我國中小企業(yè)提供了發(fā)展的契機。據(jù)數(shù)據(jù)顯示，全國企業(yè)總數(shù)的99.7%是由我國中小企業(yè)組成的，而小微企業(yè)更是占了97.3%。顯而易見，中小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中處于重要的地位。

1 中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在問題

隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展，僅僅通過拼資源，靠政策扶持已不能夠完全支持其長遠的發(fā)展，而采購作為中小企業(yè)開展工作的首要環(huán)節(jié)，防范采購成本過高，加強采購環(huán)節(jié)的控制尤為重要。因此，為促進我國中小企業(yè)又好又快發(fā)展，以進一步完善我國中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制建設(shè)，具有十分重要的意義。但采購環(huán)節(jié)申請審批力度不到位、采購成本控制管理不完善、組織和管理結(jié)構(gòu)不健全等內(nèi)部控制問題，仍是時下諸多中小企業(yè)管理的盲點【1】。

1.1采購申請、審批力度不到位。

目前，在各企業(yè)主體中，采購審批應(yīng)首先由請購人員按照審批手續(xù)和審批順序向部門主管提出申請，部門主管結(jié)合本部門實際所需給予批復(fù)【2】。但在實際操作中普遍存在使用部門急需某種物資時，簡單通過口頭表示等方式，要求采購部門在短時間內(nèi)提供其所需物資，忽略了采購申請、審批部門審批等正當(dāng)采購流程。同時審批人員在不了解市場行情以及庫存量的情況下，進行隨意審批、盲目審批，甚至出現(xiàn)在未考慮企業(yè)所需物資的實際情況下，只要請購人員提交申請，不需經(jīng)過嚴(yán)格的審批手續(xù)和審批程序，審批部門便給予審批的現(xiàn)象，使得審批制度成為擺設(shè)，無法起到監(jiān)督作用。另外，由于采購物資的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格等在采購審批環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了紕漏，采購審批環(huán)節(jié)又與銷售環(huán)節(jié)和驗收環(huán)節(jié)密切相關(guān)，間接增加了銷售和驗收環(huán)節(jié)的難度【3】。

1.2采購成本控制不得當(dāng)，管理制度不完善。

據(jù)調(diào)查報告指出，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，通常企業(yè)將其總成本的60%左右用于采購，而用于人工支出（如工資、福利費等）和管理費用的比重卻不足35%，利潤也僅占5%左右。因此，降低企業(yè)的總成本的關(guān)鍵在于降低采購成本。而買價（買價=采購批量*采購單價）是采購成本的主要組成部分，包括運輸費、包裝費、入庫前挑選費等，由于采購人員和部門對市場的調(diào)研不夠充分，沒有指定準(zhǔn)確的采購計劃，使得最高采購限價無法確定，企業(yè)難以以最優(yōu)惠采購價采購所需物資，降低采購成本。此外，企業(yè)未對市場進行調(diào)查，質(zhì)量評審、信用評估等進行準(zhǔn)確的預(yù)測，沒有預(yù)算采購前期的費用，對企業(yè)的前期采購成本控制不當(dāng)，采購批量大于實際所需，造成企業(yè)資源的浪費【4】。

1.3職責(zé)分工不合理，組織管理結(jié)構(gòu)不健全。

企業(yè)內(nèi)部各部門之間職責(zé)分工不合理，缺乏工序上的協(xié)作，致使無法明確分工。采購部門的采購人員承擔(dān)本應(yīng)相分離的職責(zé)，如詢價、下單、驗收等，但有的個人卻承擔(dān)許多職責(zé)。在職責(zé)分工上的不合理，易出現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)謀利，損害企業(yè)的利益。此外，企業(yè)為了削減成本，在崗位設(shè)置上出現(xiàn)了同一人員或者同一部門承擔(dān)了一些不相容的職責(zé)，而一些崗位卻又存在空缺的現(xiàn)象，極易造成采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，降低了采購效率。

2 如何加強中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的建設(shè)對策

我國中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題日益突出，應(yīng)歸結(jié)于其在采購環(huán)節(jié)存在缺陷，采購的審批執(zhí)行力度、采購監(jiān)督、部門人員的職責(zé)分工等方面的控制不到位，使得其在采購環(huán)節(jié)未能實現(xiàn)較高的經(jīng)濟效益。endprint

2.1嚴(yán)格執(zhí)行采購審批，規(guī)范采購行為

中小企業(yè)在進行物資采購時，必須嚴(yán)格遵守事前審批制度，沒有采購計劃以及未報審核和批準(zhǔn)的采購項目，不得進行采購。在申請部門提出請購時，要求其填寫請購單（一式三份），并且需對對預(yù)算內(nèi)和規(guī)定權(quán)限內(nèi)的申請須報本部門主管審批，并經(jīng)財務(wù)主管批復(fù)，而部門主管、公司經(jīng)理、審批委員會須對超過規(guī)定審批權(quán)限的申請進行審批。與此同時，企業(yè)須加強采購申請內(nèi)容的管理，注重采購申請內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，關(guān)注所需采購物資的緊缺性及其是否符合采購計劃。在審批人員對采購申請進行審批時，對于不符合規(guī)定的采購申請應(yīng)退回，要求請購部門修改請購內(nèi)容，必要時可拒絕審批【5】。

2.2健全采購成本管理，提高企業(yè)經(jīng)濟效益

實施通過比較采購價格，包括對被審計物資的公允價格、與價格相關(guān)的質(zhì)量、規(guī)格等因素進行比價的采購比價審計物資制度。同時應(yīng)與采購低價機制相結(jié)合，即把適時調(diào)整的采購物資的最高價格與實際采購價格進行相比，采購的價格必須低于事先確定的采購低價，才可實行采購，從而實現(xiàn)采購物資質(zhì)優(yōu)價廉，實現(xiàn)企業(yè)最大的經(jīng)濟效益。由于中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)繁多，市場價格波動較大。因此，中小企業(yè)須對所采購物資的價格信息進行管理。采購部門對每一批采購物資的規(guī)格與已歸檔材料的價格進行比較，對采購價格超過采購限價的物資進行差異分析，做出詳細的說明，建立價格檔案。與此同時，對常用的材料建立價格評價體系，適時更新市場采購價格信息，對現(xiàn)有的價格水平進行分析、評價，并整理評價和更新歸檔后的物資價格檔案。

2.3強化各部門人員的職責(zé)分工，落實權(quán)責(zé)發(fā)生制

企業(yè)應(yīng)細化采購業(yè)務(wù)的職責(zé)分工，實施實部門之間，部門內(nèi)部的權(quán)責(zé)相互分離，相互制約并做到相互監(jiān)督，使崗位責(zé)任制落到實處。

首先，請購與審批的分離。請購由物資需要的生產(chǎn)或銷售等部門提出，除特殊情況以外，所需物資統(tǒng)一由采購部門統(tǒng)一采購。其次，供應(yīng)商的選擇與審批。要確保供應(yīng)商的選擇與審批人員的分離，避免由于不合格供應(yīng)商的入選，降低采購的質(zhì)量。然后，采購合同協(xié)議的申請、審批與審核采購談判人不能同時成為合同簽訂的審批人。除此之外，還須確保采購、驗收以及相關(guān)記錄采購人的職責(zé)相分離，并且保證采購、驗收及相關(guān)采購記錄人不能同時擔(dān)任采購驗收工作。此外，物資采購、物資儲存及物資使用人不能同時擔(dān)任賬戶記錄工作，從而規(guī)避“暗箱操作”現(xiàn)象發(fā)生。最后，在尋求供應(yīng)商和詢價業(yè)務(wù)中，付款的申請、審批與執(zhí)行、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理。并且記錄應(yīng)付賬款人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)，而付款的審批人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。

3總結(jié)

當(dāng)前，我國仍然處于重要的戰(zhàn)略機遇期，對于國家出臺了擴大內(nèi)需、發(fā)展工業(yè)化等舉措為中小企業(yè)的發(fā)展增添了動力。與此同時，中小企業(yè)在發(fā)展的大潮中也面臨著更大的壓力、更高的要求，通過減少采購的成本，從而提升企業(yè)的利潤將是中小企業(yè)的必經(jīng)之路。因此，中小企業(yè)必須更加注重對采購環(huán)節(jié)的控制。本文針對中小企業(yè)普遍忽視的采購環(huán)節(jié)，提出了相關(guān)建議，但仍存在許多不足。且在加強中小企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制還有許多可完善的地方，這將是今后可進一步學(xué)習(xí)和研究的方向。

參考文獻：

[1] 王秋平.成本費用控制精細化管理全案[M].北京：經(jīng)濟科學(xué)出版社2011.

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[4] 孫燕.從采購流程看如何降低成本[J].中國外貿(mào)，2013.

[5] 王朋鵬.企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制問題研究[J].時代金融，2013.

[6] 陳紅，郁丹.完善采購流程 推進采購進程[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013 .endprint