新時期背景下人力資源檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

文/東莞市人力資源局　周敏華

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新時期背景下人力資源檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

文/東莞市人力資源局周敏華

【摘要】本文首先對東莞市人力資源局在人力資源檔案工作中的新背景進(jìn)行了分析和探討，說明人力資源檔案管理工作的創(chuàng)新點所在；接著對人力資源檔案工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了分析；最后總結(jié)了人力資源檔案管理工作創(chuàng)新中應(yīng)注意的問題以及應(yīng)遵循的原則。人力資源檔案工作的創(chuàng)新的意義在于從為人民服務(wù)的角度上進(jìn)行檔案管理工作的全面發(fā)展，希望本文能夠為人力資源檔案工作的開展起到幫助。

【關(guān)鍵詞】新時期背景；人力資源檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

一、引言

東莞市人力資源局對東莞市勞動人員的檔案工作負(fù)有直接責(zé)任，而檔案管理工作又直接關(guān)系到勞動人員在企業(yè)能夠獲得的勞動報酬以及享受的社會福利，如社會保險、醫(yī)療保險、住房公積金等。因此，人力資源檔案管理工作的有效性對勞動人員的個人職業(yè)發(fā)展以及社會福利的發(fā)放影響深遠(yuǎn)，提高人力資源檔案工作的效率，始終是我們的工作重點。

二、人力資源檔案工作的新時期背景

（一）信息技術(shù)成為檔案管理工作中的重要技術(shù)。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)時代，也是信息時代。高新科技以及知識成為這個時代最主要的人力資源，對社會發(fā)展的方方面都產(chǎn)生影響，檔案管理工作也不例外。各種檔案管理軟件的發(fā)展以及電子檔案的形成，使人力資源局的檔案工作者必須重視在檔案管理工作中應(yīng)用各種信息技術(shù)，以不斷提高檔案管理工作的效率。雖然目前信息化管理工作已經(jīng)開展起來，但是檔案管理工作還需要從工作方法上進(jìn)行創(chuàng)新，以使信息化管理的效率進(jìn)一步提高。

（二）行政職能整合要求檔案工作服務(wù)性提高。東莞市人力資源局是原人事局和勞動局進(jìn)行職責(zé)整合，原有的人事局和勞動局分管的人事檔案和勞動資源檔案都由現(xiàn)在的人力資源局管理，這就意味著，檔案管理工作人員必須在現(xiàn)在的檔案管理工作中對人事檔案和勞動檔案進(jìn)行分管，同時又要充分理解人事檔案和勞動檔案之間的關(guān)聯(lián)性，并通過檔案管理為勞動人員提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)；上級政府也強(qiáng)調(diào)人力資源檔案管理工作的服務(wù)性，因此，對檔案工作的服務(wù)性進(jìn)行創(chuàng)新是十分必要的。

（三）人力資源檔案管理對人才發(fā)展的促進(jìn)作用提高。人力資源檔案管理是對個人作為社會勞動資源進(jìn)行的跟蹤式的檔案搜集和檔案整理，其中包括了個體的勞動能力、職業(yè)能力以及社會勞動報酬等具體的記錄，可以作為個體選擇職業(yè)以及被用人單位接收的重要標(biāo)準(zhǔn)。一份完整的、規(guī)范的檔案不僅對個人的職業(yè)發(fā)展具有重要作用，也對用人單位的人才培養(yǎng)計劃有影響。因此，檔案管理工作有必要從檔案檔案信息的完整性以及信息化等方面進(jìn)行創(chuàng)新，以充分發(fā)揮檔案管理工作對人才發(fā)展的促進(jìn)作用。

三、人力資源檔案工作的創(chuàng)新

（一）以工作標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)管理工作方法創(chuàng)新。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案形式的信息化，因此，將傳統(tǒng)文檔轉(zhuǎn)化為信息形式頗費時間，并且，不同的檔案類型所使用的電子文檔類型也不同。目前的應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，尤其在技術(shù)檔案管理方面，這種問題層出不窮。常見的問題是局里投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，這大大影響了大家對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案管理人員的工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案信息化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路。因此，人力資源檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的過程和目的，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。

（二）以設(shè)施完善促進(jìn)信息化創(chuàng)新。在選擇電子檔案的硬件設(shè)施時，要充分考慮存儲設(shè)備的穩(wěn)定性，且設(shè)備功能要齊全，以保證電子檔案存儲的安全性。在對電子檔案存儲設(shè)備等硬件系統(tǒng)進(jìn)行保存時，要考慮到溫度、環(huán)境等因素可能帶來的影響，并對防磁設(shè)施進(jìn)行強(qiáng)化維護(hù)，以確保這些硬件設(shè)施使用的耐久性。在電子檔案內(nèi)容的保護(hù)方面，要采用多種方式進(jìn)行內(nèi)容備份，比如定期備份、光盤備份等，為電子檔案的長期保存給予保障。此外，人力資源局的工作人員對電子檔案內(nèi)容的真實性和原始性要給予一定的重視，在進(jìn)行電子檔案傳輸時，要對傳輸入口、傳輸路徑及傳輸內(nèi)容使用等多方面采取安全保護(hù)，以保障電子檔案內(nèi)容的安全使用，防止電子檔案被隨意修改、訪問、刪除等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）以檔案宣傳工作促進(jìn)服務(wù)。人力資源局的檔案工作是具有社會服務(wù)性質(zhì)的，一方面，人力資源檔案管理和保存本身就是為公眾提供的一種服務(wù)；另一方面，人力資源檔案管理和調(diào)用是人們享受社會福利的基礎(chǔ)。但是，很多從外地來務(wù)工的人員，尤其是知識文化水平較低的勞動人員，對個人檔案的重要作用認(rèn)

識較低，一旦出現(xiàn)問題，又不知道怎樣維護(hù)自己的權(quán)利，這實際上是檔案宣傳工作不到位造成的。因此，創(chuàng)新化的檔案管理工作應(yīng)該包含對檔案工作的服務(wù)性質(zhì)、服務(wù)范圍、服務(wù)形式進(jìn)行的各種宣傳，只有公眾對檔案知識掌握的多了，檔案工作的服務(wù)性質(zhì)才能顯示出來。建議檔案管理工作人員將日常工作流程以及服務(wù)性質(zhì)編制成手冊，進(jìn)行公益發(fā)放，也可以在檔案局網(wǎng)站首頁建立專門的宣傳窗口，或者在檔案局辦事大廳設(shè)立宣傳展板。這樣的宣傳方式能夠使大多數(shù)勞動人員重視起個人檔案的管理，檔案工作的服務(wù)性質(zhì)也更容易展示出來。

四、在檔案管理工作創(chuàng)新過程中需要注意的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)方法符合實際。檔案管理信息創(chuàng)新的主要目的是為了使檔案工作更加高效，因此，人力資源局所使用的檔案管理信息化工作方法應(yīng)該與東莞市檔案資料的實際相符合。將需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式的檔案資料進(jìn)行合理轉(zhuǎn)化，而一些有重要價值和歷史意義的檔案文件，則應(yīng)該酌情處理，避免一味的信息化建設(shè)而導(dǎo)致珍貴檔案資料的遺失。

（二）檔案服務(wù)性與檔案管理實際相結(jié)合。對檔案管理的服務(wù)性進(jìn)行創(chuàng)新根本目的是為了提高人力資源檔案的利用率，凸顯檔案管理工作對社會發(fā)展的積極作用。因此，在檔案管理的服務(wù)性發(fā)展過程中，應(yīng)始終注意以檔案管理工作的實際為出發(fā)點，使檔案管理工作者、人力資源管理中對檔案進(jìn)行利用的辦公人員以及社會上的勞動人員對檔案管理服務(wù)的應(yīng)用程度以及服務(wù)需要，始終是檔案管理工作創(chuàng)新的出發(fā)點。

五、結(jié)語

綜上所述，人力資源檔案管理工作對東莞市勞動人員的職業(yè)發(fā)展以及政府的社會服務(wù)職能的實現(xiàn)有著十分重要的影響。隨著信息科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人力資源檔案工作有必要跟上信息時代的步伐，從檔案管理的信息化建設(shè)以及檔案管理的服務(wù)職能體現(xiàn)等角度進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新。相信檔案工作的創(chuàng)新會使東莞市的勞動人員感受到檔案管理工作對他們的幫助，使各企業(yè)和單位的人力資源管理及檔案管理工作更方便。

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