淺析新形勢下的檔案管理工作

文/湘潭縣人民醫(yī)院 陳孜孜

隨著經(jīng)濟(jì)科學(xué)的飛速發(fā)展，檔案的改革工作也在不斷地深化，如何面對形勢下的檔案工作，面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)的并存，如何把握現(xiàn)在，如何適應(yīng)潮流，這是每一個(gè)檔案管理工作者的時(shí)代命題。除此之外，還要思考很多現(xiàn)實(shí)性的問題。什么是檔案？它不僅只是一份原始的資料，用國際檔案理事會的定義可能會更加的符合新的世界形式：檔案是構(gòu)成國家信息資源的基本要素和重要部分。伴隨著信息時(shí)代的來臨，一場巨大的變革已經(jīng)到來，我們要在保障檔案的準(zhǔn)確性、完整性和快捷性同時(shí)，開拓思路，勇于創(chuàng)新和實(shí)踐，為新時(shí)期的檔案改革發(fā)展之路奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，檔案工作的重要性愈發(fā)的明顯。如何保證檔案在國家建設(shè)中的重要作用，如何有力地推動中國特色的社會主要發(fā)展，必須要在發(fā)展的過程中看清自身的問題，找到自身的不足和缺陷。認(rèn)真分析，可以看到當(dāng)前我國的檔案管理有兩個(gè)大問題。第一是檔案管理體制建設(shè)不夠合理。一些地方的檔案管理人員年齡偏大，管理思想還停留在過去的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，不能適應(yīng)新時(shí)期的社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展；一些地方的檔案部門所配備的設(shè)備落后，無法跟上信息化、數(shù)字化的檔案發(fā)展；一些地方的檔案部門缺乏專業(yè)、專門的檔案管理人才，用其它專業(yè)或其它部門的進(jìn)行管理，降低了檔案管理的質(zhì)量和效率。第二是檔案信息公共享用狀況不客觀。檔案信息化建設(shè)是檔案建設(shè)和發(fā)展的重點(diǎn)，但是由于各個(gè)單位內(nèi)所建立其的體制不同，導(dǎo)致了實(shí)際運(yùn)作準(zhǔn)則的不同，這種溝通的限制逐漸發(fā)展成了單一的個(gè)體，對于文件檔案信息資源的共享極為的不利，降低了檔案的使用效率。

二、新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）創(chuàng)新檔案管理工作方式。創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動力。對于檔案管理工作的創(chuàng)新，必須依托網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，用數(shù)字化的檔案管理方式叩響檔案工作的發(fā)展跨越之門。對于紙質(zhì)化檔案的管理方式，必須用數(shù)字化進(jìn)行更替，從而提升檔案管理的效率和質(zhì)量。要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方式健全檔案管理資源的科學(xué)配置，構(gòu)建數(shù)字化的管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的總結(jié)和歸納。構(gòu)建快速的搜索系統(tǒng)，方便檔案管理與服務(wù)。要構(gòu)建內(nèi)部和外部相連接的檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)，為外界提供檔案信息的下載與咨詢服務(wù)，做到檔案管理與服務(wù)的結(jié)合，真正和社會大眾站在一起。另外，也要重視保密檔案的管理工作方式的創(chuàng)新，建立起嚴(yán)格的保密制度和保密檔案管理流程，使檔案管理工作上升到一個(gè)新臺階。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作制度。制度是創(chuàng)新的保障基礎(chǔ)，對于檔案管理工作的創(chuàng)新工作也是如此。當(dāng)前，我國的檔案管理制度在一個(gè)不斷發(fā)展、不斷完善的階段，在這過程中，要用科學(xué)的發(fā)展眼光，確保檔案管理的有效性、簡潔性以及互通性。在這一基礎(chǔ)上，努力提升當(dāng)前管理工作的整體水平和質(zhì)量。伴隨著社會競爭壓力的不斷加大，檔案部門要考慮好經(jīng)濟(jì)方面的問題，控制好資金的投入費(fèi)用，科學(xué)配置人力、物力等資源，在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，用低投入換來高收益；要引入競爭機(jī)制，建立激勵(lì)機(jī)制，給人才充分發(fā)揮的平臺，給人才發(fā)揮的動力，實(shí)現(xiàn)人才的價(jià)值，激發(fā)起人才工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性；要加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，聘請專業(yè)的老師來授課，提高檔案管理人員對工作的認(rèn)識，提升管理人員的能力和水平；要進(jìn)行公開的招聘，吸引優(yōu)秀的人才投入到檔案管理事業(yè)上，在人才的引進(jìn)的基礎(chǔ)上淘汰一些管理觀念落后、工作不積極的員工，使檔案管理團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量得到有效提升，匯集團(tuán)隊(duì)的力量，為檔案管理事業(yè)的改革和發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)工作模式。管理和服務(wù)是對立統(tǒng)一的，管理離開了服務(wù)便不能體現(xiàn)檔案工作的人性化，所以研究檔案管理問題就必須跟檔案服務(wù)聯(lián)系在一起。但是，目前檔案服務(wù)模式還不完善，有很多明顯的問題都沒有解決，而要解決好服務(wù)模式的問題，就必須要樹立人才為本的理念，充分發(fā)揮檔案管理工作的自身意義。對于檔案用戶的要求要深入的分析，對檔案用戶的類型群體進(jìn)行全面的研究，構(gòu)建用戶資料檔案，以此來創(chuàng)新服務(wù)模式。要制定開放的檔案目錄，專題目錄，及時(shí)的刊發(fā)，讓用戶及時(shí)地得到自己所需的檔案資料?？傊诜?wù)模式的創(chuàng)新過程中，始終堅(jiān)持以人為本，積極主動地服務(wù)用戶，使檔案管理工作煥然一新、煥發(fā)生機(jī)。

三、總結(jié)

綜上所述，新形勢下的檔案管理必須將創(chuàng)新融入其中，必須認(rèn)識到問題存在的嚴(yán)峻性。當(dāng)前，許多的檔案管理人員還處在一種過去的工作思維模式當(dāng)中，而要突破這樣模式，就必須要勇于面對挑戰(zhàn)，將挑戰(zhàn)變?yōu)楦母锇l(fā)展中的機(jī)遇，提升自身的檔案管理水平，樹立起以人為本的檔案管理理念，在保障檔案的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性的同時(shí)，為檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

[1]門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010(8).

[2]王麗.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技信息,2010(23).