發(fā)展初期地方高校外事檔案分類管理模式分析

杜文馨

（鹽城師范學(xué)院國(guó)際合作與交流處，江蘇鹽城 224000）

1 前言

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)高等教育改革一直秉持全面性、開(kāi)放性、縱深性和根本性的發(fā)展原則。無(wú)論是《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》還是“一帶一路”倡議，都將全面開(kāi)放共榮的發(fā)展理念植根于高等教育的建設(shè)之中。教育國(guó)際化作為高等教育改革的重點(diǎn)和中心任務(wù)，始終是地方高校外事部門工作的依據(jù)和指導(dǎo)。隨著教育國(guó)際化水平的深入，處于發(fā)展初期的地方高校外事部門從過(guò)去迎來(lái)送往的職權(quán)部門逐漸轉(zhuǎn)變成覆蓋面積大、輻射范圍廣、涉及門類多的服務(wù)型部門。如何適應(yīng)外事工作極速發(fā)展的現(xiàn)狀從而適時(shí)調(diào)整工作模式，是地方高校外事檔案工作者應(yīng)引起重視的問(wèn)題。

2 外事檔案分類管理分析

外事檔案須以高校外事工作為導(dǎo)向，根據(jù)其特點(diǎn)和性質(zhì)采取分類管理模式。一方面，外事檔案作為高校檔案的重要組成部分，是高校教育發(fā)展的歷史和見(jiàn)證，應(yīng)由檔案館統(tǒng)一保管，以求全面展示學(xué)校的發(fā)展歷史。另一方面，高校外事工作具有保密性和時(shí)效性的特點(diǎn)。某些外事檔案出于保密的要求，不宜易手其他部門。而部分仍具有時(shí)效性的文件材料，可能在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)被反復(fù)利用，也不宜移交檔案館保存。針對(duì)外事工作的上述特點(diǎn)，筆者將高校涉外事務(wù)進(jìn)行細(xì)化分類，制定詳細(xì)的信息收集標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容明細(xì)，完善地方高校外事檔案基礎(chǔ)工作流程。

地方高校涉外事務(wù)主要包括團(tuán)組公務(wù)來(lái)訪出訪、來(lái)華留學(xué)生招生及管理、外籍教師聘任及管理、本校師生公派出國(guó)境項(xiàng)目、本校師生自費(fèi)出國(guó)境進(jìn)修事務(wù)、中外合作辦學(xué)項(xiàng)目、國(guó)際會(huì)議及比賽等。

2.1 團(tuán)組公務(wù)來(lái)訪指境外組織機(jī)構(gòu)派遣代表團(tuán)對(duì)學(xué)校進(jìn)行公務(wù)訪問(wèn)。公務(wù)來(lái)訪的信息收集內(nèi)容有邀請(qǐng)函或來(lái)訪函、來(lái)訪人員信息（姓名、性別、職務(wù)、護(hù)照簽證信息等）、訪問(wèn)目的、接待方案、來(lái)訪期間的影像資料、來(lái)訪成果登記、新聞報(bào)道等。團(tuán)組公務(wù)出訪指本校派遣代表團(tuán)赴境外組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行公務(wù)訪問(wèn)。團(tuán)組公務(wù)出訪的信息收集分為前期準(zhǔn)備材料（邀請(qǐng)函及出訪學(xué)?；蚪M織信息、出訪人員及日程安排、出訪目的及預(yù)計(jì)成果、請(qǐng)示批文、護(hù)照簽證等信息）、境外訪問(wèn)資料（訪問(wèn)期間交流、調(diào)研、會(huì)晤等基本情況及珍貴影像資料等）、回國(guó)總結(jié)材料（訪問(wèn)成果、總結(jié)性報(bào)告以及公務(wù)護(hù)照等相關(guān)文件資料的收集及匯總）三類。該類信息涉及保密信息，應(yīng)采取統(tǒng)一收集分類歸檔的管理模式。其中，基本信息及影像資料等公開(kāi)信息資料應(yīng)提交檔案館統(tǒng)一歸檔保存；涉及機(jī)密或仍具時(shí)效性的文件資料進(jìn)行信息登記后提交檔案館備案，原件由外事部門統(tǒng)一歸檔保管。

2.2 地方高校來(lái)華留學(xué)生的數(shù)量和比例是衡量高校國(guó)際化水平的一個(gè)重要標(biāo)桿，是地方高校外事部門極力發(fā)展的重點(diǎn)工作之一。在國(guó)家政策推動(dòng)及扶持下，一帶一路沿線國(guó)家的來(lái)華留學(xué)生人數(shù)有較大幅度增加，面對(duì)來(lái)華留學(xué)生人數(shù)的激增，建立完善的留學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)成為亟待解決的艱巨任務(wù)。留學(xué)生根據(jù)來(lái)華學(xué)習(xí)性質(zhì)分類為：學(xué)歷生、預(yù)科生、交換生、自費(fèi)進(jìn)修生，其檔案信息可分為個(gè)人檔案和學(xué)習(xí)檔案兩類。個(gè)人檔案主要指?jìng)€(gè)人基本信息（姓名、性別、出生年月、國(guó)籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯(lián)系方式、親屬信息及聯(lián)系方式、留學(xué)性質(zhì)、宿舍信息、入學(xué)時(shí)間及預(yù)期畢業(yè)結(jié)業(yè)時(shí)間等）、學(xué)歷證明、護(hù)照及簽證信息、健康證明（需明確有無(wú)特殊病史或過(guò)敏史）、來(lái)華居留許可等；學(xué)習(xí)檔案涵蓋入學(xué)基本信息（姓名、性別、國(guó)籍、學(xué)號(hào)、所屬學(xué)院、就讀專業(yè)、學(xué)習(xí)性質(zhì)、預(yù)期畢業(yè)結(jié)業(yè)時(shí)間等）、在國(guó)內(nèi)高校學(xué)習(xí)期間的考試成績(jī)登記、參加校內(nèi)外活動(dòng)信息及影像資料、畢業(yè)情況等。原則上，來(lái)華留學(xué)生個(gè)人檔案由外事部門負(fù)責(zé)收集匯總，來(lái)華留學(xué)生學(xué)習(xí)檔案由學(xué)生所屬學(xué)院及教務(wù)處負(fù)責(zé)收集匯總。但實(shí)際操作過(guò)程中，留學(xué)生檔案信息需要外事部門、二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處三方聯(lián)合完成，并由外事部門統(tǒng)一歸檔提交檔案館保存。

2.3 與來(lái)華留學(xué)生管理類似，外籍教師聘任及管理信息的收集也分為兩類，即個(gè)人檔案和教學(xué)檔案。個(gè)人檔案包括個(gè)人基本信息（姓名、性別、出生年月、國(guó)籍、宗教信仰、出生地、居住地址、聯(lián)系方式、親屬信息及聯(lián)系方式、國(guó)內(nèi)住宿情況登記、受聘期限等）、學(xué)歷證明、護(hù)照及簽證信息、健康證明（需明確有無(wú)特殊病史或過(guò)敏史）、工作簡(jiǎn)歷、科研成果、外國(guó)專家證、來(lái)華居留許可等。教學(xué)檔案包括教學(xué)基本信息（外籍教師所屬學(xué)院、所教專業(yè)、授課班級(jí)、中方合作教師等）和教學(xué)成果匯報(bào)（課堂教學(xué)能力測(cè)評(píng)、外教參加或指導(dǎo)學(xué)生參加各類比賽和活動(dòng)的信息資料等）兩部分。外籍教師從聘任到教學(xué)，從工作到生活，涉及部門較多，該類檔案的收集與匯總應(yīng)由外事部門牽頭，二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、人事處等相關(guān)部門輔助，最終由外事部門提交檔案館保存。其中，聘任合同、外國(guó)專家證、來(lái)華居留許可等證件信息可制表登記備案提交檔案館，原件由外事部門統(tǒng)一歸檔保存。

2.4 本校師生公派出國(guó)境項(xiàng)目主要指師生通過(guò)申報(bào)各級(jí)各類出國(guó)境項(xiàng)目，獲得一定的經(jīng)濟(jì)支持，赴境外高?；蚪M織機(jī)構(gòu)訪問(wèn)交流、進(jìn)修調(diào)研、學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)等。本校師生公派出國(guó)境項(xiàng)目的檔案信息應(yīng)包括兩部分：一是師生個(gè)人信息（姓名、性別、身份證號(hào)、學(xué)號(hào)/工號(hào)、年級(jí)/學(xué)歷職稱、所屬學(xué)院及所學(xué)所教專業(yè)等）、申報(bào)的項(xiàng)目名稱、境外研修時(shí)間、預(yù)期返校時(shí)間等基本信息；二是境外交流研修期間的學(xué)習(xí)計(jì)劃及課程安排、研修成果、學(xué)習(xí)總結(jié)等文件材料和各類影像資料。近年來(lái)，國(guó)家堅(jiān)定不移以開(kāi)放促改革，積極推廣各類公派出國(guó)境項(xiàng)目，幫助一大批有志青年和科研工作者走出國(guó)門。然而，項(xiàng)目類型的多樣化，管理部門的多元化給該類檔案的收集和管理帶來(lái)不少阻礙。以往公派出國(guó)境項(xiàng)目基本由外事部門全權(quán)負(fù)責(zé)，其他部門學(xué)院協(xié)助完成。但隨著二級(jí)學(xué)院及其他行政部門國(guó)際化意識(shí)的不斷增強(qiáng)，部分公派出國(guó)境項(xiàng)目的申報(bào)工作開(kāi)始由二級(jí)學(xué)院或?qū)W校其他部門負(fù)責(zé)辦理。這種變化加大了檔案收集工作的難度，檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性無(wú)法保障，并且極易出現(xiàn)重復(fù)歸檔的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，學(xué)校應(yīng)出臺(tái)相關(guān)管理辦法，所有項(xiàng)目申報(bào)通過(guò)校內(nèi)信息平臺(tái)發(fā)布，師生出國(guó)境信息網(wǎng)上登記備案，外事部門扎口匯總、審核，歸檔，最終提交檔案館保存。

2.5 近年來(lái)，在校師生自費(fèi)出國(guó)深造交流的趨勢(shì)尤為明顯。師生自費(fèi)出國(guó)境深造的信息獲取是外事檔案建設(shè)和管理的一個(gè)難點(diǎn)。自費(fèi)出國(guó)境深造人員大多不需要依托學(xué)校這一平臺(tái)辦理相關(guān)手續(xù)，亦或不需要向外事部門報(bào)備相關(guān)事宜，所以外事部門無(wú)法及時(shí)掌握此類人員的出國(guó)境信息。筆者認(rèn)為，外事部門可聯(lián)合二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、人事處，對(duì)師生自費(fèi)出國(guó)境深造事宜進(jìn)行流程管理，保證該類人員信息收集的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，可建立境外師生交流平臺(tái)，遠(yuǎn)程管理幫助出國(guó)境人員解決各類問(wèn)題，同時(shí)也利于檔案信息的收集和匯總。

2.6 中外合作辦學(xué)通常是指外國(guó)教育機(jī)構(gòu)同中國(guó)教育機(jī)構(gòu)在中國(guó)境內(nèi)合作舉辦的以中國(guó)公民為主要招生對(duì)象的教育機(jī)構(gòu)。中外合作辦學(xué)涉及的檔案信息涵蓋了項(xiàng)目申報(bào)材料、招生信息、學(xué)生信息、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)報(bào)告、境外合作高校派遣教師個(gè)人信息及教學(xué)評(píng)估等。中外合作辦學(xué)的檔案收集及管理具有涉及人員多，信息量較大、收集任務(wù)重、涉及部門廣的特點(diǎn)。筆者認(rèn)為，這類檔案信息應(yīng)采取分類收集管理的辦法。項(xiàng)目申報(bào)信息及境外合作高校教師的個(gè)人檔案交外事部門收集整理；學(xué)生信息、境外合作高校教師的教學(xué)信息等相關(guān)材料應(yīng)交于二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)生處、招生辦等相關(guān)部門收集匯總，并在學(xué)期末提交外事部門匯總，由檔案館統(tǒng)一歸檔保存。

2.7 國(guó)際會(huì)議及比賽是國(guó)內(nèi)外專家學(xué)者進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、師生進(jìn)行專業(yè)技能切磋和展示的良好平臺(tái)。該類檔案信息的收集內(nèi)容涵蓋請(qǐng)示批文、參會(huì)參賽人員基本信息、主題及日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的論文報(bào)告、科研成果和影像資料、活動(dòng)結(jié)束后的總結(jié)性報(bào)告和新聞報(bào)道等一系列文件材料。該類檔案信息應(yīng)根據(jù)會(huì)議及比賽的性質(zhì)做分類收集管理。定期由學(xué)校主辦或協(xié)辦的國(guó)際會(huì)議和比賽作為常規(guī)類檔案，一事一立卷，由外事部門整理并提交檔案館保存。因特殊主題或特殊時(shí)期舉辦的國(guó)際會(huì)議或比賽因不具有連續(xù)性和同類型的特點(diǎn)，作為非常規(guī)類檔案單獨(dú)立卷，外事部門按照主題和舉辦時(shí)間，進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，提交檔案館保存。

3 總結(jié)

處于發(fā)展初期的地方高校外事工作因國(guó)家政策的推動(dòng)和扶持，發(fā)展速度較快。人員少，任務(wù)重，責(zé)任大的工作性質(zhì)使得外事檔案建設(shè)及管理舉步維艱，地方高校外事部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校交流合作的方向和特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的檔案分類管理辦法，重視外事資料信息的初期收集，明確檔案匯總及審核流程的執(zhí)行和管理，細(xì)化外事檔案的歸檔和分類保存，確保外事檔案工作順利穩(wěn)步開(kāi)展。