在電子信息化環(huán)境下如何做好工程檔案的歸檔工作

林士鈺

摘 要：隨著我國電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在各大行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是在工程電子檔案的管理中。將電子信息技術(shù)運(yùn)用到工程檔案的歸檔工作中，能有效提高工作效率，保證工作質(zhì)量，但是其在應(yīng)用過程中仍然存在一些問題，對(duì)工程檔案的歸檔工作有一定的負(fù)面影響，而如何在電子信息環(huán)境下做好工程檔案的歸檔工作成為當(dāng)前急需解決的問題。本文針對(duì)這一問題展開討論，從四個(gè)方面提出一些解決對(duì)策，從而有效保證在電子信息化環(huán)境下工程檔案歸檔工作的正常進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；實(shí)現(xiàn)；電子信息化建設(shè)

工程檔案管理工作對(duì)工程施工進(jìn)度及施工質(zhì)量有很大的影響，而且對(duì)事業(yè)單位工程管理經(jīng)濟(jì)效益有重要作用，因此，加大管理工程檔案的力度刻不容緩。隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，工程建筑過程中涉及多種工程相關(guān)材料，這些文件和材料是整個(gè)項(xiàng)目工程的核心內(nèi)容，因此，對(duì)這些文件材料的有效管理和保存是十分重要的，利用電子信息技術(shù)將相關(guān)材料保存到計(jì)算機(jī)中能有效提高檔案的安全性，并且在一定的程度上提高了工程檔案的管理質(zhì)量。本文著重對(duì)工程檔案歸檔工作在電子信息環(huán)境下有效開展進(jìn)行討論，提出一些提高管理效率的對(duì)策，供相關(guān)人士參考。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，保證制度的完善

在工程檔案的管理中，如果領(lǐng)導(dǎo)足夠重視檔案管理工作，那將在一定程度上提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率，因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視程度是很有必要的。單位領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案管理工作，那么下屬員工必然會(huì)對(duì)這一工作產(chǎn)生足夠的重視，在一定程度上提高了電子檔案管理的效率和質(zhì)量。另外，領(lǐng)導(dǎo)不僅要參與檔案管理過程，還需要對(duì)下屬員工進(jìn)行監(jiān)督，并且定期對(duì)工作人員的工作狀況進(jìn)行檢查，這樣能有效調(diào)動(dòng)工作人員工作的積極性。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)還要加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)制度的完善，將所有的員工進(jìn)行統(tǒng)一管理，并且合理分配工作任務(wù)，每個(gè)部門及每一位員工都有自己的任務(wù)，在檢查期間只需要對(duì)每個(gè)部門及每位員工負(fù)責(zé)的任務(wù)進(jìn)行檢查即可，這樣才能保證檔案管理工作的高效性和高質(zhì)量。最后，每年將所有員工的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，然后根據(jù)工作過程中的出錯(cuò)率進(jìn)行對(duì)比，評(píng)選出最佳員工和最差員工，對(duì)最佳員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)最差員工進(jìn)行批評(píng)教育，對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。由此可見，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度直接影響電子工程檔案歸檔工作開展的是否順利。

二、加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

目前，我國大部分事業(yè)單位對(duì)電子檔案的接納程度不夠，還停留在傳統(tǒng)檔案的管理中，傳統(tǒng)檔案的管理方式不僅效率低，而且不能有效保證檔案的安全性，而利用電子信息技術(shù)將檔案信息化，可以有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案管理的效率，值得各大事業(yè)單位學(xué)習(xí)和應(yīng)用。因此，應(yīng)加大力度讓各大事業(yè)單位轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，接納新型的電子檔案管理方式，從而有效提高檔案管理的效率和保證檔案的安全性。一般來說，工程檔案的歸檔工作是十分復(fù)雜的，而對(duì)于電子檔案管理方式不熟悉的單位來說，其工作難度非常高，因此，將電子檔案管理過程進(jìn)行多種不同方法收集，包括追蹤收集、分階段收集、強(qiáng)制性收集以及電子信息化收集等四個(gè)收集方法，從而有效保證工程檔案歸檔的質(zhì)量和效率。第一，追蹤收集，檔案管理人員對(duì)施工單位進(jìn)行實(shí)地考察，詢問施工人員施工進(jìn)程，并且收集相關(guān)資料，然后將其整合，作為工程檔案。第二，分階段收集，這種方法適用于施工周期長，項(xiàng)目較大的工程，一般來說每一個(gè)月進(jìn)行一次檔案收集，收集方式與追蹤收集一致。第三，強(qiáng)制性收集，對(duì)有些管理制度不夠完善，并且施工進(jìn)度緩慢的施工單位來說，檔案管理人員可以求助檔案管理相關(guān)部門，強(qiáng)制性進(jìn)行工程檔案的收集，保證工程檔案歸檔工作的正常進(jìn)行。第四，電子信息化收集，這種方法是目前收集效果最好的，不僅能全面收集工程相關(guān)資料，并且能有效保證工程資料的安全性和完整性。將所有收集的資料進(jìn)行電子化，儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，需要使用的時(shí)候直接打印即可，方便管理也方便使用，是目前檔案管理單位大力推薦的檔案管理方法。

由此可見，為有效提高工程檔案歸檔工作的工作效率和保證檔案的安全性，推薦使用電子信息化收集方式，這種方式不僅有廣泛的應(yīng)用范圍，而且有很高的安全性，還能有效促進(jìn)檔案管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

三、利用電子檔案信息，有效促進(jìn)工程電子檔案管理工作

工程檔案歸檔工作做的好，對(duì)后期檔案調(diào)用有很大的幫助，反過來也對(duì)檔案歸檔工作有一定的積極影響，尤其是對(duì)電子檔案來說。在實(shí)際檔案管理過程中，檔案管理人員如果能對(duì)所有工程檔案有很好的了解，并且熟知檔案信息的價(jià)值，會(huì)讓他們更加主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案的歸檔工作。完成工程電子檔案的歸檔工作之后，工作人員可以根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類，將不同類型的檔案進(jìn)行分類，這樣后期有新檔案就直接可以進(jìn)行歸檔，在一定程度上縮短了檔案歸檔的時(shí)間，提高了檔案歸檔的效率。除此之外，檔案管理人員還可以通過對(duì)檔案信息的了解，幫助他們對(duì)檔案內(nèi)容的掌握，面對(duì)不同項(xiàng)目工程的檔案，知道如何去處理，并且有效地對(duì)其進(jìn)行歸檔，從而保證工程檔案的合理歸檔，有效促進(jìn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

四、強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)水平，提高檔案管理質(zhì)量

目前，我國檔案管理人員的整體素質(zhì)水平不高，面對(duì)不同項(xiàng)目的檔案資料不知道如何進(jìn)行歸檔，大大影響了檔案歸檔的效率。針對(duì)這一現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)所有的工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，讓他們充分了解電子信息檔案的制作及儲(chǔ)存方式，而且對(duì)他們處理一些意外事故的能力進(jìn)行培訓(xùn)，從而有效提高檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)水平，盡可能降低在工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性，從而有效提高檔案管理的效率。另外，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)技能和應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，讓他們掌握電子檔案歸檔工作需要應(yīng)用的技術(shù)和軟件，保證電子檔案歸檔工作的正常開展，從而有效提高電子信息化環(huán)境下工程檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量，并且保證電子檔案的安全性。所以說，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子檔案的接納和應(yīng)用，對(duì)工程檔案在電子信息環(huán)境下的歸檔工作有很大幫助，并且在一定的程度上保證了工程電子檔案的安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，工程檔案歸檔工作難度越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理方式不再滿足如今檔案的管理，將電子信息技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理中能有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案的安全性。文章從四個(gè)方面展開分析，提出一些在電子信息環(huán)境下做好工程檔案歸檔工作的有效措施，保證工程檔案歸檔工作正常進(jìn)行。

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