淺析房產(chǎn)檔案安全管理的重要性及防控措施

張麗紅

（昆明市呈貢區(qū)房產(chǎn)交易中心，云南 昆明 650500）

房產(chǎn)檔案管理保留著城市發(fā)展的房產(chǎn)變遷信息，工作量較大，工作中所涉及的管理范圍較為廣泛，需要遵循相應(yīng)的法律法規(guī)和政策要求，最終形成的房產(chǎn)檔案有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，房產(chǎn)管理工作必須得到相應(yīng)的重視。

1 房產(chǎn)檔案安全管理的重要性

房產(chǎn)檔案是部門(mén)的專(zhuān)業(yè)檔案，與普通政府的公文有很大差別，房產(chǎn)檔案會(huì)在房產(chǎn)的位置占地面積、地區(qū)名稱(chēng)上，分別標(biāo)明具體信息。同時(shí)還會(huì)記錄各個(gè)地區(qū)房屋的年限、損壞程度、建設(shè)發(fā)展，與房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等行為有著不可分割的聯(lián)系，這些都需要利用房產(chǎn)檔案進(jìn)行交易和處理，相應(yīng)的也導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案有著很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在發(fā)生變化，一直可以全面地展現(xiàn)城市房產(chǎn)變化的過(guò)程。房產(chǎn)檔案的信息聯(lián)通是保證房地產(chǎn)市場(chǎng)穩(wěn)發(fā)展的條件之一，房產(chǎn)信息的壟斷可以直接造成房地產(chǎn)市場(chǎng)的混亂無(wú)序，使各個(gè)區(qū)域之間沒(méi)有平等的房地產(chǎn)信息交流，阻礙城市的規(guī)劃和發(fā)展。

2 房產(chǎn)檔案安全管理中存在的問(wèn)題

1）房產(chǎn)檔案信息的安全性問(wèn)題。隨著社會(huì)信息化制度的不斷發(fā)展，目前比較常見(jiàn)的房產(chǎn)信息儲(chǔ)存方式是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理，但是在一些計(jì)劃程度并不是很完善的時(shí)候，房產(chǎn)信息一般都是由房產(chǎn)檔案的相關(guān)管理部門(mén)對(duì)所需材料進(jìn)行收集和篩選，最后將這些資料整合起來(lái)，將重要的房產(chǎn)信息檔案妥善儲(chǔ)存。隨著儲(chǔ)存模式的改變，比較老舊的房產(chǎn)檔案很容易被管理人員忽視，沒(méi)有建立完善的防風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，雖然有一定的防火防潮和防蟲(chóng)的措施，但是當(dāng)遇到大型的自然災(zāi)害或其他不可抗力因素時(shí)，房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)性較低的缺陷就十分明顯。近幾年，我國(guó)很多地區(qū)都發(fā)生了比較大規(guī)模的地震事件，這些事件發(fā)生后對(duì)當(dāng)?shù)氐姆慨a(chǎn)信息管理造成了巨大的損失，沒(méi)有辦法找到相應(yīng)的房產(chǎn)信息資料，對(duì)于災(zāi)后的賠償問(wèn)題，造成了較大阻礙。

2）房產(chǎn)檔案信息化保存問(wèn)題?，F(xiàn)在的房產(chǎn)信息管理人員往往都比較依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存，但是網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存雖然更加的方便快捷，卻也有著相應(yīng)的弊端。對(duì)于內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，由于大量的房產(chǎn)信息都儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤(pán)中，那么電腦和硬盤(pán)的損壞和老化就會(huì)造成房產(chǎn)信息儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)，造成數(shù)據(jù)缺失或損壞。房產(chǎn)信息需要提供給相應(yīng)人員，就不能避免外部的網(wǎng)絡(luò)連接，在外部的管理過(guò)程中，存在的風(fēng)險(xiǎn)有黑客攻擊，網(wǎng)絡(luò)病毒信息竊取等等，信息化管理的方便快捷導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息管理中可能出現(xiàn)各種漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，在管理人員工作的操作過(guò)程中，也存在著各樣的失誤，設(shè)備的格式化、電子數(shù)據(jù)的刪除、操作程序運(yùn)行錯(cuò)誤，都有可能會(huì)對(duì)房產(chǎn)檔案的電子信息造成損壞。

3）房產(chǎn)檔案保存過(guò)程中的突發(fā)問(wèn)題。房產(chǎn)檔案保存的過(guò)程中很容易出現(xiàn)各種各樣的突發(fā)問(wèn)題，而突發(fā)問(wèn)題的處理，就面臨著資金的投入。在房產(chǎn)檔案信息化改革的初始階段，房產(chǎn)當(dāng)然管理部門(mén)就要投入大量的資金為房產(chǎn)檔案的管理準(zhǔn)備，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)域名的使用、應(yīng)用軟件的投入、相關(guān)專(zhuān)業(yè)專(zhuān)家的服務(wù)咨詢(xún)、管理人員的培訓(xùn)等等方面都需要檔案管理部門(mén)的資金投入，以此才能夠保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。諸如此類(lèi)的突發(fā)問(wèn)題，日后只會(huì)越來(lái)越多，因此對(duì)于突發(fā)事件的資金投入是房產(chǎn)檔案保存過(guò)程中所面臨的重要問(wèn)題之一。

4）房產(chǎn)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)制度不夠完善。目前我國(guó)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理方面的法律法規(guī)并不是很健全，在房產(chǎn)信息進(jìn)行資源共享的過(guò)程中，很容易遇到知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬的問(wèn)題，目前對(duì)于房產(chǎn)檔案的信息公開(kāi)，還沒(méi)有一個(gè)明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，部分產(chǎn)權(quán)人并不愿意自己的信息公開(kāi)化。但是在實(shí)際過(guò)程中，本應(yīng)該受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的部分信息是共用的，信息的公開(kāi)與產(chǎn)權(quán)人的需求形成了矛盾，相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，很容易遇到知識(shí)產(chǎn)權(quán)分割不清的問(wèn)題，而受到產(chǎn)權(quán)人的追責(zé)。

3 房產(chǎn)檔案安全管理相關(guān)問(wèn)題的防控措施

1）樹(shù)立房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。房產(chǎn)檔案信息管理部門(mén)要提高對(duì)房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的重視程度，管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和員工在目前的情況下都沒(méi)有對(duì)房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)作出全面的、充分的認(rèn)識(shí)，在真正遇到信息風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，很多員工不知道該如何處理。因此想要提高房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，管理人員要積極轉(zhuǎn)變自己的管理理念，尤其是在信息化管理逐步接替?zhèn)鹘y(tǒng)房產(chǎn)信息管理方式的今天，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)樹(shù)立顯得尤為重要。管理人員缺少管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，會(huì)造成檔案管理工作的缺陷，只看眼前效益，會(huì)對(duì)整體的房產(chǎn)檔案信息管理留下隱患。管理部門(mén)要積極組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，能夠在發(fā)生意外情況時(shí)，采取有效的、正確的處理措施，盡量減少房產(chǎn)檔案的 損壞[1]。

2）加強(qiáng)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)教育，采用動(dòng)態(tài)管理模式。檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)工作人員的風(fēng)險(xiǎn)教育，培養(yǎng)工作人員預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)的能力，定時(shí)對(duì)于檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)具體的量化出來(lái)，總體分析確認(rèn)某一方向風(fēng)險(xiǎn)的概率，通過(guò)數(shù)據(jù)大小的比對(duì)來(lái)決定相關(guān)部門(mén)是否要做好相應(yīng)的預(yù)防措施。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不是每個(gè)人都有能力去做的，管理部門(mén)可以聘請(qǐng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員，定期進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)也可以對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)方面的教育。在管理人員學(xué)習(xí)分享教育的過(guò)程中，本身也是對(duì)管理人員工作能力和綜合素質(zhì)的提升，通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的教育和影響，可以有效的規(guī)避房產(chǎn)信息檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。

除了對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行教育和培訓(xùn)，管理部門(mén)也要做好房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。房產(chǎn)信息數(shù)量比較巨大，涉及的范圍也比較廣泛，因此在工作人員進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，首先要根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)：例如利用房產(chǎn)編號(hào)、坐落的地區(qū)等對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，并且分門(mén)別類(lèi)地做好規(guī)劃。后續(xù)如果再發(fā)生房產(chǎn)便簽或產(chǎn)權(quán)變更時(shí)，就可以在相應(yīng)的房產(chǎn)檔案后直接添加備注與原檔案存放在一起，減少數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度和儲(chǔ)存數(shù)量，也更加方便管理人員對(duì)信息進(jìn)行 整理。

3）強(qiáng)化房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)模式。房產(chǎn)檔案信息的原始數(shù)據(jù)，是房產(chǎn)進(jìn)行后續(xù)變動(dòng)的基礎(chǔ)。因此，房產(chǎn)信息原始數(shù)據(jù)的保存和房產(chǎn)的檔案信息要進(jìn)行區(qū)分，不能夠因?yàn)樾畔⒒芾淼谋憬菥秃鲆曉紮n案的儲(chǔ)存與管理。信息化管理只是檔案管理的一種手段，其根本目的是方便管理人員進(jìn)行管理工作，而不是代替原本的檔案管理地位。為了確?？袢畽n案原始信息的準(zhǔn)確性，管理部門(mén)應(yīng)該設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)房產(chǎn)變動(dòng)信息有更清晰的記錄，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的信息共享，從管理部門(mén)的考核上確保同一個(gè)房產(chǎn)沒(méi)有進(jìn)行重復(fù)的交易或是銀行的抵押貸款等行為，這樣的管理模式既減輕了工作人員的壓力，也降低了管理工作的失誤率，提高了銀行貸款等工作環(huán)節(jié)的效率。

4）提高房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力。目前房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低，管理部門(mén)需要借鑒已經(jīng)存在的其它方面的抗風(fēng)險(xiǎn)政策，借鑒到房產(chǎn)信息管理方面上來(lái)。例如，國(guó)家現(xiàn)在對(duì)于金融財(cái)政方面的風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)較為完善，提出了很多符合實(shí)際的方式方法，并且得到了很好的效果。房產(chǎn)檔案管理面對(duì)的最大的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題就是信息管理的安全性和有效性。在實(shí)行管理工作的過(guò)程中，首先要存留一份原始的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要將電子備份拷貝到硬盤(pán)上，最終還要對(duì)已經(jīng)整理好的電子文件進(jìn)行備份。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，異地備份已經(jīng)不是難以攻克的問(wèn)題，異地備份可以反過(guò)來(lái)成為房產(chǎn)管理的有效手段，切實(shí)提高房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。