淺談做好企業(yè)集中采購檔案管理工作的重要性

李曉龍

摘 要 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)集中采購是政策性、專業(yè)性和法律性很強的一項工作，要做好企業(yè)的集中采購工作，除了一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)技術(shù)干部隊伍和一個高效、規(guī)范的企業(yè)集中采購操作平臺以外，筆者認(rèn)為加強企業(yè)集中采購活動中的檔案管理同樣重要。

關(guān)鍵詞 集中 采購 檔案 管理 重要性

一、充分認(rèn)識做好企業(yè)集中采購檔案管理工作的重要性

首先，做好企業(yè)集中采購活動中的檔案管理工作是企業(yè)集中采購規(guī)范化管理的一個重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)集中采購工作不可缺少的組成部分。作為企業(yè)集中采購的后期工作，集中采購檔案管理工作看似一件小事，其實關(guān)系重大?！吨腥A人民共和國政府采購法》第七十六條明確規(guī)定：“采購人、采購代理機構(gòu)違反本法規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監(jiān)督管理部門處以兩萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?！奔热黄髽I(yè)集中采購工作中的檔案管理工作如此不容忽視，那采購文件應(yīng)該如何保存呢？《中華人民共和國政府采購法》第四十二條明確指出：“采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。”所以，采購文件不齊全，檔案管理部規(guī)范，一是無法從中總結(jié)經(jīng)驗，取長補短，不斷完善，二是無法配合相關(guān)監(jiān)督檢查部門進行工作監(jiān)督和檢查，無法提供真實可靠的材料以供審核，三是無據(jù)可查，沒有借鑒和修訂的根據(jù)。

二、企業(yè)采購檔案管理工作必須實現(xiàn)專業(yè)化

檔案管理是一門學(xué)科，并不是任何人都能勝任的工作。在檔案管理工作中我們曾發(fā)現(xiàn)這樣一些問題：一項采購工作已經(jīng)完成，但采購人員存檔的材料沒有及時存檔，一個不夠?qū)I(yè)的檔案工作人員并不知道如何進行檔案的整理和存檔，腦海中對要歸檔的文件沒有一定的層次性，認(rèn)為只要是采購組織交來的材料就可以歸檔，至于是否全面，是否符合歸檔的條件要求都不清楚等等，這些都是企業(yè)集中對采購活動中檔案管理工作的認(rèn)識誤區(qū)。把隨意性帶到工作中是很危險的事情，有時導(dǎo)致的后果是不堪設(shè)想的，甚至?xí)绊懫髽I(yè)采購工作的大局。企業(yè)集中采購檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的學(xué)問，必須由專人負(fù)責(zé)，才符合企業(yè)集中采購工作專業(yè)化、規(guī)范化的要求，這個人必須有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，熟悉國家相關(guān)政策法規(guī)，對于企業(yè)集中采購工作要有足夠的了解和認(rèn)識，對于檔案管理要具備一定的經(jīng)驗，對于檔案的編輯、裝訂、計算機信息管理等方面要有較高的操作使用水平。只有責(zé)任心強、專業(yè)知識過硬的檔案管理工作人員，通過嚴(yán)格規(guī)范的操作，才能為每一次企業(yè)集中采購工作畫上一個圓滿的句號。要做好企業(yè)集中采購項目的檔案管理，就一定要制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，對于所有要歸檔的采購項目檔案材料，一定要有明確的條目，要求對于缺項、不全或工作沒有全部完成的招標(biāo)材料，不能隨便歸入檔案，一定要保證項目檔案的真實性和完整性。企業(yè)集中采購活動操作中，檔案歸檔是一個重要的環(huán)節(jié)。對企業(yè)集中采購檔案進行及時收集、整理和編檔，是對工作的真實記載，也是對工作經(jīng)驗的及時總結(jié)。

三、企業(yè)集中采購檔案必須體現(xiàn)采購工作的程序化

由于采購單位不同、資金來源不同，采購內(nèi)容和規(guī)模不同，其采購方式也不盡相同。雖然采購方式不盡相同，但檔案管理工作更應(yīng)具有嚴(yán)肅性和科學(xué)性。對于不同項目的采購工作，都應(yīng)將與項目對應(yīng)的采購計劃以及招標(biāo)委托協(xié)議書保存在檔案中，這對于一個企業(yè)集中采購項目檔案的完整性具有不可忽視的作用。對于公開招標(biāo)的采購項目，要在國家指定報刊和網(wǎng)站上公開刊登招標(biāo)公告。同時，檔案中要保存完整的招標(biāo)文件，要有詳細(xì)的技術(shù)答疑、資格預(yù)審等方面的書面記載材料、開標(biāo)評委抽簽情況、開標(biāo)會議簽到表、公證部門及監(jiān)督審查部門的到場情況、開標(biāo)唱標(biāo)報價對比表、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告，根據(jù)評標(biāo)方法的不同，還應(yīng)保存評委表決票匯總表或有評委簽名的評委打分表，以及有監(jiān)督部門代表簽名的打分匯總表。對于一些需要變更采購方式才能滿足采購人交貨時間、使用時間等方面需求的采購項目，檔案中必須保存變更采購方式的申請和監(jiān)管部門的批準(zhǔn)文件。

四、企業(yè)集中采購檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化

信息化手段充分利用了電子化、網(wǎng)絡(luò)化等先進的信息技術(shù)，融合先進的管理理念，使企業(yè)集中采購更加合理有效，并節(jié)省了資金，充分滿足了企業(yè)集中采購的各種需求，并為采購工作提供了先進的管理手段。對于企業(yè)集中采購中的檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息化，可以適時地收集和整理各個采購項目的各種信息，為今后的采購工作提供豐富的借鑒資料，為采購市場提供良好的備案數(shù)據(jù)，為整個企業(yè)集中采購工作提供強有力的信息支持。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，企業(yè)集中采購監(jiān)督部門也可以通過信息化檔案跟蹤采購的全過程，實現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管。由此可見，面對目前我國企業(yè)的集中采購現(xiàn)狀，采購檔案管理信息化是一種必然的發(fā)展趨勢。

企業(yè)集中采購工作是一項陽光事業(yè)，它關(guān)系到國家和企業(yè)的公共利益。正是因為其公開、透明、規(guī)范的操作過程，其優(yōu)越性得到了越來越多人的認(rèn)可，不僅遏止了腐敗的滋生，節(jié)約了資金，也為市場主體提供了公平的競爭環(huán)境。

（作者單位為新疆國龍貿(mào)易有限公司）