現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用分析

張祥臻

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息通信技術(shù)對(duì)信息數(shù)字化之后進(jìn)行傳遞，對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)所獲得的信息進(jìn)行技術(shù)處理等等，信息技術(shù)主要是用于信息處理和管理工作中。在辦公室資料管理中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以改變傳統(tǒng)的資料管理模式，而是實(shí)現(xiàn)辦公室資料的信息化管理，可以降低資料管理難度，資料的利用率也得以提高。本論文針對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：辦公室；資料管理；現(xiàn)代信息技術(shù)

引言：

企業(yè)管理工作中，資料管理屬于是基礎(chǔ)的管理內(nèi)容。辦公室是綜合性部門，在各項(xiàng)工作中要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，確保各個(gè)部門工作順利展開。辦公室資料管理作為日常工作內(nèi)容，對(duì)于提高單位的管理效率起到重要的作用。目前，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用，在企業(yè)的資料管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以提高資料管理效率，保證資料管理質(zhì)量，對(duì)單位的發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)在涵義

現(xiàn)代信息技術(shù)在應(yīng)用領(lǐng)域中，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)進(jìn)行研究、開發(fā)、設(shè)計(jì)、安裝，通過運(yùn)行信息系統(tǒng)完成研發(fā)應(yīng)用軟件?，F(xiàn)代信息技術(shù)多涵蓋的內(nèi)容如下。

（一）智慧感測技術(shù)與辨識(shí)技術(shù)

智慧感測技術(shù)與辨識(shí)技術(shù)即為“傳感技術(shù)”，其中所涵蓋的內(nèi)容包括提取信息的技術(shù)、信息識(shí)別技術(shù)、信息檢測技術(shù)等等。智慧感測技術(shù)與辨識(shí)技術(shù)結(jié)合使用測量技術(shù)和信息通信技術(shù)，遙感技術(shù)得以形成。采用這種信息技術(shù)，可以使得人對(duì)信息的感應(yīng)能力有所增強(qiáng)。

（二）廣播技術(shù)與通信技術(shù)

廣播技術(shù)與通信技術(shù)即為“信息傳遞技術(shù)”。在應(yīng)用領(lǐng)域中采用這種信息技術(shù)，可以加快信息傳遞質(zhì)量，且保證信息安全可靠，實(shí)現(xiàn)了信息的有效轉(zhuǎn)移。

（三）信息再生技術(shù)與信息處理技術(shù)

信息再生技術(shù)是建立在信息處理技術(shù)的基礎(chǔ)上的，信息處理技術(shù)所涵蓋的內(nèi)容包括信息的壓縮處理、信息的編碼處理以及信息的加密處理，基于此可以形成新的決策信息，而且信息的層次更深，有更高的利用價(jià)值，如此產(chǎn)生了“信息再生技術(shù)”。技術(shù)計(jì)算機(jī)的功能，信息再生技術(shù)和信息的處理技術(shù)都發(fā)揮著作用。

（四）信息使用技術(shù)

信息使用技術(shù)包括信息控制技術(shù)和信息現(xiàn)實(shí)技術(shù)。信息技術(shù)用于應(yīng)用領(lǐng)域中，從應(yīng)用的角度出發(fā)加大研發(fā)力度，逐漸發(fā)展為具有很強(qiáng)綜合性的技術(shù)?，F(xiàn)代信息技術(shù)所涉及到的知識(shí)領(lǐng)域包括計(jì)算機(jī)、信息通信、電子、自動(dòng)化以及光電等等。多種技術(shù)向結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了信息的產(chǎn)生、信息的轉(zhuǎn)換以及信息的存等技術(shù)工鞥，文件可以多種形式存在，包括圖像、視頻、音頻、文字等等?，F(xiàn)代技術(shù)環(huán)境下，由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得信息傳遞中打破了時(shí)空的局限，無論是任何的時(shí)間、任何的地點(diǎn)都可以接受和發(fā)送信息。

在辦公室的資料管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，就是使用信息技術(shù)設(shè)備幫助給資料管理人員完成相關(guān)的工作，不僅可以保證工作質(zhì)量，還提升了工作效率，接生了大量的人力和物力，資料管理的成本有所降低。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行資料管理，所涵蓋的內(nèi)容以非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息為主，用于發(fā)文的管理、檔案的管理、會(huì)議安排、電子郵件的管理、公文流轉(zhuǎn)的管理、文獻(xiàn)檢索的管理和電子表格的管理等。

二、辦公室資料管理中對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用措施

（一）辦公室資料管理中要樹立現(xiàn)代信息技術(shù)管理理念

辦公室資料管理中信息技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用并實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化運(yùn)行，使得辦公室資料管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)向。但是，信息技術(shù)使用中要不斷地升級(jí)才能夠提高管理效能，包括設(shè)備的購進(jìn)、技術(shù)軟件的升級(jí)以及人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等等，都需要資金投入。將辦公室資料信息管理經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是非常重要的，單位領(lǐng)導(dǎo)樹立現(xiàn)代信息技術(shù)管理理念并指導(dǎo)資料信息化管理的各項(xiàng)工作，就能夠?qū)k公室資料信息化管理中的需求充分滿足，對(duì)于資料管理工作也可以起到鼓勵(lì)和支持的作用。隨著單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到資料信息化管理的重要性，就會(huì)對(duì)信息化的資料管理工具積極引進(jìn)，使得各種信息設(shè)備得以完善。

（二）辦公室資料管理工作要與信息技術(shù)有效結(jié)合

企業(yè)改革部門運(yùn)行的過程中會(huì)有大量的資料產(chǎn)生，辦公室的資料管理人員就要對(duì)這些資料進(jìn)行收集、整理。這些信息資料記錄了單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容以及發(fā)展進(jìn)程。辦公室的資料管理人員就要應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與改革部門的建立溝通，將個(gè)中國話資料及時(shí)收集，以提高資料管理的時(shí)效性。從辦公室的角度而言，采用信息技術(shù)進(jìn)行辦公室資料是非常普遍的，通過運(yùn)行辦公室資料管理軟件，可以保證辦公室資料管理質(zhì)量。辦公室資料管理中所應(yīng)用的軟件多種多樣，辦公室在選擇使用信息資料的過程中，就要根據(jù)實(shí)際需要配置。辦公室的信息設(shè)備以辦公自動(dòng)化設(shè)備舉國，諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)以及打印機(jī)等等，使得辦公室的資料管理一體化操作，包括資料的接受、發(fā)送、傳遞、處理、存儲(chǔ)以及資料的調(diào)用等等，都可以系統(tǒng)化運(yùn)行，避免了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了大量的工作時(shí)間，管理人員的工作量也大大減少。

（三）重視辦公室資料管理人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

辦公室資料管理工作正服務(wù)化方向轉(zhuǎn)向，這就需要資料管理人員在履行自身的工作職能的時(shí)候要具備服務(wù)意識(shí)。在具體的資料管理中，信息技術(shù)為服務(wù)性展開工作提供了條件。辦公室資料管理人員要提高服務(wù)意識(shí)，積極地開展資料管理服務(wù)工作，從接受各個(gè)部門報(bào)送的資料轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)上門收集資料，通過網(wǎng)絡(luò)就可以與各個(gè)部門之間建立有效溝通，一旦部門產(chǎn)生資料，就可以及時(shí)傳送到辦公室指定的數(shù)據(jù)庫中。辦公室資料管理人員全方位展開服務(wù)工作，將服務(wù)落實(shí)到資料管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括資料的來源、資料的保管、資料的使用等等，都要做好調(diào)查、核實(shí)工作，保證資料信息的準(zhǔn)確無誤。對(duì)于資料使用人員的信息反饋要高度重視，以不斷地完善資料管理模式。辦公室資料管理人員還要要從部門需求的角度出發(fā)，主動(dòng)地宣傳資料的重要性，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上建立資料信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和資料共享庫。需要了解資料信息的部門可以登陸到資料信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)與資料管理人員之間交流。辦公室資料管理服務(wù)化，對(duì)于管理人員職業(yè)素質(zhì)具有很高的要求，而且管理人員職業(yè)素質(zhì)對(duì)辦公室信息化系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量具有密切相關(guān)性。這就需要提高資料管理員職業(yè)素質(zhì)，做好職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，使得辦公室資料管理人員的信息素養(yǎng)得以提高，才能夠滿足行政管理信息化的要求。

結(jié)束語：

綜上所述，信息時(shí)代，辦公室資料管理中就要跟得上時(shí)代的步伐對(duì)信息技術(shù)合理應(yīng)用，以加快資料管理的進(jìn)度，且提高資料管理質(zhì)量。為了使得現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中切實(shí)地發(fā)揮作用，就要采取以下的應(yīng)用措施。在企業(yè)的行政管理工作中，辦公室資料管理屬于是基礎(chǔ)性的內(nèi)容，需要高度重視。如果依然按照傳統(tǒng)的管理模式，必然會(huì)導(dǎo)致資料管理存在滯后性，使得辦公室的資料價(jià)值很難切實(shí)地發(fā)揮出來。這就需要采用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)施辦公室資料刊，資料的綜合管理水平得以提高。

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