關(guān)于檔案信息化建設的研究

摘 要：當前網(wǎng)絡環(huán)境下，隨著電子政務和辦公自動化的發(fā)展，人們對在網(wǎng)上查詢檔案信息的需求也日益強烈，對檔案工作也提出了更高的要求和更大的挑戰(zhàn)，檔案信息化建設對于檔案事業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用。檔案管理方面如何合理地應用計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡化，重視檔案管理信息化的建設。為此，本文針對當前檔案信息化建設進行淺顯的分析和研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設；現(xiàn)狀；問題

一、檔案信息化建設現(xiàn)狀

檔案信息化是檔案工作的重要組成部分，是現(xiàn)在乃至今后相當長一個時期內(nèi)檔案工作的重要內(nèi)容，也是檔案學研究的主要對象。

（一）檔案數(shù)字化建設

檔案數(shù)字化是目前檔案信息化建設的重要內(nèi)容之一。有學者指出，“十一五”以來，檔案數(shù)字化工作取得很大發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)形成，不只局限在紙質(zhì)檔案方面，已擴展到很多不同種類載體檔案。

（二）電子文件管理

近年來，國內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的理論研究眾多，在電子文件管理理論、標準、參考模型等方面的研究都取得了長足的進步。

在國內(nèi)方面，中國人民大學電子文件研究團隊首先啟動了電子文件國家戰(zhàn)略的研究，提出中國電子文件管理應該走一條“統(tǒng)攬全國，政策引導，融合發(fā)展，綜合治理”的道路。

（三）數(shù)字檔案館建設

楊安蓮在《關(guān)于數(shù)字檔案館標準體系的思考》中指出數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。

2000年，國家檔案局在深圳召開了全國第一次數(shù)字檔案館建設研討會，就此拉開全國數(shù)字檔案館建設的序幕。數(shù)字檔案館建設逐步規(guī)范化。

（四）檔案信息安全建設

2010年，國家檔案局楊東權(quán)局長在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話中明確指出：必須始終堅持把檔案信息安全和檔案實體安全放在同等重要的位置。在信息化建設上加強檔案信息安全管理，采取一些有效措施和技術(shù)手段，來保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運行安全，提高檔案信息安全的保障能力。

二、檔案信息化建設存在的問題

檔案信息化建設，特別是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有豐富的數(shù)字化資源、海量存儲、快速傳輸、信息共享等優(yōu)點。從當前我國檔案界的情況看，在檔案信息化進程中總體態(tài)度是積極的，但在一定程度上存在急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。因此，我們應該清醒地認識到檔案信息化建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。

（一）指導思想問題

倪麗娟教授指出市場經(jīng)濟社會，任何行業(yè)的發(fā)展必須首先從自身所肩負的社會使命出發(fā)，通過有效履行自身的社會職責來換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時從社會獲取自身發(fā)展的動力。

（二）解決傳統(tǒng)思維定式的影響

檔案工作的社會使命在于通過為社會提供檔案信息服務來推動社會和個人的發(fā)展與進步。在社會發(fā)展不同階段，社會對檔案部門提供信息服務方式的要求是不同的。

（三）檔案信息開發(fā)職責的調(diào)整

從檔案信息開發(fā)意義上，我們長期以來奉行的思想是：檔案工作者肩負著為社會進行檔案價值鑒定和信息篩選的職責。在社會信息技術(shù)不發(fā)達的時候，這樣處理問題具有明顯的社會適應性。

（四）檔案信息技術(shù)建設的問題

夏燕玲教授認為技術(shù)問題主要有以下兩個方面：一是數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。由于檔案館接受的移交電子檔案來自不同單位和部門，各個單位之間的數(shù)據(jù)庫往往是異構(gòu)的。二是高度的分散性。檔案館作為信息資源的最大擁有者，面對巨大信息量，如何盡快篩選出有價值信息，合理管理和利用信息，并與社會形成知識共享提出了挑戰(zhàn)。

（五）檔案信息化的自身存在風險

孫晶彬在《實現(xiàn)檔案信息化對促進企業(yè)管理提升的思考》提到檔案信息化是以電子文檔的形式進行留存，但是這種保存方式需要空間環(huán)境必須具有防磁、防潮等條件。除此以外，電子信息與紙版信息相比，真?zhèn)舞b定較難，電子文件信息與載體的可分離性，這都會使電子文檔出現(xiàn)被篡改的危險。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

（一）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的規(guī)定和要求，對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理及轉(zhuǎn)換，加強電子文件著錄、歸檔的工作，保證產(chǎn)生的電子文件真實、完整、有效，并有一定的保存價值。研究電子檔案接受、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂相關(guān)電子檔案管理辦法。

（二）穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

用什么來保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作正常、有序、可持續(xù)的發(fā)展，人的因素至關(guān)重要。既要提高檔案人員的專業(yè)知識水平，又要轉(zhuǎn)化他們固有的觀念。提高檔案從業(yè)人員隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性地對他們進行崗位的培訓和知識更新；建立相應的競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性；還應建立相應的激勵機制，合理設置各類崗位。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理

各級檔案工作要緊緊圍繞本部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息、提供信息。檔案工作如何認識“網(wǎng)絡化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息資源的共享、共建的目的。為此，應開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件必須具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。

四、結(jié)語

檔案信息化建設對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案信息管理和利用的最有效途徑。在這一過程中應充分認識到檔案信息化是一個長期的、艱苦的過程，檔案部門應進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理機制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

參考文獻：

[1]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開發(fā).檔案學通訊，2003，04：79-82.

[2]楊安蓮.關(guān)于數(shù)字檔案館標準體系的思考.檔案學通訊，2006，06：58-62.

[3]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考.云南檔案，2010，03：19-31.

作者簡介：樊敬，山西大學經(jīng)濟與管理學院。endprint