淺談會計檔案管理

呂晶淼

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，會計檔案管理作為檔案工作不可或缺的組成部分，因其管理財務(wù)的特殊性和專業(yè)性，更能突出其服務(wù)性的特點(diǎn)，尤其在從嚴(yán)治黨、嚴(yán)懲腐敗，不斷加強(qiáng)金融財經(jīng)監(jiān)管力度的形勢下，做好會計檔案管理工作，做到材料收集齊全、整理有序、檢索快捷方便、利用效果好，不僅有利于日常單位工作查考，而且更有利于開展審計工作，發(fā)現(xiàn)違紀(jì)線索，查處腐敗案件，服務(wù)黨風(fēng)黨紀(jì)建設(shè)工作，為決勝全面建成小康社會發(fā)揮會計檔案工作應(yīng)有的作用。

一、會計檔案管理面臨的問題

會計檔案是一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案管理工作，則是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理工作仍存在一些難以解決的問題。一是對會計檔案管理工作重要性認(rèn)識不夠全面、不夠深刻，重視不夠。集中表現(xiàn)在對會計檔案工作在新時代治國理政中的重要性和深遠(yuǎn)作用認(rèn)識不足，對經(jīng)濟(jì)政策制定、財務(wù)管理和防范重大金融風(fēng)險的作用認(rèn)識不足；檔案保管的財力投入不足，檔案室或庫房狹小，缺乏必要的存儲或防護(hù)設(shè)施設(shè)備；收集、整理、保管、保密、利用制度不健全；管理人員流動性大，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，素質(zhì)有待提高。二是不能及時收集或移交立卷歸檔。對每年形成的會計檔案應(yīng)由會計部門按歸檔要求，負(fù)責(zé)分類整理，裝訂立卷，編制案卷和文件級目錄，移交單位檔案室。由于檔案形成部門和檔案室立卷歸檔職責(zé)不明確，導(dǎo)致會計檔案不能按時整理立卷并移交。三是立卷整理不規(guī)范。有的會計憑證卷封皮項(xiàng)目填寫不完全；有的裝訂后沒有封粘，或雖封粘但該處無會計人員簽章；有的保管期限劃分不準(zhǔn)確。五是檔案的保管不規(guī)范、不安全，設(shè)施簡陋。會計檔案形成后存放庫（室）狹窄、潮濕，沒有防盜門窗和防火設(shè)施，會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料隨意堆放，或會計報表各月份分散存放，以磁盤等為介質(zhì)的電算化會計檔案更是沒有專門的保管庫房和相應(yīng)的條件。

二、解決會計檔案管理問題的途徑

針對上述存在的問題，應(yīng)采取如下措施：

1、加強(qiáng)《檔案法》《檔案工作條例》《會計法》《會計檔案管理辦法》向各級領(lǐng)導(dǎo)的宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案工作重要性的認(rèn)識。會計檔案不僅是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動原始的歷史記錄，也是清理債權(quán)債務(wù)、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理財會事務(wù)的重要憑據(jù)，是審計監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動重要依據(jù)和憑證，是編制財務(wù)收支計劃，決策經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略、開展會計分析的重要參考材料。只有引起各級領(lǐng)導(dǎo)重視，才是做好會計檔案管理工作的關(guān)鍵。

2、明確會計檔案管理部門和檔案管理人員崗位職責(zé)。明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。移交前財務(wù)部門對會計檔案的準(zhǔn)確和完整性負(fù)責(zé)，移交后檔案室對檔案保管、利用和安全負(fù)責(zé)。移交中做到清點(diǎn)核對無誤，雙方簽字，移交手續(xù)完備。

3、規(guī)范會計檔案的立卷整理工作。會計檔案由會計人員負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊；會計檔案信息材料由財務(wù)部門人員負(fù)責(zé)搜集齊全，分類整理和立卷。整理會計憑證，必須加裝封面、封底，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封面相關(guān)內(nèi)容要填寫齊全。會計憑證按月份整理順序排放，其順序是記賬憑證匯總表、記賬憑證、抽出記賬憑證登記表。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、便于翻閱。 會計賬簿。整理會計報表，其排放順序是財務(wù)情況說明、附件、編表說明、會計報表，按月、季、年分別整理，報表附注和決算說明與報表一并組卷裝訂。年終將會計報表劃定保管期限，合并裝訂立卷，逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。 整理會計賬簿，其排放順序是啟用表、目錄、賬頁。按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等各類別，分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位?；铐撡~簿將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的則保留，并按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。計算機(jī)生成的總帳、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個流水號。 整理未列入會計檔案管理范疇的作廢支票、存根等，一律編號造冊，妥善保管備查。年度財務(wù)決算或報告以及相關(guān)文字分析材料 ，須單獨(dú)裝訂立卷。 其他與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、會計檔案移交清冊等亦應(yīng)視同會計檔案一并整理歸檔。

4、規(guī)范會計檔案的保管，改善設(shè)施條件。首先，要建立健全會計檔案庫（室）管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。做到專人負(fù)責(zé)，妥善保管，存放有序，便于查找，不得隨意堆放，未經(jīng)允許非檔案管理人員不得擅入庫房，確保檔案的保密與安全。會計人員不得自行保管會計檔案，已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)移交本單位檔案部門或財會部門保管，更不得私自留存。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)移交上級檔案部門保管并盡快辦理移交手續(xù)。其次，建設(shè)符合會計檔案保管條件的檔案庫（室），配備合格的密集架、櫥柜等存儲裝具，以及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防塵，對于以磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片為介質(zhì)的電算化會計檔案，更須采用專門存儲設(shè)備和庫房，做到防磁、防震、防火，重要電子檔案做到異地備份。

5、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高會計檔案管理專兼職人員的專業(yè)素質(zhì)。會計檔案管理人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，他們不僅要掌握熟練的檔案專業(yè)知識和操作技能，還要具備一定程度的會計學(xué)理論知識，了解會計工作的程序和方法，使自己成為具有檔案學(xué)、會計學(xué)跨學(xué)科知識的復(fù)合型人才，以便收集、分類、整理、匯編各種會計數(shù)據(jù)，編制圖表，做好立卷歸檔工作。對兩個學(xué)科知識和技能掌握和應(yīng)用的熟練程度，決定著會計檔案案卷整理的質(zhì)量。因此，必須將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)，納入會計檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，從源頭上做好會計檔案的整理和規(guī)范工作。

此外，加強(qiáng)對會計檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案鑒定優(yōu)化會計檔案庫（室）藏結(jié)構(gòu)，進(jìn)行會計檔案的數(shù)字化和提供利用工作等，也是做好新時代會計檔案管理工作，提高為黨和政府治國理政中心工作服務(wù)水平的必要手段。

（作者單位：北京中企華資產(chǎn)評估有限責(zé)任公司河北分公司）endprint