對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考

李治偉

一、基于電子檔案管理在線化，提升企業(yè)檔案管理的效率

在信息環(huán)境下，眾多企業(yè)開(kāi)始利用信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)電子化，企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的同時(shí)，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件能夠及時(shí)的在線歸檔，對(duì)提高社會(huì)生產(chǎn)能力及企業(yè)的管理效率至關(guān)重要。當(dāng)下，電子文件的在線歸檔主要分為兩個(gè)步驟，即ERMS的捕獲和電子文件的歸檔，其中前者是后者的基礎(chǔ)，范疇也大于后者。

ERMS的捕獲，是指將業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成或接收到的數(shù)據(jù)對(duì)象作為文件及其元數(shù)據(jù)一起保存到電子文件管理系統(tǒng)中的過(guò)程。 ERMS捕獲的對(duì)象由客體和主體組成。客體包括電子文件、實(shí)體文件及混合文件和它們的元數(shù)據(jù)，其中電子文件由于組件的構(gòu)成不同，又可以分為單組件文件（非結(jié)構(gòu)化文檔），組合文件（因業(yè)務(wù)而緊密聯(lián)系的文檔）、復(fù)合文檔（因技術(shù)而緊密聯(lián)系的文檔）。主體是指人和系統(tǒng)，人是指電子文件形成者及管理者，系統(tǒng)包括文件形成的系統(tǒng)及文件管理的系統(tǒng)，人和系統(tǒng)是一一對(duì)應(yīng)的。由此可知，ERMS的捕獲是電子文件歸檔的前提和基礎(chǔ)，這一過(guò)程對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的電子文件開(kāi)展檢驗(yàn)，只有內(nèi)容完整、可讀，格式規(guī)范才能通過(guò)檢驗(yàn)，并給予唯一的標(biāo)識(shí)符，存入歸檔庫(kù)中，而接下來(lái)的電子檔案的整理及鑒定工作，則是ERMS的獨(dú)特之處，因?yàn)橐话愕臋n案輔助系統(tǒng)對(duì)電子檔案的整理、鑒定沒(méi)有集成關(guān)系，而ERMS對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)捕獲，把整理、鑒定、利用的工作規(guī)則設(shè)置在元數(shù)據(jù)中，就可以關(guān)聯(lián)到電子文件的分類、保存期限、安全密級(jí)等方面，實(shí)現(xiàn)有效集成。當(dāng)然在電子文件捕獲過(guò)程中，系統(tǒng)是持續(xù)追蹤記錄，對(duì)一些誤操作開(kāi)展提示，同時(shí)計(jì)入審計(jì)日記。

可以發(fā)現(xiàn)，在捕獲至歸檔的過(guò)程中，ERMS的具有一定的特性，即捕獲的電子文件必須在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等方面是一個(gè)關(guān)聯(lián)的整體，在系統(tǒng)中作為一個(gè)對(duì)象存儲(chǔ)、利用。一旦被系統(tǒng)捕獲，電子文件的內(nèi)容不得修改、刪除、損毀，除非擁有相關(guān)權(quán)限，無(wú)論修改、刪除、損毀等操作是否成功，操作都會(huì)被記錄在審計(jì)日志中。另外系統(tǒng)捕獲電子文件時(shí)，都會(huì)按照分類方案、類目及其他文件建立有機(jī)聯(lián)系，作為整體的分支而非獨(dú)立存在。這些特性也是ERMS與一般檔案輔助系統(tǒng)最大的區(qū)別?？傊?，ERMS的捕獲功能將在線歸檔的要求轉(zhuǎn)化，提升了電子文件質(zhì)量和管理水平。

二、基于檔案資源的存儲(chǔ)與備份數(shù)字化，提升企業(yè)檔案流通速度

檔案數(shù)字化工程中應(yīng)當(dāng)以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為中心，從系統(tǒng)需求分析、介質(zhì)選擇、備份策略、存儲(chǔ)方式、軟硬件集成等角度選擇數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案。的確，企業(yè)檔案部門在接收電子文件的同時(shí)，還要數(shù)字化自身豐富的館藏檔案，面對(duì)海量的檔案資源，檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)是解決檔案資源管理的有效途徑。檔案數(shù)字化存儲(chǔ)不再是檔案管理的末端，而是企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的開(kāi)始，只有做好檔案存儲(chǔ)工作，才能夯實(shí)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。雖然企業(yè)檔案的存儲(chǔ)方案需依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的具體情況而定，但是在軟硬件選擇、存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)方式、備份方式等方面卻有一定的規(guī)范性要求。

企業(yè)對(duì)軟硬件的要求是保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)滿足相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可用性、有效性、準(zhǔn)確性，需要提前確定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式，方便后期數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存。在存儲(chǔ)系統(tǒng)選擇上，要符合未來(lái)檔案存儲(chǔ)容量要求和企業(yè)業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況，如企業(yè)檔案部門不僅需要兼顧文本、圖片、音頻、視頻等數(shù)據(jù)信息，還要接收業(yè)務(wù)部門的電子檔案，造成了業(yè)務(wù)產(chǎn)生數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)格式多樣，為數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案的數(shù)字存儲(chǔ)對(duì)介質(zhì)的要求也是根據(jù)具體需求而言，最常見(jiàn)的存儲(chǔ)介質(zhì)有硬盤、磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等，介質(zhì)的差別主要表現(xiàn)在存取速度的快慢、安全級(jí)別的高低、介質(zhì)價(jià)位等，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需求決定，如企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)的利用較多，就需要存取速度較快的硬盤或磁盤陣列，而對(duì)存取速度較低的檔案數(shù)據(jù)備份可以選擇光盤系統(tǒng)。目前，企業(yè)所采用的存儲(chǔ)方式一般有直接存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)三種方式。直接存儲(chǔ)就是將數(shù)據(jù)直接存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)器上，由于服務(wù)器不僅要保證業(yè)務(wù)軟件的運(yùn)行，還要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、輸出，這種存儲(chǔ)方式易造成服務(wù)器宕機(jī)及數(shù)據(jù)的丟失，不利于企業(yè)業(yè)務(wù)連續(xù)性的開(kāi)展。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)是指在局域網(wǎng)中擁有自身的節(jié)點(diǎn)，不需要服務(wù)器的干預(yù)，方便企業(yè)員工數(shù)據(jù)的存取，減輕服務(wù)器的負(fù)荷，缺陷是與服務(wù)器相互獨(dú)立，不利于后期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份工作，網(wǎng)絡(luò)本身的風(fēng)險(xiǎn)較高，易遭受網(wǎng)絡(luò)的入侵，其安全性有待進(jìn)一步提升。云存儲(chǔ)是通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)中散布的各種不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備整合在一起，提供給用戶一個(gè)統(tǒng)一的、無(wú)限的、安全的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)，但是目前云存儲(chǔ)模式尚不成熟，安全性、通用性、保密性還存在一定的缺陷。多數(shù)企業(yè)不會(huì)選擇單一的存儲(chǔ)方式，而是選擇多種存儲(chǔ)方式組合，即分級(jí)存儲(chǔ)，既能最大限度地滿足數(shù)據(jù)利用者的需求， 又可使存儲(chǔ)成本最小化，是解決大容量數(shù)據(jù)的科學(xué)管理和高效使用的有效手段。

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份，不是簡(jiǎn)單的拷貝，而是將檔案數(shù)據(jù)及其所在的系統(tǒng)一起備份，從而能夠重現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的各項(xiàng)屬性及操作記錄等元數(shù)據(jù)信息。企業(yè)常見(jiàn)的備份方式根據(jù)有無(wú)并行系統(tǒng)以及系統(tǒng)是否激活劃分為冷備份、熱備份、完全熱備份三種方式，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的備份量分為全備份、增量備份和差分備份，根據(jù)備份地點(diǎn)的不同分為本地備份、同城備份、異地備份及兩地三中心備份，通常異地備份和兩地三中心備份能夠更好的滿足企業(yè)業(yè)務(wù)連續(xù)性及應(yīng)急恢復(fù)的需求。

三、基于檔案價(jià)值深度化挖掘，提升企業(yè)檔案的隱形效益

企業(yè)檔案價(jià)值的挖掘?qū)嵸|(zhì)就是激活和提取企業(yè)檔案有價(jià)值的信息及隱形知識(shí)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，為提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益作貢獻(xiàn)。按照挖掘目的劃分，企業(yè)檔案信息挖掘由易到難可以分為宣傳型挖掘、需求型挖掘、研究型挖掘、宣傳型挖掘，即借助企業(yè)檔案的原始性和權(quán)威性，對(duì)企業(yè)的形象開(kāi)展宣傳，這一過(guò)程不僅要收集企業(yè)的各發(fā)展時(shí)期的檔案原件、歷史圖片、實(shí)物等，還要將這些材料開(kāi)展深度挖掘，找出材料的內(nèi)在聯(lián)系，使得企業(yè)檔案材料有機(jī)聯(lián)系起來(lái)以便全方位、多角度的展示企業(yè)文化和發(fā)展歷程。需求型挖掘，根據(jù)企業(yè)所遇到具體問(wèn)題，利用信息技術(shù)將相關(guān)的企業(yè)檔案信息開(kāi)展挖掘處理，抽取關(guān)鍵信息制定解決方案，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)連續(xù)性的需求。這種挖掘形式，能夠及時(shí)、有效的響應(yīng)企業(yè)的需求，具有針對(duì)性和準(zhǔn)確性。研究性挖掘是企業(yè)檔案部門采用檔案相關(guān)理論，以定性分析、定量分析及兩者結(jié)合的方法，對(duì)企業(yè)檔案信息分析、歸納、總結(jié)，以此對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)形象等提出相關(guān)建議，甚至可以對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)開(kāi)展預(yù)測(cè)。可以看出，企業(yè)檔案部門已由被動(dòng)的“提供檔案”轉(zhuǎn)到檔案信息的主動(dòng)挖掘，由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，不僅適應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)的要求，也為企業(yè)的效益增長(zhǎng)做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，企業(yè)檔案信息的挖掘，是自身有序化和增值的過(guò)程，在其被運(yùn)用的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了檔案的價(jià)值。endprint

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的挖掘現(xiàn)狀，能夠體現(xiàn)出企業(yè)檔案工作的管理水平和企業(yè)對(duì)檔案部門的重視程度，掌握服務(wù)企業(yè)的主動(dòng)性和針對(duì)性，檔案部門利用企業(yè)檔案資源豐富的優(yōu)勢(shì)，廣泛收集檔案數(shù)據(jù)，深度分析檔案數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)決策方針提出準(zhǔn)確、實(shí)用的指導(dǎo)及建議，助力企業(yè)的全面發(fā)展，同時(shí)也要把握市場(chǎng)的變化，及時(shí)鞏固企業(yè)發(fā)展的核心能力，提高企業(yè)發(fā)展的綜合實(shí)力。這就要求企業(yè)檔案部門加大檔案數(shù)據(jù)挖掘的廣度和深度，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中彰顯檔案部門的作用及檔案的價(jià)值。

四、基于檔案主導(dǎo)型知識(shí)服務(wù)，提升企業(yè)檔案的社會(huì)地位

企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)是滿足用戶的知識(shí)需求，解決用戶問(wèn)題的創(chuàng)造性智力活動(dòng)，也是未來(lái)企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)逐漸由安全保管轉(zhuǎn)移到知識(shí)服務(wù)上，一方面是為了滿足企業(yè)日常生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的要求，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造價(jià)值，另一方面是保證企業(yè)的檔案部門在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中避免被精簡(jiǎn)，因?yàn)槠髽I(yè)的資源只會(huì)分配給能夠創(chuàng)造價(jià)值的部門。同時(shí)，也是使企業(yè)認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案信息化的效果，為企業(yè)的管理活動(dòng)提供智力支持和科學(xué)決策。

按照企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)目的的不同，檔案服務(wù)的層次可以分為以下三種，第一，為企業(yè)的市場(chǎng)及經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略制定服務(wù)，主要是對(duì)企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料開(kāi)展深度挖掘，找出市場(chǎng)規(guī)律，及時(shí)調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略及銷售策略，為企業(yè)爭(zhēng)得更大的市場(chǎng)份額。這一過(guò)程還需要檔案部門收集檔案材料之外的信息，才能為決策者做出合理、準(zhǔn)確的市場(chǎng)發(fā)展預(yù)測(cè)，所以需要企業(yè)檔案人員具有多元化的服務(wù)能力，來(lái)應(yīng)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略層的多層次需求。第二，為企業(yè)內(nèi)部管理控制服務(wù)，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等檔案材料，對(duì)企業(yè)的資產(chǎn)變動(dòng)、業(yè)務(wù)流程、人員流失等開(kāi)展分析，以企業(yè)的市場(chǎng)及經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)及時(shí)調(diào)整。這一階段是利用企業(yè)檔案掌握企業(yè)內(nèi)部信息，對(duì)企業(yè)的崗位責(zé)任制執(zhí)行情況和計(jì)劃指標(biāo)完成情況開(kāi)展檢查和分析，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，以便協(xié)調(diào)和控制好企業(yè)的人、財(cái)、物之間的關(guān)系，使企業(yè)檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值。第三，為用戶提供檔案知識(shí)服務(wù)，這種服務(wù)區(qū)別于以前的被動(dòng)、一對(duì)一、階段性的服務(wù)模式，而是展開(kāi)為用戶主動(dòng)、多對(duì)一、全程性的檔案知識(shí)服務(wù)模式，全程以用戶為中心，想用戶之所想，并且針對(duì)用戶需求的特征，為其制定個(gè)性化的檔案知識(shí)服務(wù)方案，彰顯企業(yè)檔案的價(jià)值和魅力。

在企業(yè)檔案部門實(shí)施知識(shí)服務(wù)的過(guò)程中，缺少不了信息技術(shù)的支撐，較為常見(jiàn)的有檔案智能檢索技術(shù)、多媒體技術(shù)、元數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)推送技術(shù)等。智能檢索技術(shù)主要應(yīng)用于檔案知識(shí)服務(wù)的前期，用于企業(yè)檔案信息的收集，具有較高的查全率和查準(zhǔn)率。該項(xiàng)技術(shù)支持自然語(yǔ)言檢索和自學(xué)習(xí)功能，不僅方便用戶的檢索獲取所需檔案，還能在用戶和系統(tǒng)的交互過(guò)程中獲取用戶的需求特征、使用習(xí)慣，較為全面的了解用戶的需求情況。多媒體技術(shù)把企業(yè)檔案信息（文字、圖片、音頻、視頻等）綜合處理，在彼此之間建立聯(lián)系，使其具備交互功能的信息處理技術(shù)，旨在為用戶提供友好、舒適的用戶界面。元數(shù)據(jù)技術(shù)主要面向兩類元數(shù)據(jù)管理，一類是企業(yè)檔案的知識(shí)元管理，另一類是企業(yè)檔案用戶元數(shù)據(jù)的管理，知識(shí)元的管理側(cè)重對(duì)檔案內(nèi)容、主題、操作記錄的轉(zhuǎn)換，元數(shù)據(jù)管理構(gòu)建檔案內(nèi)部的聯(lián)系和關(guān)聯(lián)，輔助用戶準(zhǔn)確獲取所需檔案信息。數(shù)據(jù)推送技術(shù)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案知識(shí)智能服務(wù)的愿景，對(duì)用戶元數(shù)據(jù)深入分析，挖掘出用戶的知識(shí)需求，定期將最新的相關(guān)知識(shí)推送給用戶，為用戶打造一條實(shí)時(shí)獲取新知識(shí)的通道。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）endprint