《歸檔文件整理規(guī)則》裝訂方式的選擇與適用（之五）

丁德勝

編者按：國(guó)家檔案局于2015年10月25日批準(zhǔn)發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實(shí)施。為使各地檔案工作者準(zhǔn)確了解掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的內(nèi)涵，本刊分八期刊登國(guó)家檔案局專(zhuān)業(yè)人員的系列解讀。

裝訂是《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》）增加的重要內(nèi)容之一。裝訂是指采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將完成組件和件內(nèi)文件排序的紙質(zhì)文件以件為單位固定在一起。裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)裝訂，從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來(lái)，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供條件。

常見(jiàn)裝訂方式

在實(shí)踐中，紙質(zhì)文件的裝訂方法主要有線(xiàn)裝法、變形材料裝訂法、粘接法、封套法等。

1.線(xiàn)裝法

線(xiàn)裝法是指以棉線(xiàn)作為裝訂材料，對(duì)文件進(jìn)行固定的方法。線(xiàn)裝法主要包括“三孔一線(xiàn)”裝訂、直角裝訂和縫紉機(jī)軋邊裝訂。

“三孔一線(xiàn)”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂。直角裝訂和縫紉機(jī)軋邊裝訂一般用于較薄文件的裝訂。直角裝訂是指通過(guò)手工使用棉線(xiàn)在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件；縫紉機(jī)軋邊裝訂是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊裝訂的方式。

2.變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過(guò)裝訂材料形變對(duì)文件進(jìn)行固定的方法。常見(jiàn)的變形材料裝訂法包括不銹鋼訂書(shū)釘裝訂、不銹鋼夾裝訂。

不銹鋼訂書(shū)釘裝訂采用不銹鋼訂書(shū)釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁(yè)數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書(shū)釘，一般厚度的文件均可用此法進(jìn)行裝訂。不銹鋼夾的材質(zhì)與不銹鋼訂書(shū)釘相同，適于特定厚度范圍內(nèi)文件的裝訂。

3.粘接法

粘接法是指通過(guò)粘接材料固定文件的方法，主要指漿糊裝訂。漿糊裝訂是傳統(tǒng)的裝訂方式，也是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間檢驗(yàn)的一種裝訂方式，因而在材料、裝訂要求等方面都有著較為完善的規(guī)范要求。在實(shí)踐中，漿糊裝訂多用于采用傳統(tǒng)紙張文件或珍貴文件的裝訂。

4.封套法

封套法是指通過(guò)紙質(zhì)封套將去掉原裝訂材料的散頁(yè)文件夾裝其中以達(dá)到固定目的的裝訂方法。封套法使用的封套一般由80克左右無(wú)酸紙制成，右上兩側(cè)開(kāi)口，有些部門(mén)和地區(qū)還在上面印制全宗名稱(chēng)等信息。由于沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)格，定制的封套可以用于任意厚度文件的裝訂。

裝訂方式的選擇

除上述裝訂方式外，在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中還使用其他裝訂材料進(jìn)行裝訂，比如回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等，但這些裝訂方法普遍存在容易對(duì)歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的缺點(diǎn)，明顯不適于歸檔文件的裝訂，因而《規(guī)則》予以明確排除。對(duì)于前述的四類(lèi)裝訂方式，其優(yōu)劣比較和選擇結(jié)果如下：

1.呈現(xiàn)特點(diǎn)

一是“三孔一線(xiàn)”裝訂是傳統(tǒng)立卷檔案常見(jiàn)的線(xiàn)裝裝訂方式。由于裝訂使用的棉線(xiàn)與紙質(zhì)檔案在材質(zhì)上類(lèi)似，從檔案保護(hù)的角度看，線(xiàn)裝是最利于檔案長(zhǎng)期保存的一種裝訂方式，尤其是這種經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐檢驗(yàn)證明是這是一種成熟可靠的裝訂方式。“三孔一線(xiàn)”裝訂的缺點(diǎn)是操作復(fù)雜，不適合較薄文件的裝訂。

二是直角裝訂也屬于線(xiàn)裝，因而在利于檔案長(zhǎng)期保存方面具有先天優(yōu)勢(shì)。不過(guò)，由于需要手工完成，直角裝訂裝訂質(zhì)量不穩(wěn)定、操作較為復(fù)雜，不適合較厚文件的裝訂。

三是縫紉機(jī)軋邊裝訂同樣屬于線(xiàn)裝，因而在利于長(zhǎng)期保存方面同樣具有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)操作較為簡(jiǎn)單。不過(guò)縫紉機(jī)軋邊裝訂存在軋邊處易撕裂等問(wèn)題，同時(shí)也不合適過(guò)厚文件的裝訂。

四是不銹鋼訂書(shū)釘裝訂操作簡(jiǎn)單，設(shè)備成本較低。不過(guò)，不銹鋼訂書(shū)釘對(duì)材質(zhì)、保管環(huán)境等要求較高，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品且控制好庫(kù)房溫濕度。而且，由于是金屬材質(zhì)，因而使用該法裝訂的歸檔文件材料不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

五是不銹鋼訂書(shū)釘相比，不銹鋼夾裝訂存在成本較高、裝訂效果不好等問(wèn)題，而且由于本身體積較大，容易出現(xiàn)“一盒檔案半盒夾子”情況，浪費(fèi)檔案存儲(chǔ)空間。

六是漿糊裝訂是傳統(tǒng)的裝訂方式，可逆性好，對(duì)紙張影響小，尤其適合采用傳統(tǒng)紙張或珍貴文件的裝訂。同線(xiàn)裝法類(lèi)似，漿糊裝訂是經(jīng)過(guò)時(shí)間驗(yàn)證最為可靠的裝訂方式之一。不過(guò)，漿糊裝訂的缺點(diǎn)也比較明顯，比如對(duì)漿糊材質(zhì)要求較高、裝訂操作不易統(tǒng)一等問(wèn)題。

七是封套裝訂造型美觀、使用方便，又能起到保護(hù)檔案的作用，但使用無(wú)酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度，占用存貯空間。而且，封套還存在一個(gè)根本性缺陷，就是這種方法并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)文件的固定，失去了防止文件張頁(yè)丟失的功能。

從利于長(zhǎng)期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍六個(gè)維度對(duì)三孔一線(xiàn)（直角、縫紉機(jī)軋邊）等線(xiàn)裝、漿糊裝訂、不銹鋼訂書(shū)釘裝訂、封套裝訂、不銹鋼夾裝訂進(jìn)行對(duì)比分析，如圖1。

如圖可知，從利于長(zhǎng)期保存來(lái)看，三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝最優(yōu)，漿糊裝訂次之；裝訂牢固度來(lái)看，三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝最優(yōu)，不銹鋼訂書(shū)釘裝訂次之；從空間占用來(lái)看，漿糊裝訂最優(yōu)，三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝次之；從管理成本來(lái)看，三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝最優(yōu)，不銹鋼訂書(shū)釘裝訂次之；從操作難易來(lái)看，不銹鋼訂書(shū)釘裝訂最優(yōu)，封套裝訂次之；從對(duì)象范圍來(lái)看，封套裝訂最優(yōu)，漿糊裝訂次之。反之，在利于長(zhǎng)期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍六個(gè)維度表現(xiàn)最差的依次是：不銹鋼夾裝訂、封套裝訂、不銹鋼訂書(shū)釘裝訂、漿糊裝訂、三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝。

2.選擇結(jié)果

如果需要對(duì)檔案進(jìn)行永久保存，則是否利于檔案長(zhǎng)期保存、裝訂牢固度、占用空間等要素是較為關(guān)鍵的。綜合來(lái)看，在這些要素中明顯占優(yōu)的是三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝、漿糊裝訂和不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。換句話(huà)說(shuō)，三孔一線(xiàn)等線(xiàn)裝、漿糊裝訂和不銹鋼訂書(shū)釘裝訂更適合于檔案館以及檔案室對(duì)保管期限較長(zhǎng)的檔案管理。但是，三者在操作難易程度、管理成本、適合范圍方面也存在一定局限，因而對(duì)于定期保管的檔案來(lái)說(shuō)，可以考慮選擇操作簡(jiǎn)單、對(duì)象范圍范圍較廣的其他裝訂方式。endprint

《規(guī)則》在進(jìn)行裝訂方式選擇時(shí)重點(diǎn)考慮了上述裝訂方式的優(yōu)缺點(diǎn)，并結(jié)合保管期限和是否進(jìn)館等因素確定了歸檔文件裝訂材料和裝訂方式（見(jiàn)表1）：

永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。

永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執(zhí)行。

定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，可以使用線(xiàn)裝法裝訂、不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

裝訂要求

1.裝訂單位

《規(guī)則》要求，歸檔文件一般以件為單位裝訂。從某種程度上講，裝訂實(shí)際上就是對(duì)紙質(zhì)文件組件結(jié)果的確認(rèn)和固化，因而，裝訂要將件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序的結(jié)果原原本本固定下來(lái)，不能隨意擴(kuò)大或縮小裝訂范圍。所以，一般不允許將一件文件分開(kāi)裝訂，更不允許將多件文件裝訂在一起。否則，既破壞了組件結(jié)果，又會(huì)影響歸檔文件目錄的編制和文件檢索利用。

2.裝訂原則

一是裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響。選用對(duì)歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等，都是這一原則的具體體現(xiàn)。原裝訂方式如確不符合《規(guī)則》要求，拆除原裝訂時(shí)也應(yīng)盡量降低對(duì)歸檔文件的破壞。要盡可能減少對(duì)文件重新裝訂的次數(shù)，使歸檔文件受破壞程度降到最低。有條件的地區(qū)或部門(mén)，可以通過(guò)為文書(shū)部門(mén)提供符合要求的裝訂用品、優(yōu)化文書(shū)和檔案工作流程等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的一次性裝訂。

二是應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。也就是說(shuō)，包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)或者產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)的裝訂材料，不能用于歸檔文件的裝訂。

三是為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

3.基本要求

《規(guī)則》要求，歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。這是對(duì)裝訂要求的高度概括。

裝訂要求牢固、安全、簡(jiǎn)便，是針對(duì)裝訂方式和裝訂材質(zhì)提出的要求，也是選擇裝訂方式的基本依據(jù)；裝訂要求文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，是針對(duì)裝訂操作提出的要求，也是歸檔文件裝訂最起碼的要求；裝訂后文件平整是針對(duì)裝訂效果提出的要求。要在裝訂前將件內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂后應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查，確保裝訂整齊，不掉頁(yè)。

考慮到各地區(qū)各部門(mén)的具體情況和使用習(xí)慣，《規(guī)則》沒(méi)有對(duì)裝訂方式統(tǒng)一規(guī)定，而是提出了幾種裝訂方式供不同條件下選擇適用。各地區(qū)各部門(mén)根據(jù)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)可和實(shí)際需要確定裝訂方式后，裝訂方式應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不同期限的裝訂方式也盡量統(tǒng)一，以降低管理成本。

（作者單位：國(guó)家檔案局）endprint