城市軌道交通工程檔案管理淺析

王秀

一、城市軌道交通檔案管理存在的問題

從大多數(shù)城市軌道交通建設(shè)過程中的檔案管理發(fā)展來看，企業(yè)檔案管理意識(shí)在不斷增強(qiáng)，檔案工作正逐步得到人們的關(guān)注，然而，對(duì)檔案工作重視度較低，對(duì)檔案設(shè)施經(jīng)濟(jì)投入的苛刻，對(duì)檔案部門及其崗位編制的湊合，以及傳統(tǒng)檔案管理觀念的根植，復(fù)合型檔案人才的匱乏，都成為制約檔案管理工作的瓶頸。目前軌道交通工程檔案管理工作中普遍存在的一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 對(duì)檔案工作的重視程度不夠

目前多數(shù)參建單位只重視工程建設(shè)和工程質(zhì)量，對(duì)工程檔案的管理觀念滯后，檔案價(jià)值未被充分挖掘和認(rèn)識(shí)。一些管理人員對(duì)工程檔案法律法規(guī)無視，一方面認(rèn)識(shí)的滯后導(dǎo)致他們的思想模式停留在不弄丟就可以的層面上，另一方面存在著工程文件并沒有多少效益這種目光短淺的想法。而實(shí)際上工程檔案的作用巨大，其檔案本身更是整個(gè)工程項(xiàng)目的承載力和價(jià)值的體現(xiàn)。

2. 未建立規(guī)范統(tǒng)一的工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

城市軌道交通建設(shè)初建階段，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度多是照貓畫虎，沒有建立一套符合國家和地方標(biāo)準(zhǔn)，又適合自身發(fā)展的檔案管理制度，對(duì)檔案管理工作沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，各部門根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行管理，管理權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致檔案文件雜亂、規(guī)格不統(tǒng)一、收集范圍不全、文件損壞或丟失等一系列問題產(chǎn)生。

3. 工程文件的收集、管理未與工程建設(shè)進(jìn)程相同步

一方面工程檔案管理的工作無法和工程技術(shù)人員、工程管理人員提出的要求吻合，不及時(shí)地把工程檔案制度納入工程項(xiàng)目管理制度之中，從制度上無法保證工程檔案管理工作的落實(shí)；另一方面檔案管理工作掌握不了各個(gè)單位、分部、分項(xiàng)工程的建設(shè)規(guī)模，時(shí)間節(jié)點(diǎn)，也就不能制定完善合理的管理任務(wù)書。部分工程文件分散在形成者使用者之間，而不注意對(duì)文件的保管，等到工程竣工驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)竣工資料不全，資料員連夜突擊補(bǔ)缺，某些原材料的質(zhì)量證明文件臨時(shí)向廠家索要，這些閉門造車現(xiàn)象和突擊應(yīng)付式等沒有責(zé)任心的表現(xiàn)為工程檔案質(zhì)量埋下了隱患。

4. 參建單位檔案管理人員素質(zhì)不一且更換頻繁，檔案設(shè)施因陋就簡

某些參建單位對(duì)檔案工作重視不夠，為了降低成本，不在施工地點(diǎn)建設(shè)工程文件專用庫房，不設(shè)專職的檔案管理員，檔案管理部門因需要而臨時(shí)搭建，多是兼職或臨時(shí)抽調(diào)人員，往往在工程收尾階段，大部分人又撤離到新的崗位。這種臨時(shí)性就會(huì)造成一些問題，非專業(yè)的文件管理人員，未受過檔案專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于工程文件沒有相應(yīng)的了解和管理意識(shí)，資料管理人員甚至檔案存放地點(diǎn)頻繁變化，新人對(duì)原始資料不熟悉，沒有應(yīng)急處理方案，交接手續(xù)等也不完善，這就可能使一些原本珍貴的原始記錄遭受損失。

5. 檔案內(nèi)容不完整，難以反映工程原貌

在軌道交通運(yùn)營工作中，使用較多的是施工文件和竣工圖，有些公司這部分檔案殘缺不全，有的施工記錄并未歸檔，如：隱檢記錄、各種材料的質(zhì)量報(bào)告等?？⒐D的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符。還有在歸檔中只重視紙質(zhì)文件的收集，忽略了其他門類電子聲像等載體檔案的收集。在僅有的幾張照片檔案中，只有工程建設(shè)完工后的照片，而缺少工程開工前的原貌和工程施工過程中的照片，這些都給日后運(yùn)營維修的利用帶來困難。

二、改進(jìn)軌道交通檔案管理工作的建議

1. 軌道交通檔案管理源頭控制

軌道交通檔案管理源頭控制，就是在項(xiàng)目開工前就開始介入文件、檔案的管理，提高文件的管理水平。從文件形成的源頭控制，保證工程檔案的完整準(zhǔn)確，必須從制度管理、合同管理中體現(xiàn)出來，形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，同時(shí)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行制約，在與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽署的合同中，明確參建各方在工程文件管理上的職責(zé)，明確竣工檔案編制要求及違約責(zé)任，使各參建單位在保證工程進(jìn)度、工程質(zhì)量的同時(shí)，對(duì)工程文件形成質(zhì)量予以重視并進(jìn)行有效管理。

2. 加強(qiáng)法律法規(guī)教育，提高檔案管理責(zé)任意識(shí)

不斷加強(qiáng)軌道公司和各參建單位關(guān)于檔案法律法規(guī)的知識(shí)教育，端正檔案法律行為態(tài)度，對(duì)依法治檔給予正確的引導(dǎo)，使人們懂得檔案是國家和企業(yè)寶貴財(cái)富，保護(hù)和管理檔案人人有責(zé)。在企業(yè)內(nèi)部，檔案工作是管理、控制與各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)和手段，是企業(yè)治理現(xiàn)代化的重要工具。軌道交通的建設(shè)者必須要一手抓工程質(zhì)量，一手抓工程檔案質(zhì)量，兩手都要抓，才能引導(dǎo)企業(yè)健康長久的發(fā)展。

3. 完善軌道交通檔案管理制度建設(shè)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，是檔案管理人員從業(yè)的指導(dǎo)文件，是保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要手段。以規(guī)章制度來明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)檔案管理相關(guān)責(zé)任，規(guī)范檔案管理人員從業(yè)行為，才能保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。城市軌道工程檔案管理制度建設(shè)，需要結(jié)合企業(yè)檔案管理模式、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營內(nèi)容等來建設(shè)，并將檔案管理制度納入企業(yè)的整體管理制度體系之內(nèi)。

4. 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

軌道交通項(xiàng)目檔案涉及專業(yè)廣，包含知識(shí)門類多，檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量好壞的一個(gè)重要因素。檔案管理人員不僅要對(duì)歸檔材料的完整性和規(guī)范性進(jìn)行檢查、審核驗(yàn)收，還要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各階段所產(chǎn)生的文件材料非常了解。因此要通過不同時(shí)期針對(duì)性的培訓(xùn)，促使檔案管理人員全面、系統(tǒng)掌握檔案管理技能和建設(shè)工程領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，提高他們發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，成為懂工程、精業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)、能指導(dǎo)的復(fù)合型項(xiàng)目檔案管理人才，為抓好工程檔案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5. 強(qiáng)化參建單位檔案管理職責(zé)

軌道交通建設(shè)單位要求各部門及參建單位將竣工文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，明確檔案主管及資料管理員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，以確保培訓(xùn)工作的持續(xù)有效。施工單位應(yīng)在工程前期即安排專人負(fù)責(zé)工程資料的收集整理，實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工資料管理崗位責(zé)任制。監(jiān)理單位要履行職能、充分發(fā)揮監(jiān)理的作用，不僅應(yīng)對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等進(jìn)行監(jiān)理，同時(shí)也要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查工程資料收集積累的完整、真實(shí)情況。建設(shè)單位應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、整理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并定期組織各參建單位負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行座談交流，組織優(yōu)秀單位介紹經(jīng)驗(yàn)等。

6. 加強(qiáng)現(xiàn)場過程檢查，保證檔案形成質(zhì)量

加強(qiáng)施工現(xiàn)場指導(dǎo)檢查，開展多形式的檔案檢查活動(dòng)，一是在開工初期就要開展全線檔案管理摸底檢查，掌握第一手情況，對(duì)施工單位檔案管理組織架構(gòu)、設(shè)施設(shè)備、規(guī)章制度、庫房管理等方面進(jìn)行檢查指導(dǎo)。二是組織相關(guān)單位及部門成立檢查小組，定期對(duì)全線檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。三是檔案管理人員分批深入每一個(gè)工地，抓住檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程驗(yàn)收及工程隱蔽等關(guān)鍵點(diǎn)，收集匯總問題，研究解決辦法，現(xiàn)場隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)交流。四是不定期邀請(qǐng)省檔案局、市檔案局、市城建檔案館等上級(jí)主管部門開展全線檢查，或針對(duì)性的對(duì)某一個(gè)方面進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)。五是在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)邀請(qǐng)有豐富軌道交通檔案管理經(jīng)驗(yàn)的城市進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。六是樹立標(biāo)桿，組織相關(guān)參建單位到檔案收集齊全、編制規(guī)范、具有示范作用的標(biāo)段進(jìn)行實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)。

7. 把好結(jié)算關(guān)口，閉合項(xiàng)目檔案管理工作

在財(cái)務(wù)付款程序中應(yīng)賦予檔案部門合同付款審批權(quán)，在付款流程中加入檔案部門審批流程，例如：在“合同付款審批單”上加入檔案部門審核欄目，在財(cái)務(wù)付款程序中提出要求，每一份合同執(zhí)行完畢支付最后一筆結(jié)算款或工程質(zhì)量保證金時(shí)，要經(jīng)過檔案部門會(huì)簽。檔案部門在合同付款中把關(guān)，只有按照要求歸檔了合同執(zhí)行后產(chǎn)生的相關(guān)資料，才能如期得到工程尾款或工程質(zhì)保金。這樣既落實(shí)了檔案部門在合同付款中的一票否決權(quán)，又樹立了檔案部門地位，提高了所參建單位對(duì)檔案工作的重視程度，確保了工程資料的及時(shí)歸檔。

（作者單位：石家莊市軌道交通有限責(zé)任公司）endprint