淺析散貨船建造項(xiàng)目的技術(shù)變更管理

萬(wàn)濤

(上海交通大學(xué)，上海 200240)

0 引言

船舶制造類項(xiàng)目屬于資金密集型、技術(shù)密集型和勞動(dòng)密集型的產(chǎn)業(yè)；中間產(chǎn)品較多，涉及材料、結(jié)構(gòu)、舾裝、輪機(jī)、電氣、涂裝等各個(gè)專業(yè)；再加上船舶訂單一般都帶有船東的個(gè)性化要求，屬于定制產(chǎn)品，這樣造成了設(shè)計(jì)、采購(gòu)和建造所需的時(shí)間很長(zhǎng)。自2008年爆發(fā)全球金融危機(jī)以來(lái)，航運(yùn)市場(chǎng)持續(xù)下行，基本上接船就將面臨運(yùn)營(yíng)虧損。在此情況下，船東總是想盡辦法拖延項(xiàng)目建造進(jìn)度，以達(dá)到其延期或減價(jià)的目的，因此往往會(huì)以營(yíng)運(yùn)或其租家的要求為由，提出一些技術(shù)變更要求。

技術(shù)變更管理涉及項(xiàng)目的范圍、時(shí)間(進(jìn)度)、成本、質(zhì)量等多方面因素，而項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)和溝通管理貫穿于對(duì)這些影響因素的全方面評(píng)估過(guò)程，并影響著項(xiàng)目經(jīng)理的最終決策。因此，技術(shù)變更管理是項(xiàng)目管理的重要過(guò)程和組成部分。已有文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，組織結(jié)構(gòu)和信息溝通兩方面會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響技術(shù)變更管理。

(1)在組織結(jié)構(gòu)方面，企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目管理時(shí)，如果沒(méi)有打破原有的傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)，建立起適應(yīng)項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)，將無(wú)法有效保證項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展，會(huì)帶來(lái)角色沖突、權(quán)利和義務(wù)糾纏不清等問(wèn)題，嚴(yán)重降低項(xiàng)目管理的實(shí)際能力[1]。國(guó)內(nèi)一些學(xué)者，如蔡黔芬等認(rèn)為企業(yè)組織機(jī)制向項(xiàng)目導(dǎo)向型發(fā)展正成為組織結(jié)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)[2]。石學(xué)勇等認(rèn)為組織要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效活動(dòng)，就必須維持一種相對(duì)平衡的狀態(tài)，以提高運(yùn)行效率。而組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和職權(quán)范圍的重新劃分，都會(huì)給組織的正常運(yùn)行帶來(lái)一段時(shí)間的有害影響。因此，組織的整體架構(gòu)應(yīng)盡量保持相對(duì)的穩(wěn)定性，不做改變，但是組織結(jié)構(gòu)的局部要能夠因時(shí)、因地、因人和因物地隨組織內(nèi)外部條件的變化而變化[3]。

(2)在信息溝通方面，項(xiàng)目組要想做出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，獲得眾多的變化信息，從而為項(xiàng)目管理者的決策提供依據(jù)[4]。國(guó)內(nèi)學(xué)者吳慶文指出要提高項(xiàng)目的溝通效率和質(zhì)量，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去開(kāi)展工作：培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和盡早解決問(wèn)題；建立以產(chǎn)品經(jīng)理為核心的有效溝通體系；采取多種多樣的溝通方式(會(huì)議、電話、電子郵件和傳真等)提高溝通效率；營(yíng)造良好的企業(yè)內(nèi)部溝通環(huán)境；建立共享的信息平臺(tái)等[5]。

優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)和順暢的信息溝通將有助于項(xiàng)目的技術(shù)變更管理，進(jìn)而使技術(shù)變更更為有效和可行。本文將以希臘某船東的18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目為例，對(duì)此進(jìn)行實(shí)證分析。

1 項(xiàng)目背景

國(guó)內(nèi)一流船廠的建造周期通常需要12個(gè)月左右，再考慮船位安排上的限制，以及從簽訂船舶建造合同到正式開(kāi)工有一段很長(zhǎng)的生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備周期，這樣在多種因素的綜合作用下，18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的時(shí)間跨度會(huì)非常長(zhǎng)，有時(shí)一個(gè)系列船的建造可能要持續(xù)二三年或更長(zhǎng)時(shí)間，加大了遭遇各種風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，船東還會(huì)提出一些合同以外的要求，比如要滿足某種需求或滿足一些非強(qiáng)制性的規(guī)范、規(guī)則等，造成船廠經(jīng)常對(duì)技術(shù)規(guī)格書(shū)、建造合同以及后續(xù)退審設(shè)計(jì)圖進(jìn)行修改，這些修改都會(huì)給項(xiàng)目的時(shí)間、成本、性能指標(biāo)(合同保證航速、保證載重噸等)和安全等帶來(lái)不利影響。因此，在船舶市場(chǎng)處于歷史低谷的時(shí)期，各大船廠都在加強(qiáng)對(duì)技術(shù)變更的管理力度。

下文分析18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目在技術(shù)變更管理上存在的主要問(wèn)題，以及針對(duì)相應(yīng)問(wèn)題采取的主要管理手段。

2 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目在技術(shù)變更管理上存在的問(wèn)題

2.1 項(xiàng)目相關(guān)方的責(zé)和利不清晰，技術(shù)變更管理混亂

承擔(dān)18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的船廠屬于職能型組織結(jié)構(gòu)，平時(shí)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)因?yàn)楦鞑块T的職能、職責(zé)不同而存在一些沖突點(diǎn)。比如遇到船東提出一些技術(shù)變更事宜的時(shí)候，設(shè)計(jì)部門往往只考慮技術(shù)方面的因素，而忽視生產(chǎn)方面的可行性。如果該變更不影響技術(shù)規(guī)格書(shū)的各項(xiàng)指標(biāo)或者該變更的實(shí)施在技術(shù)或工藝方面不存在困難，通常會(huì)輕描淡寫(xiě)地說(shuō)只要營(yíng)銷部門能與船東談定加賬，變更就可行。而生產(chǎn)部門往往也只考慮自己的生產(chǎn)任務(wù)能否完成，若該變更影響其月度任務(wù)的計(jì)劃，則一定會(huì)找出各種困難理由拒絕做相應(yīng)的技術(shù)變更；相反，如果船東誘以小利，生產(chǎn)部門認(rèn)為同意變更將給本部門帶來(lái)利益，就會(huì)欣然接受，完全不考慮該變更可能會(huì)給整個(gè)項(xiàng)目帶來(lái)的后果。因此，設(shè)計(jì)或生產(chǎn)部門都是出于自身利益的考慮而草率地拒絕或答應(yīng)船東的技術(shù)變更要求，讓項(xiàng)目的技術(shù)變更管理變得很混亂，使得船東有機(jī)會(huì)在技術(shù)變更過(guò)程中制造一些事端或獲取一定的利益，進(jìn)而影響項(xiàng)目的順利推進(jìn)。

2.2 信息溝通與反饋管理低效

溝通對(duì)于組織成員高效、協(xié)調(diào)地開(kāi)展工作具有極其重要的作用。溝通和組織績(jī)效之間存在著正相關(guān)。在任何一種組織中，溝通都處于主導(dǎo)地位，溝通是組織的本質(zhì)。一般人雖然有尊重事實(shí)或報(bào)告的意愿，但是在傳遞或接受信息時(shí)，常會(huì)根據(jù)自己的需要、動(dòng)機(jī)、經(jīng)驗(yàn)、背景及其他個(gè)人的特點(diǎn)有選擇地遺漏、添加或更改事實(shí)的某些細(xì)節(jié)。這種選擇性體現(xiàn)在信息傳遞和信息接收兩個(gè)方面，妨礙了有效溝通[6]。

在18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，船東一般都是在設(shè)計(jì)圖送退審、日常檢驗(yàn)或郵件來(lái)往過(guò)程中提出一些技術(shù)變更的要求。有時(shí)也會(huì)在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)向生產(chǎn)部門的相關(guān)人員提出某項(xiàng)變更，而生產(chǎn)部門的人員從完成本部門生產(chǎn)任務(wù)出發(fā)，本著多一事不如少一事的心態(tài)，常忽略船東的技術(shù)變更要求。這樣當(dāng)項(xiàng)目按計(jì)劃面臨諸如開(kāi)工、下塢、出塢、試航或者是交船等重大節(jié)點(diǎn)時(shí)，船東往往會(huì)以船廠沒(méi)有及時(shí)按其要求完成某項(xiàng)技術(shù)變更事宜為由，想方設(shè)法拖延節(jié)點(diǎn)的順利進(jìn)行，讓船廠陷入無(wú)法按項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)的困境。

3 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目技術(shù)變更管理問(wèn)題的解決途徑及其管理手段

3.1 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化：項(xiàng)目組管理模式

項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是問(wèn)題的解決途徑，項(xiàng)目組管理模式是其管理手段。

(1)船廠采取項(xiàng)目組的管理模式，從各相關(guān)部門抽調(diào)人員專門為18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目成立項(xiàng)目組，形成以項(xiàng)目經(jīng)理為首，下設(shè)建造經(jīng)理、技術(shù)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理及采購(gòu)經(jīng)理等，分別負(fù)責(zé)生產(chǎn)、技術(shù)、商務(wù)、質(zhì)量和采購(gòu)，并明確各項(xiàng)目組成員的職能職責(zé)，讓各項(xiàng)目分經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理的部分績(jī)效考核與項(xiàng)目的成本和計(jì)劃完成率等掛鉤，這樣在項(xiàng)目組內(nèi)部打破職能型組織的壁壘，讓項(xiàng)目組成員共同圍繞項(xiàng)目的順利執(zhí)行和交付開(kāi)展工作。

(2)成立了18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目組(圖1)。任命了一名有著豐富項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的人員為項(xiàng)目經(jīng)理，并賦予其一定范圍內(nèi)的成本、資源調(diào)配等方面的權(quán)限，總抓18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的所有事宜，是該項(xiàng)目的第一責(zé)任人。從設(shè)計(jì)所、生產(chǎn)運(yùn)行部、市場(chǎng)營(yíng)銷部、品質(zhì)保證部和配套部等相關(guān)部門分別挑選分管技術(shù)、建造、商務(wù)、質(zhì)量和采購(gòu)的分經(jīng)理，各分經(jīng)理需向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。同時(shí)明確各分經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理在18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目管理上的職能職責(zé)，規(guī)定各成員的部分績(jī)效考核與項(xiàng)目進(jìn)度和成本等掛鉤的管理辦法，并使各項(xiàng)目組成員拋開(kāi)各自所屬部門的職能職責(zé)沖突，全心全意地為該項(xiàng)目的順利推進(jìn)而協(xié)調(diào)、處理好項(xiàng)目的有關(guān)事宜。

圖1 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目組結(jié)構(gòu)

3.2 信息溝通的優(yōu)化：建立及時(shí)且無(wú)障礙的信息溝通與反饋機(jī)制

信息溝通優(yōu)化是問(wèn)題的解決途徑，建立及時(shí)且無(wú)障礙的信息溝通與反饋機(jī)制是其管理手段。

(1)成立項(xiàng)目組之后，任何項(xiàng)目分經(jīng)理在獲知涉及項(xiàng)目技術(shù)變更的信息后，均應(yīng)第一時(shí)間反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，且在處理這些技術(shù)變更的過(guò)程中，應(yīng)由項(xiàng)目各分經(jīng)理在公司OA辦公系統(tǒng)、項(xiàng)目管理周報(bào)或周例會(huì)中向項(xiàng)目經(jīng)理陳述該變更所涉及的技術(shù)、商務(wù)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和采購(gòu)等方面的影響及利弊，最后由項(xiàng)目經(jīng)理綜合考慮后做出最終決策，并由相關(guān)項(xiàng)目分經(jīng)理將船廠的決定書(shū)面回復(fù)船東。

(2)及時(shí)溝通，盡早判斷是否同意技術(shù)變更，避免進(jìn)度延誤。在項(xiàng)目組成立后，18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的各分經(jīng)理，特別是分管技術(shù)、質(zhì)量、建造和商務(wù)的分經(jīng)理在獲悉船東有提出技術(shù)變更的想法后，第一時(shí)間在項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以便項(xiàng)目經(jīng)理做好相關(guān)的預(yù)案。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)以技術(shù)規(guī)格書(shū)和建造合同的相關(guān)條款為準(zhǔn)則，要求技術(shù)分經(jīng)理先與船東溝通該技術(shù)變更的技術(shù)細(xì)節(jié)，最主要要明確該技術(shù)變更事宜從技術(shù)方面是否可行、是否會(huì)對(duì)規(guī)格書(shū)和合同規(guī)定的船舶的一些性能指標(biāo)產(chǎn)生不利影響。若技術(shù)上不可行，則項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立即要求技術(shù)分經(jīng)理以技術(shù)不可行為由，書(shū)面拒絕船東的技術(shù)變更要求，避免造成進(jìn)度延誤(圖2)。

(3)技術(shù)變更修改方案的溝通。若技術(shù)分經(jīng)理在與船東就該技術(shù)變更的細(xì)節(jié)做了充分溝通，并從技術(shù)方面做了全面的分析后，判斷該技術(shù)變更從技術(shù)層面是可行的，則項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立即要求技術(shù)分經(jīng)理拿出該技術(shù)變更事宜所涉及的完整技術(shù)變更清單，其中明確設(shè)計(jì)圖的修改范圍、現(xiàn)場(chǎng)施工的工作范圍、新增或減少材料與設(shè)備的規(guī)格和數(shù)量、船東和船廠關(guān)于材料與設(shè)備的供貨范圍及納期等信息(圖3)，隨后，項(xiàng)目組應(yīng)推進(jìn)技術(shù)變更的管理迅速進(jìn)入下一個(gè)流程。

圖2 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目組的信息溝通與反饋管理初始階段流程

圖3 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目組確定技術(shù)變更修改方案的流程

(4)項(xiàng)目分經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)理之間關(guān)于該技術(shù)變更影響的范圍、成本、計(jì)劃納期、檢驗(yàn)等方面的信息溝通與反饋。在技術(shù)分經(jīng)理提供了詳細(xì)的技術(shù)變更清單后，各項(xiàng)目分經(jīng)理應(yīng)各司其職，分別就該變更所涉及的技術(shù)修改工時(shí)，新增現(xiàn)場(chǎng)施工工時(shí)，新增材料與設(shè)備采購(gòu)成本，新增的管理成本、材料與設(shè)備的納期，生產(chǎn)進(jìn)度的影響等方面進(jìn)行分析并反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，讓項(xiàng)目經(jīng)理了解該技術(shù)變更所涉及的新增總成本、新增材料與設(shè)備的納期、新增的現(xiàn)場(chǎng)施工工作量及新增的檢驗(yàn)調(diào)試等方面的信息(圖4)。

(5)項(xiàng)目經(jīng)理基于項(xiàng)目組內(nèi)部溝通后做出決策。項(xiàng)目經(jīng)理在收到項(xiàng)目各分經(jīng)理反饋的信息后，應(yīng)以18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的整體計(jì)劃、成本、技術(shù)、質(zhì)量及采購(gòu)等方面為出發(fā)點(diǎn)，全面分析船東提出的技術(shù)變更要求是否對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)、成本、質(zhì)量、進(jìn)度和物資采購(gòu)等方面造成風(fēng)險(xiǎn)，可根據(jù)以下基本原則做出決策：

1)若該技術(shù)變更雖然技術(shù)上可行，但實(shí)際施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的新增工作量，施工難度較大，在一定程度上還會(huì)造成項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的拖期，或目前建造階段不具備相應(yīng)的施工條件，則應(yīng)從項(xiàng)目的實(shí)際情況出發(fā)，書(shū)面拒絕船東要求。

2)若該技術(shù)變更雖然涉及的工作量很大，但考慮目前項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，該變更不會(huì)影響

項(xiàng)目的整體進(jìn)度，且離合同約定的交船期或者船廠制訂的交船計(jì)劃還有很充足的時(shí)間，則項(xiàng)目經(jīng)理可書(shū)面向船東提出一個(gè)價(jià)格較高的報(bào)價(jià)?？紤]到目前的船舶市場(chǎng)非常不景氣，船東一般都會(huì)對(duì)加賬金額提出質(zhì)疑，那么船廠就會(huì)在該技術(shù)變更事宜中處于主動(dòng)地位，項(xiàng)目經(jīng)理可以在權(quán)限范圍內(nèi)給予船東一定的價(jià)格優(yōu)惠，同時(shí)也可要求船東在某些方面更好地配合船廠的生產(chǎn)，這樣就算最終與船東就加賬事宜達(dá)不成一致，起碼船廠已經(jīng)做出了積極配合船東的姿度，讓船東很難就此事再進(jìn)一步故意在生產(chǎn)上制造障礙，又可減少現(xiàn)場(chǎng)施工的工作量。若船東最終同意了該加賬，則船廠可從該技術(shù)變更過(guò)程中獲取一定利潤(rùn)。這樣既滿足了船東的要求，又能獲利，對(duì)項(xiàng)目的順利開(kāi)展是有利的，因此項(xiàng)目經(jīng)理可以最終同意船東的技術(shù)變更要求。

3)若該技術(shù)變更涉及的工作量不大、成本很低，則可考慮該項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，采取免費(fèi)或加賬的方式區(qū)別對(duì)待。比如已經(jīng)到了關(guān)鍵的大節(jié)點(diǎn)，則項(xiàng)目經(jīng)理可以適當(dāng)?shù)貓?bào)一個(gè)成本價(jià)作為加賬，如果船東不滿意，則為了項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)的順利完成，可以適當(dāng)降低加賬金額，甚至免費(fèi)給船東完成該技術(shù)變更，這樣不僅能順利完成項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，而且又能以很小的成本代價(jià)讓船東感受到船廠的合作誠(chéng)意，加強(qiáng)與船東的互利合作關(guān)系，為項(xiàng)目后續(xù)正常的生產(chǎn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目技術(shù)變更管理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，并采取成立項(xiàng)目組并建立及時(shí)且無(wú)障礙的信息溝通與反饋機(jī)制的管理手段進(jìn)行應(yīng)對(duì)。通過(guò)實(shí)際應(yīng)用，18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的技術(shù)變更問(wèn)題都能迅速解決，既最大化地保證了船廠在技術(shù)變更中的利益，又在市場(chǎng)低谷時(shí)與船東保持了良好的溝通與合作，促進(jìn)了18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目的順利開(kāi)展并最終完成了交付，驗(yàn)證了這兩個(gè)管理手段在處理技術(shù)變更事宜時(shí)是行之有效的。

圖4 18萬(wàn)t散貨船建造項(xiàng)目組對(duì)技術(shù)變更影響的信息溝通與反饋流程

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