論企業(yè)合同管理及其法律風(fēng)險防范

鄭君

[摘 要]在全球化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，合同管理在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中扮演著重要的角色。近年來，因合同管理漏洞導(dǎo)致糾紛引發(fā)的事故頻發(fā)，我國企業(yè)逐漸意識到企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的重要性。基于此，本文重點分析了企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險，并探索了適合企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的合同管理法律風(fēng)險防范體系。

[關(guān)鍵詞]合同管理；企業(yè)法律風(fēng)險；防范機(jī)制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.058

[中圖分類號]D923.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

近年來，因合同管理漏洞導(dǎo)致糾紛引發(fā)的事故頻發(fā)，我國企業(yè)逐漸意識到企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的重要性。合同是企業(yè)通向市場的橋梁，現(xiàn)實中一些企業(yè)盲目追求自身利益最大化，未充分認(rèn)識到企業(yè)法律風(fēng)險的嚴(yán)重性，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。建立有效的法律風(fēng)險防范體系，成為企業(yè)與法律工作人員關(guān)注的重要課題。

1 相關(guān)研究論述

20世紀(jì)50年代以來，風(fēng)險管理研究成為企業(yè)管理體系中的獨立學(xué)科。2004年，美國提出了“企業(yè)風(fēng)險管理整合框架”，系統(tǒng)闡述了企業(yè)風(fēng)險管理內(nèi)容。企業(yè)風(fēng)險可分為自然風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險及法律風(fēng)險，國內(nèi)企業(yè)普遍欠缺法律風(fēng)險防范意識，據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，中國企業(yè)實際投入法律風(fēng)險防范支出僅有0.02%，僅占美國企業(yè)的1/50。近年來，國內(nèi)企業(yè)的風(fēng)險事件接連發(fā)生，反映出我國企業(yè)法律風(fēng)險防范意識薄弱。

企業(yè)法律風(fēng)險指因行為人做出違法行為導(dǎo)致產(chǎn)生的法律不利后果的可能性，企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險可通過企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行規(guī)避，內(nèi)部法律風(fēng)險的合同法律風(fēng)險占據(jù)首要地位。合同法律風(fēng)險具有獨特的表現(xiàn)形式，具有客觀存在性、可知性、損失性與可控性的特點，按合同運(yùn)行的不同階段，可將企業(yè)合同法律風(fēng)險劃分為合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險、合同履行階段的法律風(fēng)險與糾紛階段的法律風(fēng)險。

合同管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，合同管理的成敗在一定程度上決定了企業(yè)管理的成敗。近年來，我國市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，市場主體的法律意識不斷增強(qiáng)，合同管理成為企業(yè)管理中的重要部分。我國企業(yè)最大的法律風(fēng)險皆源于公司的合同管理，很多企業(yè)在法律風(fēng)險防范方面缺乏制度貫徹及法律人才，導(dǎo)致企業(yè)面臨巨大的法律風(fēng)險。

企業(yè)合同管理能兌現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，使企業(yè)在激烈競爭的市場中立于不敗之地，使企業(yè)經(jīng)營活動與市場接軌，樹立企業(yè)的品牌形象，提高企業(yè)的市場適應(yīng)能力。企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的核心工作，法律事務(wù)部門的合同管理職能包括合同審核、糾紛處理及合同監(jiān)督。企業(yè)合同管理應(yīng)加強(qiáng)事前的風(fēng)險防范，發(fā)揮監(jiān)控經(jīng)營風(fēng)險作用，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 企業(yè)合同管理風(fēng)險因素

合同風(fēng)險包括管理風(fēng)險與合同法律風(fēng)險。管理風(fēng)險是從合同管理的管理職能出發(fā)，間接影響合同管理的效果，而法律風(fēng)險是從合同管理的法律風(fēng)險防控職能出發(fā)，直接影響合同管理的效果。合同管理風(fēng)險根據(jù)公司的調(diào)研識別出組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險、人力資源風(fēng)險、合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險等。公司應(yīng)根據(jù)行業(yè)行政、市場環(huán)境等因素設(shè)置合同管理部門。

人力資源風(fēng)險考慮了各層管理人員的縱向方面及其他相關(guān)部門的橫向方面。合同管理部門是公司與其他公司交易的紐帶，此環(huán)節(jié)存在很多風(fēng)險。領(lǐng)導(dǎo)重視在很大程度上決定了項目或業(yè)務(wù)的成敗，公司負(fù)責(zé)人對法律工作的重視能提高公司其他部門的合法運(yùn)營態(tài)度。法律人員隊伍建設(shè)也會直接影響合同管理的效度。

每個企業(yè)都有相關(guān)的合同管理制度，制定制度是原則性的管理辦法，具體操作業(yè)務(wù)需有規(guī)范的流程。管理制度由企業(yè)頒布，對整個企業(yè)運(yùn)行效率與結(jié)果產(chǎn)生影響，合同管理同樣需要整套的制度規(guī)制合同管理行為，才能實現(xiàn)企業(yè)合同管理規(guī)范化。

合同業(yè)務(wù)流程在不同企業(yè)有不同規(guī)定，合同業(yè)務(wù)效率是企業(yè)合同管理追求的目標(biāo)之一。合同業(yè)務(wù)流程最終目標(biāo)是實現(xiàn)最優(yōu)管理效果，如財務(wù)管理目的是實現(xiàn)資金價值最大化，營銷管理目的是實現(xiàn)銷售最大化，企業(yè)要在平衡各方利益的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各方利益最大化，在操作流程方面應(yīng)體現(xiàn)出有效性。

3 企業(yè)合同管理的法律風(fēng)險防范

合同管理是動態(tài)的過程，合同訂立階段需完成雙方權(quán)利與義務(wù)設(shè)定等，使合同順利履行。合同訂立階段如不妥善處理，其產(chǎn)生的風(fēng)險必然嚴(yán)重影響后續(xù)管理環(huán)節(jié)。合同訂立環(huán)節(jié)風(fēng)險防范是最有效、最根本的風(fēng)險防范。在制定合同條款時應(yīng)充分考慮相關(guān)法律風(fēng)險來源及分布情況，才能避免發(fā)生合同糾紛。

一些企業(yè)盲目追求利益最大化，不外聘法律顧問，企業(yè)內(nèi)部未設(shè)置相應(yīng)的法律事務(wù)崗位。企業(yè)管理的法律意識淡薄，當(dāng)風(fēng)險轉(zhuǎn)化為法律糾紛時便無所適從，導(dǎo)致企業(yè)面臨生存危機(jī)。一些企業(yè)在合同管理中只注重合同的準(zhǔn)備訂立簽署階段，忽視了監(jiān)管合同管理中的履行歸檔環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致合同失效。很多企業(yè)的合同管理制度不夠健全，執(zhí)行落實不到位，法律部門無法有效對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，導(dǎo)致合同風(fēng)險防控出現(xiàn)漏洞。

合同主體資質(zhì)審查是合同訂立前首要完成的工作，供應(yīng)商選擇不當(dāng)會直接影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營效益。企業(yè)在簽訂合同前應(yīng)認(rèn)真審核供應(yīng)商主體資格，不過度依賴現(xiàn)有供應(yīng)商名錄信息。

約定合同條款對實現(xiàn)合同締約雙方權(quán)利與義務(wù)具有關(guān)鍵的作用。合同條款是締約雙方意見達(dá)成合意的產(chǎn)物，是確定締約雙方權(quán)利與義務(wù)的重要依據(jù)，如果合同調(diào)整約定出現(xiàn)問題，則必然會影響合同的成立與生效。合同條款分為合同主要條款及普通條款。合同條款內(nèi)容包括締約雙方的名稱住所、合同標(biāo)的價款、違約責(zé)任、解決方式等方面。一些企業(yè)著手制定適合本企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需要的標(biāo)準(zhǔn)合同文本庫，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本是合同當(dāng)事人事先制定的文本，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)合同文本可減輕撰寫合同條款的工作負(fù)擔(dān)，保證簽訂合同條款完備，避免導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損。但并非所有標(biāo)準(zhǔn)文本都適用不同的合同，需對合同條款的具體風(fēng)險進(jìn)行識別。

合同標(biāo)的是合同法律關(guān)系的客體，合同中欠缺標(biāo)的則合同不成立。合同爭議核心往往圍繞合同標(biāo)的開展，標(biāo)的物所屬商標(biāo)未注明會導(dǎo)致出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量下降的法律風(fēng)險。標(biāo)的物品種、規(guī)格等約定不明，會產(chǎn)生履行爭議的法律風(fēng)險。

在訂立合同條款時，應(yīng)使用規(guī)范的全稱，避免使用有歧義的詞匯。要核實采購標(biāo)的物是否符合歧義采購計劃，避免導(dǎo)致合同目的落空；對合同價款及結(jié)算風(fēng)險，應(yīng)制定不同的防范措施；對合同標(biāo)的物單價浮動定價，應(yīng)確定價格標(biāo)準(zhǔn)，明確浮動范圍，避免外部環(huán)境等因素導(dǎo)致價格產(chǎn)生較大偏離。

合同履行期限是約束合同義務(wù)方履行義務(wù)的條款，應(yīng)避免延遲履行合同方造成損失產(chǎn)生的風(fēng)險，要明確約定履行起止時間。在合同訂立時，雙方應(yīng)明確不可抗力的定義范圍，事件發(fā)生通知義務(wù)雙方應(yīng)采取措施防止損失擴(kuò)大，以減少相應(yīng)的法律風(fēng)險。

4 加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施

4.1 樹立正確的合同法律意識

樹立正確的合同法律意識是企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)保障，引發(fā)合同法律風(fēng)險的根因是企業(yè)管理者及工作人員的法律風(fēng)險意識不足。企業(yè)應(yīng)建立健全長效的領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)法機(jī)制，不斷深入開展法律知識培訓(xùn)，讓合同法律風(fēng)險成為決策制定中的重要考慮因素，使領(lǐng)導(dǎo)干部真正了解與企業(yè)業(yè)務(wù)密切相關(guān)的法律知識。

4.2 加強(qiáng)法律工作人員隊伍建設(shè)

企業(yè)法律工作人員是防范企業(yè)合同法律風(fēng)險的主力軍，法律工作人員應(yīng)理清思路，將合同法律風(fēng)險管理貫徹到日常的合同管理工作中。企業(yè)的終極目標(biāo)是實現(xiàn)利潤最大化。合同管理功能包括合同風(fēng)險防范及保護(hù)企業(yè)財富，應(yīng)通過合同管理在防控合同風(fēng)險與創(chuàng)造企業(yè)財富間尋求最佳綜合。在現(xiàn)有的企業(yè)管理模式中，法律人員的地位較低。業(yè)務(wù)人員的待遇往往優(yōu)于法律人員，導(dǎo)致企業(yè)合同管理工作創(chuàng)新不足，因此，企業(yè)應(yīng)提高法律工作人員的地位，建立相應(yīng)的工作激勵機(jī)制，使法律工作人員以正確的心態(tài)處理日常合同管理事務(wù)。

4.3 強(qiáng)化合同主管部門的監(jiān)管職能

合同主管部門是具體承辦合同的業(yè)務(wù)部門，主要負(fù)責(zé)牽頭組織部門合同資信調(diào)查等事務(wù)。合同審核會簽部門是企業(yè)的相關(guān)職能部門，其職能為審核會簽訂立合同。合同歸口管理主要負(fù)責(zé)起草修訂公司合同管理制度，宣傳貫徹國家頒布的合同法律規(guī)章等工作。合同主管部門應(yīng)界定管理人員的崗位，合同管理參與人根據(jù)具體工作分工，履行合同管理職能。

4.4 建立健全企業(yè)的合同管理制度

合同管理制度是企業(yè)防范合同法律風(fēng)險的依據(jù)，是實現(xiàn)合同法律風(fēng)險防范的重要保證。合同管理是兼具動態(tài)行為與靜態(tài)結(jié)合的過程，需管理層及全員共同參與，實現(xiàn)法律資源的優(yōu)化整合，使合同管理各環(huán)節(jié)有序銜接，降低合同法律風(fēng)險的發(fā)生概率。

5 結(jié) 語

隨著企業(yè)開始重視防范合同管理法律風(fēng)險，對合同法律風(fēng)險防范的研究應(yīng)逐步深入，企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識到合同管理的重要性，充分利用現(xiàn)代信息化手段，實現(xiàn)合同發(fā)起到履行全過程管理，對合同運(yùn)行環(huán)節(jié)進(jìn)行實時監(jiān)控。

主要參考文獻(xiàn)

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