淺談企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)控制長(zhǎng)效機(jī)制

傅培金

摘 要：近年來(lái)，與企業(yè)密切相關(guān)的《公司法》、《證券法》、《物權(quán)法》、《勞動(dòng)合同法》、《反壟斷法》、《侵權(quán)責(zé)任法》等一系列法律法規(guī)相繼頒布、修訂，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了廣泛而深刻的影響。同時(shí)，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，綠色低碳、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、節(jié)能減排、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的標(biāo)準(zhǔn)日趨規(guī)范嚴(yán)格，構(gòu)建法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，是我國(guó)企業(yè)適應(yīng)我國(guó)法治環(huán)境深刻變化的迫切要求，而加強(qiáng)企業(yè)合同管理能夠有效控制企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

關(guān)鍵詞：合同管理；企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)；控制

企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)控制具有整體性和持續(xù)性，不同類型的法律風(fēng)險(xiǎn)具有不同的特征，采取單一的辦法勢(shì)必降低風(fēng)險(xiǎn)控制的效率，因而要考慮不同部門的特點(diǎn)，業(yè)務(wù)性質(zhì)，人員素質(zhì)等，有針對(duì)性的制定切實(shí)可行的防范控制措施，并且不斷進(jìn)行調(diào)整完善，才能使企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的防范和管理切合企業(yè)自身實(shí)際，符合企業(yè)不同時(shí)期的發(fā)展要求。根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為加強(qiáng)合同管理是使企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制的一條必然途徑。

一、合同管理有助于企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的事中控制

搞好合同管理有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中發(fā)生和問(wèn)題，主動(dòng)采取有效措施，避免不應(yīng)該發(fā)生糾紛和損失，從而做到法律風(fēng)險(xiǎn)的事中控制。作為獨(dú)立法人的公司在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)中簽訂的合同往往數(shù)量巨大、類別多樣，那么其在合同履行過(guò)程中發(fā)生的情況也是千差萬(wàn)別的，所以合同履行管理工作的難度也較大。要做好這一項(xiàng)工作，必須做到以下的幾點(diǎn)：

首先，要求合同承辦人員切實(shí)負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)地督促履行合同規(guī)定的義務(wù)，并要求對(duì)方按時(shí)按質(zhì)量履行其應(yīng)履行的義務(wù)。如果合同履行中發(fā)生問(wèn)題，應(yīng)按照《合同法》、相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部管理制度的規(guī)定主動(dòng)和對(duì)方協(xié)商解決，并依法及時(shí)采取補(bǔ)救和應(yīng)對(duì)的措施。需要注意的是，在合同履行過(guò)程中，有些合同承辦人員，由于責(zé)任心不強(qiáng)，往往會(huì)疏忽往來(lái)單據(jù)的確認(rèn)，如對(duì)方的專項(xiàng)委托授權(quán)書的確認(rèn)、貨物出廠票上對(duì)方單位的簽字確認(rèn)。這些工作上的疏忽大意，會(huì)出現(xiàn)履行義務(wù)舉證不能或舉證不足從而導(dǎo)致敗訴的風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們一貫強(qiáng)調(diào)合同管理和承辦人員在合同履行過(guò)程中要嚴(yán)格按制度辦事，一絲不茍，以維護(hù)公司利益為己任，牢牢記住自己的責(zé)任。

其次，企業(yè)的法務(wù)人員要定期檢查各主辦單位的合同履行情況，督促各合同主辦部門按合同規(guī)定履行各項(xiàng)義務(wù)的同時(shí)為公司取得各項(xiàng)利益。目前，比較常見(jiàn)的督促手段主要有：定期的合同管理專項(xiàng)檢查、不定期的督促檢查、主辦單位合同履行終結(jié)表的報(bào)送及臺(tái)帳的管理，這些手段的運(yùn)用能夠讓企業(yè)法務(wù)人員了解到整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同履行的大體狀況。

再次，完善企業(yè)各職能部門之間的配合制約機(jī)制。各部門之間要密切的配合，互相制約，做到聯(lián)系制度完備，傳遞手續(xù)齊全，及時(shí)的反饋信息，而不能搞“本位主義”、“官僚主義”，如銷售部門要及時(shí)反饋信息，把合同的訂立情況與發(fā)貨情況向財(cái)務(wù)部門通報(bào)，財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)合同履行的問(wèn)題要及時(shí)向企業(yè)相關(guān)管理者報(bào)告。

二、及時(shí)履行合同管理的閉環(huán)手續(xù)，做好法律風(fēng)險(xiǎn)的事后控制

合同的關(guān)閉，就是指合同的權(quán)利義務(wù)終止。企業(yè)對(duì)完成的工作成果，如沒(méi)有特殊情況，應(yīng)該按照合同約定及時(shí)驗(yàn)收，及時(shí)關(guān)閉合同，在關(guān)閉合同時(shí)，要求主辦方要對(duì)相對(duì)人資質(zhì)及合同中的關(guān)鍵要素再次認(rèn)真審查。合同的閉環(huán)管理在整個(gè)合同管理流程中處于最后的一個(gè)階段，但它在企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)事后控制中確又是非常之重要，其作用主要有以下幾個(gè)方面：

（1）合同關(guān)閉管理與企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)管制度相銜接，突出了風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的管控措施。如果缺少了這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那么再嚴(yán)密的合同條款都有可能形同虛設(shè)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理上的出血點(diǎn)可能會(huì)逐漸放大，最終傷害到整個(gè)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)。

（2）合同關(guān)閉管理是法律風(fēng)險(xiǎn)事后控制的一個(gè)重要方面，合同管理人員與財(cái)務(wù)人員在付款審查的視角不同，前者從法律的角度出發(fā)，更關(guān)注結(jié)算時(shí)的法律風(fēng)險(xiǎn)，排除合同關(guān)閉的隱患；而后者更關(guān)心量、價(jià)的變化以及書面形式真實(shí)性。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關(guān)閉，合同管理部門均不得而知，法律風(fēng)險(xiǎn)難以有效控制。推行合同結(jié)算前法律審查后，合同結(jié)算前法律審查與合同簽訂前會(huì)簽互相呼應(yīng)，把住了“入口關(guān)”與“出口關(guān)”，堵住了“出血點(diǎn)”。另一方面，風(fēng)險(xiǎn)不僅來(lái)自對(duì)方，也要確保我方不違約，例如付款要按約定及時(shí)、足額支付，否則會(huì)招致對(duì)方的索賠。特別是我方較為強(qiáng)勢(shì)的情況下很容易忽視合同條款而自行其事，這為今后可能的糾紛埋下了隱患。

（3）合同關(guān)閉管理不僅是一個(gè)履行程序的問(wèn)題，同時(shí)也是一個(gè)法制宣貫的過(guò)程。企業(yè)法務(wù)人員的強(qiáng)力介入，在合同關(guān)閉前法律審查中揭示出一些問(wèn)題，說(shuō)明了“一個(gè)條款完備的合同要強(qiáng)于事后補(bǔ)救”的道理。同時(shí)也有助于改變一些企業(yè)員工中頭腦中固有東西，從而認(rèn)真對(duì)待合同關(guān)閉前的法律審查，保證企業(yè)的利益不流失。

（4）對(duì)合同關(guān)閉前法律審查的不斷研究，可以反過(guò)來(lái)促進(jìn)企業(yè)更加注重使用合同示范文本，通過(guò)對(duì)個(gè)案的總結(jié)梳理與提煉，可以將經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)化作最佳實(shí)踐，指導(dǎo)未來(lái)的各項(xiàng)合同業(yè)務(wù)。同時(shí)，通過(guò)研究對(duì)方單位在合同關(guān)閉時(shí)的行為，促使企業(yè)在合同管理中拾遺補(bǔ)缺，更好地運(yùn)用合同化解法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、注重合同管理的現(xiàn)代化建設(shè)，完善法律風(fēng)險(xiǎn)控制長(zhǎng)效機(jī)制

信息化技術(shù)和手段，為實(shí)現(xiàn)合同管理現(xiàn)代化墊定了技術(shù)基礎(chǔ)，合同管理工作的現(xiàn)代建設(shè)就是把合同從文本選擇、擬定、會(huì)簽、審批、授權(quán)、結(jié)算、查詢直至終結(jié)全過(guò)程納入計(jì)算機(jī)信息化管理，通過(guò)信息化管理手段，首先可以更好地推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，降低法律風(fēng)險(xiǎn)；其次強(qiáng)化合同履行結(jié)算審核職能，減少了資金支付風(fēng)險(xiǎn)；再次以計(jì)算機(jī)程序化管理合同流程，提高了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同簽署率，加快合同辦理效率。高效而科學(xué)的管理必然加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)對(duì)外部法律風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)事后管理向事前管理的根本性轉(zhuǎn)變，讓合同管理活動(dòng)更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，切實(shí)規(guī)避和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，完善法律風(fēng)險(xiǎn)的控制的長(zhǎng)效機(jī)制。

綜上所述，科學(xué)的、有效的合同管理機(jī)制，一方面就如同為企業(yè)法人穿上了防護(hù)服，有效的防范了外界的各種法律風(fēng)險(xiǎn)，保證其正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠順利進(jìn)行，另一方面又有助于在這一階段總結(jié)以往工作經(jīng)驗(yàn)，分析合同管理中存在的問(wèn)題，詳盡識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)源和法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)而揭示法律風(fēng)險(xiǎn)防范的重點(diǎn)領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié)，提煉出管理建議，預(yù)警法律風(fēng)險(xiǎn)。提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。endprint