如何規(guī)范機關(guān)公文處理工作

張茂葉

近年來，隨著河北省公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化深入推進，省政府各部門結(jié)合工作實際，完善公文處理制度，改進運轉(zhuǎn)流程，創(chuàng)新處理方法，省政府系統(tǒng)公文制發(fā)質(zhì)量和公文處理水平有了進一步提升。但是，對照國家、河北省各項公文處理規(guī)章制度和省領(lǐng)導(dǎo)要求，仍然存在一定差距和不足。

一、公文處理工作中存在的主要問題

（一）文件起草質(zhì)量不高。有的省直主辦部門提出的貫徹落實中央、國務(wù)院文件精神的文稿，存在照抄照搬照套上級文件、結(jié)合河北省實際不緊密、貫徹措施針對性不強等問題；有的照抄國家部委下發(fā)文件相關(guān)內(nèi)容，或?qū)⒑颖笔∫郧盎蚪谥瓢l(fā)的相關(guān)文件內(nèi)容搬來，缺少新舉措；有的文稿篇幅長、內(nèi)容散、中心不突出、重點不明確、表述不規(guī)范、邏輯不清晰；還有的文稿內(nèi)容超越政府職權(quán)范圍，代省政府起草的公文中提出要求黨委部門落實的事項，違反了黨政分開的原則。

（二）審核把關(guān)不嚴謹。有的省直部門領(lǐng)導(dǎo)對公文起草、審核工作重視不夠，部門領(lǐng)導(dǎo)只履行簽批程序，沒有嚴格把關(guān)：有的部門辦公室沒有專門設(shè)置公文審核崗位或指定專人負責(zé)公文審核把關(guān)工作，有的部門從事公文審核把關(guān)的人員新人多，對公文處理業(yè)務(wù)不熟悉，政策把握不準確，責(zé)任心不強，文字不嚴謹、格式不規(guī)范：省直部門報送省政府的請示或報告，有的沒有簽發(fā)人，有的公文標題不準確，有的引用上級文件內(nèi)容不準確，有的沒有標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，有的在非涉密文件中引用涉密文件內(nèi)容，有的人名、地名、計量單位表述不精確，數(shù)字計算不準確，甚至還存在錯字漏字等低級錯誤。

（三）不遵守行文規(guī)則。行文程序不嚴格，有的省直部門不按程序報送公文，非領(lǐng)導(dǎo)明確交辦的重要事項，直接向省政府領(lǐng)導(dǎo)報送，請示與報告不分；有的多頭報件、重復(fù)報件；有的用情況報告箋給省領(lǐng)導(dǎo)報送請示事項；有的一個請示中提出多個請示事項；有的報告中夾帶請示事項；有的報送落實中央領(lǐng)導(dǎo)和省政府領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，不附領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印件；有的部門未經(jīng)省政府同意就隨意向各市政府下發(fā)指令性公文；有的部門內(nèi)設(shè)處室也向各市政府下發(fā)指令性公文，違反了行文規(guī)則；還有的部門缺乏整體意識和大局意識，對一些職能交叉的事項不與相關(guān)部門溝通就單獨下發(fā)指令性公文，致使下發(fā)的公文與相關(guān)部門之間的政策發(fā)生沖突，給市、縣政府及相關(guān)部門落實帶來困難。

（四）會簽程序不規(guī)范。有的省直主辦部門提出的政策性文件沒有全面征求涉及的相關(guān)部門意見，也不經(jīng)省政府辦公廳前置審核，由部門負責(zé)同志簽批報省政府領(lǐng)導(dǎo)批示后直接提交省政府常務(wù)會議或省委改革領(lǐng)導(dǎo)小組會議討論，會后在相關(guān)部門意見沒有完全達成一致的情況下即要求省委辦公廳、省政府辦公廳或省政府辦公廳發(fā)文；有的部門起草下發(fā)的政策性文件不經(jīng)本部門政策法規(guī)處合法性審查；有的沒有嚴格遵守會簽程序，不按時限要求向主辦部門提供會簽反饋意見：有的主辦部門在召集協(xié)調(diào)會討論后就將起草的文稿報送省政府，不提供相關(guān)部門書面會簽意見；有的主辦部門在征求意見時采納意見不完整，存在打埋伏、搞折中的現(xiàn)象。

（五）重復(fù)發(fā)文數(shù)量多。一是文件升格現(xiàn)象較普遍。有的省直部門將經(jīng)過省委全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組會議研究的事項，或者報送省政府領(lǐng)導(dǎo)同意應(yīng)當由部門落實的事項，也要求以省政府或省政府辦公廳名義發(fā)文：有的部門將其職責(zé)范圍內(nèi)的事項尋找理由要求以省政府辦公廳名義發(fā)文。二是轉(zhuǎn)發(fā)國家部委文件較多。國家部委向?qū)诘氖≈辈块T下發(fā)文件后，有關(guān)部門照抄照搬提出幾條意見后報送省政府，要求以省政府或省政府辦公廳名義發(fā)文，缺少針對性、指導(dǎo)性和可操作性，人為制造文件升格。三是以文件落實文件的現(xiàn)象較普遍。有些省政府已經(jīng)召開專門會議并下發(fā)文件進行部署的工作，其主辦部門還要求以省政府辦公廳名義發(fā)文督促落實。

（六）文件公開解讀不及時。有的主辦部門對已經(jīng)出臺的涉及公眾切身利益的政策性文件公開、解讀不主動不及時，特別是對一些容易出現(xiàn)誤解誤讀的、涉及民生領(lǐng)域需要共同遵守的政策規(guī)定等，不能及時作出解讀和回應(yīng)，部門領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)對輿情能力有待提高，回應(yīng)社會關(guān)切沒有及時跟上。

二、改進機關(guān)公文處理工作主要措施

今年4月份以來，河北省政府主要領(lǐng)導(dǎo)曾多次指出省政府部門提出的政策性文件中存在的問題，要求省政府各部門對河北省出臺的政策性文件、貫徹落實國務(wù)院暨國務(wù)院辦公廳文件精神的配套文件，都要精準、符合實際，可操作性要強，各部門應(yīng)當高標準高質(zhì)量做好公文處理工作。

（一）切實提高文件質(zhì)量。一是省政府各部門起草或代擬文稿應(yīng)穩(wěn)妥慎重，充分體現(xiàn)省政府工作意圖，要深入調(diào)研論證，緊密結(jié)合工作實際，提出既符合實際又能夠解決問題的實招、硬招、新招，突出針對性、指導(dǎo)性和可操作性，發(fā)揚“短、實、新”的文風(fēng)，提倡寫短文，發(fā)管用的文。減少一般性論述，做到開門見山、直入主題、宜短則短、意盡文止。二是部門自行發(fā)文也要嚴格遵守規(guī)范化原則，注意研究掌握政策，提出的政策措施表述嚴謹、準確無誤，確保制發(fā)的文件嚴謹、規(guī)范、準確、精練。

（二）嚴格遵守公文處理規(guī)則。一是切實提高請示報告質(zhì)量。省政府各部門報送的請示、報告類公文，要堅持事前請示、事后及時報告。重大問題要及早請示，請示應(yīng)當一文一事，所提政策措施和辦法應(yīng)切實可行，請示內(nèi)容附件應(yīng)齊全，同時要為省領(lǐng)導(dǎo)預(yù)留充足的審批時間。重要情況要及時報告，報告內(nèi)容要主題突出、觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確，報告中不得夾帶請示事項。二是要嚴格落實依法行政要求，省政府各部門凡需要省政府或省政府辦公廳研究下發(fā)的規(guī)范性文件，在提交省政府常務(wù)會議討論前，必須由省政府法制辦進行合法性審查并附書面意見，作為決策的重要依據(jù)。同時要經(jīng)省政府辦公廳秘書處進行前置審核。未經(jīng)合法性審查、前置審核的，一般不得提交會議討論。三是自覺遵守行文規(guī)則，省政府各部門要嚴格按照規(guī)定程序報送公文，不能隨意向省政府領(lǐng)導(dǎo)報送公文，也不能多頭報送、重復(fù)報送，要堅持歸口上報，杜絕多頭上報。嚴格按照隸屬關(guān)系行文，自覺遵守公文處理規(guī)定，不得隨意向隸屬關(guān)系以外的部門下發(fā)指令性公文。省政府各部門除辦公室以外的內(nèi)設(shè)處室不得向下級部門下發(fā)指令性公文。

（三）嚴格控制各類文件數(shù)量。一是嚴格執(zhí)行省政府年度發(fā)文計劃。從2014年起省政府就實行了年度發(fā)文計劃，除了貫徹落實國務(wù)院文件精神的配套文件以及省政府提出的政策措施外，凡未列入年度發(fā)文計劃的，一般不以省政府或省政府辦公廳名義發(fā)文。二是嚴格控制文件升格現(xiàn)象。要按照“就低不就高”的原則確定發(fā)文規(guī)格，凡屬于省政府各部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項，一般由部門自行發(fā)文，確需要下級政府落實的工作事項，報經(jīng)省政府同意后由部門向下級政府發(fā)文，文中注明“經(jīng)省政府同意”。要充分發(fā)揮省政府部門職能作用，由部門或部門聯(lián)合發(fā)文能夠解決問題的就不以省政府或辦公廳名義發(fā)文，由部門根據(jù)職責(zé)分工認真抓好工作落實。三是采取多種形式發(fā)文?？刹扇?nèi)部明電、傳真、電子郵件等形式發(fā)文；凡是國家部委下發(fā)省直相關(guān)部門的公文，一般由省直對口部門貫徹落實。通過采取多種形式精簡文件，真正把文件數(shù)量減下來，把文件質(zhì)量提上去。

（四）協(xié)商會簽要全面準確到位。一是起草文件內(nèi)容涉及其他省直部門職責(zé)的，省直主辦部門應(yīng)及時征求相關(guān)部門意見，力求達成一致。部門之間征求意見或會簽文件時應(yīng)當及時回復(fù)，如因特殊情況不能按期回復(fù)，相關(guān)部門應(yīng)主動與主辦部門溝通并商定回復(fù)時限及方式。二是部門之間有分歧的，主辦部門主要負責(zé)同志要主動協(xié)商，協(xié)商后仍不能達成一致的，主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)，提出辦理建議，會簽后聯(lián)合報省政府決定。堅決避免會簽程序不到位、吸收意見不全面、職責(zé)分工不明確、書面會簽意見不完整等現(xiàn)象。

（五）做好政策解讀和輿論引導(dǎo)。省政府或省政府辦公廳下發(fā)的政策性文件，凡是可以向社會公開的，省政府主辦部門要同步做好政策解讀，提高解讀的科學(xué)性、針對性、通俗性。省政府各部門對社會關(guān)切的熱點問題，要及時發(fā)布權(quán)威信息，正確引導(dǎo)社會輿論。避免出現(xiàn)應(yīng)當公開而不公開、公開解讀不及時等現(xiàn)象。

認真履行辦公室審核把關(guān)職責(zé)。省政府各部門辦公室要切實負起公文審核把關(guān)責(zé)任，凡是報送省政府的公文，要經(jīng)過部門辦公室把關(guān)，重點審核內(nèi)容、格式是否規(guī)范，文中內(nèi)容是否涉密、是否上網(wǎng)向社會公開發(fā)布和解讀。凡涉密公文都要標注密級和保密期限，同時要填報《擬發(fā)文件定密表》。嚴禁在非涉密計算機上處理涉密公文，防止發(fā)生泄密現(xiàn)象。要做好文件報備工作，省政府各部門出臺的政策性文件要及時按要求報省法制辦備案。

（責(zé)編/劉博）