探究新形勢下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

文/ 孫野

在目前社會(huì)中，檔案管控事務(wù)所在智能化方向不斷發(fā)展。為讓檔案信息更為豐富，檔案工作者應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中，采用各類先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，不停更新和探索，找到一種現(xiàn)代化服務(wù)機(jī)制，從而服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。在實(shí)際工作過程中，辦理人員應(yīng)當(dāng)樹立盡心盡職的辦事概念，開拓檔案處事范疇，推動(dòng)以往檔案任職觀點(diǎn)，讓這一觀點(diǎn)在服務(wù)業(yè)廣為流傳。面臨競爭不斷激烈的商場環(huán)境和人們不停上漲的物質(zhì)需要，檔案控制事務(wù)所應(yīng)該在意識(shí)層面進(jìn)行更新，建立提前的服務(wù)意識(shí)，從而不斷推進(jìn)此項(xiàng)工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、檔案服務(wù)更新的主要任務(wù)

（一）提升檔案操辦處辦事能力

收是基礎(chǔ)，管是手段，用是根本。因此，應(yīng)著力在檔案資源上建立具有基礎(chǔ)性地位的辦事程序，深化檔案服務(wù)創(chuàng)新工作的地位，也可以深化檔案資本建構(gòu)的發(fā)展的管控理念，聚集各種大型活動(dòng)、重大事故以及項(xiàng)目等方面的不同載體檔案的管控工作。

（二）訓(xùn)練一支綜合素過硬的隊(duì)伍

檔案部門仍是弱勢部分，主要原因是人才是不是有所作為。我們保持憂患意識(shí)的同時(shí)更新人才管理意識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)真正崛起；只有一支檔案辦事翻新團(tuán)隊(duì)，才能讓檔案事體得以促成超越式發(fā)展。因而，有必要培養(yǎng)并引入有高學(xué)歷的檔案供職更新人才。

（三）重要性

立異是檔案辦理作業(yè)足以健全的動(dòng)力源泉，創(chuàng)新是檔案事跡成長的根基，為檔案控制事務(wù)的健全帶來契機(jī)，為檔案事業(yè)提供指導(dǎo)。因此創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)該是推動(dòng)檔案管理的核心內(nèi)容，起著主導(dǎo)性作用。在檔案管理工作中，服務(wù)創(chuàng)新可以推動(dòng)檔案操辦的完善和改良，能夠讓檔案管理功課得到完善。因此在服務(wù)創(chuàng)新工作中，相關(guān)人員必須從思想上認(rèn)識(shí)到位，工作上才能獲得期望的效果。

二、檔案管理中存有的問題

（一）管理理念保守

部分的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管控沒有長期的考量，使其改良工作一直處在低谷。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人只追求眼前利益，而忽略了此方面的管理工作，看不到檔案管控工作的長期價(jià)值，間接推遲了其創(chuàng)新和變革的腳步。另外，在實(shí)際工作中多會(huì)發(fā)生“重藏輕用”的問題致使檔案本身的價(jià)值不能體現(xiàn)，也是導(dǎo)致管理創(chuàng)新受到局限的原因[1]。

（二）人員素質(zhì)和工作要求不符

檔案操辦創(chuàng)新服務(wù)必要有高質(zhì)量的正規(guī)職員作為支撐，從目前的這一工作發(fā)展形勢來看，科班出身人才十分困乏，使得現(xiàn)代化檔案管控不能發(fā)揮出實(shí)際作用。管理專業(yè)人才應(yīng)該具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和跨領(lǐng)域?qū)W習(xí)的能力素養(yǎng)以及關(guān)聯(lián)不同知識(shí)體系的能力。伴隨網(wǎng)絡(luò)化和熟悉華的普及，檔案管理的電子信息形式和紙質(zhì)得以共存，這便要求檔案管理工作的專業(yè)人才會(huì)使用計(jì)算機(jī)的專業(yè)操作，可以在最短時(shí)刻內(nèi)查問到用戶需要的一手檔案信息資源從而提升檔案管理的綜合利用率。

（三）管理方式單一

很多企業(yè)對(duì)檔案的操辦方式依舊是手活操作為主。若是人工為主舉辦整理、查詢、歸檔等工作，不僅浪費(fèi)很多人力、財(cái)力，而且不能滿足隨時(shí)查閱的需要，更是限制了新形勢下檔案管控事務(wù)的創(chuàng)新服務(wù)，跟現(xiàn)代化發(fā)展嚴(yán)重不符[2]。

三、創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)方式

（一）更新服務(wù)手段

其一，由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案室內(nèi)部和局域網(wǎng)應(yīng)相應(yīng)建立起來，這時(shí)需要管控人員依據(jù)不同單位的網(wǎng)站來建構(gòu)起一個(gè)檔案信息資源總網(wǎng)頁，把所有數(shù)據(jù)信息錄入到網(wǎng)頁上，同時(shí)把單位網(wǎng)站和檔案網(wǎng)站聯(lián)系在一起，從而便于用戶對(duì)檔案信息進(jìn)行搜尋，以更好的服務(wù)用戶。其二，辦理檔案工作人員應(yīng)該圍繞其網(wǎng)頁為中心，增加信息技術(shù)的控制，完成工作的智能化與現(xiàn)代化。具體方式為：首先，建立檔案館網(wǎng)頁、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行服務(wù)。搭建檔案館內(nèi)里的局域網(wǎng)，讓部分檔案擁有屬于自己的網(wǎng)頁。主動(dòng)結(jié)合網(wǎng)上數(shù)據(jù)和信息，讓檔案更新戰(zhàn)線聯(lián)合企業(yè)網(wǎng)站，從而使與此案有關(guān)的信息可以進(jìn)行網(wǎng)上搜索。為用戶提供便捷的服務(wù)。由于國內(nèi)很多檔案所的檔案信息主要依賴互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)網(wǎng)絡(luò)任職，這是社會(huì)和檔案所供應(yīng)服務(wù)的主要方式。工作人員以網(wǎng)站為根基，增加檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的完善，特別是文件全文數(shù)據(jù)的建設(shè)，進(jìn)而促成電子文件的及時(shí)管控和把持，貫徹檔案信息資本數(shù)字化，辦理自動(dòng)化和法制化。比如在：輸入目錄后，網(wǎng)上會(huì)展示出部分檔案目錄，以方便查詢和檢索；檔案館和宣傳部緊密結(jié)合，把本檔案所的重大活動(dòng)形成動(dòng)靜錄入，檔案數(shù)字化應(yīng)實(shí)時(shí)存檔操作，構(gòu)件數(shù)目字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，從而便于宣傳和利用[3]。

其次，建立“電子文件數(shù)據(jù)庫管理中心”。需要檔案館和管理局部緊密配合，建構(gòu)“電子文件數(shù)據(jù)控制中心”。此中央一般是設(shè)置在單位檔案館內(nèi)，組成了信息資源庫。優(yōu)勢是覆蓋面廣、豐富、利用效率高。電子文件的上傳和采集，當(dāng)前在電機(jī)形成的電子文件的收集工作已經(jīng)成為了檔案管理中不可忽視重要部分。跟以往的紙質(zhì)搜集的不同在于，很多電子化是依靠下載和上傳來完畢的，因而，這將一改傳統(tǒng)的工作方式，在網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建電子文檔的事體窗口，從而快速采集并歸檔到檔案服務(wù)器上[4]。

（二）建立規(guī)章，規(guī)范操作

當(dāng)下，很多單位在管理打點(diǎn)功課上使用了各種不同的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，甚至與很多單位沒有有關(guān)規(guī)定，這將降低檔案操辦政工的正式化，降低作業(yè)效率，出現(xiàn)大量檔案質(zhì)量不合格的情況，將對(duì)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程有極大的影響。同時(shí)有關(guān)制度的滯后也會(huì)讓檔案管理工作職能停留在輔助管理的位置中，而不能有所突破。因此，構(gòu)建有關(guān)規(guī)制是正統(tǒng)操辦功課的有利手段，增加社會(huì)的構(gòu)建和條例的正經(jīng)化應(yīng)該制定正式的檔案控制事務(wù)工藝，并且此流程應(yīng)符合工作實(shí)際需要。在統(tǒng)一正規(guī)和條例后，需要檔案辦理事體局部和工作人員嚴(yán)格遵循，細(xì)致作業(yè)。在調(diào)取、翻新、保存時(shí)加大規(guī)范性、規(guī)避差錯(cuò)的發(fā)生。

（三）增加電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作

檔案局部應(yīng)當(dāng)企事單元加大聯(lián)系，從而建構(gòu)一個(gè)完畢的電子檔案數(shù)據(jù)庫。此數(shù)據(jù)庫可以保存檔案部門的所有信息，還能讓企業(yè)單位的各種信息資源包括在內(nèi)。電子數(shù)據(jù)庫的主要工作內(nèi)容有：對(duì)各單位和檔案部分的電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一控制；方便用戶查詢和使用非保密性文件，貫徹文件共享。

（四）開展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)

以前，人們多會(huì)利用檔案部門的信息、參與檔案展覽或是閱讀附件來取得檔案信息，而這樣方法必然適應(yīng)不了社會(huì)的發(fā)展。在信息時(shí)代由于人們生活方式發(fā)生了巨大變化，對(duì)檔案信息資源的要求不斷提高，不但要保證檔案信息的可靠性和精度，還要保證其實(shí)效性。以便可以利用各種方式來得到檔案信息資源。相比過往被動(dòng)的信息操縱要領(lǐng)早已不再滿足目前社會(huì)的需求，必須用現(xiàn)代化的服務(wù)方法方向進(jìn)行發(fā)展。

（五）積極開展先行文件閱覽服務(wù)

自從改革以來，本國檔案室內(nèi)政黨機(jī)關(guān)和有關(guān)單位機(jī)關(guān)中已經(jīng)有很多政工人員參加其中。在社會(huì)的不斷發(fā)展下，人們?yōu)榱司S護(hù)自身權(quán)益，開始使用更為方便的方式來了解國家和政府的有關(guān)政策和信息。在新的社會(huì)形式下，應(yīng)該不斷轉(zhuǎn)變檔案管理工作的職能，提升工作效率，把政府和人民聯(lián)系在一起，采用一切有利對(duì)策維護(hù)人民的權(quán)利。

四、結(jié)語

綜上所述，在這樣的形勢下，為促進(jìn)檔案操辦作業(yè)檔次和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化必須增加對(duì)檔案打點(diǎn)作業(yè)的重視程度，管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，樹立檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)、提升自身創(chuàng)新能力，才能夠使得檔案管控工作進(jìn)一步發(fā)展，推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。