行政事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)存在的問題及對策

李紅英

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)在多個行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，同時信息化產(chǎn)業(yè)在不斷的發(fā)展和優(yōu)化，行政事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)成為新的發(fā)展趨勢，在這個過程中也產(chǎn)生了新的問題?；诖耍芯啃姓聵I(yè)單位檔案管理信息建設(shè)存在的問題及對策具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文首先闡述了行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，接著論述行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策，希望對提升行政事業(yè)單位檔案管理水平有積極作用。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策

改革開放以來，我國各項事業(yè)都取得了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步。自從上世紀(jì)90年代以來，隨著計算機(jī)的普及和在各行各業(yè)的廣泛使用，信息化建設(shè)逐漸成為新的發(fā)展趨勢。在這種情況下，行政事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，充分利用信息化技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的提升。但是，行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)仍存在不少問題，筆者根據(jù)實際工作和學(xué)習(xí)經(jīng)驗，對其中存在的問題進(jìn)行討論并提出有針對性的對策。

一、行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題

（一）重視程度不足

整體而言，很多行政事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，在信息化建設(shè)方面投入的資金和人力也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。盡管一些單位在檔案管理方面增加了新的軟件系統(tǒng)，檔案錄入方面取得了一定的進(jìn)展，但是由于行政事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，整體檔案信息化開展存在較大限制，工作進(jìn)展較為緩慢。有些工作人員簡單的認(rèn)為，將檔案資料存入計算機(jī)中就是信息化建設(shè)，這是一個很大的誤區(qū)。還有一些單位平時工作比較繁忙，檔案管理一直處于邊緣化狀態(tài)，在人力、物力和財力方面投入不足?？傮w而言，行政事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)重視程度不足，造成檔案信息化的開展存在問題，比如設(shè)備落后、人員素質(zhì)不高、經(jīng)費(fèi)短缺等，影響檔案信息化建設(shè)的正常開展。

（二）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在當(dāng)前形勢下，檔案管理軟件琳瑯滿目，不同的單位在使用的檔案管理軟件有所區(qū)別，造成格式混亂，相互之間不兼容，在進(jìn)行檔案資料移交時，不能實現(xiàn)無縫對接，影響檔案的存儲和正常使用。

（三）檔案信息化建設(shè)資金薄弱

檔案信息化建設(shè)對軟件和硬件設(shè)備要較高的要求，比如系統(tǒng)軟件，計算機(jī)、自動掃碼系統(tǒng)、服務(wù)器，這些軟件和硬件設(shè)備需要大量的資金投入。此外，檔案信息需要對信息進(jìn)行收集、處理、存儲和使用等，這離不開網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程、機(jī)房和相應(yīng)的服務(wù)器，資金的限制給行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成一定的困難。

（四）檔案信息化數(shù)據(jù)庫不健全

從實際情況來看，雖然一些行政事業(yè)單位建立了獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫，但是不能實現(xiàn)與電子文件的互用，檔案的其它功能得不到有效的發(fā)揮。此外，行政事業(yè)單位的檔案信息在使用范圍上比較局限，不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的共享，發(fā)揮不了檔案的全面作用。

（五）檔案信息化人才隊伍參差不齊

據(jù)筆者了解，很多行政事業(yè)單位在檔案管理人員方面較為匱乏，在工作時由其他人員來兼任，在檔案工作方面缺乏深入的研究，檔案管理信息化建設(shè)更是無從談起。在檔案管理信息化背景下，對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高的要求，在未來的發(fā)展中要注重檔案信息化人才的培養(yǎng)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）樹立科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃

行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，樹立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。但是，檔案管理信息化建設(shè)不能盲目跟風(fēng)，要根據(jù)自身單位的人員、資金、工作性質(zhì)等綜合考慮，確保各項工作的開展符合本單位的基本要求，設(shè)定檔案管理信息化的短期和長期發(fā)展目標(biāo)，從而確保檔案管理信息化建設(shè)有條不紊的進(jìn)行。

（二）健全監(jiān)督機(jī)制

行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制，工作的開展和創(chuàng)新要在法律法規(guī)要求的范圍內(nèi)，健全的監(jiān)督可以提升檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)新性，同時有效維護(hù)了檔案資料信息的安全性、可靠性。行政事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督應(yīng)注重內(nèi)在監(jiān)督和外在監(jiān)督的結(jié)合，兩者形成優(yōu)勢互補(bǔ)，第一時間精準(zhǔn)地察覺檔案管理信息化建設(shè)存在的問題并提出更正方法，從而保證檔案管理信息化建設(shè)的合理性和安全性。

（三）對檔案管理工作設(shè)定任務(wù)

長期以來，行政事業(yè)單位的檔案管理處于邊緣化狀態(tài)，沒有明確的工作內(nèi)容和任務(wù)，工作人員積極性不高，整體檔案管理效果很不理想。針對這種情況，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理設(shè)定清晰的任務(wù)，推動檔案管理的信息化建設(shè)。同時，任務(wù)的制定和工作的開展要基于法律法規(guī)的要求，繼而事業(yè)單位檔案管理信息化能夠有章可循、有法可依。在工作任務(wù)的設(shè)定上，行政事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，確保工作開展的可操作性和連續(xù)性。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開人才的支持，在人才培養(yǎng)上可以從以下兩個方面來進(jìn)行。首先，招聘專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)人才，為檔案管理的信息化提供源源不斷的活力。其次，加強(qiáng)本單位檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們理論知識和專業(yè)實踐能力，加強(qiáng)最新軟件的學(xué)習(xí)和硬件設(shè)備的應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)打下可靠的基礎(chǔ)，增強(qiáng)檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機(jī)動性。

（五）建設(shè)實用的檔案管理信息化平臺

從本質(zhì)上來說，檔案管理信息化建設(shè)的目的是為了人們更好的使用，因此在建設(shè)的過程中要注重檔案管理信息化建設(shè)的實用性，落實檔案管理素材的網(wǎng)上翻找等信息化的運(yùn)用，提升檔案管理的網(wǎng)頁式服務(wù)，促進(jìn)信息資源傳播的速度和有效性。與此同時，實用的檔案管理信息化平臺需要不斷的優(yōu)化和升級，工作人員要具有一定的創(chuàng)新能力，充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的龐大資源，不斷挖掘檔案管理信息化服務(wù)水平，提升檔案綜合利用效果。

三、結(jié)束語

總而言之，行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不是一朝一夕的事情，這往往需要一個較為長期的過程，在這個過程中，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員之間的配合，要樹立科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃、健全監(jiān)督機(jī)制、對檔案管理工作設(shè)定任務(wù)、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、建設(shè)實用的檔案管理信息化平臺等，從而確保行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的平穩(wěn)發(fā)展。

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