現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略探討

魏志成

摘 要：檔案不僅是企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)的客觀真實(shí)反映，也是企業(yè)管理、經(jīng)營、發(fā)展不可或缺的信息資源，因此，檔案管理工作是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。面對自動化工作模式的更新與應(yīng)用及信息化管理趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，需要在原有管理基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，有針對性地采取措施進(jìn)行優(yōu)化，從根本上來進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;優(yōu)化策略

企業(yè)檔案管理現(xiàn)存不足

管理意識不足

就企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分的企業(yè)并未意識到檔案管理的重要性，這就在根本上限制了檔案管理工作效率的提升。對于企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展來講，更多的是將重點(diǎn)放在獲取更多經(jīng)濟(jì)效益上，企業(yè)的檔案管理體系并不完善，存在較多的漏洞和不足。再加上管理意識不足，檔案管理工作因不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而無法得到應(yīng)有的重視，相關(guān)投入較少，無法為檔案管理提供足夠支持，使得管理工作效率低下?，F(xiàn)代企業(yè)之間的競爭越來越激烈，企業(yè)想要保持自身競爭優(yōu)勢，必須在提高業(yè)績的同時，重視內(nèi)部檔案管理的重要性，擺正工作態(tài)度，對原有的粗放式管理模式進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，形成統(tǒng)一完善的管理體系，為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供保障[1]。

制度規(guī)范缺失

所有管理活動的開展均需要有一套完善的規(guī)章制度作為支持，為管理方案的制定以及管理措施的落實(shí)提供保障?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理在執(zhí)行中存在隨意性和盲目性強(qiáng)的問題，缺乏系統(tǒng)性，即便是投入一定人力資源與物力資源，也無法達(dá)到預(yù)期的高質(zhì)量管理效果[2]。專業(yè)制度規(guī)范的缺失，成為限制企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化的重要因素。目前我國針對檔案管理工作已經(jīng)出臺了相關(guān)法規(guī)，用以指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作的開展。但是企業(yè)自身意識不足，專業(yè)管理制度缺失，直接限制了下一環(huán)節(jié)管理行為的落實(shí)，進(jìn)而會影響企業(yè)檔案管理效果。

基礎(chǔ)設(shè)施落后

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的支持下，現(xiàn)在大部分的企業(yè)均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了不同程度的自動化辦公，對提高工作效率具有重要意義。在此背景下來進(jìn)行檔案管理工作模式的創(chuàng)新，必定可以大幅度地提高管理效率，利用更少的人力資源來達(dá)到更加高質(zhì)量的管理效果。但是就實(shí)際情況來看，多數(shù)的企業(yè)并沒有針對檔案管理工作制定優(yōu)化方案，物力和財力方面的投入更是不足，導(dǎo)致老化設(shè)備無法及時更新或缺乏設(shè)備，完全無法滿足檔案管理信息化要求。

企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略

正確看待檔案管理工作

想要在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，首先要做的就是轉(zhuǎn)變思想，正確看待檔案管理工作的重要性，并總結(jié)以往工作中存在的缺陷和不足，制定明確的優(yōu)化目標(biāo)，為整個管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供可靠指導(dǎo);其次，在企業(yè)內(nèi)應(yīng)從上到下地進(jìn)行意識創(chuàng)新，在日常工作中要做好各項(xiàng)檔案信息的收集、整理和保存，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);再次，要落實(shí)責(zé)任制度，對不同部門以及人員的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確劃分，積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展與落實(shí)。最后，要制定和完善配套的檔案管理制度，在業(yè)務(wù)上提供技術(shù)指導(dǎo)，對人員的行為進(jìn)行約束，將各類負(fù)面影響因素排除在外，構(gòu)建一個科學(xué)可行的檔案管理體系。

加強(qiáng)信息化建設(shè)

企業(yè)長期的運(yùn)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案資料會越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，不僅管理難度越來越大，且難以發(fā)揮其所具有的利用價值，更無法將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展的資源優(yōu)勢，因此必須重視檔案管理信息化建設(shè)的必要性，充分利用現(xiàn)代信息化手段，實(shí)施文檔一體化管理，并將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息線上傳輸，不僅在管理上對人力資源需求更少，管理保存更為便捷，同時也能夠提供更高效的服務(wù)。新時代背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是全方面發(fā)揮檔案資料社會價值和經(jīng)濟(jì)價值的關(guān)鍵。

重視專業(yè)人才培養(yǎng)

企業(yè)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，需要由具備專業(yè)知識且經(jīng)驗(yàn)豐富的人員來負(fù)責(zé)，面對繁雜的檔案資料，能夠完全按照專業(yè)規(guī)范來將其歸檔管理，為后期打好基礎(chǔ)。現(xiàn)實(shí)情況是，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，且專業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。在新形勢管理模式下，需要重視檔案工作者的專業(yè)化教育，進(jìn)一步來提高其檔案意識和專業(yè)素養(yǎng)，使其具備在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)不足的能力，且根據(jù)實(shí)際條件來進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，為提高企業(yè)檔案管理工作效率的提供支持。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)重視自身的學(xué)習(xí)，在不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)的同時，積極學(xué)習(xí)和掌握新的工作方法，及時更新自己的知識結(jié)構(gòu)，尤其是要學(xué)習(xí)新型信息技術(shù)和管理手段，獲取成熟的檔案管理理念，應(yīng)用到實(shí)際管理工作中，不斷提高自身能力，為企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)建優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。

結(jié)語

企業(yè)檔案管理優(yōu)化對推動企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較多的漏洞和缺陷，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求。綜合實(shí)際條件來對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，采取可行的優(yōu)化策略，最大程度上來對檔案資料進(jìn)行安全存儲和管理，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供支持。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王麗華.新時期企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化策略探討[J].城建檔案，2017（10）.

[2]楊亮.淺析企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化[J].黑龍江檔案，2016（01）.