工程項(xiàng)目采購管理進(jìn)口大型設(shè)備催交探討

常岱湜

(中國寰球工程有限公司，北京 100012)

0 引言

采購管理是EPC總承包工程項(xiàng)目過程管理中的重要組成部分，全流程從物資的請購計(jì)劃開始，經(jīng)過合法合規(guī)的定商定價環(huán)節(jié)，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同，而后的執(zhí)行需供應(yīng)商按質(zhì)按量生產(chǎn)備貨并完成物資交付(到項(xiàng)目現(xiàn)場或關(guān)境口岸)，最終物資到達(dá)項(xiàng)目現(xiàn)場完成組裝，并履行采購合同中的培訓(xùn)或技術(shù)服務(wù)等約定。在采購的物資中，進(jìn)口大型設(shè)備通常為項(xiàng)目或裝置的關(guān)鍵設(shè)備，其采購具有審批環(huán)節(jié)多、生產(chǎn)周期長、采購過程復(fù)雜等特點(diǎn)，成為保障項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因此，做好進(jìn)口大型設(shè)備的催交，有助于提升采購的過程控制，保障工程項(xiàng)目的實(shí)施和投產(chǎn)。

1 催交概述

催交是在采購合同或訂單簽署后，工程公司按照合同約定督促供應(yīng)商的設(shè)備生產(chǎn)和文件遞交滿足合同條款和項(xiàng)目進(jìn)度而進(jìn)行的工作。催交工作的重點(diǎn)是落實(shí)供應(yīng)商在生產(chǎn)進(jìn)度中的準(zhǔn)確性并發(fā)現(xiàn)潛在問題，保障物資供應(yīng)。如遇到實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃不匹配的情況，需及時向項(xiàng)目組預(yù)警、報告，督促供應(yīng)商采取必要的措施，避免對項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用控制帶來影響。催交可分為文件催交和設(shè)備催交，按照催交方式又可分為辦公室催交、中間催交、駐廠催交。

根據(jù)項(xiàng)目情況，項(xiàng)目組會對物資采購的關(guān)鍵等級進(jìn)行劃分，按照物資重要等級劃定催交級別并準(zhǔn)備催交計(jì)劃。關(guān)鍵等級高的物資，通常為長周期物資，以辦公室催交結(jié)合中間催交進(jìn)行，每月發(fā)布2次催交報告，必要時可進(jìn)行駐廠催交。關(guān)鍵設(shè)備、材料及主要設(shè)備、材料重要等級通常位列長周期物資之后，一般采取辦公室催交，每月發(fā)布2次催交報告，必要時可進(jìn)行駐廠催交。辦公室催交通常可以滿足次要設(shè)備、材料的催交工作，每月發(fā)布1～2次催交報告。在重大項(xiàng)目的執(zhí)行中后期，長周期物資、關(guān)鍵及主要設(shè)備、材料，需要上升催交等級，尤其需要加大對進(jìn)口的物資供應(yīng)商管理力度，做到信息對稱。

催交的工作流程主要為：從項(xiàng)目組接收已簽署的合同(包括所涉及的變更或增補(bǔ)，如有)-與供應(yīng)商落實(shí)合同及設(shè)計(jì)文件的接收情況-項(xiàng)目組內(nèi)部召開協(xié)調(diào)會-制訂催交計(jì)劃-了解供應(yīng)商內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)-催交工作清單提報-與供應(yīng)商確認(rèn)主要原材料及外購件的備貨情況-檢查并匯報設(shè)備的生產(chǎn)制造、組裝、檢驗(yàn)、噴漆、包裝、發(fā)運(yùn)的準(zhǔn)備情況。如不對催交工作進(jìn)行外包，則需要工程公司的采購部員工履行相關(guān)工作。

2 催交方式

對于進(jìn)口大型設(shè)備，項(xiàng)目組可結(jié)合實(shí)際情況，在項(xiàng)目執(zhí)行前期選用辦公室催交，在項(xiàng)目中后期選用駐廠催交的形式。兩種方式的優(yōu)勢及特點(diǎn)分別如下。

2.1 辦公室催交

辦公室催交的優(yōu)勢是投入成本少，可以同時進(jìn)行多個項(xiàng)目或設(shè)備，一般采購業(yè)務(wù)人員能力即可滿足要求;存在的問題是電話、郵件、傳真溝通不完全，催交成果有限，尤其是遇到專利商或歐美知名生產(chǎn)企業(yè)，或是經(jīng)由代理商、分銷商簽約的采購合同，造成設(shè)備制造中后期信息不對稱的情況屢見不鮮。

辦公室催交適用于以下幾種情況：長周期物資及關(guān)鍵設(shè)備、材料的制造前期；生產(chǎn)進(jìn)度正常且由制造商直接簽署采購合同的設(shè)備或材料；主要及次要設(shè)備、材料的生產(chǎn)制造過程；合同中約定的技術(shù)和商務(wù)文件。

2.2 駐廠催交

駐廠催交的優(yōu)勢是專注于某一個項(xiàng)目甚至物資，催交效率高，容易發(fā)現(xiàn)問題或可及時采取相關(guān)措施，催交力度及對供應(yīng)商的管理力度較大。但考慮到進(jìn)口物資的供應(yīng)商工廠所在地，特別部分大型設(shè)備的工廠集中在歐洲或北美，對工程公司的費(fèi)用支出較大，且對前往的采購人員素質(zhì)要求較高。

駐廠催交適用于以下幾種情況：長周期物資及關(guān)鍵設(shè)備、材料的制造中后期；生產(chǎn)進(jìn)度落后于項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃時間點(diǎn)；出現(xiàn)過設(shè)計(jì)變更或者合同變更的大型設(shè)備。

3 催交對人員素質(zhì)的要求

無論選擇哪種催交方式，都對該崗位的人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和個人能力等提出了較高要求。

辦公室催交要求采購工程師是該行業(yè)的從業(yè)人員，有一定設(shè)備采購經(jīng)驗(yàn)，除了理解設(shè)備的工藝及部件組裝和使用等專業(yè)知識，還需對設(shè)備的生產(chǎn)制造、檢驗(yàn)放行、包裝出廠、文件準(zhǔn)備、物流商接洽、項(xiàng)目管理等工作有經(jīng)驗(yàn)積累；能夠及時上報或解決催交過程中發(fā)生的問題；具備獨(dú)立完成商務(wù)溝通的能力，能夠較好地維護(hù)項(xiàng)目組與供應(yīng)商的關(guān)系。

駐廠催交除了上述能力外，對派駐人員提出了更高的要求，需要如下幾個方面的附加項(xiàng)：使用英文或當(dāng)?shù)卣Z言作為商務(wù)辦公的能力，滿足書面文字撰寫、口語溝通以及用該語言處理糾紛或復(fù)雜事務(wù)的需求；對駐廠所在地的生活適應(yīng)性及自我保護(hù)能力；更強(qiáng)的工作責(zé)任心，在滿足日常催交安排計(jì)劃的前提下，保證每日與項(xiàng)目組或公司總部零時差匯報。

4 駐廠催交的關(guān)鍵因素

由于駐廠催交的特點(diǎn)，采購工程師需要在出發(fā)前了解項(xiàng)目的整體情況，尤其是該裝置和所需催交的設(shè)備，熟悉合同條款、設(shè)計(jì)或合同變更(如有)的內(nèi)容，以及對供應(yīng)商的付款情況，并確認(rèn)催交工作清單的逐項(xiàng)內(nèi)容。到達(dá)生產(chǎn)廠后，需要對供應(yīng)商、物流及物流商、與項(xiàng)目組的溝通機(jī)制三方面進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。

4.1 供應(yīng)商

到達(dá)制造廠后，需要第一時間摸清文件和廠區(qū)情況，確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度報告與實(shí)際情況的吻合度，廠區(qū)真實(shí)的生產(chǎn)負(fù)荷，供應(yīng)商的內(nèi)部管理機(jī)制。配合第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)員，完成時間點(diǎn)見證測試及最終檢驗(yàn)，如遇與設(shè)計(jì)文件有偏差的情況，需要與檢驗(yàn)員積極溝通，探討該情況發(fā)生的可能原因，及時向項(xiàng)目組的設(shè)計(jì)經(jīng)理和采購經(jīng)理報備，共同研究解決方案。在完成生產(chǎn)制造及檢驗(yàn)后，與項(xiàng)目文件核對設(shè)備的顏色噴涂、箱單及包裝、嘜頭的施畫情況等出廠準(zhǔn)備工作。

4.2 物流及物流商

在設(shè)備噴漆、裝箱、準(zhǔn)備發(fā)運(yùn)階段，需要催交人員對物流商編寫的運(yùn)輸方案進(jìn)行核查，主要包括計(jì)劃實(shí)施內(nèi)容是否符合當(dāng)時的貨物狀態(tài)，是否存在多臺設(shè)備分批發(fā)運(yùn)，或主機(jī)與配件分別配載的情況。如是，需要向物流商提出對運(yùn)輸方案調(diào)整的提醒，并請項(xiàng)目組的物流工程師加強(qiáng)對物流商的管理。在F組貿(mào)易術(shù)語的合同下，項(xiàng)目選用的物流商在供應(yīng)商所在國或發(fā)運(yùn)國的實(shí)力是否足夠，其中包括箱單、商業(yè)發(fā)票的準(zhǔn)備，內(nèi)陸運(yùn)輸與供應(yīng)商的配合情況，物流商在船公司或航空公司的訂艙能力，清報關(guān)海關(guān)編碼的選用，出口許可證、最終用戶說明、項(xiàng)目現(xiàn)場所在國需特殊認(rèn)證的文件準(zhǔn)備情況。在C組和D組貿(mào)易術(shù)語的合同下，需要對供應(yīng)商選用的物流商資質(zhì)進(jìn)行核查：如果是海運(yùn)，確認(rèn)船齡、班輪及免箱期情況；如果是空運(yùn)，則要避免選用廉價航空，使用信譽(yù)度良好的大型航空公司是必要的。這個階段對于項(xiàng)目后期是至關(guān)重要的，在滿足生產(chǎn)計(jì)劃的排期和包裝時間點(diǎn)的安排之后，合作的物流商能否如期將物資配載并趕上預(yù)定的船期或航班是保障供應(yīng)的重要環(huán)節(jié)。

此外，以下因素需要需納入項(xiàng)目組考慮范疇：貨物包裝完畢無法如期運(yùn)出工廠；貨物送達(dá)港口卻沒有趕上船公司截單時間；在截單時間前到達(dá)港口卻因?yàn)榇疽蛩貨]有成功裝船，反而花數(shù)倍的費(fèi)用改為空運(yùn)等物流環(huán)節(jié)導(dǎo)致的項(xiàng)目進(jìn)度延誤和項(xiàng)目成本額外增加。

4.3 溝通機(jī)制

該環(huán)節(jié)需要駐廠催交人員與項(xiàng)目組建立一個有效的溝通機(jī)制，如每個工作日定時召開電話會議，就前一日工作進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)(通常中國的東8時區(qū)早于歐洲及美國)，確定本日工作要點(diǎn)及待確認(rèn)事項(xiàng)；再以每兩日或每周報告的形式向項(xiàng)目組匯報階段性催交成果、正在解決的事項(xiàng)、目前存在的問題或可能發(fā)生的問題預(yù)警，以及需要項(xiàng)目確認(rèn)的事項(xiàng)，使駐廠催交完全融入項(xiàng)目組的日常工作或計(jì)劃中。

5 采購管理建議

要做好進(jìn)口物資采購，加強(qiáng)合同執(zhí)行階段的管理勢在必行。催交工作側(cè)重合同簽署后采取的相關(guān)措施，保障物資的生產(chǎn)和文件的準(zhǔn)備。如果能將部分保供工作提前，或在項(xiàng)目收尾階段及時總結(jié)，會提升工程公司總承包項(xiàng)目的采購管理能力。

在項(xiàng)目初期，將采購融入設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，做到EPC總承包而不是E+P+C的階段性工作模式。此種情況對總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平要求非常高，需要在確定MR或技術(shù)協(xié)議簽署時保證終版的準(zhǔn)確性，降低因設(shè)計(jì)參數(shù)變更而導(dǎo)致的采購合同變更。同時，需要采購工程師對設(shè)計(jì)工藝和某類物資的生產(chǎn)、制造、運(yùn)輸周期有普遍認(rèn)知，合理規(guī)劃采購周期。在采購合同簽約的準(zhǔn)備階段，盡量將制造商或商社(針對日本制造商)納入供應(yīng)商短名單范圍，與其進(jìn)行直接談判，提高溝通效率，降低信息不對稱造成的履約問題。如必須與分銷商或總代理商簽約，需要結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及項(xiàng)目所在地(國)的實(shí)際情況進(jìn)行多方考量。在確定采購中標(biāo)供應(yīng)商階段，應(yīng)加大議價能力，并對入圍供應(yīng)商在合同執(zhí)行階段的履約能力和對工廠的掌控能力進(jìn)行權(quán)衡。無論選取國際招標(biāo)還是競爭性談判，都需要明確關(guān)鍵性商務(wù)合同條款，尤其是付款方式是否符合中國外管局、項(xiàng)目所在地(國)政府機(jī)關(guān)、EPC總包方集團(tuán)公司和業(yè)主企業(yè)所屬集團(tuán)公司的規(guī)定，避免發(fā)生簽署商務(wù)合同后再進(jìn)行變更操作。

在采購合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)信息化管理也是不可或缺的。合同簽約后可向制造商申請一個該合同權(quán)限的ERP賬號，從源頭便可對物資的備料及生產(chǎn)狀態(tài)進(jìn)行了解，避免因信息流過長可能發(fā)生的溝通效率或質(zhì)量降低的情況。中國企業(yè)在境外制造商處的信譽(yù)維護(hù)也應(yīng)納入考慮范疇，在要求制造商按照合同時間節(jié)點(diǎn)確認(rèn)文件和物資狀態(tài)的同時，中國企業(yè)也應(yīng)按時間節(jié)點(diǎn)及約定方式對供應(yīng)商付款，以免因?yàn)轭A(yù)付款或進(jìn)度款不到位而延誤生產(chǎn)進(jìn)度。

在項(xiàng)目進(jìn)入后期或進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)時，工程公司需要考慮建立海外供應(yīng)商管理機(jī)制，對于每項(xiàng)物資的采購合同進(jìn)行后評價，掌握供應(yīng)商的企業(yè)文化、管理模式、生產(chǎn)負(fù)荷、專利技術(shù)先進(jìn)性、零配件分包情況，并對信息進(jìn)行年度維護(hù)。如有需要，可以聯(lián)合集團(tuán)內(nèi)部其他工程公司形成信息共享或聯(lián)動機(jī)制：將有嚴(yán)重違約情況的供應(yīng)商記錄在案；與合作較多且信譽(yù)良好的制造商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，在擴(kuò)大集團(tuán)影響力的同時，也擴(kuò)大中國工程公司在制造商的影響力。

6 結(jié)語

參與“一帶一路”建設(shè)的中國工程公司應(yīng)加強(qiáng)對海外制造商的尋源工作，考察其生產(chǎn)能力、國際質(zhì)量認(rèn)證情況、生產(chǎn)線負(fù)荷等，并在集團(tuán)內(nèi)部的信息管理平臺中適當(dāng)降低其準(zhǔn)入門檻和限制。對海外總承包項(xiàng)目，要掌握項(xiàng)目所在國的進(jìn)口管理規(guī)定和當(dāng)?shù)匚幕?。在?xiàng)目實(shí)施中，加強(qiáng)各工作界面的無縫化銜接，以職業(yè)、專業(yè)、敬業(yè)的精神貫穿始終，打造中國企業(yè)的良好信譽(yù)。

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