加強辦公自動化設(shè)備管理 提高設(shè)備使用效率

賈祥森

摘 要：意識是人的大腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。在科學技術(shù)發(fā)展日新月異，企業(yè)規(guī)模日趨現(xiàn)代化，設(shè)備的結(jié)構(gòu)和技術(shù)更加復雜的今天，強化設(shè)備管理意識將顯得愈來愈重要，而人（管理或使用者）又是起著決定性的作用。本文將從使用者的責任、核算識、質(zhì)量、培訓、隱患、全員這六方面意識來加強辦公設(shè)備管理，來闡述人對提高設(shè)備使用效率的作用。

關(guān)鍵詞：設(shè)備管理 意識 效率

在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)過程中，辦公設(shè)備管理決定因素是人而不是物。如果設(shè)備管理意識不強，管理者不重視，使用者的積極性不能充分發(fā)揮，產(chǎn)生“無電停機，有電開不成”等現(xiàn)象，造成設(shè)備管理過程中處處充斥著各種矛盾，再好的設(shè)備也只會成為陳列品。所以說人的設(shè)備管理意識主動性發(fā)揮的好與不好，將直接影響到設(shè)備影響效率的高與低。

1.辦公自動化設(shè)備發(fā)展趨勢

當前，隨著科學技術(shù)特別是信息技術(shù)的加快建設(shè)，通信業(yè)和計算機產(chǎn)業(yè)得到爆發(fā)式增長，這樣的時代背景也對辦公自動化設(shè)備提出了新的更高要求，目前，辦公自動化設(shè)備已日趨形成了聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)來滿足辦公自動化的發(fā)展需要，辦公自動化正朝著網(wǎng)絡(luò)化、標準化、智能化和綜合化的方向發(fā)展。對促進辦公效率提升及各行業(yè)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

2.強化辦公設(shè)備管理的相關(guān)措施

2.1強化責任意識，辦公設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化管理

廣州海事測繪中心已從制度上規(guī)范了設(shè)備管理制度和工作流程，明確了相關(guān)人員的職責范圍。全隊設(shè)備管理工作已形成了“單位負責人—主管領(lǐng)導—主管部門—使用部門—使用人”的管理網(wǎng)絡(luò)體系，逐級負責，等事宜。通過這一套管理體系網(wǎng)絡(luò)，使設(shè)備管理工作的多個環(huán)節(jié)流程和工作程序能夠真正做到無紕漏、無死角。

2.2強化核算意識，規(guī)范辦公設(shè)備采購管理

為加強設(shè)備管理，廣州海事測繪中心制定了嚴格且規(guī)范清晰的設(shè)備管理制度和工作流程。對于其中設(shè)備采購尤其是辦公自動化設(shè)備的采購過程中的管理工作，廣州還是測繪中心采取了以下管理措施：

（1）供貨商的評定選擇

供貨商的選擇作為辦公設(shè)備采購的第一環(huán)，對整個采購工作流程都有著重要的影響作用。對此，可以組織由多部門人員共同參與組成的辦公設(shè)備考察小組，對供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察，設(shè)立經(jīng)營規(guī)模情況、現(xiàn)場樣品貨源、供貨時間、維護與故障等售后服務(wù)等評價標準，通過考察對供應(yīng)商的相應(yīng)指標進行統(tǒng)一評分，按照分手高低羅列供應(yīng)商次序，擇優(yōu)選擇辦公設(shè)備的供應(yīng)商。

（2）少量采購的情況

低于15臺的小批量采購，購置總價低于10萬元的采購屬于少量采購，由主管部門、使用部門等共同對供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察，確定購置設(shè)備的品牌、型號規(guī)格，總價較低者優(yōu)先予以供貨。在生產(chǎn)工作需要進行設(shè)備采購，并與定好的供應(yīng)商考察時間有沖突時，可由主管部門直接對接主要供應(yīng)商進行設(shè)備供應(yīng)；若兩者時間距離較遠，由負責人員確定所需采購設(shè)備的品牌和型號規(guī)格，并共同按照次序?qū)?yīng)商進行現(xiàn)場考察，價格價低者優(yōu)先予以采購。

（3）批量采購的情況

設(shè)備多于15臺，購置總價高于10萬元的采購屬于批量采購，由于采購數(shù)量大，總價款多，需要由主管部門撰寫招標書，成立相應(yīng)的招標領(lǐng)導小組進行一定的招標流程，通過對供應(yīng)商投標書進行綜合評價來確定最后供應(yīng)商。由于該流程由多部門、多人員參與，可以對各方意見進行綜合評價，從而選出最適合的辦公設(shè)備，保障采購質(zhì)量；同時最大程度規(guī)避違法現(xiàn)象的發(fā)生。

（4）強化質(zhì)量意識，確保設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量

辦公設(shè)備的質(zhì)量高低決定了辦公設(shè)備的使用效率和使用壽命，因此，質(zhì)量意識要始終貫徹于采購流程的每一步環(huán)節(jié)。對于新采購的辦公設(shè)備，首先要檢查外觀有無損壞，技術(shù)資料是否齊全，安裝調(diào)試過程中是否運行正常，以上環(huán)節(jié)無異常情況后，才可進行驗收；其中某一環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題則必須重新調(diào)試或更換新機。目前在設(shè)備質(zhì)量的把控上，一般采取試用后開票結(jié)賬的措施，此舉在延長質(zhì)保期的同時，還能盡量在試用時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)設(shè)備問題，便于問題的及早解決問題，做到嚴格把好設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)。

（5）注重培訓意識，提高辦公產(chǎn)品使用效率

辦公設(shè)備的使用效率與員工是否能夠熟練操作辦公設(shè)備息息相關(guān)。針對一些高精密的辦公設(shè)備或儀器，必須做好相應(yīng)的人員培訓工作，進而提高高精密辦公設(shè)備的使用效率，降低耗損率。對此，精密辦公設(shè)備需要由供應(yīng)商提供技術(shù)培訓，，要注重同部門里工作人員的互動交流，此舉有利于提高操作人員的設(shè)備操作技術(shù)，減少因操作失誤引發(fā)的故障問題，從而降低損耗，提高設(shè)備使用效率。

（6）強化隱患意識，延長設(shè)備使用壽命

工作人員在隱患意識方面的加強，將有助于辦公設(shè)備的良好運轉(zhuǎn)及使用壽命的延長。設(shè)備的使用壽命取決于工作人員是否規(guī)范操作，是否有對設(shè)備定時進行更新維護。具備嫻熟操作技能的工作人員不僅能保證生產(chǎn)的順利進行，有效避免人為故障問題，還能延長設(shè)備的使用壽命，發(fā)揮設(shè)備的最大價值。。在廣州海事測繪中心，各部門都制定了符合工作情況的操作及維護規(guī)章，，通過對辦公設(shè)備的定期檢查，發(fā)現(xiàn)存在的相關(guān)問題，及時與對應(yīng)部門和負責人員進行溝通，糾正錯誤并解決現(xiàn)存問題，確保設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。

（7）注重全員意識，辦公設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化管理

辦公設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于辦公資源的集約和優(yōu)化，實現(xiàn)以最小成本對龐雜的辦公設(shè)備進行梳理整合，進而實現(xiàn)辦公資源的高效利用。同時辦公設(shè)備合理布局后形成的辦公設(shè)備局域網(wǎng)，不僅可以降低辦公設(shè)備采購量，減少資金支出，還男人花節(jié)省后勤工作時間，有利于充分發(fā)揮辦公設(shè)備的最大效能。同時，全員意識的提高，將有利于辦公設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)化管理，也將極大優(yōu)化辦公環(huán)境。

3.結(jié)論

設(shè)備能否正常甚至高效的進行運轉(zhuǎn)，與良好的維護措施服務(wù)息息相關(guān)。同時，我們應(yīng)該看到，除卻對應(yīng)設(shè)備的維護措施服務(wù)外，也要考慮到其他因素，諸如辦公設(shè)備所在的工作環(huán)境、溫度、濕度、電源工作情況、潔凈程度等等，綜合考慮后，再配合相應(yīng)的設(shè)備維護措施，才能確保設(shè)備的運轉(zhuǎn)，最終實現(xiàn)適應(yīng)信息化發(fā)展的辦公自動化工作。

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