探究海洋檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

高 穎，高學(xué)文

（遼寧省海洋水產(chǎn)科學(xué)研究院 遼寧 大連 116023）

1 引言

檔案資料的管理主要就是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集、規(guī)范整理，同時(shí)還應(yīng)該充分維護(hù)好檔案的保密性和安全性，進(jìn)一步為相關(guān)的工作提供相應(yīng)的支持，當(dāng)人們需要檔案信息的時(shí)候，管理人員便可以快速?gòu)闹姓{(diào)取所需信息，聽(tīng)起來(lái)似乎很簡(jiǎn)單，但其實(shí)具有一定的技術(shù)要求，只有檔案管理人員不斷提升管理工作水平，將其逐漸標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

2.1 是順應(yīng)信息化時(shí)代的必然要求

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)不斷應(yīng)用到人們的生活和工作當(dāng)中，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需求。這就要求對(duì)海洋工程的檔案管理也應(yīng)該隨著社會(huì)與科技水平的提升而進(jìn)行不斷地創(chuàng)新與改革，對(duì)檔案管理載體、形式以及存儲(chǔ)方式等多個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能使其更加規(guī)范、高效以及科學(xué)合理。

2.2 是促進(jìn)檔案管理健康有序發(fā)展的有效途徑

雖然海洋檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展也進(jìn)行了一定的改革，但是就我國(guó)目前的情況來(lái)看，仍然存在很多的問(wèn)題，比如信息形式的多變、文件內(nèi)容增加、存儲(chǔ)空間以及存儲(chǔ)方式都具有一定的局限性等等，管理人員的技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

2.3 是增強(qiáng)國(guó)家文化實(shí)力的重要措施

檔案可以對(duì)一個(gè)個(gè)體、企業(yè)甚至是國(guó)家的發(fā)展與成長(zhǎng)路程進(jìn)行很好地見(jiàn)證，其主要包括企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在，還可以為將來(lái)的發(fā)展進(jìn)行一定的指引?，F(xiàn)如今檔案的內(nèi)容不斷增加，形式也越來(lái)越多。其蘊(yùn)含了一個(gè)國(guó)家的文化資源信息，是歷史的一個(gè)重要載體。只有對(duì)其進(jìn)行最為科學(xué)合理的管理，才能更好地確保整個(gè)國(guó)家的長(zhǎng)久發(fā)展，是一個(gè)國(guó)家軟實(shí)力的象征。

3 海洋檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化措施

3.1 提高對(duì)工程檔案資料整理歸檔的重要性認(rèn)識(shí)

就我國(guó)目前的情況來(lái)看，很多企業(yè)在實(shí)際管理工作中并沒(méi)有對(duì)檔案資料管理工作引起足夠的重視。這就需要相關(guān)的管理人員一定要針對(duì)性地制定相應(yīng)的規(guī)章制度，可以定期為職工組織一定的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，以更好地在員工當(dāng)中推廣檔案管理工作的重要性，讓所有職工充分意識(shí)到檔案資料管理工作的價(jià)值和意義，同時(shí)還應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定和要求來(lái)對(duì)自身的行為進(jìn)行約束。

3.2 注重對(duì)工程檔案資料的有效性

在對(duì)海洋工程檔案信息整理的過(guò)程就是其工程資料形成的一個(gè)過(guò)程，所以在整理過(guò)程中應(yīng)該充分結(jié)合工程的實(shí)際施工進(jìn)度和具體環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行。首先，工作人員一定要嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)、施工和報(bào)檢資料順序來(lái)對(duì)工程資料進(jìn)行存檔，該項(xiàng)工作一直要持續(xù)到工程竣工驗(yàn)收階段；其次，還應(yīng)該對(duì)設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)的試驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集，并按照試驗(yàn)類別和施工時(shí)間來(lái)對(duì)其進(jìn)行分類，從而更好地確保資料的真實(shí)性；再次，還應(yīng)該做好會(huì)議記錄和竣工圖標(biāo)的整理工作以保證資料的多樣性和完整性。

3.3 加強(qiáng)工程檔案資料的收集規(guī)范化建設(shè)

在對(duì)海洋檔案資料進(jìn)行管理的過(guò)程中，一定要對(duì)資料的收集過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理，也更好地確保檔案的真實(shí)性和完整性，這就需要對(duì)工程資料的表格進(jìn)行詳細(xì)的填寫(xiě)、收集和整理，并且還應(yīng)該嚴(yán)格按照管理目錄來(lái)進(jìn)行，如果中途遺漏或者是破損還應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)還應(yīng)該確保其和工程設(shè)計(jì)與具體施工情況完全一致，只有做到這些才能有效控制工程的最終建設(shè)質(zhì)量。

3.4 提升檔案管理工作人員的規(guī)范管理能力

在檔案管理過(guò)程中離不開(kāi)管理人員的有效支持，人員的管理能力直接決定著整個(gè)管理質(zhì)量，所以企業(yè)應(yīng)該再日常工作中采用各種方法不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平，使每一位管理人員都可以熟練掌握相應(yīng)的管理技巧，及時(shí)出現(xiàn)一些異常情況也可以及時(shí)進(jìn)行遏制。在具體的檔案管理過(guò)程中應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：一，做好交接工作，特別是對(duì)于那些非常重要的檔案一定要對(duì)交接工作引起足夠的重視，這樣相關(guān)工作人員便可以對(duì)工程以前的具體情況有一個(gè)充分的了解和掌握；二，如果檔案管理人員發(fā)生了一定的變動(dòng)，一定要做好交接工作，只有交接完成之后方可離崗；三，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)型和規(guī)范性進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，在實(shí)際工作中不斷提升自己的能力，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)是實(shí)施操作。單位也應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行一定的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和教育，可以定期組織一定的業(yè)務(wù)能力競(jìng)賽，提升員工的工作積極性。

3.5 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理

隨著現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，逐漸向著虛擬化和數(shù)字化方向發(fā)展，檔案也不再是以往的紙質(zhì)形式，而是都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，不僅大大減輕了工作人員的勞動(dòng)量，而且還更加方便了對(duì)相關(guān)檔案信息的查詢與管理，在管理過(guò)程中只是需要一個(gè)足夠大的服務(wù)器，提升了檔案管理效率，減少了對(duì)資源的浪費(fèi)，而且這種數(shù)字化的管理模式也比以往的紙質(zhì)模式更加安全。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，無(wú)論對(duì)于個(gè)人還是企業(yè)甚至是一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案資料管理工作都發(fā)揮著十分重要的作用，其為企業(yè)和國(guó)家的有效運(yùn)行與發(fā)展奠定了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是一個(gè)國(guó)家軟實(shí)力的體現(xiàn)，檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過(guò)不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

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