企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作探討

王寧

（中鐵建工集團(tuán)山東有限公司 山東青島 266000）

企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)之一，紙質(zhì)版的檔案資料不利于保管，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，對于企業(yè)檔案的數(shù)字化保管、分級保管以及部署管理等具有重要作用。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)檔案資料的多形式管理，文件的轉(zhuǎn)換形式更加便利，并且能夠根據(jù)實際情況，完成檔案資料的查閱、檢查、補(bǔ)錄以及刪除、修改等。關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體實施方案和相關(guān)要求等均需要從實踐分析的角度展開研究與探討。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求

企業(yè)檔案管理工作的實施，對于企業(yè)信息資源的保護(hù)以及企業(yè)經(jīng)營管理計劃的制定等均具有重要的影響作用。由于企業(yè)檔案管理是一項較為系統(tǒng)化的工作，在企業(yè)檔案實踐中涉及的細(xì)節(jié)因素較多，因而需要在傳統(tǒng)的管理模式上不斷改進(jìn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。由于我國的大中型企業(yè)在檔案管理的實踐工作中，沒有劃分層級化的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化程度不一，并且企業(yè)在信息設(shè)備和硬件設(shè)施方面的建設(shè)不足，相關(guān)人員自身對于數(shù)字化企業(yè)檔案管理技術(shù)掌握不夠，也影響了企業(yè)檔案工作實施的效率。針對這些，要加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，就要完善各種檔案管理的硬件設(shè)施，在加強(qiáng)人員的專業(yè)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)檔案管理水平。此外，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，需要企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及檔案信息形成特點(diǎn)，對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行針對性的設(shè)計和開發(fā)，重點(diǎn)做好信息保密工作，維護(hù)企業(yè)檔案管理的安全性與可靠性。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作內(nèi)容

2.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實踐中，需要對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作予以不斷的完善，這是因為在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要企業(yè)設(shè)計和應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備與信息軟件，在實施檔案管理的過程中，建立專門的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實踐中，完善各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要包括設(shè)備和技術(shù)兩部分。基礎(chǔ)設(shè)施中對于計算機(jī)、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)以及存儲器等均需要用到，對企業(yè)檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、操作管理系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)等也需要做好技術(shù)維護(hù)，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的實效性和實用性。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施完善，對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)連接的實際距離，對互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)以及廣域網(wǎng)等幾種不同的網(wǎng)絡(luò)類型進(jìn)行合理的劃分和使用。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫

企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，需要加強(qiáng)檔案資料的管理，這是因為企業(yè)在不同的業(yè)務(wù)活動中，產(chǎn)生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內(nèi)容，對于企業(yè)的綜合管理以及相關(guān)戰(zhàn)略計劃制定等具有重要作用。企業(yè)在檔案管理工作中進(jìn)行數(shù)字化的管理，需要對相關(guān)應(yīng)用平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等進(jìn)行建設(shè)和完善，并在此基礎(chǔ)上利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的總體效益。在檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構(gòu)建中，要保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、規(guī)范性和完整性，同步建立文件型數(shù)據(jù)庫和檢索型數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實施，主要是為企業(yè)的檔案管理提供先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用平臺，建立和使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因為企業(yè)的檔案管理，對于文件信息要能夠?qū)崿F(xiàn)電子化和數(shù)字化的保存，同時，要滿足企業(yè)內(nèi)部人員的檔案檢索和文件調(diào)閱需求。

2.3 加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)

現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中，要做好檔案管理的工作，這是因為企業(yè)的檔案資料關(guān)系到企業(yè)的業(yè)務(wù)信息，對于企業(yè)的經(jīng)營、計劃和發(fā)展等具有重要的信息參照作用。企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的不同業(yè)務(wù)信息，形成檔案資料，對于這些資料內(nèi)容的保管，對于企業(yè)的綜合管理具有重要的參考和借鑒作用?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，保證檔案文件信息的安全性和保密性，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，則需要進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其能夠強(qiáng)化自己的責(zé)任意識，在檔案管理的工作實踐中正確操作和使用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)完成檔案管理工作。檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)中，要能夠在信息資源的合理利用中，對檔案資料進(jìn)行搜集、整理和歸檔，實施規(guī)范性操作，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實施更加具有實踐性特點(diǎn)。

3 結(jié)語

作為企業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)活動開展的重要憑證信息，檔案管理屬于企業(yè)的信息資源管理無形資產(chǎn)管理，對于企業(yè)未來的管理工作規(guī)劃以及經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略制定等具有依據(jù)性作用，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)水平，就是提高企業(yè)內(nèi)部信息管理服務(wù)水平。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化管理，這對于提高企業(yè)檔案管理的便利性、可靠性具有重要影響。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實踐中，需要企業(yè)根據(jù)自身的實際月經(jīng)營發(fā)展需求，構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)和信息平臺，在信息平臺上，對企業(yè)的內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)臐B透，使傳統(tǒng)的封閉式管理模式得以突破，提升企業(yè)檔案信息的共享效率。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作不僅需要加強(qiáng)對專業(yè)人員的技能培訓(xùn)，還要更新設(shè)備、升級軟件，為企業(yè)檔案數(shù)字化管理奠定良好基礎(chǔ)，全面有效的提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。

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