李華清
(重慶一三六地質(zhì)隊(duì) 重慶 401147)
檔案信息資源作為社會(huì)資源的主要構(gòu)成,保證其安全是十分必要的。但是在社會(huì)信息化的發(fā)展過程中,由于受到一些因素的影響,像是相關(guān)法律法規(guī)不完善、檔案保管環(huán)境與時(shí)代發(fā)展不符等,使得檔案信息管理的真實(shí)性、可靠性以及完整性等受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn),所以需要加快完善檔案信息安全保障體系的建設(shè)。
信息安全屬于一種既抽象又廣泛的概念,其具有可用性、保密性及完整性等多種特征,而檔案信息安全也具備以上特征。所以與此些特征相關(guān)的一些理論體系與技術(shù)應(yīng)用,都可以當(dāng)作檔案信息安全保障的研究對(duì)象。為了更好的保障檔案信息安全,有關(guān)部門要不斷提升軟、硬件的技術(shù)能力,以此避免或減少檔案信息資源受到更嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)損害,保證檔案管理工作可以正常運(yùn)行。
檔案信息安全保障體系綜合了法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)管理、指導(dǎo)培訓(xùn)、人才、政策以及相關(guān)的操作技術(shù)、保障技術(shù)等因素,屬于一種較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。對(duì)于此體系的建立,不僅需要解決相關(guān)技術(shù)問題,還要做好安全保障各個(gè)環(huán)節(jié)的組織及管理[1]。其目的是為了更好的控制檔案信息系統(tǒng)存在的一些風(fēng)險(xiǎn)問題,通過加大檔案信息安全技術(shù)體系及管理體系的建設(shè)力度,確保檔案信息系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的運(yùn)行,提升其利用效率。
保障檔案信息的安全具有較高的現(xiàn)實(shí)意義。檔案屬于不可再生資源,對(duì)地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展起著重要的作用,具有較高的參考價(jià)值,但是現(xiàn)階段,地質(zhì)檔案的存放環(huán)境需要改善。例如:地質(zhì)檔案存放場(chǎng)所的設(shè)施較為陳舊,存放環(huán)境沒有進(jìn)行隔熱及防潮處理,缺少消防設(shè)施等,這使得檔案在存放及管理過程中,可能會(huì)面臨發(fā)霉、火災(zāi)等風(fēng)險(xiǎn)。其次,我國(guó)一些文字檔案信息在管理上存有問題。例如:保存時(shí)間較長(zhǎng)的一些檔案信息,其字跡較為模糊,較難辨認(rèn);由于地勘單位的合并,使得檔案號(hào)出現(xiàn)混亂,增加了查詢難度,甚至同一檔案有多個(gè)檔案號(hào);在地質(zhì)檔案管理過程中,文字檔案和照片檔案混在一起,查找起來十分麻煩;檔案管理室不及時(shí)通風(fēng),使得一些檔案出現(xiàn)發(fā)霉等問題。然后,地質(zhì)隊(duì)的電子檔案信息在管理保存過程中也存在著一些問題。例如:由于我國(guó)的電子檔案信息發(fā)展時(shí)間較短,一些檔案信息尚未整合,電子檔案信息缺少完整性;電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不健全,安全系統(tǒng)存在漏洞,使得電子檔案信息易受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊或病毒侵?jǐn)_;電子檔案信息管理的相關(guān)管理制度及法律制度不健全,管理工作缺少法律依據(jù),不能夠有序進(jìn)行。最后,我國(guó)地質(zhì)隊(duì)缺少高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)電子檔案信息管理人員,這使得檔案管理工作存有滯后問題。
為了保證實(shí)體檔案信息具有較高的完整性、真實(shí)性及可靠性,我國(guó)要提高實(shí)體檔案信息管理工作水平,完善相關(guān)管理工作。①要改善我國(guó)實(shí)體檔案的存放環(huán)境,修繕檔案管理場(chǎng)所。②要做好實(shí)體地質(zhì)檔案存放的全面清查工作,并制定出相關(guān)考核方案。例如:按照檔案使用頻率的高低,對(duì)檔案信息的排序進(jìn)行整體優(yōu)化,以此提高實(shí)體檔案信息的應(yīng)用效率及管理工作水平。對(duì)于整合后的地勘單位,要對(duì)檔案進(jìn)行重新編排號(hào)碼,進(jìn)而促進(jìn)地勘單位更好的發(fā)展。與此同時(shí),要制定有關(guān)檔案管理的中長(zhǎng)期計(jì)劃,將實(shí)體檔案信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息。對(duì)于應(yīng)用價(jià)值較高的檔案信息要進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù),對(duì)于其他類型的檔案信息,比如:錄像帶、光盤、照片等,要按照其特有的性質(zhì)進(jìn)行特殊保存。另外,要加強(qiáng)保存設(shè)施建設(shè),確保檔案信息管理環(huán)境始終能夠處在恒溫恒濕的狀態(tài);還要定期對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行清潔與消毒工作,防止實(shí)體檔案出現(xiàn)霉變等問題。③要做好實(shí)體檔案的監(jiān)督及檢查工作,提高實(shí)體檔案信息管理的工作水平及效率。例如:制定有效的檔案信息管理考核制度,以此提升地質(zhì)隊(duì)檔案管理工作人員的責(zé)任心及使命感,使其能夠全身心投入到檔案管理工作之中,使檔案的保存與管理工作具有較高的安全性,可以有序的進(jìn)行[2]。還可以在檔案信息存放場(chǎng)所安裝監(jiān)控設(shè)施,從而保障實(shí)體檔案信息不受損,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。④我國(guó)政府及有關(guān)地質(zhì)部門要重視實(shí)體檔案信息管理工作,要加大資金與技術(shù)的投入力度,建立健全檔案信息管理系統(tǒng),使檔案信息管理工作能夠與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。
隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛用于各個(gè)領(lǐng)域之中,尤其是在檔案管理領(lǐng)域,具有突出的效果。現(xiàn)如今,我國(guó)一些實(shí)體檔案信息已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息,在未來,我國(guó)檔案信息將全面實(shí)現(xiàn)電子化、信息化管理。因此,為了提升電子檔案信息的安全性,地勘單位要建立健全電子檔案信息管理系統(tǒng)。①各個(gè)地質(zhì)隊(duì)的檔案館都要制定出有關(guān)電子檔案信息的安全保障制度,保證電子檔案在管理上有據(jù)可依,規(guī)范電子檔案信息管理工作人員的行為,使其能夠嚴(yán)格按照制度做好檔案管理工作。②各個(gè)地質(zhì)隊(duì)的檔案館要完善網(wǎng)絡(luò)入侵?jǐn)r截系統(tǒng),增加防火墻的保護(hù)力度,發(fā)揮其高效的防護(hù)能力,抵擋各種威脅檔案信息的攻擊及入侵行為,提升電子檔案信息的安全性。③對(duì)于電子檔案管理工作人員的違規(guī)外聯(lián)行為,要嚴(yán)厲懲處,進(jìn)而有效保證電子檔案信息安全。從國(guó)家層面上看,我國(guó)要制定出有關(guān)電子信息檔案的安全管理?xiàng)l例,加強(qiáng)法律監(jiān)管,保證電子檔案信息的安全管理工作能夠有法可依,規(guī)范檔案信息管理工作。除此之外,相關(guān)部門要進(jìn)行技術(shù)上的創(chuàng)新,加強(qiáng)電子檔案信息安全保障體系的建設(shè),完善其管理系統(tǒng)。比如:各個(gè)地質(zhì)隊(duì)的檔案館在電子檔案信息管理上要依照“前端控制,后端歸檔”的模式進(jìn)行檔案管理,有效保障電子檔案信息的安全[3]。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),優(yōu)化并整合多種檔案資源。還要完善電子檔案信息管理的移交工作,提升電子檔案信息安全性,確保檔案信息的完整,避免存在遺失或泄露等問題。
制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案是因?yàn)闄n案在保存過程中,會(huì)受到一些自然因素及人為因素的影響,出現(xiàn)一些突發(fā)問題,像是檔案信息損毀、火災(zāi)、信息泄露等,當(dāng)安全事故發(fā)生時(shí),地質(zhì)檔案管理人員可以使用應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行有組織、有序的施救,從而使事故損失最小化。可以說,應(yīng)急預(yù)案的存在是保證實(shí)體檔案信息安全的重要手段。對(duì)于應(yīng)急預(yù)案的制定,地勘單位的各級(jí)檔案部門要對(duì)檔案的安全進(jìn)行分析及預(yù)測(cè),相關(guān)人員要認(rèn)真的研究并進(jìn)行科學(xué)論證,進(jìn)而保證提出的檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案具有較高的可行性;加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)力度,使其建設(shè)向制度化及常態(tài)化方向發(fā)展;檔案管理者要具有較強(qiáng)的責(zé)任心理,保證檔案信息的完整性及真實(shí)性。
除此之外,地質(zhì)隊(duì)要加大監(jiān)督力度,做好整改工作。在檔案信息管理過程中,要嚴(yán)格按照相關(guān)安全法規(guī)進(jìn)行工作,發(fā)揮法律的實(shí)際效用,對(duì)于違反法規(guī)的工作人員,要調(diào)查核實(shí)清楚后,要嚴(yán)肅處理;對(duì)于在發(fā)生重大安全事故時(shí),漠視者、推脫著、掩蓋著或退避者,要按照實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)處理;對(duì)于報(bào)告不及時(shí)而使檔案信息出現(xiàn)安全事故的工作人員,要按照有關(guān)法律追究其責(zé)任;檔案信息的安全負(fù)責(zé)人也應(yīng)受到相應(yīng)的法紀(jì)懲處。
綜上所述,檔案信息是社會(huì)資源的重要構(gòu)成,但是在實(shí)際地質(zhì)檔案信息管理上還存在著一些問題,為了保證檔案信息的安全,要提升實(shí)體檔案信息管理工作水平、建立健全電子檔案信息管理系統(tǒng)、制定出相關(guān)檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案,進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)地質(zhì)事業(yè)又好又快的發(fā)展。