構(gòu)建會計(jì)檔案電子化新模式的思考探討

■孫建斌

塔里木油田公司

會計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會計(jì)記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計(jì)文件。具體包括：會計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證），會計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿），財(cái)務(wù)會計(jì)報告（月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告及其審計(jì)報告），其他會計(jì)資料（年度內(nèi)部控制評價報告及內(nèi)部控制審計(jì)報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、其他具有保存價值的會計(jì)信息記錄）。

1 會計(jì)檔案形式與發(fā)展歷程

會計(jì)檔案發(fā)展可分為三個階段：一是會計(jì)電算化實(shí)施前，紙質(zhì)會計(jì)檔案階段，人工記賬時期，即采用純手工檔案，到后期也使用計(jì)算機(jī)制作相應(yīng)的表格、報表等，但都采用打印后的紙質(zhì)作為會計(jì)檔案。二是會計(jì)電算化后，紙質(zhì)會計(jì)檔案與電子會計(jì)檔案結(jié)合階段，實(shí)行會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案，從實(shí)際內(nèi)容看，一方面，保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計(jì)檔案；另一方面，又包括了存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)，電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案相比，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

2 會計(jì)檔案電子化模式的法律依據(jù)

財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的財(cái)會字[1998]32號《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條第二款明確規(guī)定“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財(cái)政部、國家檔案局備案”。 《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定“具備以下條件的單位可以采用電子會計(jì)檔案替代紙質(zhì)會計(jì)檔案：配備了適用的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠通過電子檔案管理系統(tǒng)快速、方便地查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系；配備了電子會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)電子會計(jì)文件的歸檔和管理；配備了信息管理機(jī)構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)對系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理；建立了嚴(yán)格的電子會計(jì)檔案管理制度，并有效實(shí)施”。

3 目前會計(jì)檔案電子化的可行性分析

3.1 實(shí)行電子會計(jì)檔案的外部政策環(huán)境和法制環(huán)境基本成熟

第一，《中華人民共和國電子簽名法》確立了電子簽名的法律效力，滿足規(guī)定條件的電子會計(jì)憑證具有與紙質(zhì)會計(jì)憑證同等的法律效力。電子簽名可成功運(yùn)用在集中報銷平臺、合同結(jié)算系統(tǒng)、資金平臺、內(nèi)部交易結(jié)算平臺、資產(chǎn)管理平臺、ERP系統(tǒng)和會計(jì)集中核算系統(tǒng)。第二，《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定，具備條件的單位可以采用電子會計(jì)檔案替代紙質(zhì)會計(jì)檔案，為會計(jì)檔案電子化管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

3.2 信息技術(shù)的日趨成熟為會計(jì)檔案電子化管理提供了有力支撐

（1）運(yùn)費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)解決了運(yùn)輸業(yè)務(wù)的會計(jì)核算，既能滿足不同類型車輛運(yùn)輸單價自動顯示或自動生成，又能滿足所有運(yùn)輸結(jié)算憑證金額的自動匯總和費(fèi)用分配，集成會計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（2）合同結(jié)算系統(tǒng)解決了合同業(yè)務(wù)(除運(yùn)輸業(yè)務(wù)) 的會計(jì)核算，既能保證賬務(wù)處理及時，不影響投資和成本的真實(shí)性；又能保證應(yīng)付賬款的掛賬、質(zhì)保金單據(jù)的生成，集成會計(jì)憑證,實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（3）內(nèi)部交易結(jié)算平臺解決了內(nèi)部單位之間收入、成本、投資的會計(jì)核算，既避免了大量的手工勞動，又自動編制內(nèi)部交易抵消分錄并自動完成合并，集成記賬憑證，完全實(shí)現(xiàn)內(nèi)部交易業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（4）ERP系統(tǒng)既解決了物料收發(fā)、產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)的會計(jì)核算，集成會計(jì)憑證，又解決了前接集中報銷平臺、運(yùn)費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)、合同結(jié)算系統(tǒng)、資金平臺、內(nèi)部交易結(jié)算平臺等，后接會計(jì)集中核算系統(tǒng)集成會計(jì)憑證的系統(tǒng)問題，實(shí)現(xiàn)了物料收發(fā)、產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

4 構(gòu)建會計(jì)檔案電子化新模式的幾點(diǎn)思考

4.1 會計(jì)檔案電子化方案是否需上報

《會計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定需報財(cái)政部、國家檔案局備案，而《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規(guī)定具備條件的單位可以采用電子會計(jì)檔案替代紙質(zhì)會計(jì)檔案，只指明了應(yīng)具備的條件，而未明確需不需要報備。

應(yīng)對措施：完善電子會計(jì)檔案管理制度，成立電子會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，配備信息管理人員，積極做好會計(jì)檔案電子化方案報備的工作。

4.2 原始單據(jù)與電子單據(jù)能否一致

應(yīng)對措施：

（1）加強(qiáng)對上述系統(tǒng)的培訓(xùn)，在錄入系統(tǒng)時必須做到原始單據(jù)與電子單據(jù)的完全一致。

（2）審核人員加強(qiáng)責(zé)任，完全一致時，方可通過審核；發(fā)現(xiàn)不一致時，拒絕通過。審核人員發(fā)現(xiàn)不一致時，一是有權(quán)作退回處理，二是有權(quán)在電子單據(jù)上標(biāo)注“作廢”印章和在原始單據(jù)上加蓋“作廢”印章。

（3）剛實(shí)施時，可實(shí)行雙軌運(yùn)行，待成熟時，甩掉紙質(zhì)模式，完全實(shí)行電子化。

會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告和其他會計(jì)資料中的年度內(nèi)部控制評價報告及內(nèi)部控制審計(jì)報告，可實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化；但其他會計(jì)資料的銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊未實(shí)現(xiàn)電子化應(yīng)對措施：根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》“原始憑證、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告及其審計(jì)報告、年度內(nèi)部控制評價報告及其審計(jì)報告、會計(jì)檔案保管清冊和會計(jì)檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計(jì)文件，必須以紙質(zhì)形式或者微縮制品保存”的要求，可將銀行對賬單導(dǎo)入資金平臺或會計(jì)集中核算系統(tǒng)，建立銀行存款余額調(diào)節(jié)表模板，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動對賬。同時在會計(jì)集中核算系統(tǒng)中建立會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊模板，再借助無紙化（電子化）辦公的電子簽名，既可實(shí)現(xiàn)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊電子化模式，又可達(dá)到微縮制品保存的要求。

5 結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化是必然的趨勢。只要我們樹立堅(jiān)定的信心，積極應(yīng)對，將率先實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化新模式。

參考文獻(xiàn)

[1]財(cái)政部、國家檔案局，財(cái)會字[1998]32號《會計(jì)檔案管理辦法》

[2]財(cái)政部，《會計(jì)檔案管理辦法》（征求意見稿）

[3]塔里木油田公司，《ERP及ERP與FMIS融合方案用戶操作手冊》