《歸檔文件整理規(guī)則》目錄編制的要求與方法（之四）

鄒杰

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》）中“編目”是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供了基本條件。

總體要求

1.能夠準(zhǔn)確反映分類(lèi)和排列方法

歸檔文件目錄編制以系統(tǒng)化工作為前提，以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結(jié)構(gòu)和排序?yàn)槟康?，因而，目錄編制?yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果進(jìn)行，編制完成的目錄應(yīng)該能夠準(zhǔn)確反映分類(lèi)體系和排列方法。

2.按照檔號(hào)順序編制

《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

3.逐件編制

按照《規(guī)則》規(guī)定，編目應(yīng)以件為單位進(jìn)行，在歸檔文件目錄中一件只體現(xiàn)為一條目錄。如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容，以方便文件檢索。

4.體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄和電子目錄兩種形式

在信息化條件下，歸檔文件目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。

5.數(shù)據(jù)規(guī)范

《規(guī)則》推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制目錄。使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行歸檔文件目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、軟回車(chē)或硬回車(chē)，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

目錄項(xiàng)目和著錄要求

1.歸檔文件目錄項(xiàng)目

歸檔文件目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，其中序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)，文號(hào)和密級(jí)為條件必填項(xiàng)，備注為選填項(xiàng)。

2.著錄要求

（1）序號(hào)。序號(hào)即歸檔文件順序號(hào)。每?jī)?cè)歸檔文件目錄的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始逐條著錄。

（2）檔號(hào)。檔號(hào)著錄要求參見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》檔號(hào)編制的原則與要求（之三）。

（3）文號(hào)。文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號(hào)組成。沒(méi)有文號(hào)的歸檔文件，此欄目空置，不得著錄諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)或“情況反映”等刊物名稱(chēng)。文號(hào)中的年度用六角括號(hào)“〔〕”括入，不使用方括號(hào)“[]”或?qū)嵭姆筋^括號(hào)“【】”。

（4）責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。著錄責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡(jiǎn)稱(chēng)。較為特殊的責(zé)任者，著錄方法如下：

一是聯(lián)合發(fā)文時(shí)責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但應(yīng)注意：立檔單位是責(zé)任者的必須著錄，以體現(xiàn)“以我為主”的歸檔原則；文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄。

二是個(gè)人責(zé)任者著錄時(shí)應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱(chēng)或其它職責(zé)，并加“（ ）”號(hào)。文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱(chēng)謂應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國(guó)責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱(chēng)，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名，必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫(xiě)。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫(xiě)均加“（ ）”。如：（美）愛(ài)因斯坦 （A.Einstein）。

三是機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”常會(huì)出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況，著錄時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并著錄。

四是會(huì)議記錄的責(zé)任者應(yīng)著錄本單位（或有關(guān)組織）全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。如××局局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄，其責(zé)任者應(yīng)著錄為“××局”，中共××局黨組會(huì)議記錄，其責(zé)任者應(yīng)著錄為“中共××局黨組”。

五是多人的介紹信（存根）、多份剪報(bào)組成一件時(shí)，責(zé)任者應(yīng)著錄本機(jī)關(guān)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。

（5）題名。題名即文件標(biāo)題。完整的題名一般由責(zé)任者、事由、文種3個(gè)部分組成，一般以照實(shí)著錄為原則，較為特殊情況的題名，著錄方法如下：

一是如果存在沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索等情況的，應(yīng)按照“責(zé)任者+事由+文種”結(jié)構(gòu)全部或部分自擬標(biāo)題。自擬內(nèi)容應(yīng)外加方括號(hào)“[ ]”，以與原標(biāo)題內(nèi)容相區(qū)隔。

二是文件同時(shí)存在正題名、副題名的應(yīng)照實(shí)著錄。如“強(qiáng)化目標(biāo)管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展——××同志在機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話”。對(duì)于同時(shí)存在正題名、并列題名的，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)一并著錄。

三是來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，除照實(shí)著錄復(fù)文標(biāo)題外，還應(yīng)增加“及請(qǐng)示”、“及函”字樣。如“××局關(guān)于檔案室建設(shè)規(guī)模的批復(fù)[及請(qǐng)示]”。

四是文件的題名不能完全反映附件內(nèi)容，應(yīng)該在正件標(biāo)題后著錄附件標(biāo)題。比如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定[附件：市民公約]”。有多個(gè)附件的，附件之間用“；”隔開(kāi)。

五是附件單獨(dú)作為一件的，應(yīng)在附件標(biāo)題前抄錄正文標(biāo)題，并注明“附件”字樣。如“[關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定]附件：市民公約”。

六是定稿、歷次修改稿分別作為一件時(shí)，除著錄文件標(biāo)題外，還應(yīng)注明稿件性質(zhì)。如“××局十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[定稿]”。

七是多次會(huì)議記錄組成一件時(shí)，題名格式為：“責(zé)任者+起止時(shí)間+會(huì)議記錄名稱(chēng)”。如：“[××局二〇一四年一至四月局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄](méi)”。

（6）日期。文件的日期即文件的形成時(shí)間（落款時(shí)間），多份文件作為一件的，以第一份文件的日期為準(zhǔn)。具體填寫(xiě)日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，月、日不足兩位的在左側(cè)補(bǔ)零。如2014年1月17日，標(biāo)注為“20140117”。未注明日期的文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫(xiě)，確實(shí)無(wú)法考證的，其日期可以以歸檔年度為文件年度，月、日用零補(bǔ)足，比如20140000。

（7）密級(jí)。密級(jí)應(yīng)依據(jù)文件實(shí)際標(biāo)注，按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）要求填寫(xiě)漢語(yǔ)拼音代碼或漢字代碼，如“機(jī)密”或“JM”。文件明確標(biāo)注保密期限的，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)保密期限，如“機(jī)密1年”或“JM1年”。對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)填寫(xiě)新的密級(jí)。歸檔文件沒(méi)有密級(jí)的，此項(xiàng)目空置。

（8）頁(yè)數(shù)。頁(yè)數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫(huà)等）的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁(yè)面數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。

（9）備注。備注項(xiàng)用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括開(kāi)放等級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等等。對(duì)備注項(xiàng)目的填寫(xiě)應(yīng)嚴(yán)加控制，如果有些條目需說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。

目錄格式

1.歸檔文件目錄樣式及示例

《規(guī)則》規(guī)定，“歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面?！薄兑?guī)則》規(guī)定歸檔文件目錄的一般樣式，包括目錄表頭、目錄表格形式、各項(xiàng)目在目錄中的位置等（如圖1）。各地區(qū)、各部門(mén)在執(zhí)行時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際需要對(duì)表格各項(xiàng)目的行高、列寬適當(dāng)調(diào)整。

一般來(lái)說(shuō)，同一立檔單位的歸檔文件目錄格式應(yīng)保持一致，不能隨意更改，以保持美觀并便于使用。手工填寫(xiě)歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料進(jìn)行填寫(xiě)。

2.歸檔文件目錄封面

裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面，便于傳遞、攜帶和閱讀。歸檔文件目錄封面應(yīng)和歸檔文件目錄同樣，采用A4型紙，頁(yè)面宜橫向設(shè)置（如圖2）。

歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。分類(lèi)方案選擇年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）復(fù)合分類(lèi)法的單位，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)屬于必選項(xiàng)；分類(lèi)方案選擇年度、保管期限復(fù)合分類(lèi)法的單位，歸檔文件目錄封面可以不設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)。

3.裝訂成冊(cè)

歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。但應(yīng)按照分類(lèi)方案，為每一類(lèi)的歸檔文件目錄單獨(dú)附加歸檔文件目錄封面。歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印，同時(shí)起到歸檔文件目錄隔頁(yè)紙的作用。

機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)視需要編制數(shù)份歸檔文件目錄，分別在文書(shū)（業(yè)務(wù)）部門(mén)和檔案部門(mén)留存，以更好地滿足平時(shí)查閱使用的需要。進(jìn)館時(shí)隨檔案移交的歸檔文件目錄格式及份數(shù)，應(yīng)符合檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)的要求。歸檔文件目錄一般建議在庫(kù)房檔案柜架相應(yīng)位置放置裝訂成冊(cè)的目錄即可，不要求在檔案盒內(nèi)放置目錄。不過(guò)，各地區(qū)、各部門(mén)存在其他規(guī)定或做法的，也可以遵照原有規(guī)定或延續(xù)習(xí)慣做法。

本文轉(zhuǎn)載自《中國(guó)檔案》

（作者單位：青島市檔案局）