高校行政辦公文號生成與回收機制的設(shè)計與研究

摘 要：文號即發(fā)文字號，是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和文件順序號三個部分組成。年份使用公元紀(jì)年，在“〔 〕”內(nèi)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如：桂教辦〔2017〕18號，“桂”是廣西壯族自治區(qū)的簡稱，省級教育機構(gòu)發(fā)文通常以“桂”作為開頭，“〔2017〕”是發(fā)文的年號，“18號”是該年份發(fā)文的順序號。本文是針對高校辦公自動化領(lǐng)域的文號生成與回收機制進行設(shè)計與研究，主要實現(xiàn)自動編號、文號預(yù)留、文號回收等多種狀態(tài)的監(jiān)控與管理，讓發(fā)文機關(guān)可以充分利用計算機技術(shù)實現(xiàn)文號的合理分配和利用。

關(guān)鍵詞：高校；文號；辦公自動化

中圖分類號：TP317.1 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）04-0000-00

1 引言

傳統(tǒng)方式文號的生成過程是采用人工編號，機要員需要對每一個目錄的當(dāng)前最大發(fā)文號進行備注，下一次編號時做一次校對，在基礎(chǔ)上往前編一個號。如果遇到作廢或者預(yù)留的文號還得注意排除在外，所以對工作人員的要求比較高，而且容易出錯。在新型的辦公自動化系統(tǒng)中，系統(tǒng)支持自動按年度、目錄生成最大發(fā)文號列表用于實時查看。機要員選擇指定目錄后，文號可以自動編號，獲得該年度最大的發(fā)文號，還可以選擇預(yù)留的文號或者已經(jīng)回收的文號，這樣大大減輕了人工操作的環(huán)節(jié)，降低出錯的風(fēng)險，從而提高辦公效率。

2 需求分析

2.1 文號目錄

文號目錄是文件分類的依據(jù)，在一個高校的行政體系中由不同的部門組成。比如黨委口、行政口、二級學(xué)院和其他服務(wù)性質(zhì)的部門。每個部門發(fā)文時可以選擇的目錄范圍不一樣，所以需要在用戶發(fā)文時，根據(jù)用戶所在的部門，加載其對應(yīng)的文號目錄，提供當(dāng)前用戶選擇。在文字秘書編文號的時候根據(jù)發(fā)文部門所具備權(quán)限對文號進行生成或者重新設(shè)定目錄，再生成新的文號。這樣就可以合理的區(qū)分各性質(zhì)部門的文號申請權(quán)限，及使用范圍[1]。

2.2 起始文號設(shè)置

當(dāng)一個新的辦公系統(tǒng)剛剛啟用時，可能已經(jīng)有些文件已經(jīng)在線下做了處理，所以必須要考慮到起始文號設(shè)置的問題，如何使該文號從指定的地方開始計算，這關(guān)系到該辦公系統(tǒng)的文號生成機制的合理性問題。所以起始文號設(shè)置也是一個關(guān)鍵的內(nèi)容，它將參與到后面的文號生成算法中。

2.3 文號生成

文號生成是本次研究的工作重點，在用戶發(fā)文擬稿時必須要能選定文號目錄，再公文審批到達(dá)編號環(huán)節(jié)時，文字秘書有權(quán)限對文號進行編輯或設(shè)定，從而生成最終的文號。一般文號生成都按照預(yù)定格式生成的，如“桂教辦〔2017〕100號”，“ 桂教辦”就是用戶選定的文號目錄，“〔2017〕”是本年的年份，無需選擇或修改，“100號”就是由文號生成算法取得的該目錄下，該年度系統(tǒng)中最大的文號。在文號生成時除了自動編號以外還要考慮到回收文號和預(yù)留文號的選擇問題[2]。如果有回收文號存在，則優(yōu)先選用回收文號，如果有需要選用前期預(yù)留的文號，則需要從預(yù)留文號庫中選出預(yù)留的文號，再生成最終的文號。

2.4 文號回收

文號回收是基于該文件已經(jīng)取消對外發(fā)布或者文件作廢時，對其進行的補充處理。使得原先占有的文號釋放出來，給其他文件使用。這樣才能使文號循環(huán)利用，連續(xù)性更高。當(dāng)文號一旦被回收，其原先的文件上必須清空該文號，使用狀態(tài)也要相應(yīng)改變，這樣才能在下一次生成文號時被重新利用。

2.5 文號預(yù)留

文號預(yù)留是基于特殊文號的考慮，比如每年的1號文或者其他特殊文號需要預(yù)留到后期使用，則需要設(shè)定預(yù)留文號，文號管理員可以批量設(shè)定某個區(qū)間的文號作為預(yù)留文號或者單獨設(shè)定某個文號作為預(yù)留文號，在生成文號時可以選定預(yù)留文號庫中的某個文號作為最終文號[3]。

2.6 年度最大發(fā)文號報表

年度最大發(fā)文號報表主要用于導(dǎo)出本年度，每個文號目錄當(dāng)前的最大發(fā)文號情況?？梢郧袚Q年份查看歷史數(shù)據(jù)，作為橫向?qū)Ρ?，這樣才能更好的評估文件的總數(shù)和文號的利用情況。

3 系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計是系統(tǒng)開發(fā)過程中的一個重要組成部分。在數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃與設(shè)計過程中應(yīng)該考慮其合理性、規(guī)范性和適應(yīng)性[4-5]。根據(jù)前一部分的需求分析可以得出以下數(shù)據(jù)表及字段的設(shè)計，表1-表5所示。

3.2 主要的算法和流程

根據(jù)前面章節(jié)的需求分析和數(shù)據(jù)庫設(shè)計，可以使用計算機語言實現(xiàn)其基本功能。其中文號生成流程圖1所示，文號生成的算法如下：

（1）選定目錄；（2）自動計算或選擇預(yù)留文號；（3）選擇預(yù)留文號，打開選定目錄的預(yù)留文號庫；（4）選擇預(yù)留文號并確定選用，流程結(jié)束；（5）返回步驟（2）選擇自動計算；（6）查找文號表，判斷是否存在選定目錄的回收文號；（7）如果有，則自動選擇回收文號中的最小值；（8）如果無，則自動算出當(dāng)前目錄的最大發(fā)文號；（9）選擇生成的文號并確定選用，流程結(jié)束。

4 結(jié)語

經(jīng)過幾十年的發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)被廣泛的運用到辦公過程之中，隨著科技的進步以及技術(shù)的更新，未來的辦公自動化系統(tǒng)還會出現(xiàn)更多的功能，以提高用戶的使用價值。本文以辦公自動化的文號生成與回收機制作為研究對象，對設(shè)計原理進行剖析，提出了一種可以回收或預(yù)留混用的方式。期望通過本文的分析可以為辦公自動化的文號合理化應(yīng)用提供參考。

參考文獻

[1] 鄭雅.高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與研究[J].電子設(shè)計工程，2017，（14）：39-42.

[2] 高強.辦公自動化系統(tǒng)模塊設(shè)計與功能研究[J].通訊世界，2016，（7）：253-254.

[3] 劉芮汐.政府機關(guān)辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015.

[4] 張吉辰.高校OA辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].大連海事大學(xué)，2015.

[5] 朱玉超.ASP.NET項目開發(fā)教程[M].電子工業(yè)出版社，2008.

作者簡介：農(nóng)色兵（1988—），男，廣西貴港人，研究生，助理工程師，研究方向：軟件工程。