實(shí)現(xiàn)建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

文/張運(yùn) 惠州市城建檔案館 廣東惠州 516001

就記錄數(shù)據(jù)這方面來說，檔案記錄實(shí)在稱得上是對(duì)項(xiàng)目、事件的真實(shí)記錄，具有真實(shí)性和權(quán)威性，是現(xiàn)在社會(huì)中的記錄工具無可比擬的，檔案一直在記錄數(shù)據(jù)方面發(fā)揮著重要作用。檔案用于各個(gè)方面歷史性記錄的記載，建筑工程方面也不例外，甚至說具有更高的實(shí)用價(jià)值，能夠使建筑項(xiàng)目產(chǎn)生一定的效益，因此，加強(qiáng)對(duì)建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)以及對(duì)建筑檔案的利用是至關(guān)重要的。人們能夠通過建筑檔案查詢到建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度以及以往項(xiàng)目工程的歷史發(fā)展情況，對(duì)于建筑工程實(shí)施過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并能顧及時(shí)采取措施解決提供了極大的幫助。一般建筑檔案的內(nèi)容組成部分包含了項(xiàng)目前期施工狀況、項(xiàng)目實(shí)施過程以及項(xiàng)目完工情況，并且記錄詳細(xì)，因?yàn)槊總€(gè)建筑項(xiàng)目都具備專業(yè)的審查監(jiān)督小組，他們會(huì)定期對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度以及項(xiàng)目實(shí)施狀況進(jìn)行檢查，防止項(xiàng)目出現(xiàn)紕漏，檔案也正因?yàn)檫@樣具備了嚴(yán)謹(jǐn)性。

1、進(jìn)行建筑檔案管理遇到的難題

1.1 收集檔案資料難

要開展檔案的管理工作首先得有實(shí)施對(duì)象，也就是檔案，只有進(jìn)行檔案的收集才能實(shí)施檔案的管理。檔案收集很重要但是卻一點(diǎn)不容易。主要是由于建筑工程本身建設(shè)周期長、復(fù)雜數(shù)據(jù)多、涉及資料多等特點(diǎn)，從這里很大程度的增加了建筑檔案收集的難度。另外一些建筑工程被要求早點(diǎn)完工，項(xiàng)目管理以及工作人員為了提早完成工程，一味趕工程進(jìn)度，而忘了進(jìn)行檔案資料的收集，沒有能夠把項(xiàng)目的建筑過程記錄在案，使得檔案資料有了空缺，不連貫也不太準(zhǔn)確了。隨著時(shí)間過去，很多建筑檔案也會(huì)因此而消失。

1.2 建筑項(xiàng)目分包單位的監(jiān)督工作難

因?yàn)闄n案工作的涉及度寬且廣，與其他的記

錄工作有著很大的區(qū)別，檔案管理工作具有強(qiáng)烈的系統(tǒng)性，必須科學(xué)合理的方法進(jìn)行。建筑單位需要設(shè)立專門的部門監(jiān)督檔案工作的實(shí)行，已達(dá)成工作的準(zhǔn)確高效實(shí)施。但是，由于建筑項(xiàng)目的實(shí)施過程非常的復(fù)雜，所有各個(gè)實(shí)施階段有專業(yè)的分包隊(duì)伍承擔(dān)，但是由于各個(gè)分包隊(duì)伍的各方面素質(zhì)都有差別，對(duì)于建筑工作人員的管理也不夠嚴(yán)謹(jǐn)和科學(xué)，不利于對(duì)分包隊(duì)伍進(jìn)行監(jiān)督，造成建筑檔案管理工作的難度大。

2、建筑檔案管理工作規(guī)范化的意義

（1）建筑工程項(xiàng)目的最后完成質(zhì)量與建筑檔案資料息息相關(guān)，在一定程度上，項(xiàng)目的質(zhì)量與檔案資料是相通的。檔案資料記錄了過往建筑項(xiàng)目的實(shí)施情況、實(shí)施中出現(xiàn)的問題以及解決措施等等，能為即將進(jìn)行的項(xiàng)目實(shí)施提供真實(shí)可靠的依據(jù)，能夠就結(jié)合以前的項(xiàng)目施工經(jīng)驗(yàn)，避免很多錯(cuò)誤的發(fā)生，有效保障了項(xiàng)目質(zhì)量。實(shí)行建筑檔案的規(guī)范化管理有利于對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)分類整理，需要的時(shí)候就能及時(shí)取出，對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量進(jìn)行了有力的保證。

（2）建筑工程與其他工程相比具有獨(dú)特性，隨著項(xiàng)目的實(shí)施，對(duì)建筑檔案的需求越來越大。建筑項(xiàng)目當(dāng)中，幾個(gè)實(shí)施步驟：進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施可行性的研究、對(duì)地質(zhì)進(jìn)行勘測(cè)、對(duì)建筑材料進(jìn)行選用等需要嚴(yán)格把關(guān)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行并且記錄下真實(shí)的數(shù)據(jù)歸檔，也可查詢以往的檔案資料進(jìn)行研究參考。把這些資料進(jìn)行檔案制作，能夠形成建設(shè)性文件，對(duì)后續(xù)的施工給與建議，保障了項(xiàng)目的施工質(zhì)量。有了檔案資料作為參考依據(jù)，對(duì)施工人員的選用也能更加準(zhǔn)確，將員工安排在合適的崗位，提高工作效率。就算項(xiàng)目建設(shè)工作多么仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，也難免會(huì)出錯(cuò)，所以只要在項(xiàng)目建設(shè)工程中發(fā)現(xiàn)與檔案記錄數(shù)據(jù)有所不同時(shí)，就要研究是哪里出了錯(cuò)，并且進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救。以上，可見檔案資料對(duì)于建筑項(xiàng)目實(shí)施十分重要，需要加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

3、實(shí)現(xiàn)建筑檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的途徑

3.1 完善建筑工程及建筑檔案相關(guān)管理制度

近年來，我國對(duì)于建筑工程的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問題，頒布了不少的約束文件，例如《關(guān)于促進(jìn)建筑業(yè)持續(xù)發(fā)展的意見》，這些文件的頒布算是對(duì)建筑項(xiàng)目實(shí)施工作的一個(gè)規(guī)范化管理，能夠?qū)Ω鱾€(gè)項(xiàng)目參與單位指明工作發(fā)展方向，起到一定的監(jiān)督作用，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的法律文件實(shí)施工作，這樣更加能夠保障工程實(shí)施的真實(shí)性以及完備性，對(duì)于建立真實(shí)可靠的建筑檔案也帶來了幫助。在依照法律進(jìn)行工程施工，記錄在案的檔案資料具有法律權(quán)威性。同時(shí)，檔案管理工作人員需要將檔案資料進(jìn)行及時(shí)整理歸檔，需要的時(shí)候能夠快速方便的找出。管理局要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)建立完善的檔案管理人員管理制度，時(shí)建筑工程各個(gè)階段都具備高素質(zhì)的檔案人員，實(shí)施檔案記錄以及一定的施工監(jiān)督作用。

3.2 建立完善的建筑檔案規(guī)范化體制

要想實(shí)施檔案管理的規(guī)范化，必須建立起規(guī)范化的檔案管理體制。首先需要建立與建筑工程單位有著密切聯(lián)系的建筑項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，然后檔案記錄工作就從這個(gè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置開始進(jìn)行，并且針對(duì)建筑工程項(xiàng)目成立一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)，接著引進(jìn)檔案管理工作人員，檔案管理人員將必須具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以及管理能力。對(duì)于項(xiàng)目文件的管理必須配備專業(yè)人士，建立起建筑工程項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施整體的檔案管理責(zé)任制度，針對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人所需擔(dān)負(fù)的責(zé)任起到一個(gè)監(jiān)督作用，可以進(jìn)行詳細(xì)的問責(zé)模式，形成一種從項(xiàng)目建設(shè)初期就有管理人員，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施要建立整體的管理體系，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中的涉及到的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)。一開始就要在項(xiàng)目建設(shè)初期進(jìn)行檔案管理，明白檔案管理需要做什么，進(jìn)行檔案管理工作是為了做什么，加大對(duì)各個(gè)建設(shè)部門的檔案管理工作，使各個(gè)部門明白自己該做什么不該做什么，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修改。

3.3 提高檔案人員的素養(yǎng)

檔案工作特別復(fù)雜，具有系統(tǒng)性，需要高超的操作技術(shù)，檔案管理人員需要具有較高的專業(yè)知識(shí)，并且要在實(shí)際工作中不斷提高自己的素質(zhì)，對(duì)工作涉及到的各方面知識(shí)進(jìn)行汲取吸收，轉(zhuǎn)化為自己能夠運(yùn)用來處理問題的工具。雖然是檔案管理工作人員，除了學(xué)習(xí)自身工作相關(guān)的知識(shí)，還需要學(xué)習(xí)建筑方面相關(guān)的知識(shí)，例如建筑工程知識(shí)、施工技術(shù)規(guī)范建筑項(xiàng)目法律法規(guī)等，畢竟了解建筑項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)，有利于進(jìn)行建筑檔案管理工作規(guī)范化工作。

3.4 對(duì)建筑材料相關(guān)工作進(jìn)行記錄保存

一份建筑工程項(xiàng)目工作的開展，缺少不了建筑材料的購買選用，其中涉及很多工作的開展，例如資金支出的審閱、批準(zhǔn)、使用。不同的建筑部分需要的材料是不同，所以通過建筑材料還可以知道施工環(huán)節(jié)和施工進(jìn)展內(nèi)容。了解到這些內(nèi)容，能夠?qū)κ┕みM(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和把控，保證最后建筑項(xiàng)目的高質(zhì)量。對(duì)于建筑材料品牌和價(jià)格信息一定要詳細(xì)記錄，避免以后出現(xiàn)問題后能夠快速追究根源，提出解決辦法?，F(xiàn)在很多人為了眼前的利益而昧著良心辦事，私吞建筑資金不是沒有的。所以為了盡量避免這種情況的出生，必須建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，做好建筑材料的購買使用記錄，做好建筑檔案工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)密保管。

總結(jié)：

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，各行各業(yè)都有比較好的發(fā)展前景，建筑行業(yè)也不例外。由于建筑行業(yè)涉及方面比較廣，容易出現(xiàn)一些問題，需要對(duì)建筑實(shí)施過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督控制，對(duì)每個(gè)建筑項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案記錄，對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范性管理，就能為以后的建筑工作提供指導(dǎo)，保證建筑項(xiàng)目的高質(zhì)量。