淺談如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

于洪艷

摘 要：在現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展過程中，檔案管理工作的重要性愈加突出，并且在信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的影響下，目前各企事業(yè)單位中的檔案管理也進(jìn)入信息化管理模式。其中，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作中的重要組成部分，常需要對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)信息以及檔案管理工作狀況等進(jìn)行分析與統(tǒng)計(jì)，以推動(dòng)相關(guān)工作的順利開展。因此，本文就針對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用以及如何發(fā)揮相關(guān)作用展開了論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；重要作用

檔案統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是利用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)或方法對(duì)檔案的數(shù)量以及檔案管理工作的狀況等進(jìn)行分析和總結(jié)的一項(xiàng)工作，從而為相關(guān)的管理人員提供更加系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)支持，不斷彌補(bǔ)檔案管理中的不足，通常會(huì)以紙質(zhì)表冊(cè)或數(shù)字化表格等方式呈現(xiàn)，對(duì)檔案管理具有重要的作用。而檔案管理工作本身具有一定的規(guī)律性，更影響著企業(yè)其他各項(xiàng)工作開展的有效性，因此，還應(yīng)充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用，以全面提升管理水平。

1 檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

1.1 有利于深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作中必不可少的一部分，而由于檔案中所涉及的信息量和種類較為繁多，而檔案統(tǒng)計(jì)便是對(duì)這些信息進(jìn)行分析和整理的重要手段，影響著檔案管理工作的有序開展與否。因此，企業(yè)若能提高對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的重視，便可深化工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視，使其積極配合檔案管理部門及時(shí)完善檔案信息提供中的不足。

1.2 有利于促進(jìn)檔案管理工作的合理規(guī)劃

檔案管理主要是對(duì)企業(yè)工作人員等檔案信息進(jìn)行管理，如員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)等，更與員工的職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。在實(shí)際的工作中，其涉及的工作內(nèi)容較為繁瑣、工作量較大，一旦在檔案信息收集、整理、保管等方面出現(xiàn)疏漏將直接影響管理效果。而檔案統(tǒng)計(jì)可利用高效的方法對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行詳細(xì)地整理，并明確檔案編號(hào)，便于管理人員以此為依據(jù)快速對(duì)檔案管理工作做出合理規(guī)劃，從而不斷優(yōu)化管理流程，也有利于減少工作失誤。

1.3 有利于提高檔案管理的效率與水平

通過對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的簡(jiǎn)單分析可以知道，在此過程中常需對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效地分析與總結(jié)，進(jìn)而為檔案管理提供明確的材料和數(shù)據(jù)支持，從而在確保檔案信息完整性和準(zhǔn)確性的同時(shí)，便于檔案管理人員順利開展后續(xù)工作，使其對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行合理分工，從而優(yōu)化工作流程，不斷提高檔案管理的效率與水平。

2 如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中重要作用

2.1 健全檔案統(tǒng)計(jì)制度建設(shè)

為充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用，還應(yīng)不斷健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，從而為統(tǒng)計(jì)工作的開展提供明確規(guī)范的制度支持，促使工作人員能夠增強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視度，并按制度辦事，以提高統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量。第一，應(yīng)健全檔案原始數(shù)據(jù)的記錄制度。原始數(shù)據(jù)記錄的結(jié)果對(duì)后續(xù)各項(xiàng)檔案管理工作的開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，因此，還應(yīng)不斷完善相關(guān)的記錄制度，將檔案在各流程中的使用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并用表、冊(cè)等形式加以記錄，以便促進(jìn)工作的順利完成。第二，應(yīng)健全檔案統(tǒng)計(jì)人員的分配制度。應(yīng)調(diào)查好檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)人員的實(shí)際需求，避免出現(xiàn)人崗不匹配或人員冗余等現(xiàn)象，以確保統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。第三，應(yīng)健全檔案統(tǒng)計(jì)的責(zé)任制和獎(jiǎng)懲制度。促使工作人員堅(jiān)守職責(zé)，并針對(duì)因工作錯(cuò)誤給企業(yè)造成損失的行為予以合理的懲罰手段，以提高統(tǒng)計(jì)質(zhì)量。第四，應(yīng)健全檔案統(tǒng)計(jì)的監(jiān)督管理制度。應(yīng)對(duì)工作人員和實(shí)際的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)管，如實(shí)行定期檢查與抽檢相結(jié)合的方式，以有效提高統(tǒng)計(jì)工作的效率，推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.2 合理規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容

檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容主要包括：一是檔案的基本統(tǒng)計(jì)，如檔案的收進(jìn)、移出、鑒定、保管、使用等，涉及的是檔案管理中的一些基礎(chǔ)性的工作。二是檔案的分類統(tǒng)計(jì)，主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案的數(shù)量與質(zhì)量以及開發(fā)利用情況進(jìn)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便能夠及時(shí)整理出準(zhǔn)確的檔案信息。三是檔案的綜合統(tǒng)計(jì)，即對(duì)企業(yè)現(xiàn)存檔案的整體數(shù)量、各類型檔案的整體數(shù)量以及當(dāng)下的保存狀況等進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)。因此，在開展檔案統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求以及檔案的實(shí)際管理現(xiàn)狀等合理規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容，盡量做到化繁為簡(jiǎn)，以便能夠優(yōu)化統(tǒng)計(jì)流程，提高統(tǒng)計(jì)效率的同時(shí)促進(jìn)檔案管理效率的提升。

2.3 創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)方法與手段

目前，在實(shí)際的檔案統(tǒng)計(jì)中，許多企業(yè)通常都是借助計(jì)算機(jī)等相關(guān)操作程序和軟件收集和存儲(chǔ)檔案信息的原始數(shù)據(jù)，此時(shí)便會(huì)根據(jù)設(shè)定的需要將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成不同形式如表格、圖示等。這種積極利用現(xiàn)代化的手段固然有利于提高統(tǒng)計(jì)效率，但正是由于其便捷性使得許多人員在統(tǒng)計(jì)過程中常常忽略了檔案信息的價(jià)值，從而加大了工作的難度。對(duì)此，在開展檔案統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，并不斷創(chuàng)新統(tǒng)計(jì)方法，如可充分利用大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)庫(kù)等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的集成化統(tǒng)計(jì)。其次，還應(yīng)盡量使用圖表統(tǒng)計(jì)的方式直觀展現(xiàn)檔案信息，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對(duì)比，以便為檔案管理工作提供更加有效的數(shù)據(jù)支持。

2.4 提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案統(tǒng)計(jì)是一項(xiàng)專業(yè)操作性很強(qiáng)的工作，加之檔案信息中包含較多的重要信息，因而對(duì)相關(guān)統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。因此，為有效發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用，還應(yīng)不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)的需要以及工作職責(zé)等對(duì)統(tǒng)計(jì)人員展開知識(shí)與技能的培訓(xùn)，如數(shù)學(xué)編碼和統(tǒng)計(jì)方面的知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)系統(tǒng)的操作技能等，從而在促使其明確自身崗位職責(zé)的同時(shí)，不斷提高其專業(yè)能力。其次，在人員的選用上，應(yīng)對(duì)其專業(yè)技能和職業(yè)道德進(jìn)行嚴(yán)格考核，增強(qiáng)其保密、責(zé)任和法律意識(shí)。最后，還應(yīng)強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)人才隊(duì)伍建設(shè)，以全面提升檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量，從而為檔案管理水平的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

2.5 做好檔案統(tǒng)計(jì)的分析工作

統(tǒng)計(jì)分析是重要的工作環(huán)節(jié)之一，其分析結(jié)果直接影響著檔案管理工作的成果。因此，在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，還應(yīng)做好相關(guān)的分析工作。首先，應(yīng)分析方案的真實(shí)性，并繪制出相關(guān)的發(fā)展?fàn)顩r圖，以便及時(shí)了解當(dāng)下檔案管理工作的現(xiàn)狀，并明確后續(xù)的工作方向。其次，應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行全面分析，進(jìn)而總結(jié)出檔案工作中存在的不足以及影響工作效率提升的因素等。而后還應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)未來(lái)檔案管理工作的相關(guān)舉措進(jìn)行可行性分析與預(yù)測(cè)，以便制定出完善的管理方案，不斷提高檔案管理水平。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中具有重要的作用，有利于提高其管理效率和水平，并實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的合理規(guī)劃。因此，為更好地開展檔案管理工作，企業(yè)還應(yīng)不斷增強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視，并健全檔案統(tǒng)計(jì)制度、合理規(guī)劃統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、創(chuàng)新統(tǒng)計(jì)方法和手段、做好統(tǒng)計(jì)分析工作、加強(qiáng)監(jiān)督力度、提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而不斷提升企業(yè)檔案管理工作的水平，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

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