信息時代背景下高校檔案管理的發(fā)展探究

王偉

摘 要：本文簡要分析了信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義，論述了當前高校檔案信息化管理的基本情況，提出了信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的幾點措施。

關鍵詞：信息時代；高校檔案管理；發(fā)展

信息時代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化發(fā)展的實際需求。高校檔案管理工作內(nèi)容復雜，涉及檔案信息量大，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，高校的檔案管理工作需要通過信息化技術提高效率，同時還能夠促進檔案管理更加規(guī)范，達到檔案管理標準化以及高效化。

1 信息時代背景下我國高校檔案管理的現(xiàn)狀

首先，服務意識不強。信息時代背景下，高校檔案管理作為一項服務性工作，其服務功能應該得到進一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，信息服務意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。其次，管理體制落后。高校檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及門類多樣，行政、黨務、基建、財務、教學、設備、人事、學生等多方面，應該建立與之相符的檔案分類，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導開展相關管理工作。最后，信息時代對高校檔案管理基礎工作提出了更多、更高的要求。新的技術發(fā)展時期，高校應該加大檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，對檔案管理建設的認知存在不足，致使相關投入不足，限制了本校檔案管理的信息化建設程度。

2 適應時代發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化和智能化

信息時代背景下，高校檔案管理必須適應時代的發(fā)展，即必須逐步實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化和智能化。網(wǎng)絡化是指把學校的信息管理和行政管理、與教學服務以及研究開發(fā)等各種門類的系統(tǒng)通過校園網(wǎng)加以連接，進而能夠使這些系統(tǒng)之間實現(xiàn)信息交換和信息服務。同時通過借助互聯(lián)網(wǎng)，使整個校園的教育資源、教學資源、管理資源等與社會信息資源深度融合，實現(xiàn)共享，從而形成超越時空界限，集管理服務、信息中樞、教學科研于一體的校園信息平臺。數(shù)字化則是指將圖片、文本以及音像等不同記錄載體的信息，運用計算機、掃描儀、視頻卡、聲卡等設備，將其數(shù)字化處理，便于存儲和開發(fā)利用。智能化是把包括人工智能、超媒體、多媒體、知識庫等等在內(nèi)的各種信息技術，應用于信息識別、獲取、傳遞、存儲及分析利用等各個環(huán)節(jié)，提高信息的交換和共享。高校綜合檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡化、數(shù)字化和智能化，在信息時代背景下是一件功在當今利在后世的大工程。它可以使高校與社會、校內(nèi)部門之間及時、便捷地交流利用信息，拓寬信息傳遞通道，既保存了檔案的原始面貌，又促進了檔案信息的開發(fā)利用。

3 提高綜合能力，建設一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案干部隊伍

檔案工作者要提高三大能力：

（一）綜合協(xié)調(diào)能力。高校檔案是學校在各項活動中形成的重要信息，它產(chǎn)生于各個部門。因此，檔案工作不是獨立存在的，檔案信息收集是否齊全完整，歸檔范圍確定是否符合各部門工作實際，檔案信息利用是否達到最優(yōu)化等等。這些都需要檔案人員與其他部門溝通協(xié)調(diào)，獲得多方理解和協(xié)作，確保歸檔質(zhì)量和移交時限。另外，檔案人員也要主動獲取領導和技術部門對檔案管理所需設備、技術及人員的重視和支持。通過檔案人員積極主動的溝通協(xié)調(diào)，擴大檔案工作的影響，提高全校檔案意識，為檔案工作創(chuàng)新發(fā)展搭建一個良好的平臺。在當前學校啟用協(xié)同辦公系統(tǒng)的現(xiàn)代化數(shù)字校園大環(huán)境下，檔案部門主動開放線上查檔功能，使檔案管理模式與數(shù)字化校園系統(tǒng)主動對接，進一步提高辦公效率，推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案資源共享。

（二）文字駕馭能力。檔案人員日常工作大部分是與文字材料打交道，這就要求他們具有深厚的文字功底和較高的理論政策水平。只有具備一定的理論素養(yǎng)，才能深刻把握文件政策，準確領悟領導意圖，用敏銳的目光捕捉到科學的檔案信息，以精確簡練的文字撰寫對于領導決策有參考價值的材料。才能對收集上來的文件材料進行甄別取舍研究開發(fā)，編寫具有史料價值的檔案編研成果，如大事記、歷史沿革、校史研究、史志鑒等。變靜態(tài)的檔案資料為動態(tài)的檔案信息，主動廣泛地為學校和社會發(fā)展提供利用，深度挖掘檔案的重要價值。

（三）現(xiàn)代管理能力?，F(xiàn)代信息技術已廣泛應用于檔案工作中，無論是整理編目還是統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用，要實現(xiàn)數(shù)字化辦公，人們一刻也離不開計算機和網(wǎng)絡技術。計算機和網(wǎng)絡技術已經(jīng)成為檔案信息現(xiàn)代化管理的必用手段。因此，學校檔案管理人員必須要具有應用計算機的基本知識和必備的網(wǎng)絡基礎知識，提高自身的信息獲取能力、識別能力、存儲能力、利用能力等，教育與培訓是提升能力的重要途徑。利用校園網(wǎng)、圖書館資源完成自我學習和實踐，還要走出去，學回來，積極通過繼續(xù)教育等多種方式實現(xiàn)自我完善，緊跟信息時代對檔案管理人員提出的的新要求。

4 健全檔案管理體制

健全的檔案管理工作機制，應該包括管理機制、考核機制、監(jiān)督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應該成立獨立的檔案管理部門，有效地把檔案信息整合在一起，利用先進的技術設備和手段，實現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權，盡量避免檔案原件的流動，減少檔案信息資源的損壞或丟失。實行一把手工程，高度重視，拓展檔案管理部門功能，推行管理與服務雙重職能。同時，加強對各管理部門的監(jiān)管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，高校還應該進一步細化對各存檔部門檔案管理考核標準，在明確各相關部門及其工作人員職責的基礎上，實施獎勵與處罰制度，保證檔案管理工作從基層抓起到規(guī)范歸檔進館科學利用的順利實施。

參考文獻

[1]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)，2017，3：147.

[2]呂歡弟.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中外企業(yè)，2014，20：200.endprint