提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略

潘曉輝

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員從事科學研究活動的真實記錄和反映[1]。它作為醫(yī)院全部檔案的重要組成部分，蘊含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新的科研思想等科研信息，對醫(yī)學科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用；同時也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進行科學研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實的信息依據(jù)，具有參考及憑證的功能[2]。因此，要做好醫(yī)院科研檔案管理工作，不僅要保管好科研檔案資料，更重要的是充分發(fā)揮好它的利用價值，提高利用效率，從而為醫(yī)院的科技創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、學科建設(shè)、醫(yī)療技術(shù)水平的提升以及醫(yī)學科學事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展提供有效服務。

1 醫(yī)院科研檔案的利用價值和利用效率

科研檔案內(nèi)容的先進性決定了它利用價值的重要性和科研需求的強烈性。從整體上分析，它主要具有兩種價值，一種是開發(fā)利用價值，即以原來的科研檔案資料為參考，通過認真分析研究后，進一步孕育產(chǎn)生新的研究思路和方法，拓展研究視野，從而促進科研工作的新發(fā)現(xiàn)和新進展。這一參考和研究過程，既給科研人員提供了前人的經(jīng)驗和教訓，使之在科研過程中少走彎路，提高科研效率，同時對產(chǎn)生的新科學思維也起到了指導和啟迪作用；另一種是直接復用價值，即直接從科研檔案材料內(nèi)調(diào)用已經(jīng)成熟的科研數(shù)據(jù)或成果，從而避免重復實驗的探索過程，節(jié)約了人力、物力、財力等科研成本和時間，提高了科研工作效率[3-4]。

醫(yī)院科研檔案的利用效率是指被利用的科研檔案與醫(yī)院庫存的科研檔案、科研檔案有效能量與科研檔案原有數(shù)量、科研檔案利用服務單位勞動量與科研檔案利用服務單位勞動時間的比率[3]。檔案利用效率的高低是檔案管理工作是否具有成效最直接的體現(xiàn)。因此，提高科研檔案利用效率對促進醫(yī)院醫(yī)學科學事業(yè)的發(fā)展具有突出的作用。

2 目前醫(yī)院科研檔案利用工作中存在的問題

2.1 科研檔案管理制度不健全

目前多數(shù)醫(yī)院缺乏完善的科研檔案標準化管理制度，或是制度執(zhí)行和落實力度不夠，因此在工作中出現(xiàn)了許多不盡如人意的地方。具體表現(xiàn)在：（1）科研檔案管理人員沒有嚴格執(zhí)行科研工作和建檔工作的“三納入”和“三同步”管理；（2）歸檔監(jiān)管和獎懲機制不健全，使得部分科研人員對歸檔內(nèi)容主觀隨意性較大，以致漏交或不交相關(guān)科研材料；（3）部分科研檔案管理人員沒有嚴格按照規(guī)章制度履行崗位職責，沒有很好的指導和協(xié)助科研人員做好科研材料的收集、整理和歸檔等工作，使得歸檔內(nèi)容不完整、部分丟失、損壞、保管分散零亂等；以上問題的存在，均導致了科研檔案數(shù)據(jù)的不全面、不真實，嚴重影響了它的收集、整理和整體質(zhì)量，使之失去其應有的指導、借鑒和應用價值，從而影響其開發(fā)利用。

2.2 科研檔案利用意識薄弱

做好醫(yī)院科研檔案的利用服務工作，一方面可以使科研工作少走彎路，提高科研效率和科研成果的價值；另一方面在指導醫(yī)學科研成果實現(xiàn)價值轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實現(xiàn)科研成果產(chǎn)業(yè)化、市場化方面均具有重要意義。目前醫(yī)院各部門工作人員普遍存在科研檔案利用意識淡薄的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在：醫(yī)院多數(shù)領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強調(diào)立項率、課題級別、科研經(jīng)費資助額度與成果產(chǎn)量、成果級別等，沒有意識到科研檔案全周期資料的重要性；對待科研檔案，“重藏輕用”的思想狀態(tài)仍然嚴重，導致大量高新技術(shù)成果未得到有效地整理、開發(fā)和利用；部分科研人員對檔案形成和利用意識非常淡薄，在科研過程中不注重對科研數(shù)據(jù)、文件資料的收集整理，或不愿、延遲甚至不交相關(guān)科研資料[5]；科研檔案管理人員在工作中主動宣傳檔案利用價值以及提供指導和利用服務的意識較差，仍處在被動坐等利用者上門的狀態(tài)。

2.3 科研檔案管理方式落后

目前多數(shù)醫(yī)院的科研檔案仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。這種管理方式存在諸多問題：一是存儲保管難：隨著醫(yī)院科研課題的不斷增多，紙質(zhì)科研檔案不斷累積，這就需要在適宜的環(huán)境下不斷增大存儲空間，從而大大增加了存儲成本；同時，紙質(zhì)科研檔案在長期保存過程中會出現(xiàn)褪色、霉變、破損、遺失等情況，因而無法永久保存；二是調(diào)閱查詢難：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無便捷的電子化、網(wǎng)絡化檢索渠道，因此只能人工查找和復印所需科研檔案資料；同時，它所蘊含的科研信息無法得到快捷共享，使得科研檔案開發(fā)利用率低，科研成果難以轉(zhuǎn)化[6-7]。以上問題都嚴重制約了科研檔案資料的高效管理與利用。因此，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化管理勢在必行。

2.4 科研檔案管理人員素質(zhì)有待提高

醫(yī)學科研課題多依據(jù)醫(yī)學臨床學科和基礎(chǔ)學科專業(yè)設(shè)置分類，因此科研檔案的收集和歸檔就具有不同學科專業(yè)的特征；同時醫(yī)學科研活動又是一項復雜的研究工作，一些重大的科研項目往往需要多個交叉學科和邊緣學科聯(lián)合攻關(guān)，因此科研檔案在形成過程中又體現(xiàn)了學科交叉綜合的特征；近年來，隨著醫(yī)學科學研究的進步，外文科研檔案也逐年增多[8]。然而，目前許多醫(yī)院科研檔案管理人員多為兼職檔案員，一方面，他們?nèi)狈υ鷮嵉臋n案管理知識、一定的醫(yī)學專業(yè)知識、計算機信息網(wǎng)絡知識和外語水平，缺乏信息意識、創(chuàng)新意識和參與意識，因此不能對科研資料進行完整的收集和準確分類歸檔；另一方面，他們在工作中缺乏主動性和責任感，對科研檔案的保密和開放利用的分類界限辨識不清，因此也不能積極主動、準確無誤提供科研檔案利用服務[9]。以上這些問題也嚴重制約了科研檔案的有效利用。

3 提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略

3.1 健全科研檔案管理和獎懲制度

要提高醫(yī)院科研檔案的利用效率，就必須健全科研檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的科學化、制度化和規(guī)范化：（1）醫(yī)院科研檔案管理部門應參照《中華人民共和國檔案法》《科學技術(shù)檔案工作條例》《云南省檔案條例》及醫(yī)院的工作實際，建立和完善科研檔案管理規(guī)章制度。制度中應對科研檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)以及檔案資料的編研、統(tǒng)計、借閱、利用等每個工作環(huán)節(jié)都做出明確規(guī)定；（2）明確崗位職責，使科研檔案管理工作責任到崗、到人；（3）建立獎懲機制：一是對于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項目和科研人員給予一定的獎勵；若未能按期整理、歸集與報送科研檔案的，則通報批評并扣發(fā)部分科研經(jīng)費；二是對科研檔案管理人員建立考評和績效機制，將其完成的工作數(shù)量和質(zhì)量與績效職稱、崗位競聘、年度考核、評優(yōu)評先等掛鉤；（4）完善保密制度，避免學術(shù)不端的行為發(fā)生。通過完善科研檔案管理制度建設(shè)，從而保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全利用。

3.2 增強科研檔案利用意識

首先醫(yī)院的領(lǐng)導層應高度認識科研檔案的巨大價值，把科研檔案管理納入標準化管理，建立自上而下的科研檔案管理體系[10]；其次，通過醫(yī)院積極的宣傳、教育和培訓工作，增強科研人員檔案質(zhì)量把控和整理歸檔的自覺性，同時使科研檔案管理人員更新管理理念，實現(xiàn)由重保管到重利用的轉(zhuǎn)移，使其在實際工作中充分發(fā)揮利用價值。

3.3 建立科研檔案信息化管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)

（1）對科研檔案全文信息進行數(shù)字化處理，形成電子文件，建立數(shù)字化科研檔案管理平臺；之后運用計算機網(wǎng)絡信息、遠程處理等技術(shù)，建立科研檔案信息化管理系統(tǒng)。這樣既便于完整準確地收集和整理各種載體形式的科研檔案資料；同時，通過規(guī)范制度數(shù)據(jù)與檢索標識，又便于科研檔案利用者迅速準確、多途徑、多角度的檢索到所需信息；（2）醫(yī)院還可以通過建立科研成果檔案信息交流網(wǎng)，不定期在網(wǎng)上發(fā)布成果檔案新信息，加大對高質(zhì)量成果檔案的宣傳力度，從而為利用者開展交互式信息咨詢服務；（3）還可通過信息網(wǎng)絡、高新技術(shù)交易會、主動上門服務等方式，積極推動科研成果檔案的轉(zhuǎn)化應用，使優(yōu)秀的科研成果真正落實應用到生產(chǎn)、生活和經(jīng)濟活動中，使其潛在的社會效益、經(jīng)濟效益最終轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實[11-12]。因此，實現(xiàn)科研檔案的電子化、信息化管理，不僅可以大大節(jié)省科研檔案的存儲空間，而且能極大的提高檔案管理人員的工作效率和科研檔案利用率。

3.4 提升科研檔案管理人員的整體素質(zhì)

科研檔案管理人員應具備高度的事業(yè)心、責任心和嚴謹細致的工作作風，始終堅持堅定正確的政治方向；工作中嚴格執(zhí)行檔案管理的各項工作程序和工作規(guī)范，在明確劃清服務和保密區(qū)別的前提下，認真負責地履行好崗位職責；同時，他們還應不斷提升業(yè)務素質(zhì)以更好地適應社會發(fā)展的需要，具體表現(xiàn)在：（1）除了具備科研管理、檔案管理方面的知識外，還應熟知一定的常規(guī)醫(yī)學基礎(chǔ)及臨床方面的知識、處理數(shù)字化檔案的能力、一定級別的計算機信息網(wǎng)絡和外語知識；（2）學會創(chuàng)新檢索和編研體系：通過整合不同專業(yè)、不同學科、不同類別的科研檔案來實現(xiàn)準確無誤地分類保管和開發(fā)利用；同時，根據(jù)檔案信息需求的動向和發(fā)展趨勢來充分挖掘其利用價值，并有針對性地制作實用性強、指導性強、利用價值高的編研成果，為檔案利用者提供高效服務，從而提高服務效率和檔案利用率[9，13]。

醫(yī)院科研檔案是科研人員在幾年甚至更長時間的科學研究過程中產(chǎn)生的大量創(chuàng)新性的科研信息，是科研人員智慧和汗水的結(jié)晶[14]。充分利用好醫(yī)院科研檔案，對加強和促進醫(yī)院的學科建設(shè)、人才培養(yǎng)和核心競爭力培育方面以及推動醫(yī)學科學事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展均具有十分重要的意義。作為醫(yī)院科研檔案管理體系中的每一個成員，都應該重視其開發(fā)利用價值，積極完善開發(fā)利用制度體系和創(chuàng)新開發(fā)利用方式，使科研檔案通過發(fā)揮科學性、創(chuàng)新性的指導和啟迪作用，進而產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益。