新形勢下新建本科院校教務(wù)管理信息化建設(shè)研究

何麗貞

（莆田學(xué)院教務(wù)處，福建 莆田351100）

高等院校辦學(xué)的一項極其關(guān)鍵的要素就是教務(wù)管理，此為其綜合管理的基點及重點。權(quán)衡一個高校整體辦學(xué)水平的重要部分就是教務(wù)管理工作的成效，這亦為高校權(quán)衡教學(xué)質(zhì)量的尺度。最近十年來，為順應(yīng)國家高等教育全民化的形勢需求，很多新建本科院校應(yīng)際而生。伴隨“升本”的實施，新建本科院校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，教務(wù)管理工作對標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、智能化的要求不斷提高，原始的教務(wù)管理已不能達(dá)到學(xué)校形勢的發(fā)展需求。因此新建本科院校應(yīng)怎樣利用信息技術(shù)來變革原始的教務(wù)管理手段，實現(xiàn)教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化，已經(jīng)成為教務(wù)管理工作者需要深入研究的一個課題。深入分析新建本科院校教務(wù)管理信息化中存在的缺陷并提出切實可行的對策將為教務(wù)管理者提供一個重要的理論參考[1]。

一、推進(jìn)新建本課院校教務(wù)管理信息化建設(shè)的意義

1.適應(yīng)教育管理現(xiàn)代化的需要

信息化可以將學(xué)校教務(wù)管理流程系統(tǒng)地、有效地銜接起來，實現(xiàn)教務(wù)管理工作的科學(xué)化運(yùn)行，保障數(shù)據(jù)的精確性與連貫性，達(dá)到信息及數(shù)據(jù)的交流與共用。規(guī)范、高效地掌握并利用先進(jìn)信息手段迅速、精確地接收并集成教學(xué)信息資源，對于改善高校教務(wù)管理流程、優(yōu)化調(diào)配教學(xué)管理資源、改善教學(xué)形式、提升人才培養(yǎng)水平起著十分積極的作用。多年來的實踐驗證，教務(wù)管理信息化是實現(xiàn)高等教育現(xiàn)代化的關(guān)鍵渠道，是目前教育管理模式革新的必然趨勢。

2.適應(yīng)學(xué)校教務(wù)管理日益繁雜的需要

隨著高等教育發(fā)展規(guī)模日益擴(kuò)大，新建本科院校的招生數(shù)量也持續(xù)上升，教務(wù)工作復(fù)雜性不斷增加，難度逐漸增大，這就對教務(wù)管理工作水平提出了更高的要求。同時學(xué)分制模式的持續(xù)推進(jìn)，讓各類信息數(shù)據(jù)數(shù)量及日常教務(wù)管理工作量迅速增大，傳統(tǒng)的手工管理模式已不適應(yīng)這種變化，管理人員必須掌握現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)以提高常規(guī)教務(wù)工作成效，減少工作失誤[2]。因此構(gòu)建先進(jìn)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)、大力推進(jìn)高校教務(wù)管理信息化發(fā)展是保障教務(wù)管理工作平穩(wěn)、高效運(yùn)行的有效途徑，將為教育管理的實施創(chuàng)建強(qiáng)有力的發(fā)展平臺。

3.實現(xiàn)教務(wù)管理規(guī)范化的需要

教務(wù)管理信息系統(tǒng)一般運(yùn)用關(guān)系型數(shù)據(jù)模式，其主要包含學(xué)生管理、師資管理、教學(xué)計劃管理、智能排課、考試管理、選課管理、成績管理、評教管理、畢業(yè)生管理等系統(tǒng)模塊，各個系統(tǒng)模塊間關(guān)聯(lián)密切，形成一個集教務(wù)管理過程、細(xì)節(jié)于一體的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。每位老師或?qū)W生都可以個人的身份登錄系統(tǒng)，在較大程度上達(dá)到了數(shù)據(jù)共享、程序公正、管理流程規(guī)范化，大幅度降低了個體因素導(dǎo)致的差錯率，有力推進(jìn)了教務(wù)管理工作的公平、公開與標(biāo)準(zhǔn)化。而且，管理系統(tǒng)中的每個數(shù)據(jù)表格接口處都設(shè)置了數(shù)據(jù)校驗程序，極大地保障了教務(wù)教學(xué)管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.保證教務(wù)信息多途徑、多環(huán)節(jié)交流

原始教務(wù)管理中的數(shù)據(jù)信息資源一般是以“由上而下”的形式進(jìn)行發(fā)送的，傳播成效較低并且經(jīng)常出現(xiàn)誤差，二級教學(xué)機(jī)構(gòu)的信息回饋體系存在漏洞，教務(wù)管理部門很難適時制定政策。但是信息化的教務(wù)管理程序讓教務(wù)管理信息能實現(xiàn)多途徑、多環(huán)節(jié)交流，構(gòu)建起教務(wù)管理人員、任課教師、學(xué)生之間的溝通渠道，使信息資源從單一傳播改為雙向、甚至多向的交流，極大地完善了信息的不對稱性[3]。教學(xué)管理信息系統(tǒng)通常由實現(xiàn)教學(xué)數(shù)據(jù)實時操作的教務(wù)客戶端與為教師、學(xué)生服務(wù)的教務(wù)web端兩個大模塊構(gòu)成，功能齊全，使用便捷，程序與數(shù)據(jù)實時更新，既體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的靈敏性、實時性與互動性的特征，也體現(xiàn)了數(shù)字化時代“師生自我管理，管理部門全局統(tǒng)籌”的教學(xué)管理理念。

二、新建本科院校教務(wù)管理信息化存在的局限性

1.教務(wù)管理系統(tǒng)決策與軟件開發(fā)不完善

新建本科院校教務(wù)管理程序的開發(fā)設(shè)計理應(yīng)以教務(wù)管理運(yùn)行過程為核心理念，堅持“便捷師生，服務(wù)高?！钡淖谥?，然而程序的需求分析者與開發(fā)者往往以系統(tǒng)目前的實際應(yīng)用為前提，缺乏對高校教學(xué)管理長遠(yuǎn)建設(shè)的思考，導(dǎo)致開發(fā)的教務(wù)程序存在極大的漏洞，進(jìn)而產(chǎn)生了教務(wù)管理實施過程的混亂與不連貫。這主要包含以下幾點：第一，軟件的開發(fā)者對教務(wù)管理實際實施的流程與重心不明確；第二，軟件開發(fā)者對高校教務(wù)管理的理解過于理性，沒能挖掘教務(wù)管理中的潛在規(guī)則；第三，軟件開發(fā)者對教務(wù)管理工作的理解只局限于系統(tǒng)計劃的架構(gòu)，對教務(wù)管理運(yùn)行中的每個細(xì)節(jié)及相互關(guān)系缺乏充分的認(rèn)識。所以軟件開發(fā)者在設(shè)計各個模塊時不能全面考慮各子系統(tǒng)間的獨(dú)立性、相關(guān)性和拓展性，其研制的軟件相對會有一些遲滯性，不易反映高校教務(wù)管理的深層次需求[4]。

2.數(shù)據(jù)難以集成及共享

當(dāng)前大多數(shù)新建本科院校都非常重視教務(wù)管理信息化的建設(shè)，在經(jīng)濟(jì)上也給予支持，這對促進(jìn)教務(wù)管理信息化建設(shè)起到了非常重要的作用。然而，這些系統(tǒng)來源分散，無法互相兼容，使用效果良莠不齊，內(nèi)容不盡相同。而且數(shù)據(jù)字段名稱、數(shù)據(jù)定義信息也往往不統(tǒng)一，通常同一個功能系統(tǒng)軟件的每個版本在信息界定上也不盡相同，多數(shù)系統(tǒng)軟件在擴(kuò)展性、兼容性等層面有著極大的缺陷，程序間的信息不易集成與共用，使其難以與信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)以及教育的快速發(fā)展相協(xié)調(diào)，這些廣泛存在的矛盾已經(jīng)極大阻礙教務(wù)管理信息化建設(shè)的平穩(wěn)前進(jìn)。

3.系統(tǒng)安全防護(hù)還不盡完善

教學(xué)管理信息系統(tǒng)涵蓋教學(xué)管理的每個方面，應(yīng)用涉及面很廣泛，假如系統(tǒng)研制者不了解教務(wù)管理內(nèi)涵，那么管理軟件的設(shè)計就會存在缺陷，在實際系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中肯定會存在一些安全漏洞。另外，教務(wù)管理信息系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，因為目前網(wǎng)絡(luò)木馬病毒與黑客入侵屢見不鮮，操作系統(tǒng)的疏漏也頻繁出現(xiàn)，各類內(nèi)部用戶的信息竊取也時有發(fā)生，這就需要系統(tǒng)維護(hù)人員必須加強(qiáng)日常維護(hù)與安全監(jiān)控，妥善處理數(shù)據(jù)的存儲、備份以及刪除。同時，因為缺乏相關(guān)計算機(jī)技術(shù)知識，師生或其他部門人員在操作過程中也會產(chǎn)生各種誤操作，由此帶來各種類型的安全隱患，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或服務(wù)故障。

4.教務(wù)管理隊伍建設(shè)水平有待提高

當(dāng)前很多新建本科院校在教務(wù)管理人員配備上帶有很大的隨意性，部分人員是因個人發(fā)展需要從別的行業(yè)轉(zhuǎn)行過來，還有部分是從其他崗位調(diào)配而來，他們的學(xué)科背景不盡相同，技術(shù)水平也高低不一，高等教育管理專業(yè)背景的教務(wù)管理人員相對較少，影響了教務(wù)管理信息化進(jìn)程。隨著多校區(qū)辦學(xué)高校的增多，招生規(guī)模日益增大，很多教務(wù)管理人員的實際工作模式無法跟上現(xiàn)有的多校區(qū)建設(shè)步伐。對各類信息不能及時收集整理，信息回饋遲滯，信息精準(zhǔn)性不高。有的教務(wù)管理人員面對周而復(fù)始、瑣碎繁雜的事務(wù)，常常疲于應(yīng)付，缺乏創(chuàng)新精神。另外，教務(wù)管理人員的工作既枯燥瑣碎，工作成績在短期內(nèi)也不能快速體現(xiàn)，加上職位較低等因素，導(dǎo)致教務(wù)管理隊伍隨意性較大，整體素質(zhì)不高，不能適應(yīng)教務(wù)管理的個性化與持續(xù)發(fā)展的要求。

5.教務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)施落后，投入不足

在高校教務(wù)信息化發(fā)展進(jìn)程中，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的完善是重點，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建水平及其應(yīng)用效果的高低從某種層面上體現(xiàn)了該校管理信息化與科學(xué)化的水平，反映出高校教育水平的高低。在校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的前期階段，很多新建本科高校都會想盡辦法籌備資金，但系統(tǒng)真正運(yùn)行后卻沒有重視后期建設(shè)的資金投入。很多高校在前期資金投入后，在后期一年只提供一定的通信資金，除保證日常的通信及維持校園網(wǎng)正常運(yùn)行外，基本沒有投入更多的經(jīng)費(fèi)，而且沒有相關(guān)的制度支撐，導(dǎo)致校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)長期滯留在系統(tǒng)構(gòu)建初期的水平上。

三、新建本科院校教務(wù)管理信息化建設(shè)對策探討

1.科學(xué)策劃與研制教務(wù)管理系統(tǒng)

新建本科院校需要把規(guī)劃與研制教學(xué)管理系統(tǒng)當(dāng)作重點項目來建設(shè)。第一，學(xué)校管理部門應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，將其立為重要科研項目來進(jìn)行研制；第二，在做軟件策劃時，不但要借鑒國內(nèi)各高校的成熟經(jīng)驗，還須參考國外高校的有益做法。不但要斟酌它目前的適用性，也要研究高等教育發(fā)展的趨勢。所以需要由教管部門參與組織與考察，召集各學(xué)科的行家，包括學(xué)校教育管理、教學(xué)管理、計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等領(lǐng)域的領(lǐng)軍人物與基層教學(xué)管理干部，來做整體決策與細(xì)節(jié)研制，這樣才能保證開發(fā)的軟件凸顯教學(xué)管理的特征，達(dá)到快捷性、實時性、穩(wěn)定性、適用性的目標(biāo)[5]。并且也能使程序的后階段開發(fā)發(fā)揮自主性、拓展性等優(yōu)勢，讓開發(fā)研制出來的軟件體現(xiàn)出鮮明的超前性。

2.規(guī)范數(shù)據(jù)庫與管理信息標(biāo)準(zhǔn)

若能規(guī)范管理信息標(biāo)準(zhǔn)，那么高校就能夠設(shè)計一個整體的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，按照各類需求實時交換數(shù)據(jù)。盡管教育部已頒布了《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，然而這個標(biāo)準(zhǔn)只是一種代碼集，具體環(huán)節(jié)仍未發(fā)布。所以，為了達(dá)到數(shù)據(jù)最大限度的共享，不僅要統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)，別的信息交換標(biāo)準(zhǔn)也必須加以規(guī)范。并且，高校應(yīng)對所屬機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集成，達(dá)到信息共享。構(gòu)建校級、學(xué)院等各級信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)籌規(guī)范管理，提供各類信息供師生查閱，但又必須設(shè)立搜閱權(quán)限的安全防護(hù)。要制定各種獎勵政策，刺激教師、管理干部及科研人員設(shè)計及研制統(tǒng)一、合理、豐富的信息資源庫，構(gòu)建集教材、電子教案、科技文獻(xiàn)資源庫、管理信息庫等于一體的信息數(shù)據(jù)庫，并且信息資源的規(guī)劃構(gòu)建要按照統(tǒng)一的規(guī)范以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及應(yīng)用。

3.加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)安全防范

教學(xué)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是教務(wù)管理信息建設(shè)的核心，如果損壞就會阻礙教務(wù)管理的平穩(wěn)運(yùn)行，因此要提高對程序或數(shù)據(jù)庫安全威脅的防范意識。第一，設(shè)立功能強(qiáng)大的防火墻，安裝高級殺毒軟件來防止互聯(lián)網(wǎng)“黑客”及“病毒”的破壞。第二，應(yīng)經(jīng)常備份重要數(shù)據(jù)，采取信息加密、使用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫鏡像、建立災(zāi)難后的數(shù)據(jù)恢復(fù)等措施，做好未雨綢繆工作。在避免密碼或重要教務(wù)信息泄露的同時，對部分操作可實施短期性密碼管理，如期末登錄成績密碼，任課教師只要將成績提交后，其登錄密碼便自動失效。第三，提升教務(wù)管理人員和教師的防范認(rèn)知，認(rèn)真履行操作規(guī)范，減少人為失誤情況的出現(xiàn)。

4.加強(qiáng)教務(wù)管理隊伍建設(shè)

教務(wù)管理人員的素養(yǎng)對教務(wù)管理信息化發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用，推進(jìn)教務(wù)管理信息化最重要的前提就是配備一批熟練掌握并會利用先進(jìn)信息技能的教務(wù)管理隊伍。首先，新建本科高校務(wù)必要加強(qiáng)各部門單位教務(wù)管理人員的培訓(xùn)，提升他們的信息化管理水平及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用水平，如組織教務(wù)管理人員到其他高校交流訪問，或?qū)虅?wù)管理人員進(jìn)行全員培訓(xùn)等。另外還應(yīng)編制教務(wù)管理規(guī)程供教務(wù)管理人員使用。另外高校師生素質(zhì)對教務(wù)管理信息化也起著潛在的作用。教務(wù)部門還應(yīng)為師生編制操作手冊，為其設(shè)計合理標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)范，以提升他們的信息接收、傳送、整理的水平。其次，教務(wù)管理隊伍的穩(wěn)定有助于推動教務(wù)管理信息化建設(shè)，學(xué)校應(yīng)制定獎勵制度，最大限度地縮小教務(wù)管理人員變動的幅度。同時教務(wù)管理人員應(yīng)在工作中保持主動上進(jìn)的態(tài)度，勇于探索，善于總結(jié)，與系統(tǒng)研制人員進(jìn)行有效的交流，這樣才能按照學(xué)校實際情況持續(xù)升級教務(wù)管理系統(tǒng)。這是在教務(wù)管理信息化的發(fā)展中務(wù)必統(tǒng)籌好的兩個問題，不然即使浪費(fèi)人力、財力及物力也不易完成預(yù)定的目標(biāo)，甚者無法維持正常的教學(xué)秩序。

5.提高教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入

隨著計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)等硬件設(shè)施設(shè)備的升級周期不斷縮短，因此必須提高教務(wù)管理運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)投入，適時購置與升級硬件配套設(shè)備，才能保證教務(wù)管理信息化實施的平穩(wěn)運(yùn)行。另外，教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也需要持續(xù)更新、改建、拓展，特別在軟件系統(tǒng)的投入上需要定期投資必要的經(jīng)費(fèi)，才能保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以發(fā)揮最佳功效。所以，學(xué)校管理部門應(yīng)合理規(guī)劃經(jīng)費(fèi)，不但應(yīng)為各二級學(xué)院、教務(wù)部門配置專門用于教務(wù)管理的電腦及相關(guān)設(shè)施，還要加大在服務(wù)器軟硬件等方面的投入。

總而言之，教務(wù)管理信息化與科學(xué)化是一個系統(tǒng)工程，是循序漸進(jìn)的流程，各新建本科院校應(yīng)根據(jù)實際情況，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、按步進(jìn)行，將信息技術(shù)與原始教務(wù)管理模式有效結(jié)合起來，逐漸構(gòu)建出有自身優(yōu)勢的、高效的教務(wù)管理信息化模式，以教務(wù)管理的信息化和科學(xué)化來推進(jìn)高等教育朝著標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、智能化的方向健康發(fā)展。

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