淺談卷煙銷售貨款回收

張晶

摘要：A公司是一家卷煙商業(yè)企業(yè)，其物流配送中心將所轄11個行政區(qū)域按照地理位置劃分為一個直送區(qū)兩個中轉(zhuǎn)站，負(fù)責(zé)卷煙配送及銷售貨款回收工作。卷煙銷售貨款是本企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，貫穿于整個生產(chǎn)經(jīng)營過程，保證準(zhǔn)確及時的回籠資金是重要的工作環(huán)節(jié)?，F(xiàn)就卷煙貨款回收工作做一探討。

關(guān)鍵詞：卷煙；貨款；回收

一、貨款的形成

A公司銷售科于每個訂貨周期根據(jù)零售客戶的需求、可供貨源、市場狀態(tài)等因素，確定貨源供應(yīng)策略。全市入網(wǎng)的零售客戶根據(jù)自身情況，自主選擇網(wǎng)上訂貨、電話訂貨、網(wǎng)上配貨等方式選購所需卷煙商品。其中，電話訂貨是指訂單采集員通過電話與零售客戶溝通，記錄零售客戶需求和意見，完成訂單采集、錄入和確認(rèn)的過程；網(wǎng)上訂貨是零售客戶通過電腦、手機(jī)、電視等終端設(shè)備登錄網(wǎng)上訂貨系統(tǒng)，通過選擇品牌（規(guī)格）、錄入需求數(shù)量等操作，完成網(wǎng)上訂單的過程；網(wǎng)上配貨是A公司通過終端信息設(shè)備，掌握終端庫存、動銷等信息，以供應(yīng)商管理庫存的方式完成零售客戶自動配貨的過程。在訂貨周期內(nèi)，零售戶提報、確認(rèn)卷煙需求訂單，A公司訂單采集員審核確認(rèn)訂單，從而生成正式訂單，同時將訂單信息傳送至營銷信息系統(tǒng)。在數(shù)字魯煙應(yīng)用集成平臺中就可以查詢到此次訂貨周期的全部卷煙銷售貨款的金額。物流配送中心按照查詢的卷煙銷售金額采用不同的貨款結(jié)算方式將貨款及時收回。

二、貨款的結(jié)算

卷煙銷售貨款結(jié)算方式主要有電子結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算及現(xiàn)金結(jié)算。為保障資金的安全，應(yīng)提高電子結(jié)算率，減少現(xiàn)金結(jié)算。

（一）電子結(jié)算

電子結(jié)算方式包括批量代扣、網(wǎng)上結(jié)算。 A公司開通農(nóng)業(yè)銀行和郵政儲蓄銀行為電子結(jié)算戶，與零售戶、結(jié)算銀行簽訂結(jié)算協(xié)議。電訪中心、營銷科督促提醒客戶及時、足額向電子結(jié)算賬戶存入卷煙購貨款，保證代扣煙款成功。A公司銷售科指定專人負(fù)責(zé)當(dāng)日電子批扣信息的傳遞和結(jié)果的上傳，操作人員嚴(yán)格按照規(guī)定流程執(zhí)行各項操作步驟，認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，進(jìn)行交易對賬，督促銀行和信息中心及時解決扣款過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，確保電子結(jié)算金額準(zhǔn)確。除不可抗力或意外事件等因素造成的扣款失敗訂單外，其他扣款失敗訂單要停止生效。

網(wǎng)上結(jié)算是指零售戶利用業(yè)務(wù)訂貨系統(tǒng)自主將訂購貨款劃轉(zhuǎn)到A公司指定的銀行賬戶，包括同一銀行之間的結(jié)算和跨行結(jié)算。營銷科指定專人負(fù)責(zé)當(dāng)日卷煙銷售貨款的網(wǎng)上結(jié)算業(yè)務(wù)。操作人員嚴(yán)格按照規(guī)定流程執(zhí)行各項操作步驟，并認(rèn)真核對交易數(shù)據(jù)。出現(xiàn)差異的，及時報相關(guān)責(zé)任部門處理，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)立即查明原因，并將處理意見及時反饋給業(yè)務(wù)部門。批量代扣、網(wǎng)上結(jié)算都要嚴(yán)格遵守銀行的支付結(jié)算辦法，確保資金安全。

（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算

1.票據(jù)結(jié)算

送貨員收取轉(zhuǎn)賬支票時，應(yīng)檢查票面信息是否準(zhǔn)確，對于填寫有誤、涂改和已過期的支票應(yīng)立即退還購貨方重新開具。嚴(yán)禁收取非購貨方開具的支票。收取電匯回執(zhí)單時，應(yīng)檢查收款人賬戶信息、貨款金額是否準(zhǔn)確，銀行印章是否完整、清晰。送貨員將零售戶出具的結(jié)算票據(jù)與送貨清單進(jìn)行核對，核對無誤后交物流配送中心進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.預(yù)收賬款

像中石化這種集團(tuán)客戶，結(jié)算資金由總部統(tǒng)一管理支付，各分店數(shù)量較多，所需訂購卷煙的款項金額較大，該公司根據(jù)上級要求撤銷了開立的用于代扣煙款的對公賬戶，導(dǎo)致無法進(jìn)行正常的電子結(jié)算扣款。各集團(tuán)客戶總店根據(jù)以往各分店卷煙訂單需求，預(yù)存卷煙貨款到A公司收入賬戶，各分公司訂購卷煙時，從預(yù)收賬款—卷煙這一明細(xì)中減少所訂購卷煙金額，物流配送中心負(fù)責(zé)每日核對預(yù)收賬款的余額，及時反饋給電訪中心，確保中石化總部將卷煙銷售貨款及時、足額劃轉(zhuǎn)到收入賬戶。

3.POS機(jī)結(jié)算

對于電子結(jié)算未成功的客戶，零售客戶可使用POS機(jī)刷卡結(jié)算。送貨員將銀聯(lián)小票打印出來，由零售戶簽字確認(rèn)后作為報賬憑證。銀聯(lián)公司將本日刷卡的金額于次日匯總轉(zhuǎn)入簽訂協(xié)議的銀行收入賬戶。物流配送中心負(fù)責(zé)核對銀聯(lián)小票匯總金額與銀聯(lián)公司轉(zhuǎn)賬金額是否一致，與送貨清單上的應(yīng)收貨款金額是否一致。

4.貸記卡結(jié)算

銀行與A公司對零售戶銷售狀態(tài)評定信用級別，在與客戶充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，給予客戶一定金額的透支額度，基本能保證客戶3-4周的日常訂貨，同時，為這些客戶設(shè)置了柜臺自主還款、網(wǎng)銀自動還款和ATM渠道自助還款等還款方式，既減少了客戶在訂購卷煙時的資金占用，便于客戶煙款結(jié)算資金周轉(zhuǎn)，又提升了電子結(jié)算批量代扣成功率，使客戶能獲得更大經(jīng)營效益。

5.工行“管家卡”結(jié)算

“收款管家卡”是工商銀行推出的用于全面準(zhǔn)確掌握交易對手付款、各分支機(jī)構(gòu)和經(jīng)銷商資金歸集情況的結(jié)算產(chǎn)品，非常適合煙款回收這種日常收入款項筆數(shù)較多，需要及時、準(zhǔn)確的了解資金來源及對應(yīng)零售客戶信息的類型。A公司只需與工商銀行簽訂“收款管家卡”服務(wù)協(xié)議，將自己的銀行收入戶作為收款賬戶，開通“收款管家卡”服務(wù)，工商銀行即可為A公司批量開立若干收款卡號。將每張收款卡名稱設(shè)為指定的送貨員名稱，再將收款卡提供給名稱對應(yīng)的送貨員。當(dāng)送貨員需要向A公司繳存煙款時，可自主選擇網(wǎng)銀、柜面和ATM等多種存款渠道存入指定的收款卡號，相應(yīng)資金實時劃轉(zhuǎn)到A公司開通收款管家服務(wù)的結(jié)算賬戶內(nèi)。A公司通過網(wǎng)上銀行可以查詢收款明細(xì)清單，區(qū)分賬戶內(nèi)的資金來源，該清單還可按照卡號進(jìn)行銷售統(tǒng)計。此種結(jié)算方式方便快捷、能有效保障資金安全，提高貨款回收效率，是A公司大力推廣的一種結(jié)算方式。

（三）現(xiàn)金結(jié)算

送貨部應(yīng)于送貨前一日將收現(xiàn)金的零售戶明細(xì)及對應(yīng)的收款金額從微信配送群里下發(fā)給送貨員，送貨員提前通知相應(yīng)的客戶準(zhǔn)備好現(xiàn)金，以便次日送貨及時收回?zé)熆?，做到貨款日清日結(jié)。送貨員收取現(xiàn)金貨款時應(yīng)清點核對現(xiàn)金數(shù)額，辨別人民幣真?zhèn)?，然后辦理交貨手續(xù)，確保雙方錢貨兩清。當(dāng)日收取的現(xiàn)金貨款應(yīng)于銀行營業(yè)結(jié)束前存入單位指定的銀行收入賬戶，并按要求填寫現(xiàn)金繳款單。卷煙配送人員應(yīng)將銀行回單及時交回物流配送中心進(jìn)行核對，核對無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。因特殊原因當(dāng)日未能將現(xiàn)金貨款存入指定銀行賬戶的，應(yīng)編制銷售貨款存款不及時說明，詳細(xì)說明存款不及時原因，經(jīng)送貨員、送貨部主管、分管領(lǐng)導(dǎo)、單位主要負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?，F(xiàn)金貨款應(yīng)妥善保管，于下一個工作日及時將現(xiàn)金貨款存入單位指定賬戶。endprint

三、貨款的核對

物流配送中心在綜合部和各中轉(zhuǎn)站指定專人負(fù)責(zé)本部門卷煙銷售貨款收款單據(jù)的收集、核對、匯總及傳遞等工作，確保貨款日清日結(jié)、賬實相符。送貨結(jié)束后，送貨員應(yīng)將當(dāng)日收取的收款單據(jù)移交指定人員。貨款管理員核對收款單據(jù)信息是否準(zhǔn)確，各線路貨款應(yīng)收金額與實收金額是否相符，審核銷售報表、送貨清單是否由相關(guān)人員簽字或蓋章確認(rèn)，數(shù)據(jù)是否與卷煙營銷信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。登陸網(wǎng)上銀行核實貨款到賬情況，同時審核銀行回單是否加蓋銀行業(yè)務(wù)章，收、付款單位名稱、開戶行、賬號、金額是否正確。對于未送達(dá)到戶的卷煙，要逐條盤點，將卷煙的數(shù)量、金額核對無誤后填制相應(yīng)的盤點表并由盤點人、監(jiān)督人簽字確認(rèn)，確保賬實相符。

四、貨款的核算

物流配送中心嚴(yán)格按照國家局下發(fā)的《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)會計核算辦法》、《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)會計實務(wù)操作手冊》中卷煙貨款核算的有關(guān)要求，設(shè)置“應(yīng)收賬款--卷煙”、“預(yù)收賬款--卷煙”等會計科目，用于核算全市卷煙銷售貨款業(yè)務(wù)。財務(wù)科每個工作日從營銷平臺讀取卷煙銷售數(shù)據(jù)，與銷售報表數(shù)量、金額核對一致后在用友系統(tǒng)中提取卷煙銷售數(shù)據(jù)，進(jìn)行卷煙銷售收入確認(rèn)的賬務(wù)處理。物流配送中心收集、匯總?cè)芯頍熶N售貨款收款單據(jù)，核對無誤后在用友系統(tǒng)中進(jìn)行收款憑證的賬務(wù)處理。每個工作日，配送中心財務(wù)部門要查看電子結(jié)算賬戶資金余額，將全部資金及時轉(zhuǎn)入A公司收入賬戶，并進(jìn)行資金劃轉(zhuǎn)憑證的賬務(wù)處理。每月月末結(jié)賬后進(jìn)行逐項認(rèn)真核查，并及時將核查結(jié)果反饋到營銷科，由營銷科根據(jù)核查結(jié)果及時與相關(guān)零售戶進(jìn)行溝通，確保賬實相符。

五、貨款的催收

由于存在激烈的商業(yè)競爭，賒銷作為擴(kuò)大銷售的手段，就有存在的可能，致使電結(jié)未成功的訂單形成有效訂單；另外，由于貨款結(jié)算需要時間，卷煙的銷售和收款存在時間差距，結(jié)算手段越是落后，結(jié)算所需時間就越長，就造成了貨款回收不及時的現(xiàn)象，所以貨款的催收必須作為一個重要的工作環(huán)節(jié)來抓。A公司需要制定貨款回收計劃，加大催收力度，及時回籠資金。物流配送中心每日將銀行賬戶到賬金額、現(xiàn)金收款金額與銷售日報表、送貨清單、卷煙貨款日結(jié)單核對，詳細(xì)核實卷煙銷售貨款收取情況。配送中心收款員每日登記《欠款回收登記臺賬》，通過《欠款回收登記臺賬》及時掌握每日欠款戶數(shù)、欠款金額、所屬轄區(qū)、欠款時間，將此信息反饋到轄區(qū)營銷科，催收未收回的卷煙銷售貨款，及時入賬。

六、提高貨款回收率的措施

（一）加強(qiáng)貨款回收工作的制度建設(shè)

根據(jù)業(yè)務(wù)流程和各部門及崗位相關(guān)職責(zé)，制定《卷煙銷售貨款回收、結(jié)算管理辦法》。對卷煙銷售貨款從訂單生成到最終存入銀行收入賬戶整個過程可能出現(xiàn)的內(nèi)控問題進(jìn)行規(guī)范和控制，以配送中心回收貨款為主，對貨款核實、單據(jù)整理等工作的安排部署，明確具體職責(zé)到個人。做到貨款結(jié)算層層把關(guān)、責(zé)任到人、相互制衡。從制度層面確保資金安全。為確保制度執(zhí)行到位，領(lǐng)導(dǎo)定期調(diào)度銷售貨款回籠情況，強(qiáng)化各層執(zhí)行人員的責(zé)任意識，保證制度得以全面落實，推進(jìn)卷煙銷售貨款回收管理工作。

（二）通過有效途徑提高電子結(jié)算成功率，減少現(xiàn)金結(jié)算

建立微信群與客戶進(jìn)行實時互動，及時督促和提醒零售戶預(yù)存卷煙貨款，向零售戶宣傳電子結(jié)算的便捷性和安全性，引導(dǎo)他們進(jìn)行電子結(jié)算；充分利用ATM機(jī)、工行“管家卡”等一系列銀行服務(wù)順利完成貨款結(jié)算，加強(qiáng)與工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行、郵儲銀行等金融機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)溝通，拓寬電子結(jié)算渠道，幫助零售戶辦理開戶手續(xù)，及時簽署扣款協(xié)議。邀請銀行工作人員專題講解電子結(jié)算業(yè)務(wù)知識，解答實際操作中遇到的問題，保證零售戶使用電子結(jié)算方便快捷；客戶經(jīng)理實行訂單跟蹤，了解零售戶卷煙訂購情況，對老、弱、病、殘等弱勢零售戶進(jìn)行幫扶；同時，將電子結(jié)算成功率納入日常工作考核，努力將電子結(jié)算成功率達(dá)到100%。

（三）定期開展卷煙貨款自查工作，嚴(yán)格監(jiān)控?zé)熆罨鼗\過程

定期檢查銀行賬戶明細(xì)，定期對未配送卷煙進(jìn)行盤點，確保卷煙貨款日清月結(jié)，貨款回收率達(dá)到100%。

參考文獻(xiàn)：

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[4]《山東省煙草專賣局（公司）系統(tǒng)卷煙銷售貨款結(jié)算管理辦法》（魯煙辦綜[2015]105號）.

（作者單位：山東德州煙草有限公司）endprint