高校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

潘斯雯

摘要：隨著我國(guó)高等院校教育的不斷改革深化的過(guò)程中，高校財(cái)務(wù)檔案管理工作也逐漸朝著嚴(yán)格規(guī)范化方向發(fā)展。高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的重要作用就是記錄財(cái)務(wù)狀況以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。所以，增強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)提高高校財(cái)務(wù)案卷質(zhì)量與效益有著十分重要的作用。文章將重點(diǎn)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)高校檔案管理工作提出了對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

高校財(cái)務(wù)檔案是高校所有機(jī)構(gòu)全部員工進(jìn)行教育、科研、教學(xué)和學(xué)校建設(shè)發(fā)展等方面，構(gòu)成的具有參考、保存、使用價(jià)值的財(cái)務(wù)收支材料。財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)可靠、完整準(zhǔn)確，對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量以及高校教育事業(yè)的發(fā)展有直接影響。

一、高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）真實(shí)性

學(xué)校發(fā)展當(dāng)中每一次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的詳細(xì)情況，都經(jīng)過(guò)許多張具體有效的票據(jù)憑證非常清楚準(zhǔn)確的記錄在案。檔案擁有不能改動(dòng)的特性，直接決定在任何時(shí)候產(chǎn)生的與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系的活動(dòng)憑證都是真實(shí)可靠的，保存財(cái)務(wù)檔案就是保存高校全部財(cái)務(wù)往來(lái)的證據(jù)。

（二）檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性

高校日常財(cái)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中包括兩個(gè)主要的收支線(xiàn)，與之對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案包括兩個(gè)方面：首先是財(cái)務(wù)收支票據(jù)，例如學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)、助學(xué)金以及獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放清單、科研以及教學(xué)經(jīng)費(fèi)支出、辦公支出單據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位往來(lái)款票據(jù)。其次，財(cái)務(wù)核算專(zhuān)業(yè)憑據(jù)。例如工資獎(jiǎng)金福利津貼發(fā)放表、單據(jù)賬表、銀行對(duì)賬單據(jù)等，財(cái)務(wù)檔案可以將高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和財(cái)務(wù)狀況完全反應(yīng)出來(lái)。

（三）利用性

高校財(cái)務(wù)檔案使用高校檔案的過(guò)程中，具備非常高的利用率?？梢跃唧w劃分為兩個(gè)步驟：首先，財(cái)務(wù)部門(mén)管理的開(kāi)始兩年中，這個(gè)時(shí)期就是對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部結(jié)算進(jìn)行審核以及業(yè)務(wù)查詢(xún)。其次，轉(zhuǎn)移給學(xué)校綜合檔案館之后查詢(xún)使用，關(guān)鍵是服務(wù)于高校審計(jì)、財(cái)務(wù)、后勤和高校老師、畢業(yè)生等個(gè)人需要查詢(xún)的財(cái)務(wù)憑證。特別是每年高校財(cái)務(wù)審查、不同層級(jí)和目的審計(jì)都需要大量的財(cái)務(wù)憑證的查詢(xún)，便于對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行核證，所以直接證實(shí)了高校財(cái)務(wù)檔案具備非常大的利用性。

（四）關(guān)聯(lián)性

高校應(yīng)用的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”或者是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的財(cái)務(wù)管理制度，按照學(xué)校發(fā)展的需求統(tǒng)籌安排和應(yīng)用學(xué)校的各種經(jīng)費(fèi)和資源，各部門(mén)單位作為統(tǒng)一的有機(jī)整體，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中一同進(jìn)行節(jié)約、增收，構(gòu)成聯(lián)系性非常高的財(cái)務(wù)檔案，不能分割，更好的將高校整體財(cái)務(wù)情況有效表現(xiàn)出來(lái)。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案可以為預(yù)算提供依據(jù)，關(guān)聯(lián)性非常好。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理模式落后，檔案利用率低

如圖1所介紹的這樣，當(dāng)前高校保存的大部分都是紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案，只關(guān)注數(shù)量并未關(guān)注質(zhì)量，工作量非常高的同時(shí)，有的管理者并無(wú)法按照嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)憑證進(jìn)行認(rèn)真審核以及仔細(xì)歸檔，還有可能產(chǎn)生不及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。因此，應(yīng)用最原始的方式歸檔和檢索大量的財(cái)務(wù)檔案，造成管理效率以及使用效率變低。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄

財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)不高作為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中一直存在的問(wèn)題，也是無(wú)法具體改進(jìn)的問(wèn)題。目前高校財(cái)務(wù)檔案管理人員編制不足、工作量大的情況下，并未真正重視財(cái)務(wù)檔案管理，加上學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多樣化的進(jìn)步發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理包括多個(gè)部門(mén)協(xié)同管理，造成更加繁重的檔案資料收集任務(wù)，導(dǎo)致檔案資料無(wú)法完全收集、整理，沒(méi)有條理的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。實(shí)際工作當(dāng)中，大部分高校財(cái)務(wù)部門(mén)，無(wú)法根據(jù)要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移送給檔案管理部門(mén)。例如，有些會(huì)計(jì)賬簿已經(jīng)超過(guò)歸檔期限兩年還無(wú)法將這些資料歸檔。

（三）高校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)部管理制度不夠完善

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，財(cái)務(wù)檔案管理工作一直沿用傳統(tǒng)的方式。財(cái)務(wù)檔案收集、整理以及裝訂大部分都是由負(fù)責(zé)賬務(wù)的會(huì)計(jì)工作者兼職，財(cái)務(wù)部門(mén)也并未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理職位；財(cái)務(wù)檔案歸檔也無(wú)法在審計(jì)人員審查、核對(duì)后交給檔案人員接收。因?yàn)闄n案人員往往不具有專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，所以他們不太可能將財(cái)務(wù)檔案可能存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，也就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量無(wú)法保證。

（四）高校財(cái)務(wù)檔案的鑒定銷(xiāo)毀難

財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是財(cái)務(wù)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作?，F(xiàn)實(shí)工作內(nèi)容當(dāng)中，這個(gè)環(huán)節(jié)往往無(wú)人進(jìn)行，存在無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢銷(xiāo)的情況。大量超期財(cái)務(wù)檔案并未及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀的情況出現(xiàn)，給庫(kù)房帶來(lái)非常大的存儲(chǔ)壓力。檔案管理人員針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的艱巨性和責(zé)任重大出現(xiàn)的畏難心理，導(dǎo)致學(xué)校財(cái)務(wù)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作非常難進(jìn)行下去。

（五）管理人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)

高校財(cái)務(wù)檔案管理需要高水平高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理工作者，需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備十分熟練的財(cái)務(wù)檔案管理技巧，豐富的財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)。但是，目前我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的總體素質(zhì)并不高，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足。從事我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員，能夠在利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案收集管理，同時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的人才非常少。在大部分高校財(cái)務(wù)檔案管理工作崗位中大多數(shù)配置的是臨近退休、專(zhuān)業(yè)水平不足的工作人員，檔案管理知識(shí)與財(cái)務(wù)知識(shí)不足。此外，大多數(shù)高校培訓(xùn)和指導(dǎo)檔案管理人員力度不夠，掌握財(cái)務(wù)知識(shí)和檔案知識(shí)，而且可以進(jìn)行數(shù)字化信息化處理的檔案管理人才少的可憐，直接對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程有影響。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率

信息化的財(cái)務(wù)工作可以給財(cái)務(wù)檔案管理打好基礎(chǔ)，可以提高財(cái)務(wù)檔案的利用率，將更好的提供檔案服務(wù)，高校要重視財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)工作，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理軟件，保證檔案管理工作的整個(gè)流程可以利用信息化的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如開(kāi)發(fā)帶有財(cái)務(wù)檔案管理的財(cái)務(wù)軟件，保證可以使財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行做賬的同時(shí)保存財(cái)務(wù)資料影像，上傳到軟件當(dāng)中，自動(dòng)生成賬務(wù)附件，檔案管理者可以通過(guò)搜索憑證編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、經(jīng)手人信息獲得有關(guān)財(cái)務(wù)資料，將其提供給查詢(xún)者，還可以按照實(shí)際情況授權(quán)給部門(mén)負(fù)責(zé)人以及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人員，打造財(cái)務(wù)資源信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化共享目標(biāo)。endprint

（二）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)

1.對(duì)檔案管理工作力度加強(qiáng)，調(diào)動(dòng)全部教職工的工作主動(dòng)性。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者到全體教職工都能夠充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，大幅度的宣傳財(cái)務(wù)檔案管理工作給高校發(fā)展帶來(lái)的幫助，確保所有人員真正了解高校所面臨的形勢(shì)以及檔案管理的各種要求。所有工作需要高校人員完成，人員十分重要，要營(yíng)造出檔案管理人人負(fù)責(zé)的氣氛。

2.定期對(duì)高校負(fù)責(zé)人以及檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)工作。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，指導(dǎo)人員思想，幫助高校負(fù)責(zé)人、檔案管理者提高檔案管理意識(shí)，確保所有人都能夠了解到檔案管理工作不單純是領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)單位的工作，而是與全部人員密切聯(lián)系。此外，財(cái)務(wù)檔案管理人員工作不止是審核監(jiān)督管理財(cái)務(wù)檔案，還要做好對(duì)所有財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督，一心一意的為財(cái)務(wù)檔案管理工作服務(wù)，發(fā)揮出檔案部門(mén)監(jiān)督協(xié)調(diào)的作用。

（三）完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

增強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立財(cái)務(wù)檔案的管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善管理、存放有序、便于查閱，避免銷(xiāo)毀、泄密。對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作進(jìn)行高度關(guān)注，實(shí)現(xiàn)一把手負(fù)責(zé)制度，建立完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，按照我國(guó)的法律規(guī)定制定有效的管理制度，按照高校規(guī)模將專(zhuān)業(yè)管理人員和兼職管理人員明確，對(duì)財(cái)務(wù)資料保密和保管工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，將人員工作范圍和責(zé)任及時(shí)明確，根據(jù)制定將財(cái)務(wù)文件資料的整理歸檔工作做好，同時(shí)將平時(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理、查閱、登記工作做好。

（四）嚴(yán)格財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀制度

財(cái)務(wù)當(dāng)中需要永久性保存的包括人員工資表、年度決算報(bào)表、財(cái)務(wù)檔案保管以及銷(xiāo)毀清冊(cè)、未結(jié)清債權(quán)、債務(wù)的原始憑證以及未完工的工程檔案，其他財(cái)務(wù)檔案要按照制度規(guī)定在保管期限結(jié)束之后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)一起提出的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制好財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。需要保留的要獨(dú)立裝訂存放，將對(duì)應(yīng)記錄做好。之后將銷(xiāo)毀清冊(cè)上交給分管校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)，需要分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上進(jìn)行簽字。銷(xiāo)毀之前要嚴(yán)格根據(jù)清冊(cè)當(dāng)中所列出的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，避免出現(xiàn)失誤。銷(xiāo)毀的同時(shí)需要有審計(jì)部門(mén)人員、檔案和財(cái)務(wù)部門(mén)人員進(jìn)行監(jiān)督，確保整個(gè)銷(xiāo)毀制度嚴(yán)肅執(zhí)行。

（五）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和能力

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化需要檔案工作人員不但需要具備對(duì)檔案的編目、分類(lèi)和錄入工作能力，而且還需要熟練的掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全等能力。建設(shè)信息化檔案能否成功，直接由工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能水平、工作過(guò)程中知識(shí)更新?lián)Q代和技能培訓(xùn)效果所決定。因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)要主動(dòng)應(yīng)用多元化的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造一支高素質(zhì)高水平的財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)，改變財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的情況，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員技能培訓(xùn)力度，保證財(cái)務(wù)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)處在領(lǐng)先水平。

綜上，目前信息化高速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景中，檔案管理也顯得越來(lái)越重要。高校經(jīng)濟(jì)作為高校生存進(jìn)步發(fā)展的物質(zhì)前提基礎(chǔ)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理十分必要。高校財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)需要按照財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成的規(guī)律特征，針對(duì)產(chǎn)生的問(wèn)題，制定出行之有效的財(cái)務(wù)檔案管理措施，真正將財(cái)務(wù)檔案管理在高校當(dāng)中的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

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（作者單位：上海音樂(lè)學(xué)院）endprint