企業(yè)采購與付款內部控制的實踐分析

劉娜

摘要： 文章以XK公司為研究對象，從崗位分工與授權、請購與審批、采購與驗收、付款、監(jiān)督檢查方面對采購與付款內部控制進行分析。實踐調研發(fā)現存在崗位分工與授權不明確，內部環(huán)境紊亂；制度建設趨于形式化；采購風險管理不規(guī)范；付款重復存在舞弊，監(jiān)督力度不夠強等問題。因而提出相應對策，望對提高企業(yè)采購與付款內部控制有效性提供參考。

Abstract： This paper takes XK Company as the research object， and analyzes the internal control of procurement and payment from the aspects of job division and authorization， requisition and approval， procurement and acceptance， payment， supervision and inspection. The practice of research found that there were many problems， such as， not clear job division and authorization， disorder internal environment， formalized institutional construction， not standardized procurement risk management， fraud in payment recurrence， not strong supervision， and so on. And thus the corresponding countermeasures are put forward to improve the effectiveness of the internal control of corporate procurement and payment.

關鍵詞： 采購與付款；內部控制；授權與審批

Key words： procurement and payment；internal control；authorization and approval

中圖分類號：F406.72 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）35-0001-04

0 引言

對于企業(yè)來說，采購與付款業(yè)務是企業(yè)最基本的業(yè)務之一，也是企業(yè)最容易出現差錯和舞弊的業(yè)務之一。根據《企業(yè)內部控制應用指引》采購與付款可以界定為：購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。[1]其中主要包括企業(yè)的原材料、庫存商品、固定資產、工程物資、低值易耗品等。由于采購與付款業(yè)務發(fā)生頻繁，容易產生漏洞，舞弊事項也經常出現，所以有效的采購與付款控制機制不僅可以降低企業(yè)成本和采購風險，同時更是生產經營正常運轉的保證。因此，本文以XK服裝公司為研究對象，對企業(yè)實際采購與付款內部控制現狀進行分析。

1 XK公司采購與付款有效控制的現狀

1.1 崗位分工與授權

人在企業(yè)經營活動中是屬于比較活躍的因素，而企業(yè)員工的崗位分工將會直接影響到各自的職責和權限。[2] XK公司目前崗位分工較為簡單，主要是總經理一把手掌控企業(yè)的重大事項和決策，下面分有銷售、財務、采購、倉儲、生產、和人事主管，在采購方面，分有采購員，其主要負責對外采購生產所用的布匹、布料，買回來后將貨物交給倉儲部的統計員，統計員將貨物直接入庫并在驗收單上簽字，采購員拿著收據就直接讓出納付款。從對XK公司員工的觀察訪談來看，雖然設有會計職位，但對采購的貨物基本沒有進行記錄，而統計員也并不重視對采購回來的物資的質量與數量進行驗收、清點。崗位的設置形同虛設，員工在其位而不謀其職，造成人員浪費。組織架構如圖1。

在授權方面，XK公司的基本情況是采購人員需向財務部相關人員提供《付款申請表》、發(fā)票、到貨驗收單、入庫證明等付款資料，財務部相關會計接到付款申請表單據后，審核原始單據是否符合規(guī)定，再檢查是否有相關授權人員的審批簽字，審核無誤后編制付款憑證，并交由出納復核，再進行付款，支付完畢，出納還需在付款憑證上蓋章表明已付。

1.2 請購與審批

因為采購與付款業(yè)務是企業(yè)基本業(yè)務之一，所以該業(yè)務發(fā)生頻繁，工作量巨大，經常性發(fā)生管理的漏洞，容易發(fā)生舞弊，企業(yè)應該更加重視。[3]目前XK公司的采購與付款的風險評估體系漏洞多，在請購和審批方面存在許多不足之處，首先是在編制需求與采購計劃中，各種布料的需求或采購計劃不夠合理，采購人員經常性不按實際需求來安排采購，有時會隨意超計劃采購，與公司生產部門計劃采購的物資數量時常不協調，造成浪費。表1是生產部門計劃采購與采購部門實際采購的各種布料的數量。

4月份隨著氣候的轉暖，生產部門也開始計劃生產輕薄的衣服，對雪紡和牛仔料的需求量較大，而采購部門卻沒有按照生產部門的需求量來購買布料，造成采購的布料與需求的布料的數量不匹配，進而會影響公司的生產計劃，也會使得公司的銷量受到影響。同時，公司對采購部門的采購數量與采購價格是否超預算，或者采購的物資是否是預算之外的授權程序并不十分明確，XK公司的授權審批程序如圖2。

對于超預算與預算外審批權限XK公司有一定的授權程序，在采購價格不超過10萬元的情況下，采購員可直接采購，對于采購價格是否超預算的界定較寬松，采購員具有較大的權限，這種情況可能會導致采購員舞弊的現象，而對于采購數量是否超預算則沒有要求；對于預算內的物資由采購主管審批后再由采購員采購，預算外的物資由總經理審批后交給采購員采購，但是對于是否預算內的物資沒有明確規(guī)定，因此具有很強的主觀性。endprint

1.3 采購與驗收

采購與驗收環(huán)節(jié)主要是對采購方式、供應商選擇和驗收程序等方面進行嚴格把關。其中，選擇合適的供應對公司降低采購成本庫存成本，保證采購物資質量具有十分重要的意義。[4]在XK公司一年內共38筆合同中31%來自浙江，25%來自江蘇，19%來自廣東，14%來自河北，9%來自廣西，2%來自天津。供應商的地理位置分布比較廣泛，增加了采購員對供應商調查的難度，往往調查的真實性會受到影響，進而會給公司帶來很大的風險，并且運輸的物流周期又非常的長，增加了物資在運輸過程中受到損壞的風險，運輸成本相對較高，而且出現問題的情況，現場解決的能力差，反應時間較長。此外，XK公司沒有定制對供應商的評價指標，對供應商的選擇存在很大主觀能動性，自主權主要掌握在高管的手上，往往會指定某些供應商為公司提供布料，采購部直接實施采購。

1.4 付款

付款是公司資金的直接流出，財會部門作為付款的執(zhí)行者，需要對采購付款業(yè)務嚴格把關。對各種單據需認真審核，經主要負責人批準簽字后再付款，付了款后還要進行記錄并對相關單據加蓋“款已付訖”的戳記，以防重復付款。XK公司對付款環(huán)節(jié)作了控制，控制圖如圖3。

公司的采購部根據采購合同、發(fā)票、原物料入庫單等憑證經辦付款事項。如果付款額是在五萬元以下的，財務部根據采購預算、采購合同、購貨發(fā)票、驗收記錄等資料，核實相符的情況下，予以簽批；如果付款額是在五萬元以上的，還需上報總經理審批后，就由出納辦理付款手續(xù)。財務部主要工作是核實資料之后辦理付款相關事宜，何時支付也由其決定。這就使得財務部對資金支付具有很大的掌控性。資金運轉與企業(yè)的正常運營有著密不可分的關系，如果過大的資金支付權掌握在部分人手中，可能會給企業(yè)帶來一定的資金支付環(huán)節(jié)的腐敗問題。

1.5 監(jiān)督檢查

根據圖1可知XK公司的規(guī)模并不大，像這種類型的中小企業(yè)可能考慮成本等因素既沒有設置相關的審計部門，更不會成立審計委員會對其的相關業(yè)務進行監(jiān)督。每年接受高層管理人員的重點檢查的一般只有財務部。由此可見，XK公司其他部門的監(jiān)督情況較為薄弱，從對該公司的調查訪談來看，公司部門與部門之間也不存在相互監(jiān)督的情況。

2 采購與付款有效控制問題及原因

2.1 公司管理者對崗位分工與授權不夠重視

XK公司的管理層由于缺乏現代企業(yè)管理理念，只注重企業(yè)的短期目標現利潤的增長上，忽略了崗位的具體分工與采購授權等公司內部有效控制的建設，這將不利企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。又由于公司各工作人員有不同的文化背景、工作方式，也造成采購人員業(yè)務素質參差不齊，因此各個采購人員的工作積極性也不盡相同。表2是XK公司主要工作人員的學歷人數，只有財務部的工作人員學歷較高外，其他部門的學歷普遍是?？疲少彶扛嗟氖歉咧袑W歷，這往往會造成上級和下級的分工理解會有所出入，管理者在授權批準方面也是得過且過。在布匹、布料采購方面，需要業(yè)務員和質檢員能夠準確判斷布匹的外觀質量并劃分等級，然而XK公司人員的對相關采購人員的培訓機制不夠完善，使得原本學歷不高的采購人員，其業(yè)務又得不到進一步提升。其次，公司在人力、物力、財力上對采購與付款的有效控制建設投入很少，使得其發(fā)展處于停滯階段。

2.2 制度建設趨于形式化

XK公司規(guī)模較小，在職務安排上不夠完善，部門之間分工又不夠明確，員工之間也經常出現相互推卸責任及越權審批等問題，從而降低工作效率和制度的執(zhí)行率?！镀髽I(yè)內部控制基本規(guī)范》規(guī)定“企業(yè)應當根據有關法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內部控制制度并組織實施”。[6]而XK公司在采購與付款業(yè)務控制活動環(huán)節(jié)上，有少量的相關制度，不完善，并且趨于形式化，實際操作性差。尤其是在請購與審批制度方面，公司沒有制定緊急請購流程，導致采購員以緊急為由，先采購后申請，與生產部門的需求不協調，采購不合適的布料，影響銷量。此外，該公司從編制需求與采購計劃到采購申請、供應商選擇到最后的付款審核，都缺乏了具體的風險評估機制，使得其產生漏洞的可能性就越大，就會影響到整個生產運營流程，造成的損失更多。

2.3 采購與驗收環(huán)節(jié)漏洞多

一方面為了節(jié)約勞動力成本，XK公司招聘的員工普遍學歷、業(yè)務素質不高，所以采購人員和驗收人員并沒有履行好自己的職責。如驗收人員不履行好自己的職責就會容易引起采購人員的舞弊行為，造成職權不明確，還會發(fā)生造假等現象。從另一個方面看來，企業(yè)也沒有認識有效內部控制制度的重要性。事前沒有系統的預測采購與驗收潛在的風險，主要是憑管理者的主觀意識做出判斷，往往出現問題時才考慮要如何去應對。事中沒有健全的監(jiān)督機制去處理采購與付款環(huán)節(jié)上出現問題。事后也并沒有通過經驗教訓來提高企業(yè)有效內部控制制度的意識。

2.4 付款環(huán)節(jié)控制不到位

在與供應商結算方面XK公司沒有建立良好的付款核算制度，財務部與采購部相關人員也沒有定期對貨款結算情況進行溝通，從而導致重復付款，付款不及時的問題等。在審批付款限額上，財務部門擁有較大的付款權限，主觀隨意性較大，會在付款環(huán)節(jié)上弄虛作假，尤其是在訂單數量較小的情況下，購買不符合質量要求的材料，收取回扣，支付小額貨款，容易造成資金損失，影響公司收益。

2.5 監(jiān)督力度不夠強

XK公司由于受到規(guī)模的限制，沒有設置審計部門，內部審計是企業(yè)內部經濟活動和管理制度是否合理、合規(guī)和有效的獨立評價，在某種意義上說是對其他有效控制的再控制。[5]

XK公司主要受到法人治理機構的監(jiān)督，其獨立性不強，難以有效發(fā)揮其應有的監(jiān)督作用。財務部與采購部之間也只是機械按照各部門的并不完善的制度執(zhí)行工作，在實際過程中也并為彼此監(jiān)督，進而發(fā)現內部控制的不足之處，監(jiān)督力度沒有得到很好的落實。再來就是員工對內部控制制度理解上的差異或者是有意識的舞弊，企業(yè)沒有對內部控制制度的檢查監(jiān)督，也使得監(jiān)督的有效性大打折扣。endprint

3 采購與付款有效控制優(yōu)化建議

3.1 改善員工素質

XK公司的領導者首先要轉變自身的態(tài)度和想法，將公司內部控制環(huán)境的優(yōu)化提到日程上，其中最需要優(yōu)化的就是員工的業(yè)務素質和專業(yè)技能。公司需著重培養(yǎng)采購人員對采購業(yè)務知識的掌握，對與原材料，如各種布匹質量的辨認能力，要很好地區(qū)分開各種顧客的材料需求，還要求采購人員有較強的市場掌握度，能夠準確及時收集市場和供應商相關信息。公司可以定期組織其進行培訓，聘請專家對其進行指導，加強員工的專業(yè)素養(yǎng)。同時公司還應該建立競爭上崗、關鍵崗位輪換等制度，培養(yǎng)采購人員的競爭意識，降低采購人員的舞弊行為。

3.2 改進采購與付款控制活動

XK公司在控制活動方面沒有很完善的制度去規(guī)范，簡單的規(guī)章制度形同虛設。而有效的控制制度和政策是為控制活動提供了更好的執(zhí)行標準和依據。因此，結合實際情況XK公司可以從不相容職務相分離、授權批準和預算等方面進行控制活動。首先XK公司應當明確各個部門和崗位的職責、權限，建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容職務相互分離、制約和監(jiān)督。例如物資的采購人員不能同時負責會計的記錄；采購人員應該與負責付款審批的人員相互分離等。其次，設立專門的采購中心負責整個采購工作。采購中心的業(yè)務員中必須有懂得企業(yè)所需物資方面知識的人員，防止所采物資不適合等造成的成本增加。采購人員建立誠信檔案，定期考評建立獎懲制度與晉升直接掛鉤。并且每次采購不派單人，派人具有隨機性不固定，形成相互監(jiān)督機制。除此之外明確好采購與付款業(yè)務進行的授權批準流程，嚴禁未經過授權的機構和人員辦理采購與付款業(yè)務。最后根據XK公司的現狀，可以在生產、采購和倉儲部門進行預算控制。需要使用物資的先進行申請，然后對其可行性和合理性進行分析，分析通過了就要填制預算單交給管理層和部門負責人審批，通過后即可采購。[7]為了使得物資采購能夠更加合理控制，可以加入市場調查元素，根據季節(jié)和供求來確定物資價格，填寫好資金使用計劃表進行審批，通過后方可采購。具體采購預算環(huán)節(jié)的具體流程如圖4。

3.3 強化內外部制度監(jiān)督作用

根據XK公司企業(yè)采購與付款業(yè)務監(jiān)督活動來看，主要包括內部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個部分。XK公司外部的監(jiān)督是把客戶對產品質量、服務情況等的反饋作為外部監(jiān)督的標準，其次，在定期聘請注冊會計師等企業(yè)外部人員對公司采購與付款的內部有效控制執(zhí)行情況進行評估，并對相關的風險點、流程、制度等提出改善意見。對于內部監(jiān)督，XK公司可以設立審計部門并定期或不定期對采購與付款業(yè)務流程進行監(jiān)督，在不同的環(huán)節(jié)上采用不同的監(jiān)督方式：①在布料供應商的選擇上，應對采購部門選定的供應商是否具有資格認證進行監(jiān)督，并審批其招標的程序。②在確定衣服價格的時候，要判斷其價格確定的依據是否充分，并對評標、談判、詢價的人員構成進行合理地監(jiān)督。③在合同簽訂的監(jiān)督事項中，應對合同審批流程是否合規(guī)、內容是否合法、相關檔案資料是否完整等進行監(jiān)督。④在驗收環(huán)節(jié)，著重對驗收人員進行監(jiān)督檢查，其次看物資是否按規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)及其數量、規(guī)格是否與規(guī)定的樣品一致。⑤在付款方面，應對有關票據是否真實、可靠進行監(jiān)督，對于采購資金的挪用進行嚴厲把關，對付款程序是否合規(guī)，有沒有經過相應授權人員的審批等。[8]

參考文獻：

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[9]王萍.采購與付款內部控制中存在的問題與對策[J].會計之友，2013：114-115.endprint