大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)研究

石劍文

（福建船政交通職業(yè)學(xué)院，福建福州350007）

隨著計算機(jī)技術(shù)的突飛猛進(jìn)發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動多媒體的廣泛應(yīng)用使整個社會快速地步入到了大數(shù)據(jù)時代。高校作為科技文化的重要研發(fā)地與傳播中心，更應(yīng)該積極地應(yīng)對時代發(fā)展帶來的機(jī)遇。2008年9月，我國頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：要創(chuàng)新高校檔案的管理制度，積極創(chuàng)造條件為社會及公眾使用檔案服務(wù)。面對大數(shù)據(jù)時代的沖擊，高校檔案管理部門要及時更新管理理念，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新檔案信息共享服務(wù)模式，提高服務(wù)隊伍綜合素質(zhì)，迎接新時代的曙光。

一、大數(shù)據(jù)時代的提出與影響

大數(shù)據(jù)時代最早由全球知名的麥肯錫公司提出，該公司認(rèn)為，“數(shù)據(jù)已經(jīng)在當(dāng)今社會上的各行各業(yè)都發(fā)揮著十分重要的作用，對于各種數(shù)據(jù)的廣泛使用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長和消費者盈余浪潮的到來”。進(jìn)入到2012年，已經(jīng)有越來越多的人提出并使用“大數(shù)據(jù)”（big data）一詞，《紐約時報》的一篇文章指出：我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時代，在社會政治經(jīng)濟(jì)文化各個領(lǐng)域中，人們做出的各種決策，將不再憑借傳統(tǒng)的經(jīng)驗和直覺，而是要逐漸基于數(shù)據(jù)與分析做出判斷。

高校作為知識的集散地，也無一例外地要應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而高校檔案信息管理部門首當(dāng)其沖。在大數(shù)據(jù)時代的沖擊下，如何樹立科學(xué)化的檔案信息管理與服務(wù)理念，如何有效管理檔案信息，如何為不同用戶提供多元化的檔案信息共享服務(wù)，已成為高校檔案管理部門亟需解決的一個重要問題。

二、大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的必要性

當(dāng)前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能滿足信息社會發(fā)展的需要，數(shù)字化檔案的存儲方式不僅能擴(kuò)大檔案信息的存儲量，而且還為人們共享檔案資源提供了可行性條件。探索和進(jìn)一步實施高校數(shù)字檔案共享服務(wù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的最大化利用，而且還能有效形成資源互補(bǔ)，極大地促進(jìn)社會信息化建設(shè)與高校的進(jìn)一步發(fā)展。[1]

1.現(xiàn)代社會發(fā)展的時代要求

在大數(shù)據(jù)時代背景下，越來越豐富的信息資源，已經(jīng)成為我國社會總資源的重要組成部分之一。高校作為教學(xué)與科研的重要集散地，其蘊(yùn)含著大量重要的科技文化信息，對高校數(shù)字檔案進(jìn)行共享服務(wù)，擴(kuò)大高校智慧資源的輻射范圍，能夠有效地推進(jìn)我國社會現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

2.高?？沙掷m(xù)發(fā)展的切實需求

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案信息的共享服務(wù)對高校的可持續(xù)發(fā)展意義重大。數(shù)字檔案信息資源的共享服務(wù)，打破了高校之間的壁壘，推動了高校間的共建共享、信息資源互補(bǔ)，為高校之間建立信息合作聯(lián)盟，全面提高高校教育教學(xué)水平奠定了堅實基礎(chǔ)，極大地滿足了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。

3.社會用人單位鑒別和查證的需求

用人單位對各類員工檔案信息的鑒別、查證咨詢需求是高校檔案部門工作的重要組成部分之一。通過實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共享服務(wù)，可以在極大程度上簡化社會用人單位、中介機(jī)構(gòu)、對接單位對在校生和畢業(yè)生信息驗證、查詢的流程，進(jìn)而提高工作效率。通過數(shù)字檔案信息的共享，將有效滿足學(xué)生和社會用人單位的信息驗證需求，節(jié)約人力成本。

4.社會公眾知情權(quán)與平等權(quán)的訴求

隨著社會的迅速發(fā)展，公眾對各類數(shù)字信息資源的需求也越來越多，并呈現(xiàn)出多元化特征。高校數(shù)字檔案資源不再是校內(nèi)師生的特權(quán)，社會公眾同樣具備平等獲取的權(quán)利。通過實現(xiàn)高校數(shù)字檔案資源共享，能夠有效地促進(jìn)社會公眾對高校信息資源的獲得與利用。

三、當(dāng)前高校數(shù)字檔案共享服務(wù)現(xiàn)狀及存在的問題

目前，在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，美國、俄羅斯、瑞士等國開展得比較好。[2]由于我國與國外在政策、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)和業(yè)務(wù)方面還有較大差距，因此，在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面還比較落后。高校作為數(shù)字檔案資源的重要陣地，在滿足社會、校際、公眾的共享服務(wù)需求方面所做的工作還略顯不足，依然存在較多問題。

1.缺乏大眾化的檔案資源服務(wù)理念

高校的檔案管理部門肩負(fù)著服務(wù)社會大眾的職責(zé)。服務(wù)社會發(fā)展和社會大眾需求是檔案資源存在的根本目的。實現(xiàn)最大范圍的檔案共享，是眾多檔案管理者的重要使命。但是，目前高校檔案館資源共享的對象主要是學(xué)校的師生，只有少數(shù)檔案服務(wù)于社會公眾，造成這種現(xiàn)象的原因：一方面是高校檔案資源管理體制的限制，沒有形成共享的檔案服務(wù)機(jī)制，另一方面是高校檔案管理者服務(wù)社會和社會公眾的理念還沒有形成。

2.沒有標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案共享服務(wù)體系

標(biāo)準(zhǔn)化的共享服務(wù)體系是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它在很大程度上決定了數(shù)字檔案資源共享服務(wù)的成敗與效果。我國目前還沒有專門的機(jī)構(gòu)對高校數(shù)字資源共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系進(jìn)行規(guī)劃和指導(dǎo)，造成了標(biāo)準(zhǔn)不一、共享不利的局面。因此,如何加強(qiáng)高校數(shù)字檔案資源共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)體系建構(gòu)，滿足共享系統(tǒng)內(nèi)的兼容與交互，是實現(xiàn)高校數(shù)字檔案資源共享服務(wù)的重要前提。

3.高校數(shù)字檔案共享服務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全隱患

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，操作系統(tǒng)、終端硬件、網(wǎng)絡(luò)黑客是影響高校數(shù)字檔案資源共享的三大安全隱患因素。操作系統(tǒng)作為各種檔案軟件的運行平臺，其自身安全（如系統(tǒng)漏洞等）對檔案信息的傳遞安全構(gòu)成了很大威脅。終端硬件作為數(shù)字檔案共享的實物基礎(chǔ)，其處理器、硬盤、移動存儲設(shè)備等穩(wěn)定性和安全性是影響數(shù)字檔案信息共享的另一大隱患。各種網(wǎng)絡(luò)黑客對數(shù)字檔案共享服務(wù)系統(tǒng)的攻擊，也是影響高校數(shù)字檔案共享服務(wù)工作開展的重要安全因素。

4.缺乏高素質(zhì)數(shù)字檔案管理人才

在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了高校檔案館傳統(tǒng)的工作方式，計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)等應(yīng)用到了檔案資源的收集、整理、存儲、共享的各個流程之中，在這些工作環(huán)節(jié)中，要求高素質(zhì)數(shù)字檔案工作者來操作，能夠在數(shù)字檔案信息共享服務(wù)中發(fā)揮才能。由于高素質(zhì)數(shù)字檔案管理人才的缺乏，影響了高校數(shù)字檔案信息共享服務(wù)的深入開展。

四、大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)實施策略

高校數(shù)字檔案作為大數(shù)據(jù)時代智慧信息的核心組成部分，要由封閉走向開放和共享，讓更多的社會用戶能夠便捷地獲取所需的各類數(shù)字檔案資源，從而實現(xiàn)全社會的共同進(jìn)步。

1.加強(qiáng)高校數(shù)字檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

加強(qiáng)高校數(shù)字檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，是實現(xiàn)高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的必備條件和基礎(chǔ)。從國家的大背景來看，隨著《中華人民共和國政府信息公開條例》的出臺，國家政府層面的信息公開工作日益深化，社會公眾對各類檔案信息的獲取需求呈現(xiàn)多元化趨勢，獲取的途徑也日益便捷起來。從當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，還沒有相應(yīng)的法律法規(guī)予以約束和保障，出現(xiàn)了高校檔案利用的不公平性，許多社會公眾難以獲得有效的檔案信息。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校數(shù)字檔案的獲取與共享成為了可能，但同時也由于網(wǎng)絡(luò)安全問題的存在，在一定程度上影響了高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的實現(xiàn)。因此，建立一套規(guī)范和保障高校數(shù)字檔案管理與共享的法律法規(guī)迫在眉睫，既要統(tǒng)一高校數(shù)字檔案資源共享的范圍與要求，又要保障數(shù)字檔案資源共享途徑、方式的安全性。

2.高校應(yīng)樹立數(shù)字檔案開放共享服務(wù)意識

高校檔案涵蓋了高校各類科技文化的檔案信息，這些檔案信息既是高校建設(shè)發(fā)展的重要資源，也是社會各個單位和公眾生產(chǎn)、生活的必要信息。因此，高校檔案管理部門要意識到數(shù)字檔案共享的重要意義，積極樹立檔案開放共享服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變封閉式的服務(wù)形象，充分利用大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的先進(jìn)性和便捷性，發(fā)揮高校數(shù)字資源的優(yōu)勢，主動適應(yīng)時代發(fā)展的要求，面向社會開展共享服務(wù)。

3.建立高校數(shù)字檔案共享服務(wù)體系

以檔案館數(shù)字資源建設(shè)為平臺，建立數(shù)字檔案的組織機(jī)構(gòu)和相關(guān)制度，[3]雙重統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上建立高校數(shù)字檔案共享體系。首先，要規(guī)范數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、各類檔案資源單位的標(biāo)識與識別、數(shù)字檔案存儲格式以及元數(shù)據(jù)格式，進(jìn)一步細(xì)化和規(guī)范，探索出適合高校數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。各高校檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)由省人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)會同有關(guān)部門制定，并與國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相銜接，施行統(tǒng)一的電子文件形成、歸檔和電子檔案標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。目前，我國已頒發(fā)的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，在一定程度上規(guī)范了CAD電子文件的收集、歸檔與利用。其次，高校內(nèi)各檔案形成單位應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字檔案共享工作機(jī)制，設(shè)置共享平臺交換接口，基于電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)本單位辦公系統(tǒng)與共享平臺之間的互聯(lián)互通。高校之間應(yīng)由省級主管部門統(tǒng)一規(guī)劃，積極研發(fā)高校數(shù)字檔案管理軟件，并委托部分高校組織開發(fā)與維護(hù)，無償提供給高校檔案館使用，并統(tǒng)一配置數(shù)字檔案共享利用系統(tǒng)的接口，對接入數(shù)字檔案共享利用系統(tǒng)的高校進(jìn)行確認(rèn)，并確定使用權(quán)限，配發(fā)電子統(tǒng)一標(biāo)識。

4.建立健全數(shù)字檔案共享安全管理制度

在數(shù)字檔案的共享服務(wù)機(jī)制上，需要檔案管理者重點關(guān)注數(shù)字檔案的安全管理。省級有關(guān)部門作為高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的組織者與監(jiān)控者，應(yīng)當(dāng)會同各個高校研討數(shù)字檔案共享管理制度，出臺相關(guān)的安全保障及應(yīng)急制度。對于數(shù)字檔案資源的安全管理，需要各個高校達(dá)成一致意見，通過用戶身份認(rèn)證信息的逐步完善，做好訪問權(quán)限和次數(shù)的控制，制定檔案信息使用審計追蹤辦法等。對于造成數(shù)字檔案資源泄密等行為、突發(fā)安全事故的處理等，應(yīng)形成統(tǒng)一的管理預(yù)案及處理方式。例如：單位或者個人故意制作、復(fù)制、傳播計算機(jī)病毒，攻擊破壞數(shù)字檔案共享利用系統(tǒng)的行為，應(yīng)做到有法可依、有規(guī)可循，按章進(jìn)行及時處理，從而確保高效數(shù)字檔案共享服務(wù)的穩(wěn)定性和安全性。

5.提升高校數(shù)字檔案管理隊伍的整體素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)離不開高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才。[4]在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理人員必須具備扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識、比較熟練的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及良好的服務(wù)社會公眾的各種素質(zhì)。首先，培養(yǎng)高校檔案管理人員服務(wù)社會公眾的思想意識；其次，通過進(jìn)修、培訓(xùn)等途徑提高檔案管理人員隊伍的業(yè)務(wù)水平；最后，積極引進(jìn)具備復(fù)合型知識的檔案專業(yè)人才。[5]