公證信息化建設(shè)探討

摘 要 信息化是不可逆轉(zhuǎn)的潮流，公證信息化建設(shè)的意義在于效率提升、破除溝通障礙，豐富公證人的知識結(jié)構(gòu)、公證流程改造和體制改革。公證信息化建設(shè)需要放在信息化生態(tài)環(huán)境之中，從信息技術(shù)和信息資源兩方面入手，內(nèi)在要求是優(yōu)化公證法律資源配置。其面臨的體制、過度營銷、實踐偏離、檔案利用不足等困境，采取迭代、共享、合作、產(chǎn)權(quán)明晰、保留核心體驗等應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞 信息化 意義 信息技術(shù) 信息資源 建設(shè)內(nèi)容

作者簡介：劉煒，云南省昆明市明信公證處公證員，研究方向：公證信息化及實務(wù)。

中圖分類號：D926.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.01.316

一、信息化是不可逆轉(zhuǎn)的潮流

國務(wù)院《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》（2016）對信息化的定義是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟(jì)增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史過程。互聯(lián)網(wǎng)法院、檢察院網(wǎng)上辦案方興未艾，《民法總則》的頒布實施以及互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)下的信息化進(jìn)程實例，給公證這一古老而又全新的行業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。再放眼全球的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會生活，信息化帶來的變革已深入骨髓，大勢之下必須順勢而為。

信息化=信息技術(shù)（包含思維和生產(chǎn)、管理創(chuàng)新手段）+信息資源。信息化具有簡單、易得、互動、共享、便捷、演化、流通等特點，信息化的建設(shè)需要在具有前瞻性的信息化生態(tài)環(huán)境下進(jìn)行，現(xiàn)下和未來一段時間的信息化生態(tài)環(huán)境就是“互聯(lián)網(wǎng)+人工智能+便攜終端”。

二、公證信息化的意義

（一）節(jié)約成本，提高效率

信息能真正創(chuàng)造財富是因為它拆分了集約化成本，可以精確的預(yù)測和決策。信息化減少獲取不對稱信息的投入，提高信息使用效率，節(jié)約當(dāng)事人成本和公證生產(chǎn)成本，節(jié)約即是貢獻(xiàn)。應(yīng)用信息技術(shù)來分析，可以提高投資效率，促進(jìn)生產(chǎn)率的提高。

（二）破除溝通障礙

信息化創(chuàng)造通透、無客觀隔閡的社會生活環(huán)境。首先解決的是單打獨斗的問題，形成扁平化合作，合作才能從孤島走向廣博。其次是實現(xiàn)交往的順暢，最后是營造一種輕松、平行、共融的秩序。公證不能也不應(yīng)該是孤立的法律服務(wù)職業(yè)體。

（三）改造公證人知識結(jié)構(gòu)

信息化減少了公證人對簡單事務(wù)的投入，有更多時間關(guān)注更高級的思維或理論上的問題。同時讓公證人擁有靈活的獲取知識的渠道，豐富法律邏輯層次和社會經(jīng)驗，增大了自我驅(qū)動改進(jìn)的可能性。為適應(yīng)信息化社會的需要，將傳統(tǒng)“熟人”社會的道德要素轉(zhuǎn)變?yōu)椤澳吧恕鄙鐣募夹g(shù)和能力。再就是培養(yǎng)公證人的想象力，強(qiáng)化風(fēng)險的管理意識。

（四）改造公證程序

信息化打破了封閉的活動程序，創(chuàng)新活動程序，精確衡量程序和結(jié)果兩種法律資源的配置比重，讓程序更明確，更符合現(xiàn)實，讓公證程序?qū)赡馨l(fā)生的變化做出智能反應(yīng)。

（五）進(jìn)一步推進(jìn)公證體制改革

公證體制改革最需要的是去行政中心化，去除資源的行政壟斷，參與到市場的公平競爭中來。公證的職業(yè)后盾從“權(quán)力”轉(zhuǎn)變到“權(quán)利”。信息化解決信息不平等的弊端，創(chuàng)造自由磋商空間，從而干預(yù)權(quán)責(zé)理性分配。

三、公證信息化建設(shè)的內(nèi)容

公證信息化建設(shè)要從信息技術(shù)和信息資源兩個方面入手。實操中的各種表象，需要公證在信息化建設(shè)中堅持本質(zhì)，即必須處在前文所述的信息化生態(tài)環(huán)境中，在信息技術(shù)和信息資源上下功夫，讓開發(fā)、利用的一切行為符合上述信息化的特點，一旦不符合就需要頓足、回顧和調(diào)整。

（一）公證信息化建設(shè)首先需要解決二個認(rèn)識上的問題

1.信息化和運用信息技術(shù)不是顛覆傳統(tǒng)價值。公證的傳統(tǒng)價值是以正義、誠信、秩序、安全和效率為內(nèi)涵的法律價值和社會價值。信息技術(shù)的應(yīng)用強(qiáng)化效率價值的外在表達(dá)，并保障安全；加快速度變更交流渠道，保障秩序；節(jié)約成本改變結(jié)果載體，保障合法有效；公示流程促進(jìn)信息交互，保障信息對稱的公平；凝聚流量構(gòu)建營銷環(huán)境，保障誠信的基礎(chǔ)。

2.簡單的物理性改革不能成為有效的信息化。將公證法律服務(wù)從線下搬到線上不是完整的信息化，將信息化手段作用到公證業(yè)務(wù)的對象上如網(wǎng)絡(luò)證件保全也不是完整的信息化。公證信息化是運用信息技術(shù)，創(chuàng)造新的服務(wù)和產(chǎn)品、革新公證程序、改良證據(jù)來源和產(chǎn)品輸出的渠道。

（二）公證信息化建設(shè)的內(nèi)容

公證信息化的內(nèi)在要求是優(yōu)化公證的法律資源配置，它包括了不同的主體、客體、權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任、法律程序、價值判斷、法律后果等。要實現(xiàn)公證法律資源的優(yōu)化配置就需要在“互聯(lián)網(wǎng)+公證”、產(chǎn)品信息迭代、人工智能公證和專利建設(shè)四個內(nèi)容上進(jìn)行公證信息化建設(shè)。

1.“互聯(lián)網(wǎng)+公證”。是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的開放、演化、共享等思維，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將不同渠道的信息資源歸集應(yīng)用。在此方面主要體現(xiàn)在各渠道的信息資源共享如婚姻登記、工商登記、學(xué)歷登記、遺囑查詢、身份證真?zhèn)尾樵兊龋簿褪沁\用互聯(lián)網(wǎng)解決公證的信息來源和作業(yè)方法的問題。與此同時公證機(jī)構(gòu)也需要具有互聯(lián)網(wǎng)的思維，不僅是拿來用，更重要的是拿什么給其他人用。比如遺囑公證數(shù)據(jù)庫、財產(chǎn)分割數(shù)據(jù)庫、收養(yǎng)公證數(shù)據(jù)庫、繼承親屬關(guān)系庫等等，這些就需要公證機(jī)構(gòu)在數(shù)據(jù)庫上的積累和長期建設(shè)。

2.產(chǎn)品信息迭代。是應(yīng)用信息技術(shù)擴(kuò)展產(chǎn)品的功能和產(chǎn)品價值層級。德國提出工業(yè)2.0計劃，產(chǎn)品的生命周期臨近時，要么迭代更新進(jìn)入到新的生命周期，要么滅亡，公證法律服務(wù)產(chǎn)品亦然。傳統(tǒng)的證明服務(wù)是公證的存在本因，但如果一味停留在證明之上，只能是“壽終正寢”。這就需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)思維和產(chǎn)品的迭代思維，應(yīng)用信息技術(shù)改造公證流程，創(chuàng)造行的公證法律服務(wù)。

3.人工智能公證。人工智能是研究模擬人類思維之系統(tǒng)和器具的學(xué)科。人工智能公證是將機(jī)器能做的事從人手中分流，讓人有更多時間來做更重要、更具主觀能動性和更有價值的思考，提高做事的過程和結(jié)果品質(zhì)，促動人類挖掘智慧潛力，制定出更高的人工智能標(biāo)準(zhǔn)。endprint

4.專利建設(shè)。知識產(chǎn)權(quán)是GDP重要的組成部分，也是最有價值和潛力的部分，但傳統(tǒng)專利利用制度將專利權(quán)利保護(hù)和利用割裂。

四、現(xiàn)階段公證信息化建設(shè)的主要問題和困惑

（一）體制滯后的障礙

未徹底改革的體制成為市場化道路的天然阻隔，競爭和信息化建設(shè)主動性缺失。剛性程序規(guī)則和模板機(jī)械性讓個案的創(chuàng)新空間狹小，法律方法和經(jīng)驗運用能力弱，無法培養(yǎng)新技術(shù)探索意識。傳統(tǒng)的操作習(xí)慣讓公證信息獲取能力有限，亦不能形成自己的信息資源，故而談不上與其它主管部門進(jìn)行信息共享。

（二）對“信息化”的解讀過于單一

片面的認(rèn)為公證信息化簡單拆解為“公證+互聯(lián)網(wǎng)”或“互聯(lián)網(wǎng)+公證”，就是坐等別人的信息拿來用，而未體現(xiàn)自己的信息資源價值。

（三）信息化實踐不透徹

僅是簡單的物理化，將線下的東西搬到線上，將線上保全的內(nèi)容從紙質(zhì)化變?yōu)殡娮踊?，將支付方式從現(xiàn)金變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)支付。這些只是表象的東西，實質(zhì)的內(nèi)容應(yīng)是改變經(jīng)營方式，培養(yǎng)新的消費習(xí)慣以及獲取客戶的渠道。

（四）過度投入營銷，宣傳成本浪費

營銷沒有目標(biāo)性，多數(shù)是針對業(yè)內(nèi)從業(yè)人員，而不是真正的需求客戶群體或者沒有特定的客戶群體指向。公證信息化營銷模式千篇一律，你有個微信公眾號，我就要有個，你有個理論期刊我就要上一個，你有個沙龍活動我就必須搞一個，重復(fù)性的沒有內(nèi)容的營銷容易造成部分受眾審美疲勞而流失，未能體現(xiàn)內(nèi)容為王的營銷本質(zhì)。其次就是把宣傳當(dāng)成一項任務(wù)，重復(fù)勞動，成本投入大。

（五）主體硬件局限及使用率問題

公證處進(jìn)行信息化改革的硬件條件難以通過自身財力建設(shè)，必須依賴技術(shù)主體或行業(yè)的支持，但后者往往不看重這一領(lǐng)域的投資或合作。公證機(jī)構(gòu)即便有能力獲得相關(guān)設(shè)施和工具，或者研發(fā)相關(guān)系統(tǒng)， 由于業(yè)務(wù)功能限制，相應(yīng)的使用率并不高。公證處畢竟是傳統(tǒng)行業(yè)主體，無法向技術(shù)型主體靠攏。

（六）檔案儲存和使用能力差

傳統(tǒng)的公證業(yè)務(wù)停留在紙質(zhì)檔案上，不但占用大量存儲空間，還需要支付高昂的檔案場所租賃費、保管費、建設(shè)費。調(diào)取流程長，檔案信息未能轉(zhuǎn)換和提取，信息幾乎完全沉沒在實物卷宗之中。

五、公證信息化建設(shè)的策略

公證信息化建設(shè)的策略總體而言就是運用信息技術(shù)調(diào)整如下系統(tǒng)結(jié)構(gòu)：一是證據(jù)材料獲得及核查的供應(yīng)來源；二是改造流程和生產(chǎn)技術(shù)方法；三是創(chuàng)造高附加值的服務(wù)層次；四是提供組合型公證法律服務(wù)的產(chǎn)品；五是打造社會和市場認(rèn)可的私益管家市場。為實現(xiàn)上述系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，筆者認(rèn)為需要做如下策略工作：

（一） 迭代發(fā)展的意識

信息化的目的是促進(jìn)公證產(chǎn)品和服務(wù)的升級，單一的證明論已不能滿足信息化的需求，關(guān)鍵在于與其它信息資源產(chǎn)生方或提供方進(jìn)行融合。此方面可以合法收集和利用現(xiàn)有的法律信息和商業(yè)信息，篩選、分類、歸集和提煉。

（二） 以創(chuàng)造附加值為目的的運用信息技術(shù)

首先，實現(xiàn)公證文書的標(biāo)準(zhǔn)化，改變流程通道，盡量實現(xiàn)公證文書電子化，在不能實現(xiàn)電子化時至少減少公證文書的返工和出錯率。其次，可以建立交易的意向平臺，提供撮合的法律服務(wù)，增大交易的可能性和拓開交易的渠道。最后，建立公證誠信及評價體系，提供履約監(jiān)督服務(wù)。

（三） 建立共享的公證數(shù)據(jù)庫

可行的數(shù)據(jù)庫包括但不限于如公證員資料庫、公證文書數(shù)據(jù)庫、遺囑數(shù)據(jù)庫、財產(chǎn)分割數(shù)據(jù)庫、委托核查平臺、知識產(chǎn)權(quán)信息庫、公證質(zhì)押或抵押登記數(shù)據(jù)庫、公證知識庫、虛假證明“黑名單”等。區(qū)分對外公開與行業(yè)內(nèi)公開，提供精準(zhǔn)檢索或人工智能答復(fù)。

（四）加強(qiáng)與商業(yè)技術(shù)公司的合作，明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬

借用已有的技術(shù)降低犯錯的成本，公證主導(dǎo)、產(chǎn)權(quán)明晰、共同開發(fā)利用。產(chǎn)權(quán)和技術(shù)采購明晰，注意商業(yè)信息取得的合法性和隱私保護(hù)。規(guī)?；\作客戶管理系統(tǒng)、產(chǎn)品及服務(wù)認(rèn)知系統(tǒng)、培訓(xùn)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)。

（五）研究無紙化辦公或電子化公證證書使用的可行性

將紙質(zhì)的公證文書電子化，減少成本投入，讓信息多跑路。在不放棄面簽的前提下，將文件簽署電子化。嘗試提供傳統(tǒng)公證證明之外的法律文書電子憑證如盡職調(diào)查意見、咨詢結(jié)論、法律意見書、履約報告等。研究電子化證書的法律可行性及效力。

（六）運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改造流程和解決證據(jù)來源問題

一是公證證據(jù)來源，二是公證作為證據(jù)是其它機(jī)構(gòu)的材料證據(jù)來源。

（七）提煉公證檔案信息，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

公證檔案是公證活動留下的最重要的信息資源，當(dāng)事人的身份、婚姻狀況、財產(chǎn)狀況、家庭成員均是寶貴的信息資源，由此可以推導(dǎo)出當(dāng)事人的交易習(xí)慣、生活背景，從而對開展業(yè)務(wù)及普法具有引導(dǎo)性指引作用。這方面主要是要花時間和精力進(jìn)行檔案電子化轉(zhuǎn)化、分類和檢索目錄的編制。會保管更要會使用。

（八）保留核心體驗感和探索人工智能在公證領(lǐng)域的應(yīng)用

引入和開發(fā)指紋認(rèn)證系統(tǒng)、人臉識別工具、證據(jù)材料掃描報警系統(tǒng)、法條檢索系統(tǒng)、公證書核實系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、公證專家系統(tǒng)、分段流程組合和調(diào)度系統(tǒng)、檔案調(diào)度系統(tǒng)、業(yè)務(wù)指標(biāo)統(tǒng)計工具、反向邏輯推演系統(tǒng)、價格和投入衡量工具，加大人工智能在公證服務(wù)的比例。

六、綜述

1.信息資源是取之不盡用之不竭的一種存在，具有可開發(fā)性和可再生性，能夠被多次循環(huán)利用，信息技術(shù)的發(fā)展正是基于信息循環(huán)利用能力的提升，公證的信息化精髓也正在于此，所以公證檔案的信息化提煉和延續(xù)非常重要。

2.信息生態(tài)環(huán)境下，指明的是一種方向和一條道路，是一種迭代的過程，并不否認(rèn)傳統(tǒng)的手段。體驗感不會被信息化及人工智能取代。公證的信息化建設(shè)不是面面俱到，而是根據(jù)業(yè)務(wù)類別和受眾不同而進(jìn)行針對性改造。

3.公證信息化過程中的產(chǎn)權(quán)問題至關(guān)重要。

4.信息技術(shù)和信息資源是緊密相連的，信息技術(shù)不僅僅是技術(shù)的應(yīng)用，還包括了管理思維、生產(chǎn)創(chuàng)新等，過度關(guān)注信息技術(shù)的技術(shù)性，可能會陷入成本黑洞，管理和技術(shù)需要同步。

參考文獻(xiàn)：

[1]段偉主編.公證原理與實務(wù).法律出版社.2014.endprint