事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用分析

徐春秀

摘 要：事業(yè)單位在日益發(fā)展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進(jìn)步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內(nèi)都很少有明顯的變動(dòng)，很多人認(rèn)為檔案管理工作簡單、創(chuàng)新性小，所以事業(yè)單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進(jìn)行改革，但是我們不難發(fā)現(xiàn)近年來事業(yè)單位的檔案管理問題層出不窮，因此本文從事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容來切入，概述目前檔案的日常管理工作并分析其產(chǎn)生的問題，并給出對(duì)此的解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；解決策略

1 事業(yè)單位檔案管理的主要工作內(nèi)容

首先是行政檔案管理。這一部分工作涉及到上級(jí)下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會(huì)議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。對(duì)于上級(jí)的檔案文件一般會(huì)下發(fā)給部門進(jìn)行學(xué)習(xí)貫徹，比如針對(duì)十八大的召開，開展一些關(guān)于學(xué)習(xí)十八大精神的演講比賽或者相關(guān)活動(dòng)的通知等都屬于上級(jí)文件；本單位的文件比如說針對(duì)上級(jí)文件，我們單位自己將要組織什么樣的對(duì)應(yīng)活動(dòng)，或者為了提高單位工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)工作更好地開展，單位進(jìn)行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。

1.1 人事檔案管理

人事檔案里面的內(nèi)容是每一個(gè)在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息。人事檔案于每個(gè)人而言都是極為重要的，當(dāng)在編人員要想評(píng)職稱、調(diào)崗等很多行為都是需要有個(gè)人檔案作為基礎(chǔ)。如果沒有建立個(gè)人檔案，有些被查出和實(shí)際不符，就會(huì)視為無效，因此每一個(gè)人都會(huì)極其重視個(gè)人檔案，甚至很多時(shí)候提到檔案，有一部分人會(huì)認(rèn)為僅僅是指個(gè)人檔案。

1.2 財(cái)務(wù)檔案工作的管理

事業(yè)單位和行政單位有明顯的區(qū)別，財(cái)務(wù)的檔案管理也和行政單位有較大的差異，財(cái)務(wù)檔案主要包括日常財(cái)務(wù)支出憑證，每一次的財(cái)務(wù)支出的用途、金額以及目的等都要做好記錄，所有的支出憑證包括發(fā)票等都要做好記錄；還有財(cái)政的收入，每一筆資金的來源都要做好登記；對(duì)預(yù)算調(diào)整、決算和年度預(yù)算要做好整理工作，也為下一階段的財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的開展奠定基礎(chǔ)；年度財(cái)務(wù)分析和季度財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要一部分，通過必要的分析財(cái)務(wù)的使用效率得到提升，此外還要牽涉到各種費(fèi)用的征繳情況、資金的收支和執(zhí)行等，簡而言之，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)事業(yè)單位的一切財(cái)政支出情況，并做好最終的整理工作。

1.3 分析業(yè)務(wù)檔案

這一部分的內(nèi)容主要包括業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)會(huì)議記錄，目前每年事業(yè)單位組織的單位招考就屬于其中一部分，考試過程中選用的教材、大綱和參考資料都是業(yè)務(wù)檔案的一部分，一部分單位組織開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要購置的圖書雜志等都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要組成部分，也是業(yè)務(wù)范疇的重要內(nèi)容，相關(guān)的資料記錄得越全面就越能為后期的工作提供重要的參考，這些資料也是檔案管理的重要內(nèi)容。

2 分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的相關(guān)問題

2.1 檔案管理工作混亂，未能形成健全有效的管理機(jī)制

檔案是一個(gè)人的重要證明，但是很多單位都沒有認(rèn)識(shí)到它的重要性。很多事業(yè)單位的管理相當(dāng)混亂，比如說很多地方的事業(yè)單位每年都會(huì)大批量的招考，這個(gè)過程中，大批量的人才會(huì)引入到事業(yè)單位，但是很多單位并沒有做好檔案管理工作。大點(diǎn)的單位情況會(huì)有改善，能夠及時(shí)的跟進(jìn)招聘進(jìn)來的員工的情況，對(duì)于一些比較大的單位來說，這些問題的存在還稍微少點(diǎn)，對(duì)于剛進(jìn)單位的員工做好調(diào)查了解工作，并將相關(guān)檔案歸檔；對(duì)于一些地域偏遠(yuǎn)的事業(yè)單位來說，存檔工作存在著很大的懶惰心理，出現(xiàn)了非常多混亂的現(xiàn)象。

2.2 檔案管理工作者缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作看起來是比較簡單的，但是其中存在著非常多的內(nèi)容，就從當(dāng)前情況來分析，很多事業(yè)單位都沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，在選擇檔案管理崗位人員時(shí)，沒有針對(duì)性設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，部分檔案管理工作者沒有專業(yè)的理論知識(shí)支持，很多檔案管理工作者的年紀(jì)都偏大，在處理問題的過程中缺乏專業(yè)知識(shí)的知道，非常容易造成失誤的發(fā)生。

2.3 缺乏科學(xué)化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理制度落后

在很多單位中，都將效益作為單位發(fā)展的重點(diǎn)，這樣的話，辦公室和財(cái)務(wù)部門就受到單位領(lǐng)導(dǎo)的極大重視，而忽視了檔案管理部門的工作。在很多人的認(rèn)知中，檔案管理工作就是負(fù)責(zé)對(duì)檔案存入和調(diào)動(dòng)的管理，但是在實(shí)際操作中，存在著非常多復(fù)雜的內(nèi)容，需要考慮周全，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確，否則非常容易發(fā)生檔案遺失的情況。此外，事業(yè)單位檔案管理缺乏科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這使得事業(yè)單位檔案管理工作效率非常低，而且檔案的入網(wǎng)工作和跟蹤記錄工作也沒有完成到位，缺乏完善制度體系予以保障。

3 分析促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提升的相關(guān)辦法

3.1 重視管理制度的建立，為事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行提供保障

在行政事業(yè)單位中，檔案管理工作是其核心部分，能夠保證行政事業(yè)單位工作的穩(wěn)定進(jìn)行。不論在哪個(gè)單位中，制度的存在都是非常重要的，有了制度的約束才能夠保證工作有條不紊的進(jìn)行。因此，為了保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案管理制度的建立。首先，對(duì)于在職人員的檔案，需要做好整理工作，并按照相應(yīng)的制度做好分類處理，這樣在查找的時(shí)候也比較方便。對(duì)于那些已經(jīng)退休的人員，需要將檔案規(guī)整到位，并單獨(dú)存放。其次，對(duì)于調(diào)走人員的檔案，需要做好檔案的轉(zhuǎn)接工作，確保檔案轉(zhuǎn)接過程中不存在任何問題，不會(huì)因?yàn)樵斐蓹n案的遺失等問題。檔案在管理的過程中，需要做好編號(hào)工作，對(duì)于借出的檔案需要做好記錄，保證檔案能夠順利歸檔。借出的檔案在歸還的時(shí)候，需要認(rèn)真檢查清楚，保證歸還的檔案內(nèi)容沒有發(fā)生變化，不存在涂改等問題，加強(qiáng)管理制度在實(shí)踐中應(yīng)用，保證檔案管理行為的規(guī)范化。

3.2 重視檔案管理人員素質(zhì)的提高，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的保證

在檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)工作質(zhì)量有著直接的影響。在事業(yè)的檔案管理工作中，需要加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立完善的管理制度，這樣才能夠保證檔案管理工作順利進(jìn)行。首先，在選擇檔案管理人員的時(shí)候，需要重視專業(yè)人才的選拔，這樣才能夠保證檔案管理工作朝著正規(guī)化的方向發(fā)展。其次，單位在安排崗位的時(shí)候，需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的特點(diǎn)，針對(duì)性選擇合適的人員就職，這樣能夠有效提高檔案管理工作開展的穩(wěn)定性。例如，檔案管理的形式一般是紙質(zhì)的存檔，由于紙張非常容易受到各種因素的損壞，因此，作為檔案管理人員，需要及時(shí)做好防潮和防蟲工作。當(dāng)檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識(shí)，在進(jìn)行管理工作的過程中，就能夠清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并采取正確的方法保證檔案的質(zhì)量；對(duì)于那些沒有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員來說，對(duì)于檔案管理工作存在著非常多的不理解，必然造成工作質(zhì)量問題，進(jìn)而影響檔案管理水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作還存在不少的弊端以及可進(jìn)步的空間，如果事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，事業(yè)單位檔案管理的工作效率會(huì)得到質(zhì)的提升，另外，我們也要注意將目前高效的管理方式運(yùn)用到檔案管理中區(qū)，為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。

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