現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理影響及其對(duì)策

張紅霞

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理也已經(jīng)呈現(xiàn)出了一種新的發(fā)展趨勢(shì)，尤其是對(duì)于金融行業(yè)的檔案管理而言，其對(duì)于檔案管理的要求也逐步的提高，比如，當(dāng)前金融企業(yè)內(nèi)的檔案管理數(shù)量越來(lái)越多，需要儲(chǔ)存的信息量逐步的增加對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了較大的挑戰(zhàn)，另外，在檔案信息管理的持久性和信息搜索的高效性方面，傳統(tǒng)的檔案管理手段也已經(jīng)很難滿足這些發(fā)展趨勢(shì)，因此，數(shù)字化檔案管理就成了企業(yè)檔案管理的一個(gè)必然要求。

關(guān)鍵字：信息技術(shù)；檔案管理

1 企業(yè)檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的必然要求

企業(yè)檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，尤其是相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理手段而言，進(jìn)行必要的革新已經(jīng)成為了一種必然要求和根本的發(fā)展趨勢(shì)，而數(shù)字化正是一種比較有效的技術(shù)手段，相對(duì)于以往的檔案管理手段和技術(shù)來(lái)說(shuō)，其優(yōu)勢(shì)是比較明顯的。

2 企業(yè)檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然要求

企業(yè)檔案管理數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然要求，這一點(diǎn)是針對(duì)于全社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀而言的，在當(dāng)今的社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，幾乎已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的普遍化發(fā)展，很多行業(yè)中都已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，作為諸多行業(yè)中比較關(guān)鍵的一個(gè)，行業(yè)也應(yīng)該逐步地實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，這是作為一個(gè)組成部分的必然要求；另外，隨著當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中各個(gè)行業(yè)之間信息交流越來(lái)越普遍，為了更好地實(shí)現(xiàn)全面的發(fā)展，必然應(yīng)該針對(duì)檔案管理的形式進(jìn)行統(tǒng)一，這種統(tǒng)一主要就是對(duì)于數(shù)字化檔案管理方式的統(tǒng)一發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理數(shù)字化是檔案?jìng)鬏數(shù)谋厝灰?/p>

企業(yè)檔案管理數(shù)字化是檔案?jìng)鬏數(shù)囊粋€(gè)重要保障，對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案管理而言，其進(jìn)行檔案的傳輸必須要經(jīng)過(guò)人為的傳送，這種傳輸不僅僅耗時(shí)較長(zhǎng)，還會(huì)對(duì)于工作效率產(chǎn)生較大的影響，而對(duì)于當(dāng)前的金融企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案?jìng)鬏數(shù)母咝砸笤絹?lái)越明顯，這也就更進(jìn)一步的促使檔案管理必須做出一定的改變以確保檔案?jìng)鬏數(shù)男?，?shù)字化的發(fā)展必然就成為一個(gè)關(guān)鍵的技術(shù)手段，其通過(guò)這種數(shù)字化的模式能夠極為高效的進(jìn)行檔案信息的傳遞、共享以及查詢，貢獻(xiàn)是極為明顯的。

但是現(xiàn)在社會(huì)中企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，其主要表現(xiàn)在：

3.1 檔案管理人員的水平不高

我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎(chǔ)的理論知識(shí)，這樣管理人員才能在工作中完全發(fā)揮出自己的作用。然而在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩(wěn)定發(fā)展的隊(duì)伍，但這支隊(duì)伍的專業(yè)水平與文化知識(shí)并沒(méi)有達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標(biāo)差距還很遠(yuǎn)。因此，就在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

3.2 檔案管理工作缺乏規(guī)范性

許多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，存在著管理不夠規(guī)范的情況。這類情況分別體現(xiàn)在幾個(gè)方面：檔案編號(hào)編排不合理，檔案標(biāo)題書寫不規(guī)范，檔案開(kāi)頭沒(méi)有目錄等。因此，檔案管理存在嚴(yán)重混亂的現(xiàn)象。導(dǎo)致管理人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，管理不規(guī)范，造成企業(yè)無(wú)法正常發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

3.3 檔案內(nèi)容的質(zhì)量低下

在我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理中，很多企業(yè)中的檔案內(nèi)容質(zhì)量都不高，檔案的內(nèi)容缺乏利用價(jià)值，檔案的資料趨于形式化，并不能落實(shí)從實(shí)際出發(fā)的原則。呈現(xiàn)出來(lái)的檔案的內(nèi)容，大多反映了個(gè)人的學(xué)歷狀況、人生經(jīng)歷、政治面貌和工資水平待遇等，檔案中并不能有效地反映個(gè)人能力狀況、道德品質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平。此外，大部分檔案內(nèi)容都很空泛，很多都是生活中的套話，并不能真實(shí)反映出個(gè)人的具體情況，或是檔案的內(nèi)容只是說(shuō)明了優(yōu)點(diǎn)，并沒(méi)有對(duì)缺點(diǎn)加以說(shuō)明。

4 國(guó)內(nèi)檔案管理的解決對(duì)策

4.1 促進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的規(guī)?；ㄔO(shè)

檔案管理數(shù)字化發(fā)展的一個(gè)重要貢獻(xiàn)就在于其能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理中傳輸、查詢以及共享的高效性，這是有別于以往的紙質(zhì)傳統(tǒng)管理手段的一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)，對(duì)于這一優(yōu)勢(shì)而言，要想充分地實(shí)現(xiàn)該貢獻(xiàn)的呈現(xiàn)就必須首先做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)的全面化發(fā)展，這種全面化主要是指在整個(gè)的金融行業(yè)內(nèi)必須普及這種數(shù)字化檔案管理技術(shù)，在此基礎(chǔ)上才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的高效傳輸、查閱等功能，單一企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理建設(shè)雖然也具備一定的優(yōu)勢(shì)，但是這種優(yōu)勢(shì)不夠明顯，也僅僅局限于該金融企業(yè)自身的發(fā)展，相對(duì)于整體性和規(guī)?；臄?shù)字化檔案管理建設(shè)而言，其優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮并不明顯，因此，在今后的金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中就應(yīng)該著重突出這種規(guī)?；慕ㄔO(shè)。

4.2 重點(diǎn)加強(qiáng)金融行業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全性建設(shè)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)是比較明顯的，這一點(diǎn)從其發(fā)展的必要性上就可以體現(xiàn)出來(lái)，但是其在發(fā)展過(guò)程中的一些問(wèn)題也應(yīng)該引起相關(guān)人員的高度重視，尤其是安全問(wèn)題更 是極為關(guān)鍵，對(duì)于企業(yè)中的一個(gè)核心檔案信息來(lái)說(shuō)，確保其安全性是極為必要的，一旦出現(xiàn)泄漏問(wèn)題就會(huì)造成整個(gè)企業(yè)較大的損失，很多時(shí)候這種損失是不可估量的，而這種安全問(wèn)題在當(dāng)前也是時(shí)有發(fā)生的，很多企業(yè)都發(fā)生過(guò)檔案信息泄露的事故，比如在網(wǎng)絡(luò)中存在的一些病毒，或者是黑客的惡意攻擊等都會(huì)造成金融行業(yè)檔案信息的外泄，基于這些問(wèn)題來(lái)看，加強(qiáng)行業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展中的安全性建設(shè)雖然是極為重要，但是困難程度也是比較高的，具體來(lái)說(shuō)嗎，需要重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的管理和控制：（1）首先，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息瀏覽的訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置和管理，這是保障其安全性的一個(gè)最為基本的處理手段；（2）其次，定期針對(duì)整個(gè)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的病毒掃描，減少因?yàn)椴《镜拇嬖谒斐傻臋n案信息外泄現(xiàn)象；（3）最后，還應(yīng)該采取必要的加密手段來(lái)進(jìn)行核心檔案信息的保護(hù)，確保其儲(chǔ)存和使用的安全。

4.3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力

在企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，檔案管理工作人員作為有效聯(lián)系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質(zhì)具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，還能使檔案管理人員通過(guò)熟悉檔案管理工作的流程，加強(qiáng)開(kāi)展檔案管理工作。

5 展望我國(guó)企業(yè)的檔案管理發(fā)展

通過(guò)回顧歷史發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的企業(yè)檔案管理體制，從建立開(kāi)始就經(jīng)歷了一個(gè)十分復(fù)雜的進(jìn)程。通過(guò)研究企業(yè)檔案的發(fā)展歷程，才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理體制是處在循序漸進(jìn)的過(guò)程中的。并且，企業(yè)檔案管理制度還具有一定的規(guī)律性。通過(guò)總結(jié)企業(yè)發(fā)展的規(guī)律，才能進(jìn)一步了解企業(yè)中檔案管理的未來(lái)的發(fā)展方向。因此，開(kāi)展企業(yè)的檔案管理工作，更需要企業(yè)的行政與主管部門密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且還要充分依靠社會(huì)的力量對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行全面的引導(dǎo)。

6 總結(jié)

綜上所述，數(shù)字化可以說(shuō)是當(dāng)今社會(huì)很多行業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，也是數(shù)字化應(yīng)用發(fā)展的一個(gè)重要表現(xiàn)，而檔案管理作為社會(huì)發(fā)展極為關(guān)鍵的一個(gè)組成部分也應(yīng)該獲得相應(yīng)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用恰好能夠在較大程度上提高檔案管理的水平，但是對(duì)于這種數(shù)字化應(yīng)用的安全性卻需要引起金融企業(yè)管理人員的足夠重視，并且還應(yīng)該促進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的全面發(fā)展，從管理人員到管理制度，再到具體的數(shù)字化管理技術(shù)，都需要有關(guān)人員進(jìn)行密切的關(guān)注，切實(shí)保障數(shù)字化技術(shù)能夠在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，切實(shí)保障在自身檔案管理的數(shù)字化發(fā)展中能夠保障其安全，提高其管理水平。endprint