新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作

申新彪

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，建筑工程也得到了快速的發(fā)展，由此人們愈來愈重視建筑工程文書檔案管理工作?？茖W(xué)的文書檔案管理工作不僅能夠引導(dǎo)工程建設(shè)決策人員做出正確的決策，而且能夠促進(jìn)工程建設(shè)單位的進(jìn)步，提升工程建設(shè)的效率。因此，本文論述了在新形勢(shì)下做好文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，以及改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理

文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。特別是當(dāng)今在國有企業(yè)深化改革中，管好用好文書檔案對(duì)國有資產(chǎn)保值增值起著重要的作用。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文件材料轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。

1 新時(shí)代文書檔案管理工作存在的問題

1.1 制度有待完善

目前文書檔案管理在制度方面還有待進(jìn)一步創(chuàng)新與完善。尤其是我國的部分國企與事業(yè)單位，在經(jīng)營管理方面制度創(chuàng)新力度較大，但在文書檔案管理方面就缺乏一定的重視度，文書檔案管理工作大多是幾十年一貫制，帶有濃重的機(jī)關(guān)檔案管理特色，甚至一直沿用傳統(tǒng)的管理制度與方法，這種現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

1.2 文書工作與檔案工作銜接存在脫節(jié)

在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作與檔案工作具有較強(qiáng)的聯(lián)系，但又具有各自的特點(diǎn)，在分工上各有不同之處。因此在現(xiàn)實(shí)工作中，這兩者之間需要相互配合，這樣就可以形成一個(gè)分體式的管理體系，這種管理制度具有有效性和科學(xué)性，但也正是由于這種體制的存在，在一定程度上導(dǎo)致文書工作與檔案工作之間的距離不斷拉大。再加上在實(shí)際工作中，文書人員檔案意識(shí)較為淡薄，而檔案人員對(duì)文書工作也不甚了解，導(dǎo)致文書工作和檔案工作之間不能良好地銜接，存在脫節(jié)的情況，兩者的銜接主體上存在較多不規(guī)范的情況。

1.3 單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)文書檔案管理改革的重視

有些高層管理員沒有深入理解文書檔案管理工作，缺乏正確的認(rèn)識(shí)。甚至一些領(lǐng)導(dǎo)干部人為所謂文書檔案管理就是簡(jiǎn)單的將信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，并沒有清晰的管理方法，導(dǎo)致改革效率普遍較低，且沒有達(dá)到理想的效果。部分單位管理人員只是簡(jiǎn)單的口述一些管理要求，更細(xì)致的指導(dǎo)規(guī)劃沒有預(yù)案，總之就是在工作中沒有給與足夠的重視。

1.4 檔案管理技術(shù)落后

目前，文書檔案管理機(jī)制并不是特別合理，過于強(qiáng)調(diào)檔案的“嚴(yán)格管理”，忽視了檔案管理工作的文化服務(wù)功能，未能充分開發(fā)和利用檔案資源，沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)價(jià)值。另外，當(dāng)前檔案管理技術(shù)較為落后，傾向于人工管理模式，信息化管理水平較低，給檔案調(diào)閱、更新工作帶來了一定的難度，不能滿足文書檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。

2 加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施

2.1 實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理

文書檔案公文種類、形式和處理程序是否規(guī)范對(duì)最終檔案管理具有重要的影響，特別是在電子信息化快速發(fā)展的及今天，文書檔案規(guī)范化管理的重要性突出。建筑工程很多文件歸檔工作都需要在文件形成之前做好，為此，要求有關(guān)人員在文書工作處理程序上要做好和檔案管理的銜接，比如對(duì)于文件的鑒定、分類和歸檔編號(hào)工作，需要在文書文件形成之前完成登記，實(shí)現(xiàn)文書和檔案的統(tǒng)一化協(xié)調(diào)管理。另外，有關(guān)人員要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，全方位地進(jìn)行案卷普查，及時(shí)剔除一些無用的文件，有效避免計(jì)算機(jī)應(yīng)用時(shí)的低效率和重復(fù)問題。其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷的重新整合。將一些過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)有關(guān)聯(lián)案卷的重新整合，提升對(duì)案卷的有效利用。最后，實(shí)現(xiàn)對(duì)題名的規(guī)范，提升檢索工作的查全率。文書檔案檢索的準(zhǔn)確需要精準(zhǔn)的題名作為保證，因此，需要有關(guān)人員保證題名工作的查全、查準(zhǔn)。

2.2 培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

新時(shí)期下，對(duì)參與管理檔案的工作人員提出了更高的要求，那么對(duì)文書檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)顯得十分重要，建國初期對(duì)檔案管理人員的要求僅限于識(shí)字、懂分配、工作踏實(shí)負(fù)責(zé)等，如今隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，需要不斷的提高管理人員的工作和分析能力，培養(yǎng)其養(yǎng)成高尚的職業(yè)素養(yǎng)，文書檔案員是管理檔案的中堅(jiān)力量，本質(zhì)上要求檔案人員熟悉工作內(nèi)容，不斷進(jìn)行深層次學(xué)習(xí)，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解，以便在日后的工作中進(jìn)行應(yīng)用。

2.3 加強(qiáng)部門協(xié)作，相互配合

做好文書檔案管理工作文書檔案中的許多有利用價(jià)值的檔案文件材料往往來源于各立檔部門。因此，處理好與各立檔部門的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)，提高歸檔質(zhì)量，是檔案部門的一項(xiàng)重要工作。檔案管理人員必須做到“三勤”，即嘴勤、腳勤、腦勤。嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解各部門開展的業(yè)務(wù)工作及內(nèi)容；腳勤，即經(jīng)常到各部門走訪，注意多收集檔案工作信息；腦勤，即要根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，思考檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，本著為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)的原則，探討全面提高檔案管理工作的方法。同時(shí)要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現(xiàn)企業(yè)的歷史演變、重組變革、重大事項(xiàng)的檔案文件材料，為企業(yè)將來拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供科學(xué)根據(jù)，切實(shí)發(fā)揮檔案部門在企業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

2.4 提高文書檔案管理工作的信息化水平

新時(shí)期建筑工程檔案文書管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)和保障是現(xiàn)代化的管理技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)n案文書的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等工作環(huán)節(jié)和自動(dòng)化辦公進(jìn)行銜接，從而實(shí)現(xiàn)文件起草、修改、刪減、檢索等工作的系統(tǒng)化發(fā)展。信息化、現(xiàn)代化的管理方式是現(xiàn)代工程建設(shè)文書檔案管理的必然要求，也是未來文書檔案管理工作人員需要努力的方向。此外，文書檔案的信息化管理能夠提升文書檔案管理的高效性和安全性。為了保證文書檔案的安全管理，有關(guān)人員需要建立相關(guān)管理機(jī)制和制度保護(hù)措施，從而在享受信息化便利的同時(shí)有效避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)事故帶來的文書檔案信息丟失問題。

3 總結(jié)

文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性、嚴(yán)謹(jǐn)性很高的工作，對(duì)有關(guān)人員的工作能力提出了更高的要求。所以，做好新形勢(shì)背景下的文書檔案管理工作，檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立完整的文書檔案管理機(jī)制，培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力，強(qiáng)部門協(xié)作，相互配合，同時(shí)要提高文書檔案管理工作的信息化水平，這樣才能使文書檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

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