醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與歸檔

吳法長

摘 要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是反映醫(yī)療設(shè)備管理水平的一種重要因素，也是醫(yī)院檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的高低會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益、決策發(fā)展以及社會(huì)影響產(chǎn)生直接性的影響。

關(guān)鍵詞：管理；醫(yī)院；歸檔；醫(yī)療設(shè)備檔案

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

醫(yī)療設(shè)備檔案的作用主要體現(xiàn)在以下三方面：

其一，便于對(duì)醫(yī)院設(shè)備進(jìn)行維修和保養(yǎng)。依托醫(yī)療設(shè)備檔案瀏覽設(shè)備的完好率、維修率、技術(shù)情況、報(bào)廢率以及利用率，以事先報(bào)告并敦促相關(guān)維修科室維修醫(yī)療設(shè)備。同時(shí)，要將設(shè)備運(yùn)行情況歸入到設(shè)備檔案管理范疇；盡管存在一定難度，但如果能將其做到位即可實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理服務(wù)范疇的延伸與拓展。比如部分科室為得到更多的短期效益，長期使用使用率較高的醫(yī)療設(shè)備，一旦其出現(xiàn)故障，其維修難度相當(dāng)高。部分設(shè)備由于維修費(fèi)用高被提前歸入到報(bào)廢范疇，導(dǎo)致醫(yī)院經(jīng)濟(jì)受損嚴(yán)重，病人診斷治療也會(huì)由此受到影響。

其二，通過建立醫(yī)療設(shè)備檔案，有助于做好醫(yī)療設(shè)備購置工作。依據(jù)功能，醫(yī)療設(shè)備可分成治療設(shè)備、診斷設(shè)備以及輔助設(shè)備。醫(yī)療服務(wù)的需求首先體現(xiàn)在設(shè)備檔案上，它是反映醫(yī)療需求的重要因素，可以為臨床科室是否需要進(jìn)行設(shè)備更新提供借鑒。通過瀏覽設(shè)備檔案，可清晰的看到哪些可以設(shè)備暫時(shí)不購、哪些急需采購、哪些要停購等這些信息。設(shè)備檔案需充分發(fā)揮出自身具備的有效效用，借助現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備檔案體系明確設(shè)備是否已購置，防止出現(xiàn)重復(fù)采購的情況，從而減少成本，推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

其三，有助于增加醫(yī)院技術(shù)人員對(duì)設(shè)備檔案知識(shí)的了解。通過擴(kuò)大對(duì)檔案知識(shí)宣傳的方式，醫(yī)療技術(shù)人員可進(jìn)一步了解檔案相關(guān)知識(shí)、設(shè)備檔案的種類、范疇以及為社會(huì)提供服務(wù)的渠道。在使用設(shè)備時(shí)，要重視檔案資源潛在的知識(shí)價(jià)值，不斷積累并儲(chǔ)存原始資料，從而有助于儀器設(shè)備的正常運(yùn)作，充分發(fā)揮出其效用。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容大致涵蓋了設(shè)備申購過程中產(chǎn)生的管理性文件、設(shè)備的隨機(jī)文件以及設(shè)備運(yùn)行過程中累積的文件。一個(gè)完整的醫(yī)療設(shè)備檔案主要有以下內(nèi)容：投標(biāo)邀請(qǐng)書、開箱、維修記錄、招標(biāo)公告、論證報(bào)告、隨機(jī)文件、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、移交、報(bào)廢、中標(biāo)公示、調(diào)試、合同、中標(biāo)通知書、設(shè)備購置申請(qǐng)、招標(biāo)報(bào)告表等這些資料。而那些享受國家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備既包含前文提及的資料，還涵蓋了海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報(bào)關(guān)單、商檢報(bào)告、機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明以及外貿(mào)合同等。

3 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與歸檔的措施

3.1 強(qiáng)化歸檔意識(shí)，構(gòu)建并完善設(shè)備檔案管理制度

其一，要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。目前，設(shè)備檔案管理正被逐步納入到醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理制度中，自檔案的整理、收集至最后的歸檔、傳至計(jì)算機(jī)，這整個(gè)流程都有嚴(yán)格的規(guī)定，卷內(nèi)目錄、案卷目錄的書寫、檔案的編號(hào)、內(nèi)容分類均滿足設(shè)備檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。其二，制度化管理。檔案工作能否做到位，在很大程度上取決于制度建設(shè)。因此，要制定完善的設(shè)備檔案收集制度，從而保障檔案的完整性。同時(shí)，要構(gòu)建完整設(shè)備檔案的借閱和使用權(quán)限制度，對(duì)設(shè)備檔案的查閱實(shí)施嚴(yán)格管控，堅(jiān)決杜絕非技術(shù)人員在沒有通過批準(zhǔn)的情況下瀏覽設(shè)備檔案信息，提高設(shè)備檔案的保密性與安全性。其三，科學(xué)化管理。檔案管理者需要具備現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作能力，并采取多元化的培訓(xùn)方式優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，來提升專業(yè)素質(zhì)水平與技能水平；同時(shí)采取科學(xué)化管理的方式，來實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的資源共享與優(yōu)化整合。

3.2 強(qiáng)化力度進(jìn)行收集人員隊(duì)伍建設(shè)，將檔案收集工作做到位

擁有一支業(yè)務(wù)水平過硬、政治覺悟高的收集人員隊(duì)伍是做好收集工作的首要條件。所以，要提高收集人員的責(zé)任感與事業(yè)心，醫(yī)院應(yīng)注重收集人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與理論教育，使其牢記收集工作的基礎(chǔ)知識(shí)，提高工作能動(dòng)性，從而做好對(duì)信息進(jìn)行收集、開發(fā)、研究工作。此外，檔案部門要積極主動(dòng)的進(jìn)行檢查與督促，以有效保障收集工作達(dá)到要求。

3.3 確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

依照醫(yī)院當(dāng)前的實(shí)際情況以及醫(yī)療設(shè)備檔案的相關(guān)管理規(guī)定，醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔工作主要包含以下兩方面內(nèi)容，即：設(shè)備運(yùn)行時(shí)累積的文件以及設(shè)備申購時(shí)產(chǎn)生的管理性文件，此類資料通常都是依據(jù)年度歸入到設(shè)備檔案中的。在設(shè)備申購至安裝使用這一整個(gè)流程中所產(chǎn)生的材料，設(shè)備管理人員均應(yīng)積極的做好收集歸整工作，然后再送至醫(yī)院檔案室留存。與此同時(shí)，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行復(fù)印，派發(fā)到使用科室手中，使設(shè)備操作者都知悉設(shè)備檔案的歸檔要求與內(nèi)容，自覺的與檔案部門協(xié)調(diào)配合開展工作，從而將資料歸檔工作做到位。

3.4 制定法規(guī)，為收集工作的正常開展提供保障

要確保檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健發(fā)展，必須依賴于法制與科學(xué)，二者缺一不可。對(duì)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展而言，法制的基礎(chǔ)并不牢靠，法制建設(shè)面臨著較大的阻礙，我國迫切需要進(jìn)行法制建設(shè)，不斷完善法制。由于封建社會(huì)的影響，人治思想在我國深入人心，人們?cè)缫蚜?xí)慣依據(jù)文件辦事、領(lǐng)導(dǎo)拍板、權(quán)大于法、政策變化迅速，有法不依、無法可依的問題經(jīng)常出現(xiàn)。尤須指出的是，目前很多基層醫(yī)院檔案管理工作依舊無法妥善的處理好的一些經(jīng)費(fèi)問題以及一些業(yè)務(wù)問題等，這些均可從法律方面挖掘到根源。要想有效促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，一定要積極的走法制化道路，提高醫(yī)護(hù)人員的法制意識(shí)與法制觀念，引導(dǎo)并監(jiān)督醫(yī)護(hù)人員了解、運(yùn)用和掌握法律。而在開展檔案工作過程中，要嚴(yán)格依照《檔案管理規(guī)范》與《檔案法》出臺(tái)與醫(yī)院實(shí)際相符的、可行性高的歸檔制度，為開展歸檔工作提供法律依據(jù)。通過制定歸檔制度，一方面能在制度層面確保檔案室能夠定期獲取到許多歸檔資料，進(jìn)一步明確歸檔時(shí)間、范疇、材料的質(zhì)量規(guī)定。另一方面，可以對(duì)醫(yī)護(hù)人員起到制約效果，為開展檔案收集工作提供保障。

3.5 加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在開展醫(yī)院信息化建設(shè)工作過程中，重點(diǎn)強(qiáng)化設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)電子檔案，把所有科室的網(wǎng)絡(luò)連接起來，實(shí)現(xiàn)對(duì)科室醫(yī)療設(shè)備使用信息的全天候在線瀏覽。同時(shí)，各個(gè)科室要及時(shí)補(bǔ)充缺失的信息和沒有及時(shí)存檔的資料。借助固定資產(chǎn)電子臺(tái)賬，設(shè)備采購人員在采購新設(shè)備時(shí)能有章可循，從而能有效降低盲目采購問題的出現(xiàn)概率；設(shè)備維修人員可以此獲取到設(shè)備技術(shù)狀態(tài)等信息。通過信息化網(wǎng)絡(luò)，能大大提高相關(guān)人員的辦事效率及工作成效，減少資源的消耗量。此外，還可以實(shí)現(xiàn)資源的共享與共用，從而提升醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔的效率。

3.6 醫(yī)院管理部門與檔案管理人員要做好立卷歸檔工作

目前，部分基層醫(yī)院依舊存在醫(yī)院管理部門和檔案管理人員溝通不到位、工作拖延嚴(yán)重的問題。經(jīng)過長時(shí)間的積累，一定會(huì)影響到醫(yī)院工作的正常開展。因此，一方面要重點(diǎn)抓好各項(xiàng)檔案管理制度建設(shè)工作；另一方面要出臺(tái)崗位責(zé)任制，責(zé)任到個(gè)人，確定檔案管理人員的工作職責(zé)，防止出現(xiàn)責(zé)任推諉的問題。此外，檔案管理人員需要及時(shí)與管理部門進(jìn)行溝通，管理部門應(yīng)針對(duì)立卷歸檔工作予以檢查與指導(dǎo)，綜合運(yùn)用集中培訓(xùn)和個(gè)別指導(dǎo)的手段，定期針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)，從而提升其檔案業(yè)務(wù)水平，確保立卷工作得以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

4 結(jié)語

檔案管理是信息管理的關(guān)鍵一環(huán)，在醫(yī)院管理、醫(yī)療等領(lǐng)域醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮著十分重要的影響。隨著法制建設(shè)的日趨完善以及社會(huì)的高速發(fā)展，社會(huì)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理提出的要求越來越高。領(lǐng)先的醫(yī)療設(shè)備是確保醫(yī)院臨床以及科研等工作得以正常有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，設(shè)備是否可以得到高效利用主要取決于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作是否做到位。構(gòu)建完善醫(yī)療設(shè)備檔案制度，實(shí)施高效管理，可以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的服務(wù)效用，不僅能為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且能增加醫(yī)療設(shè)備創(chuàng)造的效益，改善醫(yī)療技術(shù)的水平，從而有利于推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展。endprint