新時(shí)期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路探究

陳麗

摘 要：在新時(shí)期的背景下，對(duì)中學(xué)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存提供了便利條件，提高了檔案信息的安全性與利用率，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要意義?；诖?，本文將闡述新時(shí)期中學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，以基礎(chǔ)建設(shè)、工作標(biāo)準(zhǔn)、安全維護(hù)以及引進(jìn)人才為切入點(diǎn)，深入探究新時(shí)期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路，旨在能夠發(fā)揮信息化的作用，提高中學(xué)檔案管理的科技化水平，為中學(xué)的檔案管理參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

在中學(xué)，如果實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，能夠?yàn)閷W(xué)校開(kāi)展相關(guān)的工作提供保障，同時(shí)能夠促進(jìn)中學(xué)學(xué)校長(zhǎng)久發(fā)展。在新時(shí)期的大背景下，信息技術(shù)以較快的方式推廣、普及，同時(shí)傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適合中學(xué)檔案管理的需求，因此可以將信息化引入檔案管理之中，建立更加科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，全面提高中學(xué)檔案管理的有效性。

1 新時(shí)期中學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

雖然我國(guó)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，但是受傳統(tǒng)思想的影響，部分中學(xué)并沒(méi)有積極引進(jìn)信息化的檔案管理方式，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）管理理念滯后。目前，在新時(shí)期的背景下，中學(xué)的辦學(xué)規(guī)模不斷增加，所以應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的重視。但是，在當(dāng)前的檔案管理中，由于傳統(tǒng)觀(guān)念、方式的限制，很難提高檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，中學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)在很大程度上并未重視檔案管理工作，所以很難提高檔案管理的信息化水平；

（2）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在部分中學(xué)中，由于資金、技術(shù)等因素的限制，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，很難落實(shí)信息化建設(shè)。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因就是，中學(xué)將大部分的資金投入到教學(xué)中，如采購(gòu)教學(xué)設(shè)施、擴(kuò)展校園規(guī)模等，無(wú)法及時(shí)將檔案管理軟件、掃描儀、刻錄儀等信息化檔案管理設(shè)備引進(jìn)校園，直接制約了檔案管理信息化建設(shè)；

（3）認(rèn)知不充分。缺乏對(duì)數(shù)字化概念的認(rèn)識(shí)，僅僅人為檔案信息化建設(shè)就是將原本紙質(zhì)的信息錄入計(jì)算機(jī)中，并且大部分以人工的方式開(kāi)展工作，所以無(wú)法發(fā)揮信息化管理的作用。

（4）專(zhuān)業(yè)性較弱。目前，中學(xué)并沒(méi)有引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)人才，并將人才培養(yǎng)的重點(diǎn)放在教學(xué)工作中，其目的就是提高教學(xué)質(zhì)量。由于工作人員并不具備專(zhuān)業(yè)的技能，所以就會(huì)直接影響信息化建設(shè)的程度[1]。

2 新時(shí)期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路

2.1 重視中學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)

為了提高中學(xué)檔案管理的信息化水平，工作人員應(yīng)該加大對(duì)檔案的管理力度。同時(shí)，在日常的管理工作中，還需要將檔案的信息化建設(shè)納入工作流程中，以便從根本上發(fā)揮管理工作的價(jià)值。在實(shí)際工作中，中學(xué)校園需要加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進(jìn)而完善檔案管理的制度內(nèi)容，前面記錄學(xué)校中教師出勤、工作情況以及學(xué)生的日常出勤情況等。

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)的條例、制度進(jìn)行完善，為檔案的管理工作提供保障、監(jiān)管，并結(jié)合中學(xué)的實(shí)際需求，確定檔案信息化建設(shè)、管理的流程，充分利用信息化技術(shù)，優(yōu)化中學(xué)檔案管理工作，并將管理工作的內(nèi)容落實(shí)在具體的工作人員上。另外，為了能夠促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，中學(xué)應(yīng)該加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化建設(shè)，以便更好的發(fā)揮信息化管理的作用，使相關(guān)的工作人員能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修正、查閱以及儲(chǔ)存，從根本上提高中學(xué)檔案信息的利用率。

2.2 完善中學(xué)檔案信息化建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理的信息化建設(shè)中，需要基于信息化的方式，對(duì)中學(xué)檔案信息進(jìn)行全方位的管理。但是，在管理的過(guò)程中，如果想要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，就需要耗費(fèi)大量的精力、時(shí)間。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在類(lèi)型方面存在著一定的差異，就需要電子數(shù)據(jù)設(shè)置不同的文件類(lèi)型。如今，由于電子文檔的管理方式在功能、結(jié)構(gòu)等方面具有顯著的差異，因此很難實(shí)現(xiàn)共享檔案信息的目的，并且檔案管理工作的開(kāi)放性、通用性依然有很大的進(jìn)步空間。

例如：當(dāng)中學(xué)開(kāi)始使用某一種檔案管理軟件之后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間以后就會(huì)對(duì)其進(jìn)重編、放棄，這樣的方式不僅增加了學(xué)校成本支出，還會(huì)影響檔案管理信息化建設(shè)的信心，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的效率。因此，為了保證中學(xué)檔案信息化管理的兼容性，就需要對(duì)文件的格式、業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一掛辦理，從而加強(qiáng)檔案管理的效率。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該明確具體的建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理的程序，進(jìn)而完善中學(xué)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 做好中學(xué)檔案信息化建設(shè)的安全維護(hù)

在中學(xué)中，檔案通常記錄著教師的科研成果、實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，并且與中學(xué)學(xué)校的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，為了避免檔案信息發(fā)生泄露，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該重視中學(xué)檔案信息化管理的安全維護(hù)。具體來(lái)說(shuō)，在建設(shè)信息化檔案管理的工作中，工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案當(dāng)前面臨的風(fēng)險(xiǎn)、為了可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，在建設(shè)的過(guò)程中可以采用防病毒入侵技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、加密技術(shù)等安全防范技術(shù)，以此來(lái)保證中學(xué)檔案信息的安全性。

除此之外，中學(xué)的檔案管理工作還可以采用異地備份的方式，即在異地存放該學(xué)校的檔案信息，由于外部、內(nèi)部等因素而造成檔案信息的泄露、損壞，從而保護(hù)檔案信息的完整性、安全性。例如：對(duì)于中學(xué)中較為珍貴的檔案資料，可以將同質(zhì)備份、異質(zhì)備份兩種方式結(jié)合起來(lái)，相互彌補(bǔ)其中的不足，同時(shí)采用縮微品形式增強(qiáng)檔案信息的保護(hù)效果。

2.4 引進(jìn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才

中學(xué)檔案信息化建設(shè)的成功效果與工作人員的技能、素質(zhì)有著直接的關(guān)系，因此需要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才。在新時(shí)代的大背景下，中學(xué)檔案管理的工作人員需要具有較高的創(chuàng)新能力，并且需要深入掌握信息化管理方式的重要性。另外，在實(shí)際工作中，中學(xué)學(xué)校應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，其培訓(xùn)的內(nèi)容包括：基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)知識(shí)、實(shí)踐操作技能等。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)以后，能夠有效推進(jìn)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，優(yōu)化學(xué)校的管理工作。

同時(shí)，為了保證檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，中學(xué)還應(yīng)該積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的技術(shù)人才，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)。此外，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，還需要充分利用全新的、先進(jìn)的管理軟件、管理技術(shù)，并在正式入職以前進(jìn)行崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的能力，并強(qiáng)化思想素質(zhì)。對(duì)于檔案管理的工作人員而言，應(yīng)該具有保密的基本素質(zhì)，嚴(yán)禁將中學(xué)檔案中的信息泄露，全面提高檔案管理的質(zhì)量，為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)[2]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前部分中學(xué)檔案管理工作中，依然存在很多問(wèn)題，需要一起中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，積極引進(jìn)信息化管理方式。以此為基礎(chǔ)，中學(xué)更加重視了檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，完善了檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)了對(duì)檔案信息化管理的安全維護(hù)，引進(jìn)了更多先進(jìn)的技術(shù)人才，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)提供了保障。所以，在中學(xué)的發(fā)展中，可以將文中的方式應(yīng)用在檔案管理信息化建設(shè)中。

參考文獻(xiàn)

[1]王婷婷.淺談信息化時(shí)代對(duì)中學(xué)檔案工作者素質(zhì)的要求和提高途徑[J].黑龍江史志，2014，（03）：97.

[2]馬春芳.論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的有效途徑[J].科技資訊，2006，（02）：113-114.endprint