信息化辦公也需迭代更新

□ 文/王坤

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡通信和云計算等新興科技的不斷發(fā)展，也隨著國家對各行業(yè)信息化發(fā)展的大力推進和支持，企業(yè)借助新技術(shù)和新理念來提高自身的核心競爭力，是在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代和國家科技強國的重要國策下的必然選擇。早在2013年2月，中國石油天然氣集團就啟動了ERP應用集成項目，全面推進信息化從集中建設向集成應用的新跨越。至此，中國石油“十二五”信息化三大標志性工程“ERP應用集成”“物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)”“具有云計算能力的數(shù)據(jù)中心”均已進入實施階段。信息化辦公作為企業(yè)信息化的重要組成部分，不僅能促進企業(yè)各機構(gòu)、各部門、甚至各員工之間的協(xié)調(diào)工作能力，使企業(yè)生產(chǎn)管理業(yè)務流程得以規(guī)范和優(yōu)化，更能在宏觀上對企業(yè)信息化的整體進程起到正反饋作用，提升企業(yè)的核心競爭力。因此，能夠認識到信息化辦公的優(yōu)勢并且能最大化的利用它的優(yōu)勢，是非常有意義的。

信息化辦公的優(yōu)勢

提高工作效率，規(guī)范管理流程。中國石油作為超大型企業(yè)，有著人員多，資源多，分支機構(gòu)多，廠區(qū)礦區(qū)分布廣等特點，因此在溝通管理上和資源分配上的時間消耗是影響工作效率的一個重要因素。信息化辦公的優(yōu)勢在此時尤為突出，它將員工從傳統(tǒng)的“紙、筆”辦公模式中解放出來，解決了繁冗復雜、耗時耗力、極易出錯等工作中的難題，一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。通過信息化辦公還可以把先進的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，從而建立良好的管理規(guī)范，構(gòu)建扎實的管理基礎，提升公司的管理效率與透明度。

利于信息共享。信息共享是信息化辦公的另一重大優(yōu)勢。傳統(tǒng)的企業(yè)辦公往往是自己做自己的工作，因為信息較多，溝通起來較為麻煩，且沒有足夠的外界資源，不清楚其他部門、單位的情況，形成一個個“信息孤島”。信息化辦公系統(tǒng)則可以將這些“孤島”連接起來，讓集團各分支機構(gòu)之間的交流更加通暢。

環(huán)保節(jié)能，降低成本。作為超大型能源企業(yè)，我們不僅要響應國家號召，從優(yōu)化和改進生產(chǎn)工藝來擔起節(jié)能減排和保護環(huán)境的社會責任，更應該從降低內(nèi)部資源消耗，減少內(nèi)部資源浪費來實現(xiàn)社會義務和企業(yè)成本的雙贏。信息化辦公大大減少了辦公耗材的使用，要求數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，文件和圖紙要求電子化，使用軟件生成。完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用，減少企業(yè)運營成本。

做好信息化辦公的幾點建議

整體推進，逐步完成。信息化辦公是一個逐步實現(xiàn)的過程，不能一蹴而就。它包括企業(yè)結(jié)構(gòu)的完善，管理制度的制定，業(yè)務流程的細化，職責職能的劃分，企業(yè)數(shù)據(jù)庫的建立，辦公系統(tǒng)的定制和權(quán)限的分配等等重要的步驟，而每一步都需要集團的統(tǒng)一調(diào)度和各分支機構(gòu)的協(xié)同合作才能實現(xiàn)，否則就會出現(xiàn)木桶的短板現(xiàn)象，影響信息化的進程。

信息篩選，提升價值。在信息爆炸的時代，從海量的信息中提取有價值的信息是實現(xiàn)信息共享的前提也是難點所在。在我們做信息共享的過程中，信息的時效性，與當期重點工作的相關性，受益單位的范圍等都是參考因素；保密信息的篩查，敏感信息的處理更是必不可少的步驟。對內(nèi)，將重要的信息及時分享給相關的單位；對外，將集團的信息由一個統(tǒng)一的出口分享給外界，才能有效的實現(xiàn)信息的價值。

升級升值，技術(shù)護航。我們的信息化還處在一個邊實踐邊摸索的過程中。對于新聞事件的快速反應，輿論問題的統(tǒng)一反饋，流程的細分和優(yōu)化，監(jiān)督體系的建立等都有可以提高和改進的地方。在實踐中發(fā)現(xiàn)問題總結(jié)經(jīng)驗，依賴快速發(fā)展的技術(shù)，組建業(yè)務能力和技術(shù)能力都優(yōu)秀的團隊，不斷進行自身的迭代和更新，才能促進信息化的健康和可持續(xù)發(fā)展。