城建檔案數(shù)字化建設工作的思考

陶梅

【摘要】城建檔案是城市規(guī)劃、建設和管理活動中形成的科學技術文件，真實記錄了城市的自然面貌、建筑物、構(gòu)筑物、地上及地下管線等信息。在城市規(guī)劃建設和管理工作中，城建檔案發(fā)揮著重要的作用。為了實現(xiàn)城建檔案的有效利用，則需要加快推動城建檔案數(shù)字化建設，為城建檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎。

【關鍵詞】城建檔案；數(shù)字化；管理制度；加工方式；數(shù)字化內(nèi)容

當前信息技術在各個領域廣泛應用，在大數(shù)據(jù)背景下，為城建檔案的數(shù)字化建設提供了有利的時機。需要加快推動傳統(tǒng)載體的城建檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，通過推動城建檔案數(shù)字化發(fā)展，以此來提高城建檔案管理效率和質(zhì)量，實現(xiàn)城建檔案的開發(fā)利用。當前城市建設工程項目不斷增多，這也使城建檔案數(shù)量急劇增長，在這種情況下，如果傳統(tǒng)的檔案管理模式，會對檔案管理質(zhì)量帶來較大的影響，也不利于檔案的開發(fā)利用。因此需要充分借助于計算機和信息網(wǎng)絡技術平臺，加快實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并建立完整的城建檔案信息系統(tǒng)，加快推動城建檔案信息資源的共享，全面提升城建檔案信息資源的利用率。

一、做好前期的全面規(guī)劃

在城建檔案數(shù)字化建設過程中，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進地進行。因此在具體建設時，要做好前期的全面規(guī)劃，政府要引導城建檔案管理部門統(tǒng)一信息化建設目標，全面提升工作人員的信息化建設意識。在具體建設過程中，也要統(tǒng)籌規(guī)劃城建檔案各項工作，依托于先進的科學技術作為牽引，確保各項工作有條不紊地進行。即要深入對原來所存儲的檔案數(shù)量和類型進行了解，并針對檔案信息的重要性及使用效率來制定數(shù)字化先后順序。制定清晰的檔案條目，并做好數(shù)字檔案存儲的分類工作。通過全面規(guī)劃，可以有效保證城建檔案數(shù)字化建設工作的順利開展，有效減少失誤的發(fā)生，全面提升城建檔案數(shù)字化建設的效率。

二、選擇科學的檔案數(shù)字化加工方式

通過開展城建檔案數(shù)字化建設，其最終是為了實現(xiàn)檔案的高效和安全利用。在城建檔案數(shù)字化建設過程中，需要選擇科學的檔案數(shù)字化加工方式，以此來完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。當前城建檔案數(shù)字化加工處理通常會采用內(nèi)包和外包的方法。內(nèi)包方法更具安全性，由于內(nèi)包工作都是由檔案信息管理人員進行，這些人員對檔案較為熟悉，能夠有效避免檔案信息泄露和丟失，對檔案管理具有較強的可控性。但內(nèi)包方法要投入大量的人力、物力和財務，對城建檔案加工經(jīng)濟化目標的實現(xiàn)具有一定影響。外包可以有效提高數(shù)字化加工處理的效率，但由于人員素質(zhì)參差不齊，加工可控性較低，而且不利于城建檔案信息的安全。因此在實際城建檔案數(shù)字化加工處理過程中，需要與實際情況有效結(jié)合，科學對數(shù)字化加工處理方式進行選擇，在保證城建檔案信息安全的基礎上，盡可能提高城建檔案數(shù)字化加工的速度。

三、制定標準化的檔案管理制度

在城建檔案數(shù)字化建設過程中，對檔案質(zhì)量和效率具有更高的要求，因此要與實際情況有效結(jié)合來制定標準化的城建檔案數(shù)字化管理制度，并保證制度的落實和執(zhí)行。在具體管理制度中，要對人員工作責任和工作范圍進行明確，對工作人員的工作任務和內(nèi)容科學安排，做好工作人員行為的指導和更正工作，全面提升城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。同時還要建立合理的獎懲制度，對于工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予適當?shù)莫剟?，激發(fā)工作人員工作的積極性。另外，還要定期對檔案管理人員進行信息化知識的培養(yǎng)，使其能夠全面掌握各種先進的技術和數(shù)字化軟件，確保城建檔案數(shù)字化工作效率的提升，保證城建檔案信息的安全。

四、合理選擇城建檔案數(shù)字化內(nèi)容

在城建檔案數(shù)字化建設過程中，需要制定合理的計劃，針對城建檔案內(nèi)容，分清主次和輕重緩急，合理選擇城建檔案數(shù)字化內(nèi)容。由于城建檔案內(nèi)容較多，而且類型較為多樣，每種類型檔案的特點、管理和儲存方式也不盡相同，管理難度較大。因此在數(shù)字化加工過程中，需要先對管理難度大及信息量大的檔案進行處理，然后再對其他檔案數(shù)字化加工進行科學布置，確保循序漸進地進行。

五、重視檔案信息的安全管理工作

對于已實現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管，做好日常安全管理和信息維護。非公開的城建檔案信息一律不得上網(wǎng)。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務時做好安全防護。對不同的用戶給予不同的權(quán)限，重要數(shù)據(jù)嚴格進行備份，并應異地保存。

六、結(jié)束語

城建檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)性的工作，因此在實際工作中要進一步建立健全信息管理制度，強化城建檔案信息的安全管理，重視人員的培訓，全面提升檔案人員的數(shù)字化工作能力，做好檔案信息的質(zhì)量控制，加快實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，為城建檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎。

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