人事檔案在人才流動(dòng)方面的作用

成榮

【摘要】本文以人事檔案為研究對(duì)象，以其在人才流動(dòng)方面的作用為研究目標(biāo)。首先，對(duì)人事檔案的含義以及特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)單概述。其次，重點(diǎn)分析了人事檔案在人才流動(dòng)方面的主要作用，即人事檔案是人才信息庫(kù)，為事業(yè)人員招聘提供依據(jù)；人事檔案是人事部門選賢任能的重要依據(jù)；人事檔案是考證個(gè)人歷史的重要憑證。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人才流動(dòng)；作用

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的人事制度也在不斷革新。近幾年，我國(guó)事業(yè)單位逐步建立并完善了新的用人機(jī)制，這促進(jìn)了“單位人”向“社會(huì)人”的逐漸轉(zhuǎn)變，從而在將舊的人事制度進(jìn)行不斷革新的同時(shí)，也給人事檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)。因此，本文將就人事檔案在人才流動(dòng)方面的作用談點(diǎn)粗淺意見(jiàn)，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門帶來(lái)一定幫助作用。

一、人事檔案概述

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中，國(guó)家機(jī)構(gòu)以及社會(huì)組織針對(duì)個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷以及其他表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，并以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存和管理的歷史記錄。人事檔案能夠幫助事業(yè)單位客觀地、全面地了解職工，同時(shí)也為職工的科學(xué)選拔提供重要依據(jù)。人事檔案同時(shí)也是用來(lái)處理與人相關(guān)的事情時(shí)所形成的一種文字材料，其主要來(lái)源于人事管理活動(dòng)。另外，人事檔案也是對(duì)個(gè)人情況的如實(shí)記載，能夠反映一個(gè)人的經(jīng)歷、思想表現(xiàn)、工作能力、社會(huì)關(guān)系、成績(jī)貢獻(xiàn)、獎(jiǎng)懲與科研成果以及專長(zhǎng)愛(ài)好等情況。因此，人事檔案除了具有保存和使用價(jià)值之外，還具備以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）具有真實(shí)客觀的特性。人事檔案作用得以充分發(fā)揮的基礎(chǔ)和前提就是它的真實(shí)客觀特性，如果是內(nèi)容不真實(shí)、來(lái)源不清楚明確的檔案資料，就不能稱之為人事檔案。人事檔案的內(nèi)容必須是真實(shí)、可靠的，既能反映個(gè)人過(guò)去的真實(shí)情況，又能夠反映現(xiàn)在個(gè)人的各方面素質(zhì)。

（二）具有機(jī)密的特性。人事檔案是公民的隱私，而且有的甚至關(guān)系到工作方面的重大事項(xiàng)，因此，其在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)處于一種保密狀態(tài)，不能夠隨意對(duì)外開(kāi)放。我國(guó)對(duì)人事檔案管理具有一套嚴(yán)格的使用和管理制度，對(duì)個(gè)人隱私權(quán)以及國(guó)家機(jī)密進(jìn)行切實(shí)維護(hù)。

（三）具有動(dòng)態(tài)的特性。人事檔案一般會(huì)隨著人員的流動(dòng)而不斷轉(zhuǎn)遞，在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中容易出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象，這對(duì)于工作人員的了解會(huì)產(chǎn)生不利影響。尤其是在出現(xiàn)“有檔無(wú)人”或者“有人無(wú)檔”這種狀態(tài)時(shí)，人事檔案管理工作更加困難。因此，從建立之初一直到移交之前，人事檔案始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。

二、人事檔案在人才流動(dòng)方面的作用

（一）人事檔案是人才信息庫(kù)，為事業(yè)人員招聘提供依據(jù)。通過(guò)人事檔案，各個(gè)事業(yè)單位能夠充分了解和分析人才的結(jié)構(gòu)、學(xué)歷、年齡以及專業(yè)等狀況，從而為事業(yè)人員招聘提供人才方面的信息，同時(shí)也能夠有效避免事業(yè)單位在人才使用方面的盲目性。另外，通過(guò)人事檔案，事業(yè)單位還能夠有針對(duì)性地對(duì)招聘而來(lái)的人才進(jìn)行培養(yǎng)，如針對(duì)理論水平較低以及政策性不高的人員，可以將其送往黨校進(jìn)行理論知識(shí)培訓(xùn)；針對(duì)專業(yè)能力較差的人員，可以定期為其提供專業(yè)知識(shí)教育；針對(duì)缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的人員，可以調(diào)整到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行實(shí)踐鍛煉。這樣通過(guò)人事檔案，就能夠了解到各個(gè)崗位人員的具體情況，便于從中探索出其成長(zhǎng)規(guī)律，進(jìn)而提高人事管理水平，為各個(gè)部門人才資源更好地開(kāi)發(fā)提供基礎(chǔ)。

（二）人事檔案是人事部門選賢任能的重要依據(jù)。知人善任、選賢任能是人事管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。為了讓每個(gè)職工都能人盡其才，在各自的職位上充分發(fā)揮自己的作用，從而為單位或者公司的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，這就要對(duì)他們進(jìn)行全方位的了解，而人事檔案就是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、思想表現(xiàn)、工作能力以及專長(zhǎng)愛(ài)好等資料的詳細(xì)記錄。因此，通過(guò)人事檔案，能夠較為全面的了解職工的具體表現(xiàn)，從而為其工作任免或調(diào)整提供重要依據(jù)。另外，對(duì)于干部選拔或者調(diào)配方面來(lái)說(shuō)，通過(guò)人事檔案的查閱和分析，能夠了解職工的政治思想、道德品質(zhì)以及社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等信息，從而為干部的選拔進(jìn)行各項(xiàng)詳細(xì)審查，查看其是否滿足干部所必須的基本品質(zhì)，最終為其選拔提供依據(jù)。同時(shí)，通過(guò)人事檔案的查閱和分析，還能夠了解干部的專業(yè)水平和特長(zhǎng)，從而能夠?qū)⒆詈线m的干部調(diào)整到最合適的崗位上，便于他們充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)作出貢獻(xiàn)。所以，可以說(shuō)人事檔案是事業(yè)單位合理用人、選人的依據(jù)，只有對(duì)其人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理和查閱，才能夠?yàn)橐院蟾刹康倪x拔和調(diào)動(dòng)提供必要依據(jù)。

（三）人事檔案是考證個(gè)人歷史的重要憑證。作為記載個(gè)人歷史與現(xiàn)實(shí)的原始記錄，人事檔案能夠真實(shí)反映個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷以及所取得的成就，其是考證個(gè)人歷史的重要憑證，同時(shí)也是職工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及干部退休的重要依據(jù)。在人事管理工作中，人事檔案能夠?yàn)閭€(gè)人工資調(diào)整、待遇改善等提供憑證，也能夠?yàn)閭€(gè)人參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間以及歷史遺留問(wèn)題等資料的修改提供線索。人事檔案的這一作用越來(lái)越受到廣大干部和職工的認(rèn)可，并且通過(guò)這一作用解決了很多問(wèn)題，例如干部退休問(wèn)題等，從而使得他們認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案不僅是人才信息庫(kù)，為事業(yè)人員招聘提供依據(jù)，同時(shí)也是人事部門選賢任能的重要依據(jù)，為個(gè)人歷史的考證提供憑證。因此，我國(guó)事業(yè)單位今后必須重視對(duì)人事檔案的管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)則和辦法對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

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