奎菊芳
【摘要】因重大建設(shè)項(xiàng)目具有周期長、數(shù)量多、不可替代、內(nèi)容復(fù)雜、來源廣泛等特點(diǎn),所以檔案管理成為管理人員面臨的挑戰(zhàn)性工作,這勢必要求檔案管理人員要有新、高、強(qiáng)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì),才能真正發(fā)揮出檔案管理人員在重大項(xiàng)目建設(shè)中的作用。本文從重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)出發(fā),分析探討檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用。
【關(guān)鍵詞】重大建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;重要作用
隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,重大建設(shè)項(xiàng)目日益增多,隨之而來的是檔案數(shù)量的與日俱增,如何保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理,確保檔案的完整和準(zhǔn)確,給檔案工作人員帶來了巨大的挑戰(zhàn),因此,作為檔案管理人員,必須不斷提高自身能力和素質(zhì),從而保證工作的科學(xué)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。
一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案
重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束過程中各項(xiàng)有價(jià)值的檔案資料記錄,作為檔案管理人員只要切實(shí)掌握了建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn),才能更好地做好檔案管理工作。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的工作特點(diǎn)具體如下:
(一)數(shù)量多、周期長。重大建設(shè)項(xiàng)目一般投資規(guī)模較大,從開始到結(jié)束需要的時(shí)間較長、跨度較大,此外,涉及的單位也較多,因此,建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料過多過雜,從而導(dǎo)致檔案管理工作量大、繁瑣復(fù)雜,給檔案工作人員帶來了很大挑戰(zhàn)。
(二)內(nèi)容多、變化大。重大建設(shè)項(xiàng)目涉及的領(lǐng)域較廣,結(jié)合了各個(gè)部門多方面的工作內(nèi)容,檔案資料具有很強(qiáng)的專業(yè)性,內(nèi)容多種多樣,而且在項(xiàng)目建設(shè)中隨時(shí)都可能發(fā)生變化,所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也在不斷變化和補(bǔ)充,從而使得建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量多、檔案多。
(三)來源廣泛。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案來源廣泛,不僅包括政府規(guī)劃的建設(shè)單位,還包括項(xiàng)目管理部門等,使建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料來源更多,涉及面更廣。
(四)不可替代。重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料是建設(shè)項(xiàng)目必不可少的依據(jù),也是需要隨時(shí)翻閱查看的資料,一旦這部分資料丟失,就無法順利完成項(xiàng)目建設(shè)工作,其檔案資料在項(xiàng)目的建設(shè)過程中具有不可替代的作用。
重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目的重要組成部分,既可以真實(shí)地反映建設(shè)進(jìn)度,也可以解決各段項(xiàng)目建設(shè)的問題,在項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)中發(fā)揮著重大的作用,因此,檔案管理人員要重視檔案管理工作,真實(shí)地記錄各項(xiàng)建設(shè)過程,確保檔案質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的作用。
二、檔案管理人員在重大項(xiàng)目中的重要作用
(一)提高責(zé)任意識,全程參與項(xiàng)目。作為重大項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理人員,在開展檔案管理工作時(shí),要全程參與到重大建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中,主要是要做好以下幾項(xiàng)工作:1.重視檔案工作,注重配合各方工作。檔案管理人員首先要確保各項(xiàng)檔案資料的齊全、規(guī)整,將檔案工作滲透到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié),及時(shí)補(bǔ)充各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目資料,了解最新狀況,隨時(shí)更新檔案資料,掌握項(xiàng)目進(jìn)度。此外,要積極與各個(gè)部門溝通交流,做到檔案管理工作與項(xiàng)目進(jìn)展同步。2.明確分工,責(zé)任到人。重大項(xiàng)目建設(shè)工作是一項(xiàng)持久性、內(nèi)容繁雜的工作,為確保各項(xiàng)檔案資料的完整性,檔案工作人員要充分發(fā)揮自己的工作主動(dòng)性和積極性,對不同建設(shè)階段的檔案資料都要了解,以確保檔案收集的規(guī)范性和程序化,此外,可以專門安排一至兩名檔案工作人員專門從事檔案收集工作,確保責(zé)任到人。3.深入基層,杜絕遺漏。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員,要及時(shí)了解項(xiàng)目的各項(xiàng)進(jìn)度,針對特殊檔案的收集方法要及時(shí)告知相關(guān)收集人員,比如在建設(shè)過程中,要注意收集項(xiàng)目建設(shè)中的圖紙等。4.加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高工作能力。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員,要加強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí),不斷拓寬知識面,既要掌握一定的建設(shè)項(xiàng)目知識,也要掌握豐富的檔案管理知識,這樣才能在檔案資料的收集、整理、歸檔工作中做到游刃有余,才能充分發(fā)揮出檔案資料在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用。
(二)提高檔案管理水平,做好項(xiàng)目檔案開發(fā)利用工作。1.做好檔案保管工作。作為檔案管理工作人員,要做好檔案保管工作,持續(xù)加大對檔案的開發(fā)和利用,在日常工作中要經(jīng)常性地到現(xiàn)場與項(xiàng)目技術(shù)人員多溝通、交流,使其充分了解檔案資料在后期建設(shè)項(xiàng)目中的作用,使其更加有效地利用好檔案,使項(xiàng)目檔案發(fā)揮更大的作用。2.科學(xué)規(guī)范整理。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員,要始終保持高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,將檔案收集員收集回的檔案資料分門別類地進(jìn)行整理、歸檔,方便以后使用,在歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查每一項(xiàng)檔案,看是否存在缺漏,一旦發(fā)現(xiàn)要及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)檔案,結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的功能、用途以及檔案分類方法,對項(xiàng)目檔案統(tǒng)一分類整理,在整理過程中要確保規(guī)范化、科學(xué)化,方便以后的持續(xù)利用。
三、結(jié)束語
綜上所述,我們可以看出項(xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目始終,發(fā)揮著重要的作用,而檔案管理人員在重大項(xiàng)目中又發(fā)揮著非常重要的作用,主要體現(xiàn)在:一是檔案管理人員要全程參與了解項(xiàng)目,在項(xiàng)目實(shí)施過程中要協(xié)調(diào)各方做好檔案管理工作,要分工負(fù)責(zé)做好檔案收集工作,要深入現(xiàn)場杜絕每一個(gè)遺漏,要加強(qiáng)學(xué)習(xí)持續(xù)提高自身工作能力。二是要提高檔案管理水平,做好項(xiàng)目檔案開發(fā)利用工作,同時(shí)還要做好檔案的整理和保管工作。因此,作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員要不斷提高自身綜合素質(zhì),積極主動(dòng)迎接挑戰(zhàn),更好地在重大項(xiàng)目建設(shè)中充分發(fā)揮出自身重要作用。
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